良い手順書があれば、あなたもあなたのチームも秩序を持って、標準化された方法で目標を達成することができます。では、良い手順はどのようにして作成すればいいのでしょうか。以下、お読みください。
手順を作ることは生産性を持続させるのに優れた方法です。それは偶発的に作業したり、運に頼ったり、その場その場で判断して、というよりもはるかに生産性という観点からは優れています。手順は成功へと繰り返し導いてくれる方程式となります。また、手順は機械性が求められ、柔軟性も少なくなるため、人為的なミスや突発的な動作を極力減らすことにつながります。それは多くの分野において非常に大きな助けになります。では、どのように良い手順を作ったらいいのでしょうか？以下ご紹介する8つのヒントを参考にしてみてください。
1. 正しい媒体を使用しましょう
テクノロジーの発達した現代では、このようなドキュメントを作成するに当たって、たくさんの可能性ややり方があります。たくさんの可能性の中から、あなたにとって正しい媒体を選び、効果的に使う必要があります。それは、ペンや紙から、文書作成のソフトウェアまで多岐にわたります。正しい選択をするためには、事前の注意深い準備やソフトウェアへのいくらかの投資が必要になりますので、早めに計画してください。
2. 一貫性の重要さ
あなたが個人的に全く知らない人に特別な指示をしようとするときには、あなたが伝えようとしている内容が首尾一貫しているということがとても重要です。「混乱や誤解は一貫性の欠如から生まれます。」とは、AcademizedのライターであるJames Isaacs (ジェームス・アイザックス)の言葉です。「ある一ヶ所が一貫していればいいということではなく、ドキュメント全体に渡って一貫性がなければなりません。余白から言語の使い方まであわゆるところに目を行き届かさなければなりません。」一貫性がない手順書は、意図とはまったく反対の方向へ行ってしまうことがよくあるのです。
3. 記述力の重要さ
一貫性がないことが混乱や誤解を招き、手順書の機能を破壊してしまう可能性があるのと同様に、不十分な文章や汚い文字も手順書の機能を失くしてしまう原因となります。手順書の紙に書く単語の一つ一つは、よく考え抜かれ、できる限り正確である必要があります。これは手順書を今後ずっと使い続けていけるようにするためにも重要です。ここでは、OXEssays、Write My Paper、EliteAssignmentHelpなどのライティングサービスサイトがとても役に立つことと思います。
4. あらゆるソースを利用しましょう
手順の作成のために使うソースの一つはあなたの頭脳であり、それは作成の過程で否が応にも痛感することになります。しかし、自分の頭脳だけを使うのではなく、他にソースになりうる可能性をもっと探ってみましょう。他の人に相談したり、同じ課題に試みたものが過去にあるか、などの資料を探してみたりしてみてください。
5. ユーザーの視点に立って考えてみましょう
あなたが手順を作成するときには、あなたがそれに対して精通しすぎてしまっているということがしばしば起こります。実際にはもちろんあなたがエキスパートであることが理想的ですが、手順をドキュメント化するときには、できるだけあなたのその専門性を忘れ、まったく知識がない人が読んだ場合を想定しましょう。ユーザーにとって使い勝手の良いようにすることを心がけてください。
6. テストランをしてください
手順が完成したら、それをテストする必要があります。まずはあなた自身で何回か一通りやってみてください。全部正しく行くかどうか確認します。それがうまく行ったら、関与していない誰かにテストの実行をお願いし、明瞭さや使い勝手などをチェックしてもらいます。全てのデータを確認するために、フィードバックももらいましょう。
7. 推敲してより良いものにしましょう
フィードバックをもらったら、それについて考え、手順書を見直して改訂したり、改善したりしましょう。できる限りユーザーフレンドリーにして、完璧を目指しましょう。
8. 実践に取り入れましょう
満足のいくものができたら、公開します。間違いや問題が発生する可能性が常にあるので、最初の一段落が付くまではあなたが近くにいて観察していることが重要です。同様に、手順を使うように意図されている人たちに、その手順が作られた理由や、問題が発生した場合にどのように対処したらいいか、などをきちんと理解してもらうようにしてください。
まとめ
こうして手順書が完成します。これらのツールは一つの場所にまとまっているのでとても使いやすく便利であり、さらに重要なことには、今後何年もの間、あなたやあなたのチームに役立つであろう持続的なドキュメントとなるのです。いつでも早めに、注意深く、手順書の作成を進めていきたいものです。長い期間で考えると、じっくりと精錬された手順書を作成することは、結局は十分に見返りが取れるのです。
