Jako firma nieposiadająca biura, nie mamy zbyt wielu okazji do spotkań „na żywo”. Dlatego od kilku lat kultywujemy tradycję zjazdów firmowych. Chodzi o to, by spędzić trochę czasu razem, naładować baterie, poznać osoby ukryte za awatarami… ogólnie, złapać ze sobą kontakt na nieco innym poziomie. Za nami już kilka spotkań, dlatego w tym poście chcę podzielić się paroma wskazówkami, jak przygotować i zorganizować udany zjazd firmowy.
Jak często organizujemy zjazdy?
W naszej firmie spotkania odbywają się dwa razy do roku – wiosną i jesienią. Uważamy, że taki copółroczny cykl spotkań pozwala zachować równowagę pomiędzy pracą z domu, a czasem spędzonym wspólnie z zespołem.
Nieprzypadkowo wybraliśmy na porę zjazdów właśnie wiosnę i jesień. Latem każdy chce jechać na wakacje z rodziną, z kolei zimą pogoda nie sprzyja wyjazdom… Poza tym, jesienią i wiosną ruch turystyczny cichnie, hotele nie są tak zatłoczone jak w sezonie i mogą zaoferować nam nie tylko lepsze ceny, ale też bardziej komfortowe warunki pobytu.
Ile trwają zjazdy firmowe?
Zjazd zwykle rozpoczyna się w poniedziałek w porze obiadowej i kończy w sobotę po śniadaniu. Taki schemat pozwala wykorzystać cały tydzień roboczy na spotkanie firmowe, a weekend pozostawić na odpoczynek po intensywnym spotkaniu. Jeśli ciekawi Cię, jak wygląda szczegółowy plan naszych zjazdów, czytaj dalej …
Kto jeździ na zjazdy?
Przez ostatnie lata próbowaliśmy różnych rozwiązań. W czasach, gdy nasz zespół składał się jeszcze z 10 osób, zapraszaliśmy je wraz z osobami towarzyszącymi. Teraz jednak, gdy pracowników jest ponad dwa razy więcej, uznaliśmy, że ten model przestał się skalować – i to nie tylko ze względu na większe koszty takiego przedsięwzięcia i dużo bardziej złożoną logistykę, ale również z innych powodów.
Po pierwsze, nasz zespół jest dość młody i nie każdy ma swoją drugą połowę… a ci co mają, zwykle mają też małe dzieci, więc trudno by im było zabrać je ze sobą lub zostawić w domu na cały tydzień.
Po drugie, będąc na zjeździe samemu, łatwiej integrować się z resztą zespołu - nie trzeba martwić się o swoją drugą połowę. Można skupić się na interakcji ze współpracownikami.
Mój znajomy Michael Hyatt się z tym nie zgadza i twierdzi, że ważne jest, aby zabierać na wyjazdy firmowe swoją drugą połowę, ale u nas wygląda to inaczej. Czujemy, że lepiej się ze sobą dogadujemy jako team, gdy możemy zostawić codzienne sprawy i przez ten tydzień skupić się wyłącznie na dynamice naszego zespołu.
Oprócz pracowników zatrudnionych na stałe, współpracujemy również z grupą podwykonawców, ale nie zapraszamy ich na spotkania. Niewykluczone jednak, że na jakimś etapie zmienimy tę politykę…
Gdzie się spotykamy?
Organizując każde spotkanie, robimy głosowanie, dokąd chcemy jechać. Jakie miejsca bierzemy pod uwagę?
Gdzieś niezbyt daleko…
Wyjazd na tropikalną wyspę brzmi super i, kto wie, być może kiedyś wybierzemy się i tam… Zważywszy jednak na to, że trzon zespołu stanowią osoby z Polski, spotykamy się w kraju, a na każdy zjazd wybieramy inne miasto/miejscowość.
Organizowanie zjazdów w kraju ułatwia całą logistykę. Nad Wisłą mamy przecież Pendolino pozwalające dotrzeć do różnych zakątków kraju, dzięki czemu każdy może szybko i bez większego trudu dojechać na miejsce.
Plan tygodnia – czyli, co robimy dzień po dniu
Poniedziałek…
Poniedziałek przeznaczony jest na podróż. Zwykle spotykamy się około godz. 15:00 na obiedzie w hotelu.
Po obiedzie jest czas na moją prezentację, w której podsumowuję to, co wydarzyło się przez ostatnie pół roku, omawiam plany na przyszłość, kierunek, w jakim firma zmierza, co chcemy osiągnąć i o czym będziemy rozmawiać podczas spotkania.
Wieczorami wychodzimy na lekką kolację: przekąski i napitki ;p
Wtorek-piątek
- 8:00-9:00 – śniadanie.
- 9:00-13:00 – czas na prezentacje, dyskusje i szeroko pojętą integrację.
- 13:00 – obiad w hotelu.
- 14:00-15:00 – czas dla siebie. Cały tydzień spędzony z zespołem może dawać się we znaki, dlatego po obiedzie każdy może poświęcić godzinę na relaks, drzemkę, sjestę, czy co tylko chce.
- 13:00-17:00 – druga część prezentacji. Wszyscy zbieramy się w sali konferencyjnej, gdzie dyskutujemy na różne tematy, urządzamy burze mózgów i wymieniamy się pomysłami…
- 19:00 – czas na kolację, po której idziemy się czegoś napić, gramy w gry lub robimy inne rzeczy w grupie, aby zintegrować się jako zespół.
Sobota rano
Czas się pożegnać. Po śniadaniu, rozjeżdżamy się do swoich domów.
Kilka ważnych uwag do harmonogramu:
- Zaplanuj czas wolny – zadbaj o to, by każdy mógł spędzić trochę czasu w samotności.
- Planuj prezentacje przed zjazdem – ważne jest, aby mieć ustalony harmonogram wszystkich prezentacji przed spotkaniem, a także by wszyscy byli do nich przygotowani. Dzięki temu można rozplanować je równomiernie na cały tydzień, co zapewni maksymalne zaangażowanie zespołu.
- Nie ograniczaj tematyki prezentacji tylko do obszarów związanych z pracą. Nasz zespół składa się z 26 osób pochodzących z 26 różnych miejsc, a każda z nich ma inną historię. Uznaliśmy więc, że fajnie byłoby gdybyśmy przygotowywali również prezentacje odnośnie naszych pasji i zainteresowań. Dzięki temu możemy się od siebie wiele nauczyć!
- Planuj dyskusje z jednodniowym wyprzedzeniem – oprócz prezentacji, warto też zaplanować dyskusje tak, aby zespół mógł przygotować się mentalnie na każdy dzień. Przygotowywanie się dzień wcześniej jest zawsze dobrą praktyką, więc czemu mielibyśmy nie stosować jej również na zjeździe?
- Warto zostawić sobie pewien zapas czasowy na rozmowy 1:1, pracę w grupach – doświadczenie pokazało nam, że nie warto usilnie wyciskać ze zjazdu każdej minuty – trzeba dać ludziom „odetchnąć” i uwzględnić w planie godzinę lub przynajmniej 30 minut dziennie na rozmowy tête-à-tête lub spontaniczne dyskusje w mniejszych grupach.
- Dodaj i modyfikuj harmonogram jako wspólny projekt w Nozbe – kolejną dobrą praktyką jest dodanie i aktualizowanie harmonogramu w projekcie współdzielonym przez cały zespół. Unikniesz wówczas pytań w stylu: „a co będziemy teraz robić?”, czy „kiedy będziemy robić to czy tamto?”.
- Pozostaw wolne okienko na pracę działu obsługi klienta – zawsze ogłaszamy terminy zjazdów na blogu i wyjaśniamy naszym klientom, że przez ten tydzień dział obsługi klienta może pracować na nieco wolniejszych obrotach. Warto jednak uwzględnić w harmonogramie trochę czasu na to, aby pracownicy wsparcia mogli nadrobić zaległości mailowe.
- Organizuj aktywności/integrację z wyprzedzeniem – jako zespół liczący 26 osób musimy organizować wszystko z wyprzedzeniem, aby mieć pewność, że miejsca, do których się wybieramy są przygotowane na przyjęcie tak licznej grupy. Dodatkowa wskazówka: piątek nie jest najlepszym dniem na wymagające aktywności fizyczne – zwykle jesteśmy już wtedy mocno zmęczeni. Na ostatnim zjeździe wybraliśmy się w piątek na gokarty i było ciężko!
Jedzenie, czyli co jemy i gdzie?
Podobnie jak inne rzeczy, posiłki również trzeba organizować z wyprzedzeniem i, po licznych próbach i błędach, chyba w końcu udało nam się wypracować dobry system:
Śniadanie i obiad w hotelu
- Śniadanie i obiady zawsze jemy w hotelu. Dzięki temu jesteśmy w stanie łatwiej przewidzieć, jak potoczy się dzień i nie musimy tracić czasu na „szukanie lokalu.
- Menu obiadowe na cały tydzień jest przygotowywane i ustalane na długo przed zjazdem.
W miarę możliwości, kolacje jemy poza hotelem
Inaczej sprawa wygląda z kolacjami – w tym wypadku wolimy wychodzić na miasto i odkrywać okoliczne restauracje. Znów, jako, że jesteśmy dość liczną grupą, musimy zamawiać wszystko z wyprzedzeniem. Prosimy o rekomendacje lokalnych mieszkańców i sprawdzamy opinie w sieci, aby mieć pewność, że wybraliśmy fajne miejsca.
Hotel – co wpływa na udany pobyt?
Co bierzemy pod uwagę przy wyborze hotelu? Po pierwsze:
Negocjujemy stawki z paroma hotelami w okolicy
Rozsyłamy zapytania do kilkunastu hoteli w okolicy, wyjaśniamy im, czego potrzebujemy i otrzymujemy szczegółowe oferty cenowe. Dzięki temu możemy porównać ceny i, w oparciu o oceny hoteli dostępne w sieci, podjąć decyzję o tym, który oferuje najlepszy stosunek jakość-cena. Istotnym kryterium jest również lokalizacja.
Możliwie jak największa sala konferencyjna
Większość czasu spędzamy w sali konferencyjnej. Trafialiśmy już na mniejsze i większe sale, ale zdecydowanie im większa sala konferencyjna, tym lepiej. W przestronnych salach łatwiej prowadzi się dyskusje, a także można w nich porozmawiać 1:1 lub w mniejszych grupach.
Standard pokoju nie ma większego znaczenia
Dopóki pokoje są czyste i schludne, standard nie ma większego znaczenia. Bywaliśmy już w nieco „lepszych” pokojach i takich o zupełnie zwyczajnym standardzie… Uznaliśmy jednak, że nie potrzebujemy nie wiadomo jakich luksusów, bo w pokojach i tak tylko śpimy – większość czasu spędzamy poza nimi! Zwykle rezerwujemy pokoje dwuosobowe, bo w ten sposób zespół lepiej się ze sobą integruje (oczywiście, z zachowaniem podziału na płeć).
Uwzględnij pewien margines – jeśli komuś nie podoba się pokój, zmień go
Zawsze upewniamy się, że w hotelu jest jeszcze kilka wolnych pokoi i w czasie naszego pobytu nie ma kompletu gości. Wówczas, jeśli któryś z pokoi okaże się za mały lub pojawi się jakiś inny problem, hotel będzie mógł wymienić go na lepszy.
Planuj spotkania z wyprzedzeniem
Na koniec, kilka dodatkowych wskazówek:
Ogłaszaj terminy zjazdów z dużym wyprzedzeniem
Od razu po powrocie z jednego zjazdu, planujemy i przyklepujemy termin kolejnego spotkania. Nie podlega on wówczas żadnym negocjacjom. Dzięki temu unikamy sytuacji, w której ktoś nagle powie, że ma inne plany. Zapobiega to też ewentualnej kolizji terminu zjazdu z planami urlopowymi pracowników.
Zadbaj o zróżnicowanie
Po naszych doświadczeniach, staramy się wybierać różnorodne lokalizacje – jeden zjazd planujemy w mieście, a następny organizujemy gdzieś pośród natury, z dala od miejskiego zgiełku.
Finanse – firma płaci za wszystko
Oto cały sekret. Na każdy zjazd ustalamy osobny budżet tak, aby firma mogła wszystko pokryć – zakwaterowanie, jedzenie, napoje, podróż, itp. Pracownicy praktycznie nie muszą mieć ze sobą żadnych pieniędzy – za wszystko płaci firma.
Gadżety – dodatkowe upominki dla zespołu
Nieodłączną tradycją naszych spotkań stało się projektowanie specjalnie na tę okazję pamiątkowych koszulek. Oprócz koszulek, zawsze staramy się rozdawać pracownikom także inne gadżety:
- powerbanki,
- bidony na wodę z filtrem,
- podróżne kubki na kawę,
- tradycyjne kubki na herbatę,
- i różne inne rzeczy…
Wiele firm rozdaje gadżety z firmowym logotypem. Nasze podejście jest nieco inne – najpierw szukamy produktu, który nam się podoba, kupujemy go w dużych ilościach, a dopiero potem drukujemy na nim logo Nozbe.
Oto, jak wygląda organizacja naszych zjazdów!
Jak widzisz, każde spotkanie firmowe stanowi spore wyzwanie logistyczne, ale zdecydowanie jest tego warte. Doprowadzenie go do sukcesu jest nie lada sztuką! Mam nadzieję, że ten tekst Ci się podobał, a wskazówki i porady w nim zawarte przydadzą Ci się podczas organizacji wyjazdu dla Twojego zespołu.
Na koniec, zachęcam Cię do obejrzenia filmików z naszych poprzednich spotkań:
Jesień 2017, Wrocław
Wiosna 2017, Toruń
Wiosna 2016, Sopot
Jesień 2015, Łódź:
