人工知能やボットがもうすぐプロジェクトマネジメントの世界に革命を起こすということを信じることができますか？もう今すぐにでも、私たちは人間の手を介さずとも、日常のマネージメント業務やアドミニストレーションの業務を実行するシステムにアクセスできるようになります。あなたは恐ろしいと感じますか？それともワクワクしますか？AIがいかに私たちの仕事の仕方に変化を及ぼすか、以下をお読みください。
AIはルーチンタスクや繰り返しタスクを自動化するだけでなく、私たちの能力を超えたレベルでの情報処理も可能にしてくれます！処理されたデータを利用して貴重な洞察を得たり、提言を作ったり、より複雑な活動の実行につなげたり、創造的視野を広げたり、意思決定へのプロセスをサポートしたりします - 時にはそれは人間にはできない方法であったりします。
Project Management Institute (プロジェクトマネジメント協会)によると、その仕事内容のほとんど全てをプロジェクトマネージャーがカバーしている分野があります。その分野とは以下です:
では、未来のプロジェクトマネジメントソフトウェアを使ってAIボットをプログラムして、プロジェクトマネージャーが行っているそれらの分野の作業をいかにAIがサポートするかをこれから見て行きましょう。
統合マネジメント
高い知能を持つボットアシスタントはSiriやGoogleアシスタントと統合し、プロジェクトマネージャーの質問に即座に応答します。「XYZといったタスクを完了するにはどのくらいの時間が予想されますか？」、「今日入手できるリソースは何ですか？」などといった質問に対してすぐに回答が得られることを想像してみてください。各方面のコンタクトに聞き回らなくとも、自分の言語でリアルタイムな情報が得られるのです。
AIはまた、チームの力も統合します。チームのコラボレーションと相乗効果を確実にするのです。例えば、cognitive intelligence system (経験的知識に基づく統合システム)がインストールされたラボセンサーは、温度の変化を検知できます。そして自動警報をプロジェクトマネージャーに送ります。するとすぐにプロジェクトマネージャーのボットがシステムにその問題をエントリーしてくれるので、マネージャーはその問題に対処するための人をすぐに割り当てることができます。そして、チームメンバーが是正と今後の予防策を立て、AIがその情報を元に経験的知識を向上させるのです。こうすることで、その問題は二度と起こらなくなります。
スコープマネジメント
プロジェクトマネージャーの主なタスクのうちの1つは、プロジェクトのWBS(ワークブレイクダウンストラクチャー)の作成と計画です。それは、スケジューリングやリソースの割り当て、そしてコントロールの基本のようなものです。
プロジェクトの内容に沿った形で、関係者やタスク、リレーションシップ、制約事項等を含む包括的なWBSを作成するのにAIは役立ちます。機械学習アルゴリズムをサポートするプロジェクトマネジメントソフトウェアであれば、WBSを自動的にマインドマッピングにしてくれたり、WBSのタスクなどを抽出したりできます。さらに、組織の知識ベースを使えば、AIシステムがタスクをスケジュールしたり、チームのパフォーマンスのKPI (重要業績評価指標) を示すことも可能です。
タイムマネジメント
AIシステムはWBSを理解し、プロジェクトを実行するための様々なスケジュールを提案してくれます。スマートな認識システムはタスク間の機能的関係を理解し、それに応じたスケジュールを計画することさえ可能です。必要に応じて、プロジェクトの進捗状況とチームのパフォーマンスに基づき、スケジュールを変更していくことも可能です。これにより、チームの生産性を加速させるだけでなく、チームのコラボレーションも向上させてくれるでしょう。
AIシステムは、プロジェクトが順調に進んでいるのか、タスクがリスクにさらされているか、タスクが困難な部分にいるのか、などを判断してくれます。これを実現するためには、AIが効果的に問題を追跡し、プロジェクトマネージャーに有意義な解決策を提供できるように、チームメンバーが必要なデータをシステムへ入力する必要があるかもしれません。
ここで、AIシステムの例「Grok」を見てみます。Grokについて聞いたことはありますか？
GrokはNumentaによって開発されたAIシステムであり、IT分析において、変則や異常を検知するのに役立ちます。これにより、チームは様々なITシステムについての貴重な洞察を得ることができ、脆弱な部分や異常な動作の正確な位置を特定します。それにより、最終的にはビジネスの不必要な中断や停止を阻止することにつながります。以下、このAIシステムを持つ他のアプリケーションの一例です:
- 偏差モードの監視（Rogue Behaviour Tracking）
- 株式分析（Stock Monitoring）
- 地理空間トラッキング（Geospatial Tracking）
リスクマネジメント
リスクの見積もりと管理はプロジェクトマネジメントにとって最も重要な側面の1つです。そしてそれは単に、優れたプランを作成し、うまく導入するということだけではありません。様々な要因に相互に依存していることや、外部からの不測の事態が、成果をほとんど予測不可能にしています。
モダンな認識システムは、システムに格納された大量のデータの確立を組み合わせることで、プロジェクトの成果を予測するような機械学習を使用しています。認識システムは、プロジェクトマネージャーが見落とす可能性のある要因までも、リスクを計算する際には考慮します。これにより、マネージャーは必要に応じて是正措置を講じることができ、プロジェクトの失敗を完全に回避することができます。
クオリティマネジメント
プロジェクトマネージャーはAIシステムを使用して、プロジェクトの進捗状況の質を評価し、次のレベルへの洞察を得ることができます。洗練されたソフトウェアを使うことで、プロジェクトマネージャーのAIアシスタントは複雑な契約を精査し、重要な用語や相互依存性、制約などを理解することができます。そのため、プロジェクトマネージャーは貴重な時間を大量のドキュメントに費やさずとも、タスクの質の改善に集中したり、プロフェッショナルな判断をすることに専念することができます。
そのようなAIシステムの1つがMicrosoft Cognitive Toolkit です。以前はCNTKとも呼ばれていました。このツールキットはディープラーニングのフレームワークを備えており、AIを使ってチームやプロセスにおいて人工的なニューラルネットワークを作成します。ネットワークは有向グラフとして表示されます。
例えば、画像認識に使われるとしましょう。システムは以前画像を特定した定義に基づいて画像を識別することを学習します。素晴らしいと思いませんか？
利害関係者への関心
感性分析アルゴリズムを使えば、AIシステムは顧客のメッセージを分析した上で、彼らのニーズを理解することができます。また、組織において、従業員からの苦情に対しての救済策や、質問に対しての解決策を即座に提供することにもつながります。これによって、プロジェクトマネージャーは利害関係者をプロジェクトの目標に一致させることができるのです。
ヒューマンリソースマネジメント
プロジェクトマネージャーは、AIアシスタントを使うことで、プロジェクトに必要なスキルを組織内の利用可能な人材とマッチさせたり、適切な人材を推奨したりするのに役立てることができます。
例えば、あなたがゲーム制作会社であり、ウェブベースのアプリケーションを開発する必要があるとしましょう。どんな人材が必要でしょうか？
- デベロッパーのチーム？
- マネジメントチーム？
- テスターのチーム？
どれも必要かもしれません。しかし、ここで最も重要なことは、プロジェクトを完成させるために必要なスキルに基づいて、これらのチームを選ぶことです。そこにAIシステムが登場します。
人材とスキルのマトリックスに基づき、学習や改善が必要なスキルを特定したり、必要なトレーニングを割り当てることも可能になります。
ボットはまた、LinkedInなどのデータソースを読み取って、最も適切な候補者のリストを作成することも可能です。こうしてプロジェクトマネージャーの役に立つことができます。同様に、フリーランサーが必要な仕事には、AIアシスタントがボットと整合して適切なフリーランサーを割り当てることも可能です。
コミュニケーション
マーケットに製品を発表する前には、どのような購買層をターゲットにするのかを決めるだけでなく、彼らの需要を事前に理解しておくことも重要です。AIシステムはTwitterのフィードやFacebookのコメント、ウェブのレビュー等を分析して顧客のフィードバックや製品の認識度を引き出したり、需要のある変化を推奨したりして、マネージャーの役に立ちます。プロジェクトマネージャーが早急な注目が必要な分野に優先的に取り組むことができます。
プロジェクトマネージャーのタレントトライアングル
テクニカルプロジェクトマネジメント、ビジネスマネジメント、そしてリーダーシップがプロジェクトマネージャーのタレントトライアングルの3つの側面です。AIシステムはそれら3つの分野において、データを駆使した洞察や推奨の提案によってプロジェクトマネージャーをアシストします。これによって、プロジェクトマネージャーは余分なタスクに取り組むのではなく、より戦略的なプランニングに時間をもっと費やせるようになります。
同様に、複雑なものを複数まとめて管理するとなると、リーダーシップはうまくいきません。その結果プロジェクトの失敗につながります。AIはプロジェクトマネージャーの努力を補い、彼らがより重要な分野に集中できるのを助けるのです。
AIとボット + プロジェクトマネジメントソフトウェアが変化をもたらします！
ここまで見てきたように、AIの出現により、プロジェクトマネージャーは各自の製品の成功を最大化するためにとりうる努力を最適化できるようになるといっても過言ではありません。現在のところ、AIとボットによるプロジェクトマネジメントの進化はまだ初期段階にありますが、まもなくプロジェクトのあり方を真に変えることになるでしょう。
しかし、AIにもできないことがあります。それは人間になるということです。人間的な努力を必要とする仕事だけがプロジェクトマネージャーに残されます。そのとき、AIは無限の可能性と創造性への扉を開けるのです。「人間は機械と融合するか、そうでなければこのAIの時代に無関係でなければならない。」とはテスラモーターズのCEOであるElon Musk (イーロン・マスク)の言葉です。
参照:
- What If Project Managers Get Replaced By Bots And AI?
- 3 ways AI will change project management for the better
- How AI could revolutionize project management
- The Use of AI Bots in Project Management
- AI will transform project management! Are you ready?
- Reinventing The Role Of Project Manager
