Zdarza się, że osoby, z którymi rozmawiam, zupełnie inaczej niż ja rozumieją pojęcie produktywności. Kojarzy im się ono z fabrykami i korporacjami, w których pracuje się dużo, ciężko, długo i w trudnych warunkach. Kojarzy się z pracą na akord, ciągłym podwyższaniem norm, harowaniem po godzinach, zabieraniem pracy do domu, tylko po to, by osiągnąć lepsze wyniki.
A przecież produktywność to moja pasja, moja “branża”, dziedzina, w której wiedzę poszerzam codziennie od ponad dekady. Z zapałem uczę jej też użytkowników Nozbe i wszystkich innych, którzy decydują się korzystać z przygotowywanych przeze mnie materiałów.
Wyjaśnijmy więc sobie, czym, moim zdaniem, jest prawdziwa produktywność.
Po pierwsze – podejście
Produktywność, jaką promuję, to styl życia i pracy, który sprawia, że człowiek jest lepiej zorganizowany a przez to szczęśliwszy i spokojniejszy. Nie bardziej zajęty, zmęczony, bogatszy czy zestresowany.
Wręcz przeciwnie!
Po drugie – prostota
Produktywność to optymalizowanie, automatyzowanie i upraszczanie wszystkich możliwych procesów i systemów.
Dużą rolę odgrywa unikanie hierarchizowania i budowania złożonych struktur. Działanie w prostym systemie – bez pod- oraz pod-podprojektów, priorytetów hiper ważnych, priorytetów bardzo ważnych oraz średnio ważnych.
Więcej prostych projektów to większa przejrzystość.
Stosowanie metody małych kroków, rozbijanie skomplikowanych zadań na szereg prostszych i przyjemniejszych do wykonania również są bardzo istotne.
(Więcej o produktywnej prostocie dowiesz się z 2. i 3. lekcji kursu „10 Kroków do Maksymalnej Produktywności”).
Po trzecie - powtarzanie
Powtarzanie i budowanie nawyków, działań rutynowych to także elementy „mojej” produktywności.
I nie, nie zgodzę się, że działania rutynowe to zabójcy kreatywności. To właśnie dzięki rutynie nie muszę w wielu sytuacjach podejmować trudnych decyzji, na które w innym razie poświęciłbym mnóstwo energii i czasu. Pozostają mi jedynie decyzje w kwestiach „kreatywnych”.
Dzięki wykształceniu prostych zwyczajów i powtarzalnych procedur oszczędzam cenny czas, który mogę wykorzystać na realizowanie kluczowych zadań.
Po czwarte - planowanie i elastyczność
Osoby naprawdę produktywne wiedzą, że konkretne planowanie to klucz do osiągania celów. Bez dobrze rozpisanego planu z rozsądnymi terminami i adekwatnym podziałem zadań w zespole nie będzie efektów.
Następnie taki plan trzeba podzielić na proste i wykonalne kroki i pilnować, by wszystko szło wedle opracowanych punktów. Dobrze także znaleźć czas na rewizję planu, gdy widać, że jednak nie był odpowiednio dostosowany do realiów. Zmiany i modyfikacje to nic złego!
Po piąte - dobra organizacja i spokój
Realizacja zaplanowanych celów wymaga dobrej organizacji. Najłatwiej ją osiągnąć, korzystając z zaufanego i dostosowanego do specyfiki twojej pracy systemu produktywności. Może być nim narzędzie takie jak Nozbe, dla innych z kolei - kalendarz lub rozpiski na tablicy w biurze.
Chodzi o to, aby odciążać umysł, wiedzieć, że wszystko jest zaplanowane, zapisane w bezpiecznym miejscu i dostępne w każdej chwili. Dużo łatwiej skupić się na wykonywaniu ważnych zadań, mając poczucie, że wszystko jest pod kontrolą, nie ma możliwości, aby jakaś data lub szczegół umknęły, powodując stres i zamieszanie (Więcej informacji o „oczyszczaniu umysłu” znajdziesz w 1 lekcji kursu).
Po szóste - współpraca
Nie możesz wszystkiego robić lepiej niż inni. Nie zawsze jesteś najodpowiedniejszą osobą do wykonania danego zadania. Aby odnieść sukces, musisz zaakceptować fakt, że ktoś inny wykona zadanie równie dobrze i pomoże ci w osiągnięciu waszych wspólnych celów.
Jeśli uważasz, że wyjaśnianie innym osobom tego, co jest do zrobienia to strata czasu, przemyśl to, proszę, jeszcze raz. To nic innego jak inwestycja! Gdy zrozumieją oczekiwania, na pewno świetnie je zrealizują. Daj się zaskoczyć i poczuj ulgę :-) (Więcej o tym w 5. rozdziale książki „10 kroków do maksymalnej produktywności”.
Po siódme - efekty i radość
Produktywność to także celebrowanie małych zwycięstw, umiejętność cieszenia się z codziennych sukcesów i bycia wdzięcznym za to, co się ma i co się udało wypracować. To także ciągłe uczenie się i poszukiwanie inspiracji.
Produktywność = efektywne działanie + spokój + spełnienie
Działając wedle moich wskazówek, znacznie obniżysz poziom stresu, zyskasz spokój i opanowanie. Prostota i optymalizacja pracy pozwolą ci realizować zadania szybko i skutecznie. Dzięki temu, oszczędzisz czas, który możesz poświęcić na zajęcia, które sprawiają ci radość, relaksują i rozwijają albo spędzić go w gronie ważnych dla ciebie osób.
I to jest kwintesencja „mojej” produktywności. Możesz spróbować ją osiągnąć, pracując z moją książką “10 kroków do maksymalnej produktywności” :-) Zapraszam!
Autor: Michał, CEO Nozbe
