Nozbeでは、社員は各自基本的に自宅で仕事をしています。私たちは物理的なオフィスを持っていません。オフィスなし #nooffice での業務の日々の中で、私たちは多くを学びました。
ビジネスの究極のソリューションとしてのホームオフィス
世界中のたくさんの会社がすでに社員を家に留まるようにと伝えています。それは必ずしも、ルフトハンザが行ったように社員に無給で休暇を取るよう強制することを意味するわけではありません。多くの人が家から仕事をするようになってきています。そして、ビジネスや社員の日常業務は、ホームオフィスに切り替えることで妨げられる必要はありません。家から仕事をすることは、騒がしいオープンスペースで絶えず邪魔されるような環境にいるよりも、多くの場合はるかに効果的でさえあるのです。
在宅勤務のためのベストヒント
在宅で仕事をし、それを最大限に活用するためのベストなガイドラインを以下に紹介いたします。
1. 自分のワークスペースをセットアップする
家から仕事をする際には、あなたのオフィススペースを整えることが重要です。シンプルにテーブルでも机でも結構です。清潔でキレイにしておくべきです。すぐに必要な参考資料や器機に手が届く状態であることが望まれます。リラックスする部屋やベッドルームなどよりも、仕事だけに専念できるような別の部屋や場所をおすすめします。
別の部屋を用意し、言葉通りホームオフィスを準備する人、整理整頓されたキッチンテーブルの一部を利用したり、リビングルームに机を置いたり、また、私のように子どもが学校へ行っている間に子どもの机を利用するというやり方を取る人もいます。子どもの机を利用する方法は、私にとって一日のスケジュールを忠実に守ることにもつながっています - 私の “ホームオフィス” は毎日午後3:45までしか利用できないのですから。;)
2. ホームルールを設定する
在宅勤務の人が直面しなければならない問題の一つは、他の人が在宅の仕事を真剣なものとして受け止めてくれないというものです。彼らにとっては仕事は仕事場でやるものだという固定概念があるからです。そのため、近所の人がお昼頃にコーヒーを飲みに来たり、あなたが重要なことに取り組んでいる最中にも気軽に電話をかけて頼みごとをしてくることがよくあります。
そういった状況を避けるために、フラットメイトや家族とよく話をして、仕事に行っていなくても実際には仕事をしているんだということを説明し納得してもらう必要があるでしょう。いつ忙しいのか、いつ休憩を取っているのか、いつ空いている時間があるのかを伝えるのはいい方法です。こうすることで皆の共通認識を図ることにつながります。
3. 気が散るものを取り除く
他の人に邪魔されて気が散るという以外にも、多くのものに注意をする必要があります。例えば、家から仕事をするときには、仕事をせずにソーシャルメディアを見ていたとしても同僚や上司にそれを隠す必要はありません。キッチンで長い時間を過ごして軽食や飲み物を用意したりもできますし、家事をしたりもできるでしょう。
これらの小さな罪を遠ざけ、時間を無駄にしないためには、仕事を始める前に軽食や飲み物を準備したほうがいいでしょう。何時に休憩を取り、何時に軽食を食べ、後で洗濯をするという風に決めておくのもいいでしょう。
ソーシャルメディアをスクロールし他人の私生活や問題を覗き見て、それに気を取られないようにするには、あなた自身とあなたの強い意志によるものが大きいです。それは時間の無駄だと誰もが分かっていることだと思います。もしそれらを見ることを止めることができないのでしたら、それらをブラウザーのショートカットから削除し、全てのアカウントからログアウトし、さらには、ソーシャルメディアをブロックするアプリを導入してみてください。
4. オフィスに行くようなきちんとした服装をする
仕事に集中し、自分をやる気にさせるには、都心部でクールに働いているのと同じような日常生活を送ってください。毎朝同じ時間にアラームをセットしてください。起きたら、パジャマのまま仕事をするのはやめましょう。小ぎれいな服を着たら、香水を付けてもいいと思います。朝食を食べたら、仕事へ行く前のようにコーヒーを飲んでみてはどうでしょうか。朝のルーチン を確立し、忙しい仕事をこなすエンジンを掛けましょう。
