Nozbe

Przegląd tygodniowy (z ang. Weekly Review) na pierwszy rzut oka kojarzy się z metodologią GTD. Podobno David Allen twierdzi, że jeśli nie robisz cotygodniowych przeglądów, to znaczy, że w ogóle nie jesteś praktykiem systemu Getting Things Done.

Jednak zanim powstało GTD i wśród osób wcale niebędących zwolennikami idei Allena równie wielką wagę przypisywało i nadal przypisuje się regularnemu analizowaniu postępów prac oraz porządkowaniu i weryfikowaniu wszystkich spraw.

Cel?

Bądźmy szczerzy. Hurtowe dodawanie zadań do twojego systemu (choć pozwala “oczyścić umysł” i skoncentrować się na ważnych zadaniach) nie oznacza jednak, że same się one zrobią, ani tym bardziej - że się zrobią w sposób najbardziej efektywny i optymalny.

Dodatkowo, bez względu na to, jak starannie prowadzisz swoje projekty i jak często zerujesz Skrzynkę spraw, zawsze może ci coś umknąć. Może okazać się, że masz kilka “martwych” projektów bez wyznaczonych kolejnych zadań do wykonania albo że w głowie siedzą pomysły, które cię “podświadomie” nurtują, ale nie było okazji, by je wynotować i włączyć do systemu.

Potrzebujesz czasu na zrewidowanie niektórych aspektów pracy, wprowadzanie usprawnień oraz kreatywne spojrzenie na swoje codzienne obowiązki.

I o to właśnie chodzi w przeglądach!

Mają to być regularne spotkania z samym sobą, podczas których oczyścisz swoje projekty ze zbędnych i przeterminowanych elementów, zastanowisz się, co możesz zrobić, aby działać sprawniej i aby efekty twojej pracy były lepsze. Jest to też czas na burzę mózgów (albo raczej mózgu: twojego), poszukiwanie inspiracji oraz nowych, skuteczniejszych rozwiązań i metod (współ)pracy.

Problem z regularnością

Wszyscy jesteśmy “zajęci” i wygospodarowanie aż 1-2 godzin tygodniowo na to, aby “posiedzieć i pomyśleć” wydaje się karygodną stratą czasu… Bo zwróć uwagę na to, że podczas podsumowania “nie pracujesz” - nie realizujesz kolejnych zadań: nie liczysz, nie dzwonisz, nie piszesz raportów itp. Potraktuj to jednak jako inwestycję. Na pewno się zwróci.

Istotnym jest, by zrozumieć, jak ważne są te cykliczne podsumowania i starać się nie opuścić żadnego z nich. Michał, nasz CEO, zaniedbał kiedyś swoje cotygodniowe podsumowania i źle na tym wyszedł. Więcej w tym poście (w jęz. angielskim).

Najlepsze, co można zrobić, to wyrobić sobie zwyczaj - rutynę - i zacząć traktować Weekly Review jako bardzo istotne, coponiedziałkowe lub cosobotnie spotkanie z kluczowym klientem :-)

Jak regularnie przeprowadzać przeglądy

Oto kilka porad, które sprawią, że łatwiej będzie ci wyrobić w sobie nawyk systematycznego przeglądania swoich spraw i projektów.

  1. Zrozum, jak istotnym elementem twojego systemu produktywnościowego jest podsumowywanie i weryfikacja wszystkich spraw. Jeśli moje powyższe wywody nie są przekonujące, jest mnóstwo literatury na ten temat.

  2. Wpisz przegląd do swojego kalendarza - tak jak byś zrobił/-a ze spotkaniem z kluczowym klientem albo inną ważną osobą. Jeśli korzystasz z kalendarza online, to uczyń z tego zadanie cykliczne. Dzięki temu trudniej będzie ci znaleźć wymówkę - przecież masz to w kalendarzu! :-)

  3. Aby podsumowania były mniej “straszne” i przebiegały szybciej - staraj się codziennie zerować swoje skrzynki i foldery - a przynajmniej te z nich, które spokojnie da się opróżniać w miarę regularnie. Mówię przede wszystkim e-mailu i liście Priorytetów.

  4. Działaj wedle planu - przygotuj sobie dostosowaną do specyfiki twojej pracy listę kolejnych kroków. Punktem wyjścia może być oryginalna lista GTD Weekly Review dostępna po zarejestrowaniu się na ich stronie. lub którakolwiek z list, którymi podzielili się wspaniali użytkownicy Nozbe:

  5. Przygotuj swoje otoczenie. Bez względu na to, gdzie zdecydujesz się dokonać cotygodniowego podsumowania wszystkich spraw, zadbaj o to, aby przestrzeń wokół Ciebie dobrze wpływała nie tylko na koncentrację (wyeliminuj przeszkadzacze: wyłącz dźwięki i powiadomienia, poproś współpracowników, aby wstrzymali się z bezpośrednimi prośbami przez najbliższą godzinę itp.) ale także na kreatywność. W czasie przeglądu będziesz potrzebować inspiracji i fajnych pomysłów.

  6. Pomyśl nad nagrodą. Dodatkową. Bo zapewniam, że już samo uczucie, jakie ogarnie cię po zakończeniu przeglądu, będzie ogromną przyjemnością.

Aby praca nad wyrobieniem zwyczaju regularnych przeglądów była nieco lżejsza, skorzystaj z tego szablonu Nozbe.how.

Regularne przeglądy tygodniowe w 6 krokach

A wkrótce…

W następnym wpisie pokażemy, jak przeprowadzać cykliczne podsumowania i w jaki sposób wykorzystać do tego Nozbe.

Pytanie: Co pomaga ci regularnie robić przeglądy zadań i projektów? Podziel się swoimi doświadczeniami w komentarzu poniżej!

Magda
Pracuje w dziale marketingu Nozbe.