毎日たくさんの仕事に圧倒され、閉口している方も多いかと思います。過剰に仕事をしすぎていたり、また、十分に組織されていなかったりするせいで、仕事を効率的に完了することに関して、どこから始めるべきかよく分かっていないということがよくあります。とりあえず各々が選んだ生産性アプリを開き、プライオリティや"期日の来た"リストを確認するけれども、どこから始めたらいいのか途方に暮れてしまいます。なぜなら今日が期日のタスクが35もあるからです。これは誰もがよく陥ってしまう習慣です。しかし、こういった問題を緩和する簡単な2つの解決策をこれからご紹介いたします。
1 - 全てに期日をつける必要はありません
タスクを作ったら締め切りを設定したり、後で思い出せるように期日を設定するという方が多いかと思います。ここに潜んでいる問題点は、気づかないうちに35ものタスクに同じ期日を設定してしまうこともあるということです！これを防ぐためには、**本当に"期限のある"もの、または、後で必ず思い出す必要のあるものだけに期日を設定するということです。**例としては、ローンの支払いの期日、特別なソーシャルイベントの日、などです。
**特定の期日を持たないけれども、近いうちにやる必要のあるタスクは、アクションリストに追加しましょう。**アクションリストはコンテキストです(Nozbeではカテゴリーと呼んでいます)。近い将来にやるべきタスクであるかぎり、何でも入れてかまいません。いくつかのリストを作っても結構です。例えば、エネルギーの度合いでリストを分けて作ります。“低エネルギーリスト"には機械的にこなせるタスクを入れ、“高エネルギーリスト” には創造性が要求されるタスクを入れるようにします。他のオプションとしては、人、場所、物事でリストを分けます。“配偶者”、“オフィス”、“MacBook"などなど。一週間に一度、ウィークリーレビューのときに、これらのリストにタスクを入れていきましょう。もちろん皆さんはタスクのウィークリーレビューをやっていますよね？😃
2 - 毎日にプライオリティを付けましょう
今日が “期日の"物事が35あったとして、どこからスタートしたらよいか途方に暮れています。そんなときは、私のクライアントが使っているやり方がオススメです。**最も重要なタスク(Most Important Task- MIT)"、及び、“次に重要なタスク(Secondary Tasks of Importance- STI)“で分けるやり方です。**リストに一通り目を通して今日の3つのMITを決め、それらから開始します。最初の3つが終わったら、次の3つのSTIへと移ります。Nozbeでは、これらの名前のカテゴリーを各タスクに付けてやることで簡単にこの作業ができます。プライオリティリストでそのカテゴリーをフィルターして表示させることも簡単です。
生産的になろうとするときには、常に障害が立ちはだかります。これらのヒントが皆さんの生産性へのチャレンジの際に少しでもお役に立てば幸いです。
著者: Chad Garrett - Productivity Grid, LLC 社長、そしてNozbe アンバサダー。Nozbeは様々なワークフローに対応しているパーフェクトな生産性ツールです。David AllenのGetting Things Done (GTD) 理論を実践するのにも優れています。