5. 優先順位と重要度の低いタスクを設定する
前日の夜に翌日の朝一番に何に取り組むかを決めましょう。どのタイミングで取り組んでもいいですが、その日の最も重要なタスクは必ず把握しておいてください。そうすることで、アクションを計画し、進捗状況を確認できます。
“The One Thing” という本の中で、ゲイリー・ケラー (Gary Keller) とジェイ・パパサン (Jay Papasan) は、自分を必要最低限に抑えることが最善だと主張しています。彼らは、その日の重要な1つの目標を決定し、他の全ては二次的なものとして扱うことを提案しています。他の方法としては、その日のメインのタスクにまずは取り組んだら、次に他の大きな3つのタスクに取り掛かり、最後に5つの小さな “やっておくのが好ましい” タスクを完了させるというものです。
重要なタスクに焦点を当てずに些細なものから始めた場合、その日が終わる頃には大事なタスクを終わらせる時間がもうないことに気づくことでしょう。そのため、大切なことはまず最初に取り組むようにしてください。
To-doリストがたくさんありすぎる時には、こちらのガイドを読み、物事をうまく把握し整理してください。
6. 一日を計画す
“Essentialism (エッセンシャル思考): The Disciplined Pursuit of Less” の著者グレッグ・マッケオン (Greg Mckeown) は “あなたがあなたの人生に優先順位を付けなければ、他人が言ったようになってしまう。” と書いています。そのため、先に述べたように、プロジェクトとタスクを実行し、今日何をすべきかを特定し、一日の中でいつ行うかをセグメント化することが非常に重要です。
計画がなければ、たくさんのやることに圧倒され、より重要なタスクを先延ばしにしてしまう可能性が大いにあります。
ただし、スケジュールをびっしりと詰め込まないでください - ストレスになり、がっかりするだけです。全てのタスクに時間の余白を追加するのは素晴らしいアイデアです - 余白は各タスクに割り当てる時間の20%で十分です。
全てに期限を設ける必要はありません。締め切りを設定することでの問題点は、気づかないうちにいつの間にか一日に35ものやるべきことが積み重なってしまうということです！締め切りをうまく管理する良い方法は、本当に “期日がある” ものや、期日を覚えておく必要があるものにのみ設定することです。
7. 集中する時間のブロックで作業する
従来型のオフィス環境では、人々は頻繁にお互いを邪魔し合う傾向があります。誰かの意見が必要なときには、ただ席を立ってその人のところへ行き、質問したり話しかけたりするだけでいいのですから。他の人の作業を中断させてしまうことは、時間を犠牲にすることになります。話をした後、元の仕事に戻るためには数分の時間を費やす必要があるのです。家で仕事をする時には、誰からも邪魔されることのない、集中できる贅沢な仕事時間を楽しむことができます。
ゴールは気を散らされることなく仕事する時間をできるだけ増やすことです。どうすればいいのでしょうか。それには時間を適切に管理することです。短い休憩を取り、無関係なタスクを遅らせます。
ここでは、ポモドーロテクニックが役立ちます。25分間のブロック (ポモドーロ) で作業し、ブロックの後で5分間の休憩を取る、これを繰り返すというシンプルなものです。4つのポモドーロはフルセッションで、それが終わったら長い休憩 (15-30 分) を取ります。もちろん必要に応じてタイミングを変更できますが、集中する時間を確保し、終わったらきちんと休憩を取ってください。
8. 自分に報酬を与える
リラックスできる時間が取れるから等の理由で、在宅で仕事をすることで罪悪感を感じないでください (そのように感じる人がたくさんいます！)。休憩中には、ビデオを見てもいいですし、もっといいのは、机から離れることです。外へ出て散歩をしたり、ヘルシーなスナック を食べたり、家にいるほかの人と時間を過ごしてもいいでしょう。
