Jak Fundacja Białystok Biega organizuje wydarzenia sportowe w Nozbe

Fundacja Białystok Biega jest lokalną inicjatywą, skupiającą się na organizacji biegów na terenie Białegostoku i Podlasia. Od 2011 r. w ich wydarzeniach wzięło udział już ponad 60 tys. uczestników. Zobacz, w jaki sposób wykorzystują Nozbe do organizacji imprez masowych.

Jak zorganizować pracę w zespole hybrydowym

Fundację Białystok Biega tworzy grupa 10 pasjonatów, dzięki którym Białystok i całe Podlasie mogą cieszyć się profesjonalnymi wydarzeniami biegowymi. Rocznie są oni odpowiedzialni za przygotowanie i realizację 8 imprez sportowych dla dzieci i dorosłych.

Ich zespół można określić mianem hybrydowego: część osób pracuje na co dzień w biurze fundacji, jedna z nich pracuje w pełni zdalnie, natomiast pozostali członkowie zespołu zajmują się organizacją wydarzeń sportowych poza godzinami swojej właściwej pracy. Jak przyznaje szef fundacji, Grzegorz Kuczyński, koordynacja działań w takim rozproszonym zespole może stanowić wyzwanie organizacyjne.

Poszukiwania rozwiązań do komunikacji w NGO i odnalezienie Nozbe

Początkowo, aby móc prowadzić ustalenia na temat przyszłych wydarzeń sportowych, zespół decydował się na spotkania ze wszystkimi członkami fundacji poza godzinami pracy. Rozwiązanie to było jednak czasochłonne - spotkania potrafiły trwać po kilka godzin, a niektóre kwestie wymagające omówienia nie dotyczyły części jej uczestników.

Zespół zaczął wówczas szukać rozwiązania, które pomogłoby im usprawnić komunikację. Po wypróbowaniu kilku aplikacji (m.in. Messengera, Trello i Slacka) zdecydowali się wypróbować Nozbe. Niespełna dwa tygodnie od założenia konta zakupili plan Premium i zaczęli działać.

Grzegorz Kuczyński przyznaje, że Nozbe okazało się narzędziem, które cały zespół opanował najszybciej. Niektóre z innych aplikacji, które testowali, wymagały nawet kilku tygodni nauki. W Nozbe, przejście od momentu założenia kont do swobodnej pracy zajęło im tylko dwa dni!

Początki tworzenia projektów w aplikacji

Początkowo zespół zdecydował się na ustalenie prostej hierarchii projektów.

Każdy bieg stanowił osobny projekt, zaś poszczególne etapy jego organizacji stanowiły sekcje. W sekcjach znajdowały się odpowiednie zadania, a praca nad nimi - czyli ustalenia, przygotowywanie odpowiednich materiałów, zmiany - toczyła się w komentarzach. Przy pomocy tagów zaczęli łączyć podobne do siebie zadania z różnych projektów.

Struktura projektów fundacji w aplikacji Nozbe

Członkowie fundacji szybko zauważyli, jak praca w zadaniach i projektach usprawniła ich komunikację. Potrzeba organizowania spotkań została znacznie zminimalizowana, gdyż nawet osoby pracujące w fundacji “z doskoku” miały możliwość przeglądania działań zespołu i wypowiadania się na temat zadań w wolnych chwilach.

Co więcej, osoby, które nie były odpowiedzialne za poszczególne biegi nie musiały dokładnie śledzić związanych z nimi projektów. Gdy zaistniała taka potrzeba, mogły wejść do wybranego projektu i zapoznać się z nim dzięki domyślnie otwartym projektom.

Praca szła bardzo sprawnie. Na tyle sprawnie, że… projekty rozrosły się do sporych rozmiarów. Kolejne elementy biegów wymagały dodatkowych sekcji i kolejnych zadań. Projekty zaczęły nieco przytłaczać członków fundacji. Niektóre osoby odpowiedzialne za wybrane sekcje otrzymywały w widoku “Aktywność” dziesiątki informacji o zmianach w zadaniach, które tak naprawdę ich nie dotyczyły.

Wówczas Grzegorz zdecydował się na kontakt z CEO Nozbe, Michałem Śliwińskim. Zwrócił się do nas z pytaniem, jak można ulepszyć organizację projektów, aby usprawniała ich pracę.

Do biegu, gotowi… grupy!

Naturalnie, Nozbe jest przygotowane na takie sytuacje! Kiedy projekt zaczyna się rozrastać, najlepiej jest podzielić go na kilka osobnych projektów.

Każdy z elementów biegu otrzymał więc osobny projekt. Strefa startu, strefa mety, etapy trasy, sponsorzy, gadżety, catering… wszystkie z nich otrzymały własne projekty, które zostały połączone jedną grupą projektów.

Struktura projektów i grup projektów fundacji w aplikacji Nozbe

Teraz poszczególne etapy-projekty można było podzielić na sekcje. Jest ich mniej, ale znacznie zwiększają przejrzystość każdego projektu.

Każda z grup zawiera też jeden projekt ogólny, w którym znajdują się początkowe i najważniejsze ustalenia dotyczące biegu. Od tego projektu zespół rozpoczyna też prace nad kolejnymi imprezami - to tu rodzi się idea, która jest następnie przekształcana w rozbudowany plan organizacyjny.

Wprowadzenie takiego rozwiązania dało niesamowite efekty:

1️⃣ osoby odpowiedzialne za poszczególne etapy nie były już więcej “zmuszone” do obserwowania wszystkich innych etapów,

2️⃣ znacząco zmniejszyła się liczba powiadomień w widoku “Aktywność”,

3️⃣ projekty stały się o wiele bardziej przejrzyste, dzięki czemu odnalezienie odpowiednich zadań stało się prostsze,

4️⃣ członkowie zespołu zauważyli, że dzięki wdrożeniu Nozbe wysyłają do siebie o wiele mniej maili!

Nowe możliwości

Podczas rozmowy z Grzegorzem, Michał zaproponował jeszcze kilka trików i rozwiązań, które usprawnią pracę zespołu.

Szablony projektów, aby oszczędzić czas

Niedawno wprowadzona funkcja szablonów w Nozbe pozwoli usprawnić pracę zespołu na przyszłość.

Organizacja większości wydarzeń biegowych wymaga rozpisania pewnych wspólnych elementów, które powtarzają się w praktycznie każdym z nich - stworzenie strony internetowej, otwarcie zapisów, zamówienie medali…

Dzięki tej nowej funkcji, zespół może przygotować szablony poszczególnych etapów imprezy, zapełniając je powtarzającymi się z biegu na bieg zadaniami. Następnie, gdy przyjdzie pora pracy nad kolejnym wydarzeniem, można utworzyć projekty na podstawie tych szablonów, ułatwiając sobie pracę.

Jak szybciej realizować projekty w fundacji

Co więcej, szablony mogą posłużyć im za bazę wiedzy. W komentarzach do zadań mogą umieszczać linki do ukończonych zadań z przeszłych projektów, w których opisane zostały procesy ich pracy.

Przykładowo, jeżeli współpraca z nowym producentem medali w biegu z ubiegłego roku była nadzwyczaj owocna, to w szablonie wkleją link do zadania związanego z zamówieniem tych medali, aby w przyszłości szybko odnaleźć sprawdzonego kontrahenta.

Obserwowanie pojedynczych zadań

Zdarza się, że w projekcie, którego nie chcesz śledzić, znajduje się interesujące cię zadanie. Przykładowo, w projekcie dotyczącym zamawiania gadżetów dla uczestników biegu znajduje się zadanie “Faktury”, które chciałaby na bieżąco śledzić osoba odpowiedzialna za księgowość.

Dana osoba nie musi śledzić całego projektu, aby otrzymywać informacje o nowych komentarzach w danym zadaniu. Może użyć funkcji obserwowania pojedynczego zadania.

W tym celu należy otworzyć dane zadanie, a następnie nacisnąć “…” w prawym górnym rogu okna szczegółów zadania i wybrać “Obserwuj”.

Jak szybciej realizować projekty w fundacji

Od tego momentu, nowe zmiany w tym zadaniu będą pojawiały się w twoim widoku “Aktywność”.

Co więcej, gdy ktoś wspomni cię za pomocą @wzmianki w zadaniu z nieobserwowanego przez ciebie projektu, to również zaczniesz automatycznie obserowować dane zadanie.

Przypomnienia

Grzegorz zauważył, że czasami, po kilku dniach od oddelegowania zadania, chciałby sprawdzić, jak idą nad nim prace. Nie chce jednak śledzić tego zadania dokładnie ani trzymać go w swoich Priorytetach. Michał zaproponował mu skorzystanie z funkcji Przypomnień.

W dowolnym zadaniu każdy użytkownik może ustawić sobie przypomnienie (np. na za tydzień), dzięki czemu dane zadanie pojawi się w jego Przychodzących w określonym dniu.

Jak szybciej realizować projekty w fundacji

Przypomnienia można ustawiać w zadaniach, które zostały oddelegowane tobie, ale też innym osobom. Co więcej, przypomnienie jest funkcją całkowicie prywatną - tylko ty widzisz ustawione przez siebie przypomnienia w zadaniu.

Podsumowanie

Zmiana sposobu organizacji pracy zawsze jest wyzwaniem. Nieważne, czy twoja organizacja pozarządowa jest mała czy duża - usprawnianie procesów może wymagać wielu prób i błędów.

Oto historia, którą podzieliły się z nami osoby z Fundacji:

“Mamy kilka wewnętrznych grup roboczych. Wszyscy korzystali z Nozbe, ale część osób (nazwijmy ich grupą A) robiła w aplikacji wszystko od A do Z, czyli ustalała wszystko w komentarzach aż do osiągnięcia celu - czyli ostatecznego uzgodnienia tematu. Pozostałe osoby (grupa B i C) również korzystały z Nozbe, wrzucając tam zadania i projekty. Widziałem jednak, że nie robią tam ostatecznych ustaleń, czyli traktowali narzędzie jako “notatnik”, w którym się zapisuje tematy do omówienia, ale nie dopinali szczegółów. Przed ważnym biegiem zrobiliśmy spotkanie - jest konieczne, to prawda. Byli wszyscy. Zaczęliśmy podsumowywać rzeczy związane z nadchodzącym wydarzeniem. W grupach B i C omówienie każdego z zadań zajęło nam po 1h do 1,5h nawet. Czyli w sumie 3h rozmów. Przeszliśmy do grupy A… i podsumowanie trwało 20 minut! Miny pozostałych były bezcenne. Oczywiście wyjaśniliśmy, skąd taka różnica, że właściwie na własne życzenie to sami sobie robią. To było bardzo pouczające i pokazało, jak można, a jak nie należy."

Fundacji Białystok Biega udało się wykonać ten pierwszy i najważniejszy krok - zacząć. Nozbe pomogło im zredukować liczbę spotkań, wysyłanych maili, a także zmniejszyć czas potrzebny na odszukiwanie ustaleń czy opracowywanie etapów.

A według was, jaka funkcja Nozbe usprawniła pracę waszego zespołu w największym stopniu? A może mieliście doświadczenie z organizacją wydarzeń sportowych? Dajcie znać!

Ola
Pracuje w dziale obsługi klienta Nozbe. Dba także o to, aby UX i UI Nozbe były bez zarzutu, szczególnie pod względem językowym. Zajmuje się społecznością Nozbe w social mediach i służy pomocą klientom w jęz. polskim, angielskim, rosyjskim i ukraińskim. Miłośniczka trzeciofalowej kawy, freesbe, majsterkowania oraz dobrej książki.