今日、プロジェクトマネージャーはますます多くのチームやプロジェクトを抱え、各プロジェクトの締め切りと戦っています。マネージャーにたいする要求はますます増え、各プロジェクトを締め切りまでに完了するのを困難にしています。実際に過去数年間の統計を見てみますと、予算通りに、そして時間通りに完了されたのは、全てのプロジェクトの3分の1以下に過ぎません one-third。
プロジェクトをうまく成功に納めるには、マネージャーは生産性をマスターする必要があります - 言うは易し行うは難し、です。クリエイター、マネージャー、チームプレイヤー、役員、経営者、などの間でバランスを取りながら、さらに生産的になるのは非常に難しいことです。
しかし、プロジェクトマネージャーが生産性のワザをマスターするのは可能です。以下の6つの生産性へのヒントを参考にすれば、きっとあなたも骨が折れるような苦労をせずともよりうまく仕事を成し遂げられることでしょう。全て、スマートに仕事をするということにつながるからです。
それでは、詳しく見て行きましょう:
1. 最初にエイリアンを食べてしまいましょう
The October Abduction of Thomas Martin シリーズの著者である Becky Blantonは、エイリアンを最初に食べてしまいましょうと言っています。つまり、一番大変そうなタスクを完了させることから1日をスタートさせるのです。その日の中でまず一番難しいタスクを終わらせてしまえば、他のタスクは楽勝だという気分になれる、と彼女は信じています。これは、あるイベントが一連のイベントを次々に引き起こす連鎖的反応です - ドミノ効果とも言われています。
実際のやり方の紹介です:
- エイリアン（困難なタスク）を前日の夜に書き留めてリストにしておきます。
- 次の日に、そのリストのタスクから完了させていきます。そのリストに疲れたときのみ、他のタスクに移ります。
2. 正しく委任しましょう
間違った委任をすることは、委任をしないことよりも良くありません。その委任に費やした時間や間違った方向へ行ってしまったことなどを見て、あなたはきっとこう誓うでしょう: もう絶対委任することはしないようにしよう！
実際に、委任は非常に効果的です。ただし、それは正しく行われた場合に限ります。プロジェクトマネージャーがしばしば望んだとおりの生産性が得られないのは、これらのミス:のどれかをしてしまっているからです。
- 委任を遅らせてしまう。 誰にも振り分けられていないタスクがたくさん溜まってしまいます。あなたとあなたのチームは、古いタスクに戻り、誰が担当するのか委任するところから始め、それからその古いタスクをクリアするのに時間を費やし、その結果、新しいタスクを滞らせてしまいます。
- 重要なタスクを間違って緊急としてしまう。 すぐにやる必要のあるタスクは緊急が付与されますが、一方で、プロジェクトに長いビジョンで大きく貢献するタスクは重要が付与されるべきです。重要なタスクを緊急のタスクよりも優先してしまうと、あなたのワークフローが混乱してしまいます。
- 間違った人にタスクを委任してしまう。 タスクを確実に実行できるメンバーに委任しましょう。チームの個人個人の強みに反した委任をしてしまうと、タイムラインに影響を及ぼし、また、タスクの質にも影響します。
3. ミーティングを短くしましょう
ミーティングの時間の50%はあなたは時間を無駄にしているということです。残念なことに、ミーティングは避けられません。しかし、その時間を簡潔にし、生産性に与えるインパクトを最小限にすることができます。
一般的なルールとして、1日にミーティングは1回にして、1時間を越えないようにしましょう。それは大変に聞こえますか？そんなことはないかと思います。
ミーティングをきびきびと簡潔にするためのいくつかの方法があります:
- 代替できるかチェックしましょう 議論をインスタントメッセージか他のオンラインツールで行えるかを検討しましょう。仕事場から他の場所へ移る時間を減らせます。
- アジェンダをミーティングの前に関係者と準備しましょう ミーティングの内容を説明する時間を省くことができます。そして、解決策などにすぐ議論を持っていくことができます。
- タイマーを置きましょう ミーティングルームにタイマーを置いておくことで、出席者が時間を意識し、要点へ向かいやすくなります。
4. 潜在的な衝突を予測しましょう
衝突はどのプロジェクトマネージャーにとってもその仕事の一部です。しかし、衝突の解決策を見つけることはとても骨の折れるものです。一番いい方法は、可能な限り、衝突を回避するということです。たとえ衝突が起こったとしても、その影響を最小限にすることができます。
常に目と耳を傾け、チームの中の雰囲気や問題に気づき、理解しようと努めましょう。これには労力が必要かもしれませんが、長い目で見れば、不必要な衝突を避けることにつながります。
不満や問題などを話せるようなプラットフォームをチームメンバーに用意してみるという方法もいいと思います。しかし、その際にはそのプラットフォームをただの不平不満のはけ口にはらないようにしましょう。問題点と解決策を見つける場所であるということをチームメンバーに理解してもらいましょう。
5. 毎日、パフォーマンスをレビューしましょう
プロジェクトマネージャーの生産性は、チームの生産性と結びついています。パフォーマンスの悪いチームのマネージャーが優秀だと評価されることはまずないでしょう。
プロジェクトが終了するのを待ってから、問題点のリストからフィードバックを与えるか、もしくは、毎日現場でレビューをするという方法があります。
社員のエンゲージメントツールを導入することで、フィードバックを簡単にコミュニケーションできます。パフォーマンスが基準点に達していない場合には、アクションプランを作成します。より良くなるにはどうすればいいのか、何をしたらいいのか、をそのメンバーに伝えます。説教をするのではなく、事例を用いながら導いてあげましょう。
6. マイルストーンプランを作成しましょう
締め切りをオーバーするごとにあなたの生産性は下降します。締め切りを過ぎてしまった原因などを探るのは労力の要ることで、生産性にフォーカスする時間も奪われます。
ここにマイルストーンプランを導入する必要性があります。プロジェクトをある段階で分けたり、より早い時点での締め切りを設定した中間目標点を設定したりします。
中間の締め切りはしっかりとした管理に役立ちます。その締め切りを過ぎてしまったとしても、そこからギアを上げて舵取りを加速させなければならないと早めに知ることができます。
マイルストーンプランは以下の3つのシンプルなステップで作成できます:
- ステップ1 - タスクの中間目標点を設定しましょう
- ステップ2 - それらを特定の指標で配列しましょう(緊急、重要、後で、など)
- ステップ3 - それらを期日を付けてメンバーに振り分けましょう
まとめ
これらのポイントは大変に感じるかもしれません。スタートするのに一番いいのは、To-doリストです。このポスト全体をTo-doリストにして、その効果を見てみることもできます。
To-doリストを作ってあなたの生産性の冒険を開始する際には、これらのヒントが同時にきちんと導入されているかを確認してみましょう。生産性のエンジンをかけるときには、全てのパーツがしっかりと組み合わさっているかを確認しましょう。
