Nozbe

ある一人のNozbeユーザーがこんな書き込みをしました:

こんにちは。Nozbeで私はかなり生産的になりました。とても生産的になりましたが、やることが次々に出てきて終わらないという気持ちも生じてきました。多くのことをやりましたが、一つ完了すると、次々といいろいろなやるべきことが出てきます。きりがありません。このトピックをぜひブログポストで取り上げていただき、皆さんから意見をもらったり、ワークライフバランスにも言及したヒントやアドバイスがいただけたら幸いです。:-).

それゆえ、今回は終わりが見えないやることリストをうまく対処する10のやり方をご紹介します。これらのヒントを取り入れて、自由時間を楽しんでください。

1. エッセンシャリズムの実践

Greg McKeownの言葉によると、最も重要なことのうちの一つは: *“エッセンシャリズムはたくさん物事を成し遂げればいいというものではありません; 正しいことを成し遂げるというものです。ただやることを減らすというのではありません。時間とエネルギーを可能な限り賢く投資し、本当に重要なことだけに集中するのです。"*あまり意味のないタスクやプロジェクトに時間を割かないようにしましょう。

あなたのプロフェッショナルとプライベートライフの目標に沿ったものを選ぶようにしましょう。目標に沿わないものが1つあったら、そのエリアから2つ、3つと選びましょう。それらを把握することで、あなたが関わっているいくつかのプロジェクトをそれほど意味ないものとしてやめるのに役立ちます。目標に何も近づかないようなもの、目標に関係のないようなものを削りましょう。どんどん切って行きましょう！

2. リストの断捨離

To-doリストへ行き、タスクそれぞれに自問してみましょう:「本当にこれはやり必要があるのか？」「これをやらなかったとしたら、何が起きるか？」 これによって、優先度が低いものが発見できたり、やる必要さえないものが見えてきます。

3. 始めたものは終わらせましょう

始める、プロセスする、ストップする、集中を失う、忘れる、リスタートする、もう一度必要な情報や資料を集める、もう一度流れに乗る - どれもなじみのある言葉ではないでしょうか？今現在認識していることや集中していることから、全く違ったトピックへ移り、再びまた戻ってくるのはまったく非生産的です。

集中を失わないために、大きなタスクを小さなタスクに分け、始めたものを完了させれるようにベストを尽くしましょう。完了して発送してしまうことは、効率的に仕事することにつながるだけでなく、自分に満足感というご褒美を与えてくれます :-)

4. スマートにコミュニケションしましょう

話したり、書いたりする際に、自分の考えや意見を簡潔に、それでいて余すところのないように伝えるよう心がけましょう。あなたが最初にメールで必要な情報を全て伝えたら、相手はこれで済みます: 「OK、ありがとう。」もしここで何かが抜けていたり、説明するのが面倒だったりすると、相手によく伝わらなかったり、相手に疑問が生じたりします。すると、メールのやり取りにもきりがありません… メッセージを明確に述べ、疑問や質問の余地がないように努めましょう。

5. 一日をプランしましょう

皆誰でもプランすることはいいことだと分かっています… しかし、毎日のようにはしていないのではないでしょうか？その日のプランを朝、または、前日の夜にするよう心がけましょう。やるべき大切なことのリストを作ります - 特に、あなたの目標に近づけてくれるような、大切なタスクをいくつか選びます。それらを完了したときには、目標のプロジェクトを前進させることができます。それこそが重要です！

プランするときには、家族や友達と過ごす時間を取ったり、不測の事態のための時間を設けたり、現在進行中の課題のための時間を割いたり、プロジェクトマネージメントや、毎日必ずやらなければならないような、エッセンシャリズムでも除けないタスク、などをスケジュールするのを忘れないでください。それは次にも繋がります…

6. 悲観的にプランしましょう

まずは、予定が決まっているものはスケジュールしましょう - 日付やプライオリティをタスクに設定します。スケジュールをきつくしないよう心がけましょう - 自分をストレスで疲弊させたり、落ち込んだりさせるだけです。タスクごとに時間をワンクッション置くのもとてもいい考えです - 各タスクの25%くらいがスケジュールで割り当てられれば十分です。 心配しないでください: あなただけではありません - 多くの人が仕事にかかる時間を少なく見積もっています。

7. カテゴリーを使ってタスクをグループ分けしましょう

プランニングやスケジューリングする際には、いくつかのタスクをまとめることを考えましょう。似ているタスクをまとめることで、作業がスムーズになり、時間も節約されます。気が散るのを最小限にし、さらに、効率を最大限にできます。Nozbeを使っているときは、似ているタスクをカテゴリーでグループ分けしましょう。

8. 自分なりのルールを設定しましょう

David Allen (デビッド・アレン)はこう言っています: 「あなたは自分のワークライフバランスを見つける必要があります。他の人の助けを借りることもあるかもしれません。ここで大切なことは、やるべきこと - 他の人から言われたことや、他人の考えが入ったやるべきこと - を無視することです。あなたは自分の直感だけを頼りにするべきです。」

自分なりのルールを設定することは、より安全でより信頼できることに繋がります。遅かれ早かれ、あなたと一緒に仕事をしている人たちは、あなたの"スタンダード"を理解し、それを尊重するようになるでしょう。

例:「彼女は最も重要なタスクを午前10時頃にやります。- その時間は彼女を邪魔しないようにしましょう。」、「毎日彼は子供を午後4:30に迎えに行かなければならないので、4:00には退社します。なので、緊急のタスクを彼に午後4:15頃に委任するのは全く意味の無いことです。」などなど。

9. 一日の仕事終わりのルーチンを設定しましょう

毎日同じ時間に仕事を終えるようにし、同僚やクライアントにもそれを理解してもらいましょう。やるべき仕事は全て職場で終わらせましょう。仕事を切り上げるときに、あまたの中に入っている仕事に関することや、残っているタスクを書き出し、仕事以外の自由時間にそれらについて頭の中が煩わされることのないようにしましょう。また、オフィスの植物に水をやったり、机の上を片付けたり、日記に今日の達成 / コメント / アイデアなどを書き入れたりという作業もいいと思います。そうしたら、コンピューターをオフにし、オフィスを退社しましょう。

仕事を家に持ち帰る必要があるときは、家で取り組むエリアを制限し - ドアを閉められるようにしましょう。

10. “いいえ"を言えるようになりましょう

…角が立たないように、丁寧な: “いいえ"もし"はい"と言うことで予定が遅れてしまうようなら、相手にそのことを伝え、丁寧に断ることも必要です。依頼してきたのがあなたの上司であったり、クライアントであっても、“いいえ"と直接言わずに、「私の現在の状況だとそれは難しいです。他の方法はありませんか？」などと言い換えて主張することもできます。

デビッド・アレンはとても実用的なアドバイスをしてくれています: 「あなたが何かしてくれと頼まれたとき、イエスと何も考えずに言いがちですが、早急に答えを口にしないほうがいいです。頼んで来た相手に返事をする時には、イエスかノーどちらを言うべきかをはっきりと考えましょう。イエスと心から言いたいのなら、それで構いません。しかし、ノーと言いたいのなら、ノーと言い続けましょう。自分の行動を正当化したり、言い訳をしたりしないでください。不愉快になったり、失礼になったりすることはありません。」

P.S. 犠牲者になる必要はありません

何でも一人で全部やろうと振舞うのをやめましょう。自身が忙しく感じ、それが意味があると感じる人がいますが、それは時に同僚や身近な人をイライラさせることもあります。他の人の承認が必要だから、多くの人は “犠牲者” なのです。

著者: Magda、Nozbeマーケティングチーム