Nozbe

これはFokke Kooistraさんによるゲスト投稿です - Nozbeユーザーであり、生産性を追究するオランダ人のコーチです。私たちのアプリを使っていかに彼がプロジェクト機能をうまく使いこなしているかを見て行きましょう。

多くの人にとって、プロジェクトとはあるアクションのセットであり、そしてある種の望ましい結果や成果が伴うものだと思います。プロジェクトはビジネスでよく用いられますが、パーソナルライフでも使われてしかりです。私たち Think Productive がワークショップを行い、うまくプロジェクトのリストを作成できるようお手伝いしているのですが、それはプロジェクトの作成が生産性の向上に繋がるからです。

しかし、プロジェクトはつねにポジティブな面だけを持つものではありません。「プロジェクト」という用語で何を連想するか人に尋ねると、締め切りを過ぎてしまった、予算がオーバーしてしまった、ストレスを感じる、というものが典型的な反応だと思います。私が話したNozbeユーザーの多くもNozbeのプロジェクト機能をそのような考え方で捉え、使っているように思います。つまり、Nozbeのプロジェクトセクションを仕事や生活で経験しているプロジェクトと同じようにみなしているのです。しかし、プロジェクトセクションは多様な使い方があります。このポストでいくつかの便利な使い方を紹介していきたいと思います。

1. プロジェクト

まず、Nozbeでプロジェクトを使うということは:一人で取り組んでいても、チームで取り組んでいても、プロジェクトの経過を記録し、辿ることができるということです。Nozbeでは他の人と協働して多様なプロジェクトを遂行することができます。そして他のプロジェクトマネージメントツールのように複雑になることがありません。自分の全てのタスクをそれぞれのプロジェクトへ分別していくというのは、自分で舵取りをし、より広い視点で眺めることができるということに繋がります。それゆえ、私はいつもNozbeでプロジェクトを作ることをアドバイスしています。小さな事業を行っている場合にも同様です。全てのプロジェクトを一つの場所で見ることができるというのは、あなたの仕事の量などについて広い視点で捉えることができるからです。

2. 役割とエリア

皆さんはきっと仕事上、そして私生活で様々な役割を演じていることでしょう。また、生活はいろいろなエリアで区分されているという人もいるでしょう。Nozbeのプロジェクト機能では、そのような生活上の役割やエリアに分けてリストを作ったり、バケツを作ったりするのも非常に有効です。役割やエリアでタスクを作り、集中して取り組むことができるからです。仕事上の役割の例としては: マーケティングとセールス、ファイナンス、HR、コミュニケーション、コーチ、マネージャーとリーダーなどがあります。同じように、私生活上でも様々な役割があります: 夫、妻、父、子、友達、隣人、など。また、生活を異なるエリアで区分することができます: キャリア、健康、精神的幸福、人間関係、など。これらのリストに必ずしもタスクを埋めていく必要はありません。それらのリストにアイデアや考えなどをメモして記録していくという使い方もできます。そうすることで、例えば週次レビューなどの際に振り返ることができ、インスピレーションのソースとなります。

3. グッドアイデアパーク

Graham Allcottはその著書“How to be a Productivity Ninja”の中で、アクションやアイデアを溜めておける2つ目の頭脳を持つということについて書いています。2つ目の頭脳を持つということが大切なのは、ふとしたときに浮かんだアイデアや遭遇した面白い物事を、後になっても思い出せる、取り戻せるということです。このためにプロジェクト機能を使ってやれば、素晴らしいアイデアの無限のソースとなります。アイデアなどを全てグッドアイデアパークに入れておきましょう。もちろん他のプロジェクトを作っても構いません。以下、プロジェクトの名前の例です: 行きたい場所、読むべき本、リサーチ、成長に関するトピックス、ギフトやプレゼントのアイデア(自分自身、家族、または友達)、イベント、ツール、レストラン、などなど。いろんなカテゴリーのアイテムをとりあえず全部グッドアイデアパークに入れるとしたら、カテゴリー機能を使ってグループ分けすれば、フィルター機能で同じカテゴリーのアイテムを簡単に取り出すことができます。

たくさんプロジェクトを作ると、計画通り遂行したり、記録を辿っていったりするのが困難になることもしばしばあります。これがたくさんプロジェクトを作ることをためらいがちにさせる理由の一つです。いっぱいいっぱいになって気が遠くなるのを誰もが嫌うからです。そのような感情を乗り越える最良の方法は、プロジェクトにラベルと色を付けることです。さきほど説明したエリアのところで私が作ったプロジェクトにラベルを付けたので、簡単にグループ分けでき、すぐに見ることができます。

ぜひ皆さんご自身でこの記事で紹介したアイデアを取り入れたりしながら、実際にプロジェクトを作っていろいろと実験してみてください。以下のコメント欄であなたのアイデアをシェアしてください。また、私に直接メールfokke@thinkproductive.nl.していただいても構いません。

Fokke Kooistra さんは Think Productive West-Europe. の共同経営者であり、ディレクターです。彼は10年以上のコーチのキャリアを持つ専門家です。個人やチームが時間と注意力をより有効活用できるようにトレーニング、およびコーチングしています; 習慣を変えることで、ストレスを軽減し、個人やチームの生産性を向上させています。