昼食を作って食べたり、運動をしたりすることで休憩を取ると、その後より良い仕事をするためのエネルギーを充電することができます。家で仕事をする際に生産的になるために100%の時間をフルに働く必要があると勘違いしないでください。
9. テクノロジーを利用して生産性を維持する
在宅勤務は会社のイントラネットや物理的なドキュメントにアクセスできないため、技術的なバックアップが必要になる場合があります。
Nozbeでは、様々なサプリを使用して作業に取り組んでいます。デザイナーはAdobeを組み込んだアプリを利用し、プログラマーはGitHub (共同コーディング環境) を使っています。マインドマッピングにはそれ専用のアプリを利用し、ブレインストーミングやドキュメント化には、Dropbox Paperを使用し、共同でライティングできるプラットフォームとしています。通常、ファイルはDropboxの共有フォルダーに保存します。チーム全員がDropboxのアカウントを持ち、共有フォルダーを設定して、必要な全てのファイルをすぐに同期できるようにしています。チームの他のメンバーと作業やフィードバックを共有するという目的です。
忘れてはならないのが、Nozbe Teams です。これは、プロジェクトを共有し、タスクを通してコミュニケーションすることを可能とします。Dropboxと同様に、Nozbeでも共有プロジェクトを設定し、タスクを追加したり、委任し合ったりしています。タスクが完了したら、コメントで結果を伝え、シンプルにタスクを完了するか、フィードバックが必要なチームメイトに委任します。
ファイルやタスク、プロジェクトはインターネット技術のおかげで同期しますが、各自の作業は非同期的に行います。誰にも邪魔されずに各自の仕事を行うことを大切にしているからです。
10. チームと連絡を取り合う
チームの生産性にとってのカギはコミュニケーションです。とは言うものの、特に在宅勤務をしながらチームと効果的にコミュニケーションを取るにはどうしたらいいのでしょうか。身の回りのあらゆるものがデジタル化してきている現在の世界では、面と向かったコミュニケーションに常に頼ることはできません。チャットベースのコミュニケーションでは、受け取るメッセージが多すぎて、かえって不安が高まります。また、CCやBCCを使った古き良き時代の電子メールでは、石器時代に戻ったようです。たくさんのメールの中から必要な情報を見つけたり、履歴を追ったりするのは大変骨が折れるものです。
Nozbeを運営してきた年月の中で、チームがより良い仕事をするためには、他のタイプのコミュニケーションが必要だということを私たちは確信しました。それは、タスクベースのコミュニケーションです。タスクとプロジェクトを中心に議論をしたり、フィードバックを加えたりするというものです。一つ屋根の下に全てのコンテキストや関連情報を置くことで、チームの生産性が向上し、より良い結果につながります。
チームのコラボレーションとコミュニケーションのための Nozbe Teams アプリ です。これを利用することで、以下が実現できます:
- 邪魔や中断が少なくなる
- ミーティングの数を減らせる
- 移動中でも状況を把握できる
- チームメンバー全員の認識を同じに保てる
- プロジェクトをより早く完了できる
Nozbe Teams アプリ は5-100人のどんなチームでも利用でき、チームの生産性やコミュニケーションをまったく新しいレベルに引き上げるようデザインされています。nozbe.com/teams からぜひ無料で試してみてください。
まとめ
在宅勤務をするのは、雇用主と従業員の両者にとって価値があります。“集中する時間” を尊重し、非同期的にチームとコミュニケーションを取り、より生産的に働くことを学ぶ絶好の機会です。
在宅勤務者として、他の人を邪魔しないということも学べます。より多くの時間を確保できるので、あなたとあなたのチームはより多くを成し遂げることができるでしょう。チャットや電話をシャットアウトし、応答しないように選択することもできます。また、それらのツールを使って他の人をむやみに邪魔することもなくなるでしょう。