Jak swoje cele wyznaczają guru produktywności – praktyczne wskazówki od ambasadorów Nozbe

Robię sobie wolne popołudnie, a następnie w ciszy i skupieniu analizuję wszystkie swoje obszary odpowiedzialności i wyznaczam zestaw celów na styczeń-marzec.

Najważniejsze to pamiętać, że nie jest się robotem. W każdej chwili możesz zmienić swoje cele! W moim przypadku planowanie jest procesem ciągłym. Nie mam jednego, dedykowanego miesiąca poświęconego planowaniu. Całe moje życie jest jednym wielkim planem, który nieustannie ewoluuje! Kluczowa jest dla mnie swoboda w planowaniu.

Rzadko wyznaczam sobie roczne cele – nie dlatego, że uważam to za zły pomysł. Pracuję w cyklach 12-tygodniowych i to w oparciu o nie wyznaczam cele. Oczywiście, te 12-tygodniowe cele są powiązane z niektórymi z moich „dużych” celów, które czasem mogą obejmować cały rok.

W okresie świąt przeglądam swoje cele z minionego roku. Oglądam wszystkie zdjęcia zrobione w ostatnich 12 miesiącach, przypominając sobie swoje główne osiągnięcia i, co ważniejsze, mniejsze sukcesy, o których zdążyłem już zapomnieć.

Mając gotowe podsumowanie roku, wspólnie z żoną i dziećmi siadamy do kursu „5 dni do najlepszego roku w życiu” Michaela Hyatta. Staramy się uczyć dzieci, aby i one stawiały sobie noworoczne cele. Zawsze staram się wyznaczyć sobie tzw. „cel napędzający”, który jest dla mnie bodźcem do dalszego działania. Jest to pojedynczy cel, który jestem w stanie zrealizować w ciągu 30 dni. Takie cele spełniają kilka funkcji. Po pierwsze, szybkie działanie jest niesamowicie skuteczną techniką pozwalającą ruszyć do przodu. Po drugie, stanowi świetny sposób, aby nabrać rozpędu do realizacji większych celów w dalszej części roku. W zeszłym roku takim celem napędzającym był dla mnie cyfrowy detoks Cal’a Newporta, autora książki „Deep Work”.

Po ukończeniu kursu „Najlepszy rok w życiu” i wyznaczeniu swoich celów, dodaję je do Nozbe. Stosuję w tym celu ten sam system, którego nauczam w ramach swojego kursu Nozbe Goal Tracking System.

Nie patrzę na nowy rok jako na czas przeglądania czy wyznaczania celów, ponieważ moje cele i obszary skupienia często się zmieniają w ciągu roku. Na przykład, w zeszłym roku założyłem firmę Productivity Grid, choć kompletnie nie miałem tego w planach.

Staram się więc nie wybiegać zbyt daleko w przyszłość. Wszystkie swoje cele i pomysły trzymam w projekcie „Kiedyś/Może” i w ciągu roku regularnie do nich zaglądam. To inspiruje mnie do nowych pomysłów i projektów.

Oprócz tego mam w Nozbe projekt dedykowany 6 horyzontom skupienia GTD.

Trzymam swoje projekty w prostych listach, pogrupowane według kolorów i poziomów ważności. Ostatnio wpadłem na pomysł stworzenia kategorii o nazwie \”BezDaty\”, w której zapisuję wszystkie zadania, które w tym momencie nie są dla mnie istotne. Przystąpię do ich realizacji wtedy, kiedy będę miał na to ochotę!

Będę robić to, co do tej pory: używać Nozbe do skutecznej realizacji swoich projektów.

Mam wizję swojego życia. Wiem czego chcę i wiem, gdzie chcę być za 5, 10 czy 15 lat. Aby urzeczywistnić tę wizję, mam wyznaczonych kilka celów długoterminowych (do zrealizowania na przestrzeni 3-5 lat) i krótkoterminowych (zwykle rocznych). Do osiągnięcia ich, wyznaczam sobie 12-tygodniowe cele. Planuję każdy z tych dwunastu tygodni. Staram się planować realistycznie, uwzględniając święta, wolne dni, itp. Co tydzień sprawdzam, jak postępuje realizacja mojego planu. Zdarza się, że przenoszę niektóre zadania na inne tygodnie, a niektóre z nich usuwam. Staram się nie dodawać do planu żadnych nowych celów ani projektów w toku jego realizacji. Gdy 12-tygodniowy okres dobiegnie końca, analizuję rezultaty, wyciągam wnioski i wyznaczam nowe cele na kolejny okres.

