生産性。それは時に私たちの存在にとって致命的なものであるかもしれません。チームがリモートで働いて いようと、オフィスだろうと、あなたのチームがうまく回っていないときには生産性に苦しみ、士気が低下し、収益も下がります。
最悪の場合、仕事が積み重なり、チーム皆がフラストレーションを感じるようになり、やる気もなくなってしまいます。そんな時に、自分自身の生産性を見直し、改善に取り組むことは1つの方法です。しかし、一体どのようにしたらチーム全体の生産性を向上させ、仕事をうまく完了させて行けるでしょうか？
物事がうまく行かないのには必ず理由があります。あなたのチームがいつも締め切りを超過し、それによってアウトプットが下がっていると気付いたときには、解決策の前に問題の根本を突き止めるべきでしょう。
なぜチームが仕事を完了できないのか - そして自分に何ができるのか、を見て行きましょう。
優先順位の欠如
ちょっと想像してみてください - 今、あるチームメンバーが価値の低いタスクを提出しました。一方で、あなたが最初に完了させたかった価値の高いタスクはどうなっているでしょうか？それはまだ完了していませんでした。
言い訳はいつも同じです: 「それが優先だとは知らなかった。」 このタイプの問題の責任は、チームリーダーにあります。もしそれがあなたなら、あなたは何が優先で何がそうでないのかをよりはっきりとコミュニケーションする必要があるでしょう。
スタートに戻ってみましょう。まずは、どのタスクを最初に完了する必要があるのかを考え、チーム全体が同じ認識を持っていることを確認する必要があります。
単にプロジェクトマネージメントツールにタスクを割り当てるだけでは十分ではありません。各メンバーがそれぞれいくつかのタスクを担当している場合、それらの優先順位を知る必要があります。そうでないと、彼らは最初に最も簡単なものから取り組む可能性が高くなります。
Nozbeのようなツールを使ってカテゴリーを作り、プライオリティレベルをそれぞれのタスクに振り当てるのもいいアイデアだと思います。こうすることで、チームメンバーが次にやるべきタスクはどれで、どれは後回しにしてもいいのか、を把握できます。
チームメンバーを知らないこと
完了すべきものがあります。しかし、未だ完了されていません。
今度はどんな理由でしょうか？
「誰に聞けばいいか分かりませんでした。」 あるチームメンバーがサポートを必要としていたけれども、誰に聞いたらいいのか分からなかったというケースです。結局誰にも聞けず、結果としてその問題 - そしてそのタスク - は忘れ去られてしまいました。
チームでのコミュニケーションを促進し、皆がお互いを知り、それぞれの役割を認識していることが重要です。そうすることで、誰かが問題を抱えていて、他の人が解決することができる時には、その適切な人のところに行って簡単に問題を解決できます。
あなたがチームリーダーであれば、まずはあなたの存在を確実に皆に知ってもらいましょう。リーダでなくても、チームリーダーは誰なのかをメンバー皆にしっかりと認識させましょう。チームリーダーを把握することでチームの基礎が得られ、そこから先に進むことができます。
皆を紹介する一番簡単な方法は、チーム全員がアクセスできるGoogleドキュメントを作成することです。各メンバーの名前、役割、責任、連絡先などを記入し、継続的にアップデートしましょう。
騒ぎや衝突が多すぎる
衝突は人生の一部です。最も健康的な人間関係でさえも衝突はあります。事実、多少の衝突は健康的です。
それでは、何が健康的でないかご存知ですか？それは、チーム内の騒ぎや衝突を解決できないことです。
今、あなたのチームメンバー間で衝突が起こりました。メンバーは衝突し、議論はますます過熱します。様々な個性が同じオフィスで長い時間を一緒に過ごしているのですから、衝突が起きるのは当然です。
しかし、あなたにその嵐をしのぐ能力がないと、その衝突によって仕事や物事の完了が妨げられ、生産性が落ちてしまいます。
チームの全員が、全員と友達になるようにしましょうと言うわけではありません。必要はことは、チーム内の緊張や衝突をいち早く見つけ、それを解決する方法を見つけることです。
これは簡単ではありませんが、あなたができることは、関係者を落ち着かせて連れ出し、話をすることです。批判ゲームをするのではなく、誰が悪いのかを探すのでもなく、問題について皆が話し合うように促してください。透明性とコミュニケーションの重要性を強調し、職場は誰もが発言できる場であることを示します。アクシデントは起こるものであり、誰も責められないということを確認し合ってください。皆が同じ目標に向かって努力しているんだということを再認識し、皆の軌道を同じにしましょう。
明確なビジョンの欠如
全体的なビジョンや長期的な目標をチームと共有していないとき - または、それらをはっきりと明らかにしていないとき - には、チームがあなたほどワクワクしていたり、モチベーションを持っているということは期待できません。
チームメンバー皆がプロジェクトの一部であると感じてもらうためには、あなたのビジョンを共有する必要があります。皆に進むべき道を示しましょう; 究極の使命と行方は何かを共有します。メンバーに自分も参加しているんだという意識を持たせ、ビジョンを描かせましょう。そうすることで彼らのモチベーションを上げ、責任感を感じさせ、よりスピーディに情熱を持ってタスクに取り組んでくれるようになるでしょう。すると、生産性が加速され、より多くのことが成し遂げられるようになるはずです。
例を挙げてみます。NozbeのCEOであるマイケルは、彼のビジョンと会社の目標と進捗を示すビデオを記録しています。
私たちNightwatchでも、数ヶ月おきに会社の計画と進捗状況について議論する時間を設けています。皆が同じビジョンでいるようにするためです。ここをご覧ください: 完全にリモートのチームとして、私たちはオーディオコールがあり、プレゼンテーションや統計の説明などを共有画面を通して行っています。
責任の欠如
もしあなたのチームの誰かが「それは私の問題／責任ではない」と簡単に言えてしまうとなると、それは問題です。
もしそれが実際は彼らの責任であり、彼らがそれに気づいていないとなると、さらに大きな問題です。
オフィスでの責任についての 研究 が行われ明らかになったことは、責任が欠如する理由の1つは、プロジェクト全体が共有されていないことによるというものです。そのため、そのタスクの重要性に気づかなかっただけというものです。
人々の責任感を高めるためには、Nozbeのようなプロジェクトマネージメントツールを使ったり、コミュニケーションを改善したりするのがよいでしょう。チームの誰もが自分に期待されていることや、自分の職務内容、自分の職務においてどのようなタスクがあるのか、を認識しているよう確認してください。チームの誰かが自分の仕事を選んで振り分けてくれるだろうという罠に陥ってはいけません。それぞれが自分の担当と責任を認識しているようにしてください。
もう一度言いますが、Nozbeを使って役割や責任をメンバーに割り当てることもできます。チームメンバーにタスクを委任し、何が期待されているかが分かるようにしましょう。
最後に
これまで見てきたように、チームが仕事を完了できないのには少なくとも5つの理由があります。これらのうちどれがあなたのチームに当てはまるか考えてみてください。もし当てはまるものがあれば、これらのヒントを生かして解決し、前へ進んで行ってください。より多くのことが成し遂げられるほど、チームの皆がより嬉しく感じ、モチベーションもより上がります。
タスクの優先順位を付け、Googleドキュメントなどでチームメンバーについて良く知り、騒ぎや衝突の芽を早めに摘み、ビジョンをチーム全体で共有し、そしてメンバー各自が自分の役割と責任を認識しているようにしてください。
