あなたは保険業界で働いていますか？Nozbeを使ってクライアントと効果的にコラボレーションする方法を知りたいですか？この記事では、保険会社の方がより良い仕事の方法やソリューションを見つけたい、保険業界のプロフェッショナルがもっと効率的に仕事をしたい、もっと構造的に行動したい、といった際のヒントをご紹介しています。
この記事は NozbeのFacebookのポーランド語コミュニティ*のメンバーがシェアしてくれたヒントや経験に基づいています。
クシシュトフの悩み
クシシュトフは保険と投資のスペシャリストで、ヨーロッパのファイナンシャルガイドの資格を所持し、主に生命保険とグループ保険の分野で活躍しています。彼はNozbeを仕事にもっと活かしたいと考えていました。彼は特にクライアントとの良好な関係を管理するツールを探していました: 例えば、クライアントの誕生日を通知してくれたり、クライアントと一緒にランチを食べるタイミングを知らせてくれたり、フォローアップする時間を教えてくれたりするツールです。
彼はプロジェクトの多くをNozbeへ移していましたが、どのようにしてそれらのプロジェクトをNozbeで管理し、実行していくかについてのアプローチの知識がまだまだ不十分でした。一番大変だったことをクシシュトフがこう語っています:
“忙しいときには、私は30から40の顧客を抱え、それぞれが別々のビジネスステージです (ミーティング、オファー、交渉、最終決定、などなど)。これら40ほどのクライアントを、すでにある50ほどのプロジェクトの中に加えるべきでしょうか？プロジェクトは刻一刻と変化して行きます(ミーティングをしたらクローズできる案件や、1ヶ月以上かかるものなど様々です)。"
あなたに合ったシステムを作りましょう - 最初のステップはいつも一番大変です
結論から先に言えば、成功のための最初の一歩は、あなたのタスク全ての進捗状況に絶えず注意を向けることです。そして、完了したらNozbeで完了をクリックしましょう。そして、そうするには: 1日を確保し、システムの下地作業をしましょう - あなたのデータをアプリへ入力し、プロジェクトやタスクへ組み込み、ラベルやカテゴリー、期日などを設定しましょう。
あなたのニーズに合った最適なシステムを作成するためには、いくつかのシナリオを考え、それを書き出すことが大切です。そして、最初の障害や挫折を予想しましょう:
“常に新しいタスクが現れます: Xに電話をする、GTCをYに送る、Zのための保険の支払いをチェックする、などなど。仕事をやりやすくするために (それらは1つのアクションだけで終わるので)、私はそれらを1つのプロジェクト"進行中の物事"へ入れることにしました。しかし、それでは散らかっているものが、また散らかるだけで意味がありませんでした。:)"
こういった状況を避けるために、以下のような解決策はどうでしょうか:
ラデクからのアドバイス: 1 クライアント= 1 プロジェクト + ラベル
最初のアイデアはラデクからですが、各クライアントごとに別々のプロジェクトを作成します。交渉さらに、彼はラベルの作成を提案しています。“ミーティング”、“オファー”、“交渉”、“最終決定"等とラベルを作り、プロジェクトがそれぞれの適切なステージになったら関連付けます。
このようにプロジェクトを整理することで、たった2つのクリックで、例えば、“オファー” のステージにあるクライアント名をフィルターでき、すぐにオファーの準備作業を開始できます。また、“ミーティング"ラベルでフィルターすれば、クライアントに電話を掛けることに集中できます。ミーティングがスケジュールされたら、そのクライアントのプロジェクトに、詳細(日付や時間など)の付いたタスクをすぐに追加でき、リマインダーも簡単に設定できます。
この解決策はモニカも支持しています。彼女は仕事でプロジェクトのソート機能をよく使っています:
“私も1つのクライアントに1つのプロジェクトにするというアプローチを取っていますが、すると、時には100から150ものプロジェクト数になってしまいます。私は通常は日付でプロジェクト名を付け、アルファベット順で並べているのですが、クライアントの名前でプロジェクト名を付け、アルファベット順に並べてみてもいいでしょう。とある日には、異なるプロジェクトの、20から30のタスクがTo-doリストに並びます(電話をする、メールをおくる、振込みをする、などなど)。構造的なシステムがないと、それらをうまく取り扱うことはなかなかできません。"
ラベルの代わりにカテゴリーを使ってタスクをグループ分けする
1つのクライアントに1つのプロジェクトをやり方を選択したら、そのプロジェクトは"うまく稼動する"ようになるでしょう。クライアントとのやりとりも、新しいステージになったら新しいタスクを作成すればいいのです。ラベルの代わりにカテゴリーを用いることもできます。以下説明いたします。
複数のプロジェクトからのタスクを、ステージに応じて区別することも可能です。例えば、“クライアントXとのステージ - 生命保険"とします。事前にタスクが準備されていれば、プロジェクトへ行き、タスクのクローンを作成するだけです(カテゴリー"ミーティング”、“電話”、“VIP”、"[住所のエリア]“などがすでに付与しておくこともできます - タスクには複数のカテゴリーを付与できます)。クローンのタスクを特定のクライアントのプロジェクトに入れましょう。このときに期日などを設定してもいいでしょう。
“あなた+チーム"ビューへ行き、あなたのタスクを開き、"[住所のエリア]“や"電話"のカテゴリーでフィルターすれば、すぐにミーティングに出かけたり、電話を取ってクライアントに掛けることができます。
ウカシュならのアドバイス: 1クライアント = 1プロジェクト + テンプレート
ウカシュがこう書いています:
“1クライアント = 1プロジェクトが結局一番いい方法ですが、最後の手段として時には、1事例 = 1プロジェクト を取るときもあります。テンプレートがあれば、そんなときでもとても簡単です - “2週間後"などのテンプレートを作り、すぐに各ステージをスタートできます。
私はプロジェクトテンプレートを使って、新しいクライアントを作成しています (契約書、開始日、担当アカウントマネージャー、など)。各テンプレートには"コントロールタスク"があり、プライオリティとして保存されています(次のアクション)。そのコントロールタスクを設定することで、“まだ終わっていない"事例があり、いくつかのステップが必要なことがすぐに確認できるようにしています。まだ終わってないプロジェクトをチェックし、何がまだ残っているかを確認できます。毎回星を付けたり、外したりする必要もありません。"
コントロールタスクのアイデアはいまいち、という方でもテンプレートの使用はオススメしています！似たようなステップを取るクラアントには、詳細なテンプレートを作成することができます(注: テンプレートに追加されたタスクの完了日は相対的で、今日から締め切りまで確定した特定の期間を指定します)。新しいクライアントができたら、新しいプロジェクトをテンプレートから作成できます。
マリウシュからの提案: 1つのプロジェクトだけ
このアプローチはオプションを狭めます - クライアントでソートするのも難しくなり、また、ラベルも使えません。しかし、これが最適なソリューションになる方もいるでしょう。
マリウシュはこう書いています:
“もう1つのオプションは、全てのクライアントを1つのプロジェクトに入れてしまいます。タスク名をクライアントの名前にするのです。タスクの中にチェックリストを作成し、そのリストを完了ごとにチェックしていきます。そしてそのクライアントに新しいタスクが生じたら、コメントで編集していきます。”
ここでぜひ覚えておいていただきたいことは、Nozbeが簡単ですぐにタスクをプロジェクトに変換してくれることです。これにより、もしあるクライアント、または事例が複雑になったときには、そのタスクを簡単にプロジェクトにしてくれます。もちろんタスクに付いていた詳細情報もそのまま引き継がれます。しかし、覚えておいていただきたいことは、タスクをプロジェクトへ変換したら、そのタスクはタスクリストから消えてしまいます。なので、もしタスクをリストに残しておきたい場合には(例えば、統計のためなど)、最初にクローンを作成しておき、コピーからプロジェクトを作成するようにしましょう。
あなたのシステムを絶えずメンテナンスしましょう
現在あるソリューションがうまく行っていたとしても、忘れないでください: もしタスクにするのを忘れたり、Nozbeの適切なプロジェクトできちんと管理しなかったり、また、毎日のレビューやウィークリーレビューをしなかったら、すぐにうまく行かなくなってしまいます。
Nozbeはさまざな業界で活用されています。業界ごとの活用事例についてはぜひこちらをチェックしてみてください。