Z uwagi na to, że moje działania obejmują wiele różnych obszarów, mój system musi być wysoce ustrukturyzowany, aby umożliwić mi kontrolę nad wszystkimi zadaniami i projektami. Bardzo pomagają mi w tym kolory i etykiety w Nozbe. Dzięki nim jestem w stanie szybko rozeznać się w tym, co znajduje się na mojej liście. Szczegółowe omówienie mojego systemu znajdziesz w tym poście.

Do organizacji moich spraw używam Nozbe. Ostatnio zaktualizowałem etykiety projektów, aby lepiej odzwierciedlały wszystkie moje obowiązki. Obejmują one m.in. rozwój osobisty, zdrowie, przyjaciół i rodzinę, pracę, itp. Staram się, aby moje projekty skupiały się wokół tych obszarów. W skupieniu się na tym, co w danej chwili jest dla mnie najbardziej istotne pomaga mi używanie filtrów w Nozbe.

Wskazówka: Od niedawna stosuję nowy przepływ pracy z wykorzystaniem AirMail’a na iOS’a i macOS’a. Kopiuję link do wiadomości i dodaję go jako komentarz do zadania w Nozbe. Chcąc powrócić do dyskusji, wystarczy, że kliknę w link na Maku lub urządzeniu z iOS’em, i od razu mam przed sobą wiadomość w AirMail’u – nie muszę jej specjalnie wyszukiwać ani przekierowywać do Nozbe. Jest to niezwykle przydatne, ponieważ często zdarza mi się powracać do rozmów z klientami, a w ten sposób mogę od razu zobaczyć cały wątek!

Zamierzam ograniczyć zużycie papieru.

Niektóre z nich są już na mojej liście, inne zapewne będą pojawiać się na niej w ciągu roku. Zawsze istnieją jakieś obszary, które można poprawić. Nawyki i rutyny są świetnymi sprzymierzeńcami w dążeniu do lepszej produktywności. Moje związane są ze zdrowiem, produktywnością i rozwojem osobistym.

Od niedawna ćwiczę medytację z liczeniem oddechów. Używam w tym celu aplikacji Breathe na Apple Watchu; jest wystarczająca i spełnia swoje zadanie.

Planuje również na poważnie wziąć się za fitness. Jak każdy człowiek mam na głowie wiele spraw, które domagają się mojej uwagi. Niestety, najczęściej cierpi na tym moja aktywność fizyczna.

Będę dążył do lepszej równowagi między pracą a życiem. W zeszłym roku planowałem wiele rzeczy z wyprzedzeniem. W tym roku chcę móc swobodnie modyfikować moje priorytety i cele i, co ważniejsze, chcę zminimalizować liczbę zadań, które nie przynoszą mi żadnych korzyści.

Miałem dobry rok, ale ten może być jeszcze lepszy! Mój system produktywności jest silnikiem, który utrzymuje wszystko w synchronizacji.

W tym roku zamierzam skupić się na eliminacji – nie tylko zadań, ale i rzeczy które mnie otaczają. Od pewnego czasu fascynuje mnie minimalizm. Dawniej uważałam, że to nie dla mnie, ale z czasem zrozumiałam, że w moim przypadku to nie tylko opcja, ale i konieczność.

Postaram się również zautomatyzować więcej czynności. Uwielbiam automatyzację! Aby usprawniać swój przepływ pracy, buduję nawet swoje własne aplikacje i skrypty. W mojej głowie wciąż pojawiają się nowe pomysły i plany, ale staram się podejmować dobre decyzje, by móc skupić się na tym, co jest dla mnie najważniejsze i co czyni mnie lepszym człowiekiem.

W roku 2017 eksperymentowałem z różnymi systemami do zwiększania produktywności. W tym roku wracam do podstaw. Zamierzam zmienić moją poranną rutynę, przeorganizować swój tydzień, aby jeszcze lepiej wykorzystać grupowanie podobnych zadań i chcę ponownie przeanalizować wszystkie swoje zadania w Nozbe. W tym roku zamierzam na poważnie skupić się na esencjalizmie i pracy w skupieniu.

Dobre pytanie! Niestety, nie potrafię na nie odpowiedzieć. Nieustannie optymalizuję swój system pracy i produktywności. Przykładowo, ostatnio stworzyłem sobie w Nozbe nowy sposób dodawania terminów realizacji do projektów za pośrednictwem zadań i dodawania kategorii. Kto wie, co przyniesie rok 2018, ale już teraz jestem podekscytowany na myśl o zmianach!