多くの企業がリモートワークに切り替わった結果、リモートワーカーである私たちは大きな課題に直面しました。それは、いかに在宅勤務をしながらも生産性を維持するかというものです。
ワーカーと生産性の間に存在する問題の一つは、タイムマネジメント／時間管理です。タイムマネジメントは仕事をする人にとって、いつの時代でも多くの課題が付きものですが、在宅ワークを始めるとそれは一層困難さを増します。しかしながら、簡単な時間管理のコツを実践することで、在宅であっても生産性を維持することができるようになります。その方法をこれからご紹介しましょう。
カレンダーの管理
在宅で仕事をするのはしばしばとても大変です。生産性を維持しながら仕事に専念しようとすると、物事に統制を取り、整理することを忘れがちになります。私たちは生産性ツールを使い、期限までに残っているタスクの数を確認しています。ここで、些細なことのように感じますが、実はとても重要な習慣であるカレンダーの管理 による利点を思い出してください。
積極的にカレンダーを利用することで生産性に大きなメリットをもたらします。まずは原則として、カレンダーを空白のままにすることは避けてください。
さっそく日を選んだら、カレンダーの管理をしていきましょう。Nozbe Teams を使えば、タスクの優先順位付けや期日の設定、タスクのリマインダーなどの設定ができます。これらは全ての仕事を時間通りに終わらせるためのサポートの役割を果たしてくれます。
新しいルーチンを作る
長い時間家にいると、簡単に怠惰になってしまったり、集中力が散漫になったり、すぐに興味を失ってしまったりしてしまいます。これを避けるためには、日常でのルーチンに固執することが大切です。
いつも同じ時間に起きて、朝必ず行うような儀式を持ちましょう。仕事へ向かう体勢を整えましょう。スウェットパンツで一日過ごすのはやめてください。Zoom会議 が予定されていなくても、仕事のための服装を心がけましょう。こうすることで自分の脳を仕事モードに切り替え、生産性を維持するのに役立ちます。
また、小休憩を入れるように時間を管理することも重要です。仕事をしているときに軽食を食べるのは避けてください。その代わりに、普段と同じようにランチの時間をしっかり取りましょう。自分が決めたスケジュールから逸脱しないように努めてください。そうすることで、生産性を維持しながら仕事と家庭の生活を分けることにつながります。
これまでの勤務時間で仕事をする
在宅で仕事をしていると、普段よりもずっと多くの時間仕事してしまうといったこともしばしばです。実際に、リモートワークをしている人の中には、在宅ワークに罪悪感を感じてしまい、結果としてオフィス勤務のときよりも長い時間仕事をしてしまっているということが起きています。
一体どうしたら過剰労働や過少労働を防いだらいいでしょうか？まずは上司と決めた自分の労働時間を明確にしましょう。Essay Tigers の専門家は、結果を見せることに向けて仕事をすることの重要性を強調しています。
時間の断片を意識する
時間の断片は短時間の空き時間があるときに発生します。例えば、Zoom会議が終わり、次の会議が20分後にある時などです。
人は自分にとって都合の良いように会議の時間をスケジュールします。これでは、忙しくても非生産的であるような活動に多くの時間を費やすことになってしまいます。
そこで、次の会議まで15分程度時間があると考えてみましょう。その時間をどのように生産的に使いますか？例えば、次の会議までの時間に仕事のメールを整理することができます。
あるいは、短い時間枠で完了できるような小さなTo-doリストを作っておくこともいいでしょう。自分で作成したレポートの校正や編集に充てることもできます。
このように、時間の断片を管理するという視点を持てば、多くのオプションが考えられます。肝心なことは時間の断片を最大限に活用するということです。
マルチタスクをやめる
心理学者は、生産的になりたければマルチタスクをやめるべきだと提案しています。世界の人口のたった2% だけしかマルチタスクを得意としていないことをご存知でしたか？残りの98%である私たちは、マルチタスクを得意としていないのです。マルチタスクというより、むしろある活動と他の活動の間を行ったり来たりしているだけです。私たちの脳は、あるタスクから別のタスクに再びフォーカスするためにはいくらかの時間を必要とするということがマルチタスクの問題点として挙げられます。結果として、再度フォーカスするためにより多くの時間を無駄に使ってしまい、パフォーマンスもそれほど上がりません。生産的に物事を成し遂げていけるように思われるかもしれませんが、マルチタスクは 生産性を実に40% も下げているということが研究によって分かっているのです。
マルチタスクをしようとする代わりに、もっと目の前のタスクに正確に焦点を合わせるようにしてください。一つの作業を終えたら、次の作業に集中するようにしましょう。そうすれば、気が散りにくくなり、集中力も高まります。
プライベートなタスクを避ける
プライベートなタスクに気を取られてしまうということは、リモートワークで仕事をする際に最もよくある落とし穴の一つです。オフィスではやらないようなことはリモートワーク中もやらないようにしましょう。ちょっと犬の散歩に行ったり、家の掃除をしたりするのはそれほど時間を取ることではないように思われるかもしれません。しかし、実際にはそれは作業時間を奪うだけでなく、生産性も低下させているのです。もしやるべきプライベートなタスクがあるのであれば、カレンダーに追加し、仕事の時間が終わってからすぐに取り組むようにしましょう。
ネットサーフィンをしない
ネットサーフィンやソーシャルメディアをスクロールすることは最悪の時間の無駄です。人は一日に平均して 144分もの時間をソーシャルメディアに費やしている ことを知っていますか？それは実に毎日2時間以上も時間を無駄にしているということなのです！空いている時間にソーシャルメディアを使うのは悪いことではありませんが、仕事の時間中はInstagramチャレンジに気を取られてはいけません。
仕事をする時は、ソーシャルメディアをミュートにしておくと便利です。一日当たりのソーシャルメディアを使用する時間制限を設定することもできます。この機能は、画面を見ている時間を自分でコントロールしたいときにとても便利です。
各自のエネルギー効率の良い時間帯を調整する
ソーシャルディスタンスを保ち、在宅勤務を推奨していても、私たちはチームの一員であることに変わりはありません。だからこそ、自分自身のエネルギーに敏感であることが大切であり、さらに、他の人のエネルギーにも配慮をしなければなりません。自分の身体に耳を傾ければ、どの時間帯に最も生産的にエネルギーを仕事に集中できるかが分かるはずです。
自分のエネルギー効率の良い時間帯を見極め、それに沿ってカレンダーをうまく調節してみましょう。一日のうちで朝が最も生産性が高い人もいれば、遅い時間に働くのを好む人もいます。どちらにしても、自分とチームメンバーそれぞれのエネルギーレベルを考慮して勤務時間を調整することが重要です。
最後に
生産性を維持するには、時間管理だけでなく、正しいマインドセットも大切です。自分のスケジュールを守り、仕事中はソーシャルメディアを見ないことを約束しましょう。上記の戦術をきちんと導入すれば、生産性が上昇することは間違いありません。生産性を維持しながら毎日を健康的に過ごしましょう！
