Najlepsze aplikacje do pracy dla wirtualnych asystentek

Jako wirtualna asystentka (1), z pewnością chcesz sprawnie zarządzać sobą w czasie oraz komunikować się z klientami i współpracownikami. W końcu w Twojej pracy chodzi o efektywne i punktualne realizowanie zadań zleconych przez klientów, prawda? Aby osiągnąć ten cel, potrzebujesz niezawodnego programu do zarządzania projektami i współpracą!

Twoimi największymi zaletami w pracy jako wirtualna asystentka jest świetna organizacja i umiejętność żonglowania wieloma zadaniami od różnych klientów. Twoim najważniejszym celem jest natomiast to, by zrealizować wszystkie zobowiązania na czas. Możesz to osiągnąć, nie tracąc głowy!

Jak wirtualna asystentka może lepiej organizować pracę

Kluczem do sukcesu jest mieć wszystkie sprawy:

  • w jednym miejscu - w zaufanej aplikacji do zarządzania pracą,
  • uporządkowane w projekty i zadania,
  • połączone w grupy i za pomocą tagów.

Guru produktywności zawsze wiedzą, gdzie umieścić, a potem znaleźć potrzebne im dane.

Jeśli masz projekty poświęcone określonym aspektom Twojej działalności, konkretnym klientom lub zleceniom, będziesz wiedzieć, gdzie zapisać powiązane dokumenty, komentarze, raporty i gdzie szukać świeżo zleconych Ci zadań. Zorganizowanie wszystkiego w jednej przestrzeni pozwala oszczędzać czas i wyeliminować sporo stresu.

A jak to działa praktyce?

W prostej aplikacji do zarządzania pracą utwórz projekt poświęcony “Klientowi ABC” i zaproś go do niego. Dodaj do projektu zadania konieczne do jego realizacji. Może to także zrobić sam klient. W Nozbe każdy może dodać zadanie do projektu - za pomocą maila, bezpośrednio w aplikacji na telefonie, tablecie lub komputerze albo za pomocą widżetu na telefonie itd.

Warto również ustawiać terminy wykonania zadań, aby pilnować punktualności.

Żeby ulepszyć proces planowania i realizacji projektu zachęcamy do ustawiania parametru Potrzebny czas oraz przypomnień.

Podczas pracy nad projektem możesz komunikować się z klientem i współpracownikami w komentarzach do zadań, pisząc do siebie tak, jakbyście to robili na WhatsAppie lub Messengerze. Załączysz tu także pliki, zdjęcia, dokumenty i in.

Jeśli potrzebujesz pilnie uwagi jakiejś osoby, @oznacz ją w komentarzu.

Jak wirtualna asystentka może usprawnić zarządzanie projektami

Projektem może być wszystko, co masz do zrobienia, a zadania to kolejne kroki, które musisz wykonać, aby to zrealizować. Kiedy zajmujesz się projektem, dobrze jest najpierw zwizualizować ostateczny efekt, a następnie szczegółowo zaplanować drogę do niego.

Planując, gromadzisz informacje niezbędne do dokonywania przemyślanych wyborów - wiesz, jakie mogą się pojawić wyzwania i zagrożenia, co pomaga podejmować lepsze decyzje na każdym etapie. Planowanie eliminuje również sporo poczucia niepewności i zapewnia większy spokój.

Pilnowanie czasu ma kluczowe znaczenie przy planowaniu dni lub tygodni. Musisz wiedzieć, ile godzin zajmie ci dane zadanie, aby móc znaleźć na nie odpowiednią lukę w kalendarzu. Podobne podejście odgrywa istotną rolę w rozplanowywaniu pracy całego zespołu.

Istotne jest również priorytetyzowanie zadań z listy. Jeśli nie ustalasz regularnie priorytetów, szybko wchodzisz na ulubioną ścieżkę większości ludzi: będziesz koncentrować się najpierw na zadaniach łatwych, co oczywiście opóźni realizację bardziej skomplikowanych, ale nierzadko kluczowych zadań. Weryfikowanie priorytetów w projekcie pomaga również znaleźć i stawić czoła wyzwaniom, które mogłyby utrudnić punktualną realizację.

Jak wirtualne asystentki mogą zwiększyć produktywność i osiągać więcej w krótszym czasie

Realistycznie planując pracę. Planowanie jest kluczem do maksymalnej produktywności. Codziennie wyznaczaj sobie cele i ustalaj priorytety, aby poświęcić czas na to, co naprawdę ważne. Jeśli dokładnie wiesz, co masz do zrobienia i w jakim czasie chcesz to wykonać, łatwiej skoncentrować się i doprowadzić pracę do końca.

Grupując podobne zadania, aby móc wykonać je w tym samym czasie. Ta technika pomaga Ci unikać ciągłego zmieniania kontekstu i marnowania czasu na skakanie pomiędzy zadaniami.

Uwalniając umysł od wszystkich rzeczy, o których musisz pamiętać, aby móc skupić się na wykonywanym zadaniu… Pełna koncentracja zdecydowanie przyspiesza pracę. Nic dziwnego, że jeśli masz do załatwienia mnóstwo spraw, ciągle przypominają o sobie w Twojej głowie. Nawet jeśli uda ci się pozbyć kilku myśli, zaraz pojawią się inne. Odciąż swój umysł od zapamiętywania wszystkiego – skorzystaj z systemu produktywności, który zrobi to za Ciebie.

Znajdując sposoby na automatyzację często powtarzanych czynności. Możesz przyspieszyć pracę, tworząc szablony projektów lub automatyzacje. Szablony projektów w Nozbe pomagają oszczędzić czas i energię. Możesz je tworzyć dla często powtarzanych procesów, aby uniknąć żmudnego robienia rzeczy, które już raz zostały przygotowane lub spisane. Szablony dają również pewność, że nic ci nie umknie. Nie musisz zapamiętywać wszystkich procedur i polegać tylko na pamięci – system zrobi to za ciebie.

Wykorzystując narzędzia, które mogą pomóc. Narzędzia i techniki, które usprawnią, uporządkują, przyspieszą, zoptymalizują pracę. Np. dziel swoje duże cele na proste zadania i pracuj w blokach czasowych, aby zachować koncentrację. Możesz także robić krótkie przerwy, aby odświeżać umysł i regenerować siły. Korzystaj z aplikacji do zadań, aby mieć całe swoje “biuro, dokumenty i kalendarz” pod ręką.

Skuteczna komunikacja w pracy wirtualnej asystentki

Aby wykonać zlecenia od klienta, potrzebujesz pełnego zestawu informacji. Feedback i wyjaśnienia w trakcie pracy również są na wagę złota. Aby zbudować efektywną komunikację, niezakłócaną chaotycznymi rozmowami telefonicznymi, wiadomościami na czacie i dziesiątkami wątków mailowych, postaw na [komunikację asynchroniczną][asynchroniczną] - przebiegającą w zadaniach.

Ten model komunikacji spisuje się doskonale, ponieważ:

  • Pozwala Tobie i Twojemu zespołowi pracować w blokach niezakłóconej koncentracji.
  • Zapewnia zapis tego, co zostało zlecone, wyjaśnione i udostępnione - w jednym, bezpiecznym miejscu.
  • Daje ludziom szansę na zastanowienie się przed udzieleniem odpowiedzi (spontaniczne odpowiedzi nie zawsze są najlepsze).
  • Umożliwia komunikację z osobami w różnych strefach czasowych.

Czy wirtualne asystentki potrzebują aplikacji do zarządzania projektami i współpracy?

Coraz więcej zapracowanych przedsiębiorców korzysta z usług wirtualnych asystentek, aby zyskać czas na rozwijanie i realizowanie strategii biznesowej. Niestety nadal pokutuje obawa, że zatrudnienie i wdrożenie wirtualnej asystentki może pochłonąć więcej czasu i zasobów, niż by się to miało opłacać. Dlatego każda wirtualna asystentka powinna zagwarantować swoim klientom płynną współpracę, efektywną komunikację i skuteczność w realizacji zadań.

Dlatego właśnie należy wdrażać najlepsze praktyki i procedury oraz stosować najskuteczniejsze systemy do pracy z klientami. Jeśli stosujesz sprawdzone metody i narzędzia do współpracy i zarządzania projektami swoich klientów, zapewnisz sukces zarówno im, jak i swojej firmie.

Programy do zwiększania produktywności i współpracy działają na korzyść obu stron — klientów i wirtualnych asystentek, oferując: projekty i zadania, planowanie, zarządzanie kontaktami, współpraca zespołowa i raportowanie oraz wiele innych funkcji, które ułatwiają zarządzanie i realizację projektów oraz współpracę nad pomysłami.

Najlepszy program do zarządzania projektami i zadaniami oraz do współpracy dla wirtualnych asystentek?

Nozbe to strzał w dziesiątkę! To najlepsze, proste w użyciu narzędzie do zarządzania projektami. Umożliwia tobie i twoim klientom zapisywanie i dostęp do wszystkich plików, zadań, terminów i dyskusji w ramach odpowiedniego projektu. Warto go używać do wszelkiego typu działań: od bieżących, otwartych projektów (np. marketing, księgowość itp.) do jednorazowych projektów celowych z ustaloną datą realizacji (np. organizacja wydarzenia, wypuszczenie produktu na rynek, utworzenie strony internetowej i in.). Większość wirtualnych asystentek szybko opanowuje aplikację i używa jej ze wszystkimi swoimi klientami a także do organizacji życia osobistego.

(1) - dla łatwości czytania używamy formy wirtualna asystentka, ale myślimy zawsze: “wirtualna asystentka i wirtualny asystent” 😁

Magda
Radośnie (i skutecznie) praktykuje pracę zdalną w Nozbe od 2013 r. Nieustannie poszerza wiedzę nt. tworzenia zdrowych warunków pracy, produktywości oraz współpracy w zespole. W Nozbe zajmuje się content marketingiem i promocją. Współprowadzi podcast 'Nie Ma Biura'. Ekstrawertyczna, neurotyczna wegetarianka i feministka z co najmniej 189 wadami.