タスクベースのコミュニケーション: その利点と導入方法

私たちはNozbe Teams アプリ を開発しました。これは**“タスクベースのコミュニケーション”** を導入することにより、チームが (オフィスでもリモートでも) より早く効率的に仕事を完了できるのに役立つものです。ここで、タスクベースのコミュニケーションとは何か?それは従来のコラボレーションやコミュニケーションとどのように違うのか?といった疑問を抱く方も多いでしょう。以下、疑問にお答えいたします。

チームプロジェクト管理と情報フローの革命

国際企業、NGO、公的機関、中小企業、またはスタートアップなど、ほとんどのチームはみな同様のコラボレーションツールを使用しています。情報を交換したり、議論したり、プロジェクトを管理したりするために、彼らはEメールやチャット、面と向かったミーティング、電話などを使っているのです。これらの手段は、多くの場合、非常に秩序を乱し非生産的 であることが証明されています。

伝統的なチームワークやプロジェクトマネジメントに代わる手段として、私たちは**タスクベースのコミュニケーションというものを代替案として提案いたします。**これは、チームで効率的にコラボレーションしながらプロジェクトを効果的に前進させる非常に簡単なやり方です。

タスクベースのコミュニケーションとは何?

タスクベースのコミュニケーションは単純な構造が導入されています: プロジェクト->タスク->コメント->完了まず、チームのゴールを全てプロジェクトとしてグループ化します。プロジェクトごとにタスクを作成したら、タスクを完了するために必要なデータやフィードバックを全てコメントとしてアップデートしていきます。**情報やフィードバック、意見など全てタスク内でやりとりします。タスク内で質問し、解決策もタスク内でもらいます。タスク内で責任者も管理します。こうして、タスクが完了されます。**全てが構造化されていて、実行しやすく、とても実用的です。

以下の心配もありません:

  • たくさんのEメールを書く
  • CCやBCCに追加して念入りなチェックをする
  • 様々なメールプロバイダによって異なって表示される長いスレッドで迷子になる
  • 電話で邪魔される

タスクベースのコミュニケーションでは、全てが一箇所に整理されていることが保証されます。安全で、簡単に検索でき、どこからでもアクセスできます。

以下の心配もありません:

  • 時間を無駄にする
  • たくさんのミーティング
  • “ライブ” での議論

タスクベースのコミュニケーションは、より組織化された生産的な議論を実行することにつながります。メンバー各自に考察の時間を与え、それを反映した意見を書く機会を皆に与えるのです。

タスクベースのコミュニケーションが非常にパワフルな理由

Nozbeでは、これまで何年にもわたってこうしたやり方で仕事をし、コミュニケーションしてきました。大多数の組織で未だに使われている従来のやり方よりも、このやり方の方がはるかに優れていると私たちが考える理由を以下に挙げてみます。

  1. 構造化されている - タスクでコメントすることでより効率的になります - タスクのコメントを見るだけで、何を実行する必要があるかがすぐにフォーカスできます(SlackのチャットやEメールの長い文章とは異なります)。

  2. 分かりやすい - 明瞭で正確なタスクのパラメーターで、タスクの担当者が誰か、どのプロジェクトか、期日はいつかなどがすぐに分かります。

  3. 動作がすばやい - コメントは簡単に入力でき、詳細を追っていくのもとても簡単です。今何をする必要があるかを確実に把握できます。

  4. 用途が広い - フォーマットやチェックリスト、ファイルなどをコメントに使用できます。タスクを完了するのに必要な全ての情報をすぐに入手できます。

  5. 楽しい - リアクション (及びgif) を使用すると作業はより楽しくなります。タスクについての議論により付加価値をもたらします。

  6. 生産的 - タスクのコメントは実行をより容易にします。一緒に目標を達成するために、チームメンバーにとってより早くタスクを完了しやすくなります。

  7. 体系化されている - メッセージや資料など複数のプラットフォームを管理する必要はなく、タスクのコメントスレッドに全てがあります。

  8. モバイル - 全てのメジャーなプラットフォームに対応するアプリがあるので、どのデバイスからでも常にタスクを把握したり、チームとコミュニケーションを取ったりでき、どこからでも付加価値を追加できます。

  9. 邪魔されない - 集中したい時には不要な通知をオフにできます。もちろん、設定から通知のタイプを管理できます。

  10. アクセス性 - 関係者全員が適切な情報にアクセスできます。CCする必要はありません。

  11. 非同時性 - 各自が都合の良い時間にタスクに取り組むことが出来ます。タスクに取り組んでいる時にも同僚に邪魔されません。

タスクベースのコミュニケーションを試してみませんか?とても簡単です!:

  • Nozbe Teams にサインインし、あなたのチームのアカウントを作成します。
  • 一緒に仕事をしたい人を招待します。
  • チームで行うすべてのことをNozbe Teamsのプロジェクトに入れます。
  • 実行する必要のあるもの全てをタスクとしてプロジェクトにリストアップします。
  • タスクの担当者や締め切りを設定し、タスクごとに何をいつまでにすべきかを明確にします。

Nozbe Teamsにはコミュニケーションの偏りやコラボレーションを効果的に行うためのたくさんの機能が搭載されています。

私たちは、タスクベースのコミュニケーションを広げ、チームリーダーと協力し、この概念をチームのメンバー内でもしっかりと浸透できるよう努めていきます。小さなチームがタスクベースのコミュニケーションを効果的に導入することで素晴らしい成果を達成することを望んでいます。Eメールを何度もやり取りする必要はなく、チャットで煩わされることもなく、ミーティングに時間を無駄に使うこともありません。

Magda
マーケティングのチームのメンバー。