W firmie działającej w modelu „No Office”, takiej jak Nozbe, nie mamy zbyt wielu okazji do spotkań „na żywo”. Dlatego od kilku lat kultywujemy tradycję zjazdów firmowych. Chodzi o to, by spędzić trochę wartościowego czasu razem, naładować baterie, poznać osoby ukryte za awatarami… ogólnie, złapać ze sobą kontakt na zupełnie innym poziomie. Za nami już sporo takich spotkań, dlatego w tym poście chcę podzielić się paroma wskazówkami, jak przygotować i zorganizować udany zjazd firmowy.
Jak często organizujemy zjazdy?
Raz w roku – zawsze spotykamy się jesienią. Uważamy, że ten roczny cykl pozwala zachować idealną równowagę pomiędzy pracą z domowego biura a czasem spędzonym wspólnie z zespołem.
Wybór jesieni jest w pełni przemyślany. Latem każdy chce jechać na wakacje z rodziną; wiosna to zazwyczaj czas przeprowadzek, remontów, krótkich wyjazdów i przerwy wielkanocnej; z kolei zimą w Polsce jest po prostu bardzo zimno… Poza tym jesienią ruch turystyczny cichnie, hotele są puste i spokojne, dzięki czemu mogą zaoferować nam nie tylko świetne ceny, ale też bardzo komfortowe warunki pobytu.
Ile trwają zjazdy firmowe?
Zjazd zwykle rozpoczyna się w poniedziałek w porze późnego obiadu i kończy w piątek po śniadaniu. Taki schemat pozwala przeznaczyć cały tydzień roboczy na spotkanie firmowe, a weekend pozostawić na odpoczynek po intensywnym tygodniu. Jeśli ciekawi Cię, jak wygląda szczegółowy plan naszych zjazdów, czytaj dalej…
Kto jeździ na zjazdy?
Przez ostatnie lata próbowaliśmy różnych rozwiązań. W czasach, gdy nasz zespół liczył około 10 osób, zapraszaliśmy je wraz z osobami towarzyszącymi. Teraz jednak, gdy jest nas ponad dwa razy więcej, uznaliśmy, że ten model przestał się skalować – i to nie tylko ze względu na większe koszty i logistykę, ale również z innych powodów.
Po pierwsze, nasz zespół jest dość młody i nie każdy ma swoją drugą połowę… a ci, co mają, miewają też małe dzieci, więc trudno by im było zabrać je ze sobą lub zostawić w domu na cały tydzień.
Po drugie, będąc na zjeździe samemu, w naturalny sposób integrujesz się z resztą zespołu – nie musisz martwić się o swoją drugą połówkę. Możesz w pełni skupić się na budowaniu relacji z grupą.
Mój znajomy Michael Hyatt się z tym nie zgadza i twierdzi, że ważne jest, aby zabierać na wyjazdy firmowe swoją drugą połowę, ale nasze doświadczenia są inne. Czujemy, że lepiej się ze sobą dogadujemy jako zespół, gdy możemy zostawić codzienne sprawy i przez ten tydzień skupić się wyłącznie na dynamice naszego teamu.
Gdzie się spotykamy?
Organizując każde spotkanie, robimy głosowanie, dokąd chcemy jechać. Jakie miejsca bierzemy pod uwagę?
Gdzieś niezbyt daleko…
Wyjazd na tropikalną wyspę brzmi super i być może kiedyś się tam wybierzemy… Zważywszy jednak na to, że trzon zespołu stanowią osoby z Polski, na cel podróży wybieramy zazwyczaj nasz kraj, a na każdy zjazd szukamy innego miasta lub miejscowości.
Ograniczenie wyboru do własnego kraju ułatwia całą logistykę. Mamy w Polsce szybkie pociągi docierające do wielu zakątków, dzięki czemu większość zespołu może szybko i bez wielogodzinnej tułaczki dotrzeć na miejsce.
Plan tygodnia – czyli co robimy dzień po dniu
Poniedziałek…
Poniedziałkowy poranek przeznaczony jest na podróż. Spotykamy się około godz. 15:00 na późnym obiedzie w hotelu.
Po obiedzie przychodzi czas na moją prezentację. Jako CEO firmy przygotowuję wystąpienie podsumowujące ostatnie pół roku, omawiam naszą przyszłość, kierunek rozwoju firmy, nasze cele oraz to, o czym będziemy rozmawiać podczas tego konkretnego zjazdu.
Wieczorem wychodzimy na lekką kolację z przekąskami. Czasami wybieramy się też na kręgle.
Wtorek
- 8:00–9:00 – śniadanie.
- Od 10:00 do obiadu – spacer z przewodnikiem po mieście, które odwiedzamy. Chcemy poznać jego historię, najważniejsze miejscówki, anegdoty i lokalne atrakcje.
Środa i czwartek
- 8:00–9:00 – śniadanie.
- 10:00–13:00 – wybieramy się do muzeum, galerii sztuki lub innej atrakcji turystycznej danego miasta.
- 13:00 – wspólny obiad w hotelu.
- 14:00–15:00 – czas dla siebie. Cały tydzień spędzony z całym zespołem bywa wymagający, dlatego to pora na relaks, drzemkę, sjestę lub cokolwiek innego.
- 15:00–19:00 – albo zbieramy się w sali konferencyjnej, gdzie dyskutujemy, robimy burze mózgów i wymieniamy się pomysłami… albo bierzemy udział w warsztatach artystycznych, kulinarnych czy majsterkowania prowadzonych przez lokalnego artystę lub rzemieślnika.
- 19:00 – kolacja (zawsze idziemy do innej restauracji, aby poznać lokalną ofertę gastronomiczną).
- Po kolacji – teatr, pub quiz, karaoke, gry integracyjne lub inne wspólne aktywności, które spajają nasz zespół.
Piątek rano
Czas się pożegnać. Po śniadaniu wszyscy rozjeżdżają się do domów.
Kilka ważnych uwag do harmonogramu:
- Zaplanuj czas wolny – zadbaj o to, by ludzie mogli na chwilę się wycofać i nie musieli wchodzić w interakcje bez przerwy przez cały dzień.
- Planuj prezentacje, warsztaty i dyskusje przed zjazdem – ważne jest, aby mieć wszystko przygotowane i ustalone z wyprzedzeniem; pozwala to rozłożyć punkty programu równomiernie na cały tydzień, gwarantując maksymalne zaangażowanie.
- Planuj dyskusje z co najmniej jednodniowym wyprzedzeniem – warto planować tematy rozmów tak, aby zespół mógł przygotować się mentalnie na każdy dzień. Planowanie kolejnego dnia z wyprzedzeniem to świetna zasada produktywności, z której warto korzystać również na wyjeździe.
- Zostaw margines – czas na rozmowy 1:1 i pracę w grupach – nauczyliśmy się tego na własnych błędach: nie staraj się wyciskać ze zjazdu każdej minuty. Daj ludziom przestrzeń na oddech i uwzględnij w planie godzinę lub chociaż 30 minut na rozmowy w cztery oczy lub spontaniczne dyskusje w mniejszych zespołach.
- Wprowadź harmonogram jako wspólny projekt w Nozbe i wydarzenia we wspólnym kalendarzu – kolejna dobra praktyka: rozpisz plan w projekcie i kalendarzu współdzielonym z całym zespołem. Unikniesz w ten sposób ciągłych pytań: „co teraz robimy?” albo „kiedy idziemy na to czy tamto?”.
- Zostaw okienko na pracę działu obsługi klienta – zawsze ogłaszamy zjazdy na blogu i uprzedzamy klientów Nozbe, że w tym tygodniu odpowiedź może potrwać nieco dłużej, ale i tak w harmonogramie musi znaleźć się czas na to, by zespół wsparcia mógł nadrobić maile.
- Organizuj aktywności i integrację z wyprzedzeniem – jako 15-osobowa grupa musimy rezerwować wszystko wcześniej, aby mieć pewność, że lokale gastronomiczne i miejsca aktywności są na nas przygotowane. Dodatkowa rada: nie planuj wymagających fizycznie aktywności (jak laser tag czy gra miejska) na czwartek – wszyscy jesteśmy wtedy już mocno zmęczeni! Kiedyś w czwartek poszliśmy na gokarty i było naprawdę ciężko…
Jedzenie, czyli co jemy i gdzie?
Podobnie jak wszystko inne, posiłki również trzeba zorganizować z dużym wyprzedzeniem. Po wielu próbach i błędach wypracowaliśmy świetny system:
Śniadanie i obiad w hotelu
- Zarówno śniadania, jak i obiady zawsze jemy w hotelu. Dzięki temu nasz dzień jest bardzo przewidywalny i nie tracimy czasu na szukanie lokali.
- Menu obiadowe na cały tydzień ustalamy i zatwierdzamy z wyprzedzeniem, jeszcze przed wyjazdem na zjazd.
W miarę możliwości, kolacje jemy poza hotelem
Kolacje to zupełnie inna historia – wolimy wyjść do miasta i odkrywać ciekawe lokalne restauracje. Jako spora grupa rezerwujemy wszystko wcześniej. Pytamy o radę mieszkańców i sprawdzamy oceny w sieci, by mieć pewność, że trafimy w dobre miejsca. Wyjście na sushi stało się już naszą tradycją – na każdym spotkaniu odwiedzamy japońską restaurację.
Hotel – co wpływa na udany pobyt?
Oto czym kierujemy się przy wyborze hotelu na nasz zjazd:
Negocjujemy stawki z paroma hotelami w okolicy
Wysyłamy zapytania do kilku hoteli w danym rejonie, precyzujemy nasze potrzeby i zbieramy szczegółowe wyceny. Dzięki temu możemy porównać oferty cenowe i na podstawie ocen w internecie wybrać najlepszy stosunek jakości do ceny. Bardzo istotna jest także lokalizacja.
Możliwie jak największa sala konferencyjna
W sali konferencyjnej spędzamy sporo czasu – przez lata trafialiśmy na mniejsze i większe sale, i z doświadczenia wiemy, że większa jest zdecydowanie lepsza. W przestronnej sali łatwiej prowadzi się dyskusje, a także można porozmawiać 1:1 lub podzielić się na mniejsze podgrupy. Dużym atutem są też okna dające dostęp do naturalnego światła dziennego!
Standard pokoju nie ma większego znaczenia
Dopóki pokoje są czyste i schludne, ich standard nie ma aż tak dużego znaczenia. Bywaliśmy w hotelach o wyższym standardzie, jak i w tych zupełnie zwyczajnych… Doszliśmy do wniosku, że nie potrzebujemy luksusów, bo do pokoju wracamy tylko po to, by się wyspać – większość czasu spędzamy poza nim! Zazwyczaj wybieramy pokoje dwuosobowe, ponieważ sprzyja to lepszej integracji zespołu (oczywiście z zachowaniem podziału na płeć).
Uwzględnij margines – jeśli komuś nie podoba się pokój, zmień go
Zawsze dbamy o to, by hotel dysponował kilkoma wolnymi pokojami i nie miał kompletu gości podczas naszego pobytu. Dzięki temu, jeśli któryś z pokoi przydzielonych zespołowi okaże się za mały lub pojawi się usterka, obsługa może bez problemu zamienić go na inny.
Planuj spotkania z wyprzedzeniem
Na koniec jeszcze kilka sprawdzonych wskazówek:
Ogłaszaj terminy zjazdów z dużym wyprzedzeniem
Od razu po zakończeniu zjazdu ustalamy termin kolejnego wyjazdu i traktujemy go jako nienegocjowalny. