私たちは最近Nozbeの会合を行いました。私たちはそれぞれ生産性のアドバイスを持ち寄り、お互いに議論を重ねながら、素晴らしい時間を過ごしました。時間の節約になるアイデアなど、たくさんの素晴らしい意見がありました！その中にはぜひ皆さんともシェアしたいような素晴らしいアイデアがいくつかありました！皆さんの生活を向上させてくれるようなものだと思っています。
最初のタスクを最初に - ラデク
ラデクはNozbeではiOSとMacOSのデベロッパーです。同時にまた、会社の中でもとりわけ生産性を追及するリーダーでもあります。ウィークプランニング戦略により、毎週50%から60%のディープワークを達成しています！
彼の仕事の1日はどのように組み立てられているのでしょうか？
最初のタスク
浅いものから始めるのは、非生産的です。また一方で、非常に要求の高いタスクから始めるのも失敗につながりやすいです。まだ完全に目が覚めていないし、知的な作業が要求されるような仕事の準備が整っていないからです。
そのため、ラデクは毎日の最初のタスクを、その日を出発させるようなタスクでスケジュールするようにしています！ウォーミングアップです。最初の数ステップは分かっているタスクです - 何をすべきか分かっているので、ただするだけです。
浅いものではありません - 集中が要求されますが、気がめいらないようなものにします。ラデクはプログラマーですので、彼の場合最初のタスクは、すぐに改善が施せるようなコードのリファクタリングのようなタスクになります。
最初のタスクは大体30-45分の仕事です。
ラデクは一週間の最初のタスクを集め、Nozbeで"一番目"というカテゴリーをタグ付けしています。ウィークリーレビューの時も、“一番目のタスク"をスケジュールし、それらのタスクを簡単にレビューできるようにしています。こうして、月曜日の朝には、Nozbeのプライオリティリストで"一番目"のカテゴリーでフィルターし、簡単に取り組めるようにしています。
メインタスク
ウォーミングアップが終わったら、メインタスクに移ります。非常に深い集中を必要とするタスクもあるかと思います。ラデクの場合には、リサーチであったり、解決策を見つけることだったり、また、最適化することだったりします。
メインタスクは、プロジェクトを前進させるのに非常に重要なものであり、基本的には、他のチームではなく、ラデクだけにしかできないようなものです。
最初のタスクと同様に、ラデクは金曜のウィークリーレビューの時に、メインタスクもチェックし、特別なカテゴリーを付けるようにしています。こうすることで、後でプライオリティリストから目的のタスクを簡単にフィルターできるようになります。
ラデクは通常、最初のタスクとメインタスクの間に、10時に行われるNozbeのデベロップメントチームのSCRUMミーティングを入れています。
メインタスクが終わったら、残っている小さいタスクや、簡単な仕事に取り組みます。
ラデクのやり方についてもっと知りたい方は、Podcastのエピソード139をお聴きください。
ヌレクのMacでのショートカット
マルチン(チームにマルチンが3名いるので、彼のことをヌレクと呼んでいます:p) はNozbeのオーディオビデオのマジシャンです。彼は最近1つのアプリを使って、他のアプリを管理するようにしました。より時間が掛かるように聞こえるかもしれませんが、これによって彼の時間が節約され、より集中できるようになったそうです。
ステーションアプリはアプリごとのページやタブを自動的にグループにしてくれます。こうすることで、ヌレクのワークスペースはすっきりと整理整頓され、気が散ることも軽減されました。Mac上で開いているたくさんのアプリやページを簡単に検索することができます。
彼はまた、Keyboard Maestroを使って、キーボードショートカットを便利に使っています。1つのキーをタップするだけで、すぐに彼がよく使うGoogleドキュメントのリストに移動できるようカスタマイズした方法を私たちに見せてくれました。彼はその他にもショートカットを作って、すぐに様々なフォルダーへジャンプできるようにしています(Path Finderアプリを使っているときはフォルダーツリーのビューがあるフォルダーのセットへジャンプするようにしています)。
ラファウのパワーアップの昼寝
Nozbeプロダクトマネージャーであるラファウはとても興味深いことを話してくれました: 午後1時から2時に彼は疲れたとき、エスプレッソを飲み…それから昼寝をします！
変に聞こえるかもしれませんが、理に適っています。子供やお年寄り、そしてたくさんの哺乳類は昼寝をします。残りの一部の人間だけが夜間だけに睡眠を取っており、そのような夜間の睡眠パターンに疑問を唱える科学者もいます。
昼寝は体のバッテリーを充電するのにもとても優れています！ルールは、20-25分以上昼寝をしないことです - それ以上だと、昼寝から起きた後、かえって疲労を感じることでしょう。20分を過ぎると、脳が睡眠のより深い段階に推移してしまいます。それは妨げられるのを嫌います。
ラファウはコーヒーを飲んでから、リラックスして横になり、目を閉じます。時には、寝ることができないときもありますが、目を閉じて休めるのは、リラックス効果があります。
なぜ寝る前にエスプレッソを飲むのでしょうか？これにも論理的な理由があります。カフェインは作用するまでに時間がかかり、そのため、15-20分の昼寝を取るのに適しています。カフェインは起きるときに “効果を表し”、その後の1日の後半の仕事にも効果を与えます。(こちらからコーヒーと生産性に関してもっと詳しくお読みください)
ラファウのコーヒーと昼寝の手法は、ドライバーの方にもオススメです。運転中に眠気を感じたら、車を駐車し、コーヒーを飲んで20分の昼寝を取りましょう。
ラデクとマグダのSlackのケース
私と、そしてNozbeのデザイナーであるラデクは、Slackを非常に気が散るものだと考えています。
ラデクが使っていたチャンネルに現れるSlackの通知メッセージや、アプリのアイコンの赤いバッジに注意を引かれて、仕事への集中力が減っていました。仕事により集中するために、ラデクは仕事に関係のないチャンネルをやめようと考えました(例: 音楽、映画、ウェブで見つけた面白いもの、など) しかし、それは状況をさらに悪くするだけでした: “仕事に関するチャンネルのみなので、全て重要なものだ” - と、Slackのアイコンに赤いドットが表示される度に、ラデクはそう考えました。
最終的には、彼はSlack通知をデバイスでオフにすることにしました。アイコンバッジとプッシュ通知をダイレクトメッセージと、@ユーザー名 だけに設定しました。
もちろん、チームの中でSlackでのコミュニケーションは避けられませんが、ラデクのこのやり方により、グループチャットのネガティブな側面を最小限にすることができていると思います。
私のケースは少し異なります。Nozbeでの私の仕事は範囲が広いです - 特定のトピックをメインにはしていません。マーケティングを除くと、会社の組織に関すること、リクルート、など幅広い仕事を担当しています。しかし、私も同様に、私が直接やる必要のない仕事であってもストレスに感じたり、責任を感じたりします。不都合な状況や問題に対処するために私ができること(もしくはすべきこと)をいち早く見つけるために、Slackでのディスカッション(Nozbeのコメントも同様に)をチェックするようにしています。しかし、これは非常に私の生産性を妨げます。
私はSlackにプッシュ通知を何も設定していませんが、私が入っている仕事関連のチャンネルのアイコンバッジをオフにはしていません。私にとっての大きな挑戦は、Slackをお昼まで使わないということでした(仕事上で誰かにコンタクトをしないといけないなどの場合でない限り)。正午まではMacでSlackをオンにしないようにしています。iPhone上だけのみ起動しておきます。iPhone上では、@ユーザー名 と直接メッセージのプッシュ通知を設定しておきます。こうすることで、1日の中で一番最初の - 一番大事な - ものに集中するのに役立っています。
フベルトからの役立つ機能
Nozbeのもう一人のデザイナーであるフベルトは、時間の節約になる2つのアプリを紹介しました。
1つ目はQuadroアプリです - 機能や繰り返すようなアクションをパーソナライズしてくれるツールです。色、アイコン、画像などを使って、ワークフローをスムーズにできます。フベルトのお気に入りの機能は、MacとiPhoneを繋げて1つのマシーンにし、携帯電話でコンピューターへ指令するというものです。
しかし、今回の会合の後で、フベルトはQuadroを頻繁に使うのをやめました。クールな機能を使うのは、長い目で見ると、その分気を取られ、ほかの事に集中する妨げになると気づいたからです。
彼がオススメするもう1つのアプリは、Pasteです - Appleデバイスのための、クラウドベースのクリップボードマネージャーです。フベルトはPasteを使って、クリップボードの機能を拡張し、以前コピーしたものにも簡単にアクセスしたりと便利に利用できます。
オラの貴重なアドバイス
Nozbeサポートチームの一員であるオラは、ソーシャルメディアのコミュニティ担当でもあります。今回の会合では素晴らしいアイデアをシェアしてくれました。
まず1つは、ストレスを軽減することと、その原因を突き詰めることです。気分良く、より良いパフォーマンスもするためにも、小さな誘因を取り除くことの重要性を彼女は強調しました。以前、オラは仕事を休んでいるときにも、Slackメッセージをチェックしたり、Nozbeのコメント読んだりしていました。それでは全然リラックスして休んでいることにはなりません。そうして休みから戻っても、十分に休んでいないせいで、生産性が低くなってしまっていました。現在では、彼女は休みのときは、完全に休養を取るようにしています - 仕事のことは頭や目に入れないようにしています。
ストレスを生じる他の誘因は、腕に時計をしていることです。重要なイベントを間近に控えているときには、オラは毎分腕時計を見ては時間を気にし、他の仕事に集中できませんでした。時計を外して、逐一時間を気にすることがないようにすることは、生産的に過ごせるためのキーです。
彼女はまた、夜の時間の過ごし方も変えました。これまでは、就寝前にFacebookやニュース、仕事関連のことをチェックしていましたが、今では、午後8時以降はwi-fiのスイッチを切るようにしています。こうすることで、本当にリラックスして、本を読んだり、パートナーとおしゃべりしたりと、寝る前の最後の時間をパソコンの前とは全く異なる時間を過ごすことができます。
オラはまた、ポイントカードやボーナスカードをまとめる方法についてもアイデアをシェアしてくれました。買い物に行く度に、全てのプラスチックカードを持っていく必要はありません。Stocardというアプリがこの役目を果たしてくれます。
彼女は"すぐに持ち出せるバッグ"について話してくれました。急に出かけることになったり、短い旅行に行くときにこのバッグを持って行きます。ペットボトルの水、おかし、犬の水入れ、レインコートなどなど、アウトドアで役立つものをバックパックに入れておきます。こうして事前に準備しておくことで、忘れ物がなく、用意に時間が掛かることもなく、すぐにでかけることができます。
マイケルの"言い訳なし"のバッグ、などなど…
私たちのCEOもバッグを事前に準備しています。彼の場合には、水泳のトレーニングに必要なものが入っています。マイケルはトライアスロンをしています。ランニング、サイクリングの他に、スイミングも練習しなければなりません。スイミングプールは娘の学校へ送り迎えする途中にあります。以前、車で送り迎えしている時には毎日横を通り過ぎましたが、なかなかプールへ行くことができませんでした。そこにはいつも都合のいい言い訳がありました。最もよくあるのは: “タオルがない”、“水泳パンツがない"などです。
車のトランクにスイミングのための用具を入れたバッグを入れるようにしてからは、もっと頻繁に水泳に通うようになりました。:)
マイケルはさらに、Alfredアプリを紹介してくれました。彼はこのアプリを使って、クリップボードを管理し、簡単に様々なファイル／タブにコピーペーストしています。この話を聞きながら、私たちが驚いたのは、MacOSやWindowsにはマルチスロットのクリップボードがシステム機能にないということです… ところで - Windows PC用の優れていてフリーのクリップボード管理アプリはDitto Clipboardです。Nozbeのソーシャルメディアマネージャーである クバも使っています。彼は残念ながら今回の会合には参加できませんでした。
このNozbeの創設者は再度Scanbotを賞賛していました - このツールはグラフィックファイル(OCR)を認識する素晴らしく速い処理能力を提供しています。そのため、ファイルをその名前だけでなく、コンテンツ／テキストでも検索できることを可能にしています。
イヴォナ、ナタリア、そしてトムのジャーナル
Nozbeチーフサポートオフィサーであるイヴォナは、毎月、及び四半期のレビューに苦労していました。彼女にとって、必要な全ての情報を集めて、達成したことをまとめるのはとても大変でした。全てをひとつの場所にまとめておくために、Nozbeで毎週ごとにあるプロジェクトを作成することを始めました。そのプロジェクトには、ウィークリーゴールや、重要なタスク、その他有益な情報をリストアップします。毎週末にそのプロジェクトを完了させますが、四半期のまとめをする際には依然としてそのプロジェクトにアクセスがあります。
ナタリアはEメールマーケティング担当、そしてサポートオフィサーです。彼女もレビューの際には同じように実用的なアプローチを取っています。各四半期の始めに、テンプレートからプロジェクトを作成します。プロジェクトは各週で分けたタスクで構成されています。つまり、プロジェクトには大体12-13週のタスクがあります(時期によります)。四半期のレビューを終え、メインゴールを設定したら、メインゴールを小さなタスクに分け、タスクにチェックリストを追加します。こうすることで、四半期全体をプランし、うまくタスクを分けることができます。もちろん、途中でタスクやウィークリーゴールは変更できます。彼女の場合には、毎週これらのゴールをアップデートし、必要な変化を加えています。このようにオーガナイズすることで、彼女はストレスを減らし、より効果的に仕事に取り組めるようになります。
NozbeのCTOであるトメクもまた、ジャーナリングの習慣を確立しようと模索していました。達成したことや重要な情報を定期的に記録することをしていなかった以前には、彼は体系的に把握していました。最近になって彼はこの分野を向上させました。毎日仕事に関するゴールやタスクをリストアップすることにしたのです… 彼が使っている基本的なシステムアプリケーションは: Notesです！このアプリはとてもシンプルで、Appleデバイス間で簡単に同期するので、iPhoneやiPad、Macでいつでも記録を取ることができます。
ジャーナリングや家族のイベントなどの記録化には、彼はDayOneアプリを使っています。写真を貼ったり、日付や年月の記録が簡単にできます。:)
バルテックのトマトヒント
バルテックはNozbeのバックーエンドデベロッパーですが、彼はタイムトラッキングにも熱心に取り組んでいます。彼はポモドーロテクニックを仕事に取り入れています。バルテックはTogglアプリを使っています。これは"トマト” 時計が組み込まれており、ITの同僚にも非常にオススメです。
