Jak i po co robić przegląd tygodniowy

W natłoku spraw nietrudno zgubić drogę i stać się reaktywnym zamiast proaktywnym. Twoja praca zaczyna się sprowadzać tylko do gaszenia pożarów. Umykają Ci ważne rzeczy, zaczynasz nawalać, tracisz wiarygodność w oczach klientów, współpracowników i szefa. Jednym z rozwiązań tego problemu jest przegląd tygodniowy!

💡 Skąd wzięła się idea przeglądu tygodniowego

David Allen, twórca metodologii GTD® uważa, że jeśli ktoś nie przeprowadza regularnych przeglądów tygodnia, nie podąża za GTD. Myślę, że nie jeden człowiek sukcesu rozszerzyłby tę opinię: jeśli nie robisz regularnych przeglądów, to nie wykorzystujesz w pełni swojego potencjału ani co gorsza - czasu.

Każdy, nawet najlepszy system produktywności potrzebuje przeglądów. Projekty wymagają posprzątania. Priorytety - zaplanowania, a cele - zrewidowania. Jeśli tylko dodajesz nowe zadania i deadline’y, ale nie analizujesz tego, jak poszła Ci praca z poprzednimi, nie posuwasz się do przodu. Jeśli tylko “wrzucasz” do swojego systemu do organizacji pracy kolejne spotkania i projekty, ale nie poświęcasz czasu na planowanie, mądre rozmieszczenia działań w czasie, system będzie jak olbrzym na glinianych nogach, który w końcu runie.

Bez regularnych przeglądów:

  • utracisz koncentrację na swoich celach,
  • pomylisz priorytety,
  • będziesz zapominać o przetwarzaniu notatek ze spotkań,
  • nie będziesz umieszczać przypisanych Ci spraw na liście zadań,
  • nie dasz rady przygotowywać się na spotkania.

🕵️ Przegląd tygodnia - jaki ma cel?

Celem przeglądu jest utrzymanie uporządkowanego, przejrzystego, aktualnego i kompletnego systemu do organizacji czasu i pracy, na którym możesz polegać.

Cotygodniowy przegląd pomaga uporządkować pracę, ukierunkować działania i zwiększyć produktywność.

W przeglądzie nie chodzi jednak o to, by móc wcisnąć w terminarz jeszcze więcej pozycji, ale o to, aby dowiedzieć się, co działa, a co nie, i jak możesz pracować lepiej!

Według definicji przegląd to także okazja do tego, by dopasować działania do obranych wcześniej celów i upewnić się, że praca, którą wykonujesz na co dzień, pomaga je osiągnąć… Jeśli nie - cele należy zweryfikować.

⏰ Kiedy i jak długo wykonywać przegląd tygodnia?

Myślę raz w tygodniu, kiedy robię cotygodniowy przegląd. A potem po prostu działam, wiedząc, że za tydzień będę miał szansę znów pomyśleć.
— David Allen

Myśleć najlepiej w piątek, w weekend (jeśli masz na to przestrzeń i chcesz poświęcić swój wolny czas). Leo Babauta robi swój przegląd w poniedziałek rano - to też jest jakaś myśl, choć wykonanie podsumowania w piątek, daje Ci wolny weekend i sprecyzowany plan działania na poniedziałek.

Przegląd tygodnia, zaskakujące 😅, warto wykonywać co tydzień. Dłuższe przerwy w sprzątaniu swojego systemy i planowaniu mogą szybko doprowadzić do przejścia w tryb gaszenia pożarów zamiast zorganizowanej, bezstresowej pracy. Cotygodniowe podsumowania dają ponadto możliwość szybkiej rewizji planu lub strategii, jeżeli coś widocznie nie gra.

Twój pierwszy, lub pierwszy po dłuższej przerwie przegląd może trwać długo - do kilku godzin, ale w miarę regularnych przeglądów będzie szło coraz szybciej, będziesz mieć coraz mniej rzeczy do sprzątania.

Uwaga: regularnie weekly review pomagają też w rzetelnym przygotowaniu przeglądu kwartalnego i zaplanowaniu realnych celów na kolejne miesiące.

✔️ Przebieg przeglądu tygodnia

Mimo, że formuła przeglądu tygodnia pochodzi z metodologii Getting Things Done®, każdy może wykonywać go po swojemu. Chodzi o dostosowanie podsumowań do specyfiki pracy oraz Twoich założeń i charakteru.

Tu, w artykule nt. Piąteczków w Nozbe znajdziesz najprostszy przepis na przegląd.

W swojej książki Nie Ma Biura Michał, CEO Nozbe, poświęcił jeden z rozdziałów na wyjaśnienie swojego sposobu na przegląd tygodniowy.

W 42. odcinku podcastu Nie Ma Biura także szczegółowo omawiamy kolejne kroki i zalety weekly review.

Przegląd tygodnia wg Davida Allena ma 3 główne etapy: sprzątanie, bycie na bieżąco i planowanie/kreatywne działanie.

1. 🧹Oczyść

Ogarnij dokumenty i papiery

Zbierz wszystkie nagromadzone wizytówki, paragony i wszelkie dokumenty. Posprzątaj swoje biuro.

Wyzeruj

Przejrzyj wszystkie zapiski, dziennik i notatki ze spotkań, pocztę głosową, notatki głosowe, kalendarz i e-maile.

Oczyść umysł

Zapisz wszystkie pomysły, sprawy zaprzątające Ci myśli, utwórz (w aplikacji do projektów lub innym odpowiednim miejscu) nowe projekty, działania, które musisz lub chcesz podjąć.

2. 💪 Bądź na bieżąco

Przejrzyj swoje cele długo- i krótkoterminowe

…aby odpowiednio się nastroić i pamiętać, co jest najważniejsze.

Jeśli używasz Nozbe, naszej aplikacji do pracy projektowej i komunikacji:

  • oczyść widok Przychodzące,
  • przejrzyj i uaktualnij listę Priorytetów.

Przejrzyj kalendarz z minionego tygodnia

Przejrzyj szczegółowo pozycje w kalendarzu i zobacz, co jeszcze pozostało do wykonania i ewentualnie przenieś je do swojego systemu do zadań.

Przejrzyj nadchodzące pozycje w kalendarzu

Przejrzyj nadchodzące wydarzenia w kalendarzu — długoterminowe i krótkoterminowe.

Przejrzyj swoje projekty

Zobacz, co udało Ci się zrobić, jakie pojawiły się przeszkody, co okazało się ułatwieniem.

Następnie: przejrzyj status swoich projektów i upewnij się, że w każdym z tych „aktywnych” jest co najmniej 1 zadanie do wykonania, które posunie projekt do przodu.

W Nozbe - przejrzyj Widok Aktywność

✨ Bądź kreatywna

Przejrzyj listę kiedyś/może

Przejrzyj i zadecyduj, co zrobić ze sprawami zaklasyfikowanymi jako „kiedyś/może”: albo przenieś je do odpowiedniego projektu albo usuń te, które nie są już interesujące.

Bądź kreatywna i odważna

Popuść wodze fantazji, planuj, spisz pomysły i usprawnienia, które możesz dodać do swojego systemu.

👩‍ Jak to wygląda u mnie - wersja superszybka

W praktyce przegląd tygodnia trwa u mnie krócej, ponieważ ze względu na specyfikę mojej funkcji w firmie oraz niektóre cechy charakteru 😅 oczyszczam listę spraw przychodzących oraz widok Aktywność w Nozbe kilka razu dziennie. Skrzynkę mailową i Slacka także sprawdzam i „zeruję” co kilka godzin.

Przez to, albo dzięki temu w piątek najczęściej przeglądam wszystkie projekty ulubione i obserwowane oraz “moje dokonania” w widoku kalendarza, a także zadania mi przypisane w widoku Zespół > Ja oraz kalendarz na nadchodzące dni. Ustalam też priorytety i najważniejsze cele na zbliżający się tydzień.

Podsumowanie - warto wyrobić sobie nawyk robienia cotygodniowych przeglądów!

Traktuj weekly review jako chwilę dla siebie, ważne spotkanie z samym sobą, dzięki któremu osiągniesz balans i spojrzysz bez emocji na swoje sukcesy i porażki, podtrzymasz motywację i uzyskasz powód do zadowolenia z wykonanej pracy.

Przegląd tygodniowy pomoże także wtedy, gdy pracujesz przy długo trwających projektach i masz poczucie, że Twoje wysiłki nie przynoszą widocznych efektów.

Cotygodniowe podsumowanie może być dobrym narzędziem do zidentyfikowania braków w wiedzy lub zasobach potrzebnych do lepszego wykonania pracy.

Magda
Radośnie (i skutecznie) praktykuje pracę zdalną w Nozbe od 2013 r. Nieustannie poszerza wiedzę nt. tworzenia zdrowych warunków pracy, produktywości oraz współpracy w zespole. W Nozbe zajmuje się content marketingiem i promocją. Współprowadzi podcast 'Nie Ma Biura'. Ekstrawertyczna, neurotyczna wegetarianka i feministka z co najmniej 189 wadami.