Taką oto wiadomość otrzymaliśmy od jednego z użytkowników naszej aplikacji:
Cześć! Od kiedy zacząłem używać Nozbe, moja produktywność znacząco wzrosła. Do tego stopnia, że wydaje mi się, że moja praca nie ma końca. Zacząłem nawet robić rzeczy, które wcześniej pomijałem, a ukończywszy jedno zadanie, zaraz wynajduję sobie kolejne. I tak w kółko. Z przyjemnością poznam wasze wskazówki (może opiszecie je na blogu?), jak zachować równowagę między pracą a życiem prywatnym, gdy ma się w rękach tak potężne system produktywności jak Nozbe :-).
Poniżej przedstawiamy więc 10 sposobów na to, jak uporać się z niekończącą się listą rzeczy do zrobienia. Skorzystaj z naszych wskazówek i ciesz się większą ilością wolnego czasu.
1. Praktykuj esencjalizm
Posłuchaj rady Grega McKeowna i skup się na tym, co najważniejsze: „Esencjalizm nie polega na tym, żeby robić więcej w krótszym czasie. W esencjalizmie chodzi o to, żeby robić tylko to, co jest dla nas ważne. To nie jest kolejna strategia zarządzania czasem, czy technika zwiększania produktywności. Esencjalizm to usystematyzowana dyscyplina podążania za tym, co ważne w życiu i skuteczne eliminowanie tego, co ważne nie jest. W ten sposób możemy skupić się na rzeczach, które naprawdę coś dla nas znaczą”. Nie trać zatem czasu na zadania i projekty, które są nieistotne.
Postaraj się wybrać najważniejsze cele, które chcesz osiągnąć w życiu zawodowym i osobistym. Jeśli nie możesz wybrać po jednym celu dla każdego z tych obszarów, wybierz dwa lub trzy. Wyznaczenie ich pomoże Ci zrezygnować z części projektów, w które się angażujesz. Porzuć te, które nie przybliżają Cię do Twoich celów i nie są powiązane z żadnym z nich. Po prostu wykreśl je ze swojej listy!
2. Uporządkuj listę zadań
Przejrzyj swoją listę zadań i przy każdym zadaj sobie pytanie: „Czy naprawdę muszę to zrobić?”, „Co się stanie, jeśli tego nie zrobię?”. To pomoże Ci zidentyfikować sprawy o najniższym priorytecie, których najpewniej i tak nigdy nie zrealizujesz.
3. Zawsze doprowadzaj sprawy do końca
Zaczynanie, przetwarzanie, przerwa, dekoncentracja, wybicie z rytmu, zaczynanie wszystkiego od początku, ponowne zbieranie potrzebnych informacji i materiałów i próby skupienia – brzmi znajomo? Przenoszenie zasobów poznawczych lub uwagi na całkowicie inny temat, a potem powracanie do poprzedniego zadania jest całkowicie nieproduktywne.
Aby uniknąć rozpraszania uwagi, podziel duże zadania na mniejsze i postaraj się kończyć to, co zacząłeś. Dzięki temu praca częściej będzie dla Ciebie źródłem satysfakcji :-)
4. Komunikuj się skutecznie
Pamiętaj, aby komunikować swoje potrzeby i myśli zwięźle acz wyczerpująco. Jeśli podasz wszystkie potrzebne informacje w pierwszej wiadomości, możesz spodziewać się krótkiej odpowiedzi w rodzaju: „Ok, dzięki!”. Jeśli coś pominiesz, lub nie będzie Ci się chciało wyjaśniać jakiejś kwestii, współpracownik pogubi się i zacznie zdawać pytania. Wasza wymiana maili nie będzie miała końca…
Formułuj swoje komunikaty w taki sposób, aby nie pozostawiały żadnych wątpliwości i pytań.
5. Zaplanuj swój dzień
Planowanie jest niezwykle ważne! Tak, tak, wszyscy o tym wiedzą, ale na co dzień i tak o nim zapominają, hm? :-> Staraj się planować swój dzień każdego ranka lub poprzedniego wieczora. Zrób listę wszystkich rzeczy, które musisz zrobić – wybierz spośród nich kilka zadań, których wykonanie sprawi, że zaliczysz ten dzień do udanych i które przybliżą Cię do osiągnięcia głównych celów. Chodzi o systematyczne popychanie swoich projektów do przodu!
Planując swój harmonogram, nie zapomnij uwzględnić czasu dla rodziny i przyjaciół oraz na zdarzenia nieplanowane, sprawy bieżące, czynności związane z zarządzaniem projektami i inne uroki życia codziennego, które wykonywać muszą nawet najwięksi esencjaliści. :-)
W ten sposób dotarliśmy do kolejnego punktu…
6. Planuj pesymistycznie
Zacznij od zaplanowania wszystkiego, co można zaplanować – dodaj daty i ustal priorytety dla zadań. Nie twórz jednak zbyt napiętego harmonogramu. Pozwoli Ci to uniknąć niepotrzebnego stresu i rozczarowania. Dobrym pomysłem jest zapewnienie sobie “marginesu” – możesz na przykład przyjąć 25% zapasu dla każdego zadania z Twojego harmonogramu. Nie martw się – nie tylko Ty tak masz - mało kto potrafi trafnie oszacować czas pracy.
7. Grupuj zadania przy użyciu kategorii/tagów
Planując i tworząc harmonogramy, zwróć również uwagę na to, czy da się połączyć ze sobą niektóre zadania. Praca pójdzie Ci dużo łatwiej, jeśli zaplanujesz bloki czasowe na zadania wymagające użycia podobnych zasobów lub narzędzi. W ten sposób ograniczysz rozpraszacze i zmaksymalizujesz swoją wydajność. Jeśli korzystasz z Nozbe, użyj kategorii, aby pogrupować podobne zadania. Jeśli używasz Nozbe Teams, używaj tagów.
8. Ustal swoje zasady
Jak mówi David Allen: „Musisz odnaleźć swoją równowagę między pracą a życiem, prawdopodobnie z pomocą innych. Najważniejsze jednak to zignorować powinności – te, które narzucają Ci inni lub narzucasz sobie sam pod wpływem innych osób. Musisz polegać na własnej intuicji”.
Ustalenie własnych reguł pozwoli Ci czuć się bezpieczniej i pewniej. Prędzej czy później osoby, z którymi pracujesz, poznają Twoje „standardy” i zaczną ich przestrzegać.
Przykłady: „Ona zawsze wykonuje najważniejsze zadania około 10:00 – lepiej jej wtedy nie przeszkadzać”, „On codziennie odbiera dzieci ze szkoły o 16:30, więc wychodzi z biura punktualnie o 16:00. Delegowanie na niego pilnego zadania o 15:45 nie ma większego sensu”, itp.
9. Stwórz swoją rutynę na koniec pracy
Staraj się zawsze kończyć pracę o tej samej porze i zadbaj o to, by Twoi współpracownicy i klienci o tym wiedzieli. Zrób też wszystko, aby zostawić pracę w pracy. Zanim skończysz, zrób listę wszystkich zaległych zadań i spraw, które zaprzątają Ci głowę, aby nie myśleć o nich w wolnym czasie. Jak część “rytuału końcowego” ;-p możesz też podlać biurowe kwiatki, posprzątać swoje biurko lub zapisać w dzienniku (jeśli takowy prowadzisz) swoje osiągnięcia / komentarze / pomysły. Następnie po prostu wyłącz komputer i opuść biuro.
Jeśli musisz zabrać pracę do domu, postaraj się ograniczyć ją do wyznaczonego obszaru w domu tak, aby po jej zakończeniu móc dosłownie zostawić ją za drzwiami.
10. Mów „nie”
…dyplomatycznie i uprzejmie, ale nadal: „nie”. Jeśli udzielenie odpowiedzi twierdzącej spowoduje opóźnienie realizacji Twojego planu, powiedz o tym osobie, która poprosiła Cię o zrobienie czegoś i grzecznie jej odmów. Bądź asertywny, nawet jeśli ta osoba to Twój szef lub klient… wtedy jednak sformułuj odpowiedź nieco inaczej, np.: „z uwagi na bieżące zobowiązania, będzie mi ciężko to zrobić, więc spróbujmy znaleźć jakieś inne rozwiązanie”.
David Allen ma na to bardzo praktyczną wskazówkę: „Jeśli zdarza Ci się odpowiadać na wszystko „tak”, gdy ktoś Cię o coś prosi, wstrzymaj się przez chwilę. Nie odpowiadaj od razu. Powiedz, że dasz znać za chwilę, a potem wykorzystaj ten czas, aby przemyśleć swoją odpowiedź. Jeśli chcesz odpowiedzieć „tak”, zrób to. Jeśli jednak chcesz powiedzieć „nie”, powiedz „nie” i się tego trzymaj. Nie usprawiedliwiaj się, ale też nie bądź niemiły ani złośliwy”.
P.S. Nie zachowuj się jak męczennik.
Przestań zachowywać się tak, jakbyś był jedyną osobą od wszystkiego. Niektórzy ludzie zachowują się w ten sposób, aby poczuć się ważnymi i zapracowanymi. W rzeczywistości jednak jest to irytujące dla ich współpracowników lub bliskich. Takie zachowanie często wynika z faktu, iż ludzie ci poszukują po prostu uznania.
Autorka: Magda z działu marketingu Nozbe
