Skrzynka spraw wydaje się prosta i nieskomplikowana. Jednak, mimo że stanowi ona jeden z punktów wyjściowych do stworzenia dobrego systemu GTD, stwarza trudności wielu użytkownikom. Ponieważ jednak leży ona u podstaw metodologii GTD, ważne jest, aby nauczyć się z niej poprawnie korzystać. Aspekt ten jest związany nie tylko z Nozbe - musi być rozpatrywany w szerszej perspektywie.
Najczęstsze problemy związane z używaniem skrzynki spraw i sposoby ich rozwiązania
Zdecydowałam się na napisanie tego posta, ponieważ otrzymuję wiele maili dotyczących skrzynki spraw, szczególnie od nowych użytkowników. Sądzę jednak, że przyda się on wszystkim korzystającym z Nozbe.
Niedawno otrzymałam wiadomość od jednego z naszych klientów skarżącego się, że nasz system mailowy jest nieefektywny, ponieważ trzeba przełączać się pomiędzy wieloma adresami mailowymi i filtrować, które wiadomości mają być przesyłane do Nozbe jako zadania.
Nie mogłam zrozumieć, po co ktokolwiek miałby trzymać wszystkie konta mailowe osobno. Przykładowo, Google posiada funkcję łączenia skrzynek odbiorczych i oznaczania maili według ich pochodzenia, a także możliwość odpowiadania na wiadomości jakbyśmy odpowiadali z oryginalnego adresu mailowego (konfiguracja zajmuje trochę czasu, ale warto to zrobić). Sama z niej korzystam, dzięki czemu moje życie jest o wiele łatwiejsze. Z tego co wiem, funkcja ta znajduje się również w innych systemach poczty e-mail. Po co więc komplikować sobie życie?
Korzystając z takich opcji jak etykiety, czyszczę swoje skrzynki spraw do zera niemal każdego dnia. Gdybym musiała przełączać się pomiędzy wszystkimi kontami pocztowymi (3 związane z pracą, 3 z moją profesją, ale nie pracą i 4 prywatne) na pewno straciłabym głowę, koncentrację i wiele czasu, a przesyłanie zadań do Nozbe stałoby się o wiele trudniejsze.
Za dużo skrzynek spraw? Połącz je!
Większość z nas ma, tak jak Michał, więcej niż jedną skrzynkę spraw. Wiele z nas, jeśli nie wszyscy, ma po kilka adresów mailowych, a do tego konto Evernote, narzędzia do czytania, itp. Każdego dnia gromadzimy w nich przeróżne rzeczy.
W odróżnieniu od tych skrzynek, Nozbe powinno być przeznaczone dla zadań wykonywalnych. Pozostałe skrzynki spraw powinny pełnić rolę miejsca do przechowywania różnych rzeczy.
Przekierowywanie do Nozbe każdego maila, dokumentu, artykułu lub czegokolwiek innego ma sens pod warunkiem, że nie mamy zbyt wielu spraw i nie przeszkadza nam przeglądanie setek wiadomości śmieciowych, by dotrzeć do tych, które są naprawdę ważne. Czy nie lepiej jednak byłoby wszystko zoptymalizować - ograniczyć się do 3-4 skrzynek i używać skrzynki spraw w Nozbe do gromadzenia wyłącznie zadań do zrealizowania?
Jak zarządzać skrzynką mailową i fizyczną:
- Wszystkie maile dotyczące spraw do załatwienia, które przychodzą do Twojej priorytetowej skrzynki odbiorczej - prześlij je do Nozbe - zostaną automatycznie przekształcone w zadania.
- Wszystkie wiadomości śmieciowe - usuń je.
- Maile, które muszą zostać przesłane do kogoś - po prostu prześlij je dalej.
- Pozostałe maile - zarchiwuzuj je - będziesz mieć do nich dostęp później.
- Dokumenty papierowe ze skrzynki fizycznej - zdecyduj, co chcesz z nimi zrobić (zeskanować, zniszczyć, dołączyć do zadań…).
Będąc w Skrzynce spraw Nozbe - przejrzyj każde zadanie, jedno po drugim - przenieś je do odpowiednich projektów lub zastosuj zasadę 2 minut i wykonaj najłatwiejsze zadania od razu.
W Nozbe wierzymy, że im większa liczba skrzynek spraw, tym większe prawdopodobieństwo pogubienia się. Im więcej czasu będziesz tracić na przełączanie się pomiędzy kontami i szukanie maili, tym mniej Ci go zostanie na zajęcie się tym, co naprawdę musi zostać zrobione.
Nie udostępniaj swojej skrzynki spraw
W mailach od użytkowników regularnie przewija się również inne pytanie: „kiedyś Nozbe oferowało funkcję udostępniania skrzynki spraw. Dlaczego została ona usunięta?”.
Odpowiedź jest prosta. Była to eksperymentalna funkcja i krótko po wdrożeniu jej otrzymaliśmy wiele maili od klientów skarżących się, że powoduje ona wiele problemów. Osobiście uważam, że nie powinno się udostępniać swej skrzynki spraw w Nozbe, jeśli nie udostępnia się na co dzień swoich maili. Twoja skrzynka spraw należy wyłącznie do Ciebie :-)
Jeśli chcesz udostępnić komuś zadanie z Twojej skrzynki spraw w Nozbe, po prostu przenieś je do odpowiedniego, „współdzielonego” projektu.
Nawet jeśli masz do wykonania serię jednorazowych czynności, wciąż prowadzą one do czegoś większego - np. upiększenia mieszkania. Dlaczego zatem nie stworzyć w Nozbe projektu o nazwie „sprawy domowe” lub podobnej? Udostępnianie skrzynki spraw innym osobom może wprowadzić wiele zamieszania, szczególnie jeśli zaczną dorzucać do niej swoje własne sprawy. Szybko powstanie z tego wypełnione chaosem miejsce, którego nie będziesz mógł uporządkować bez pomocy innych osób. A to na pewno nie wpłynie dobrze na Twoją produktywność, prawda?
Co dalej?
Uczyń swoje życie łatwiejszym. Nie skacz pomiędzy kontami, jeśli można tego uniknąć. Nie udostępniaj tego, co jest prywatne - Nozbe Ci to gwarantuje. Uwierz w to, że będziesz mieć jaśniejszy obraz tego, co musisz zrobić i nie będziesz rozpraszać się sprawami, które bezpośrednio nie wymagają Twojej uwagi. Wszystko to pozwoli Ci osiągnąć większą produktywność i łatwiej osiągać zaplanowane cele.
Obejrzyj nasz kurs!
Skrzynka spraw omawiana jest w pierwszej lekcji naszego kursu „10 Kroków do Maksymalnej Produktywności”. Zachęcam Cię do obejrzenia jej, a także pozostałych filmików z kursu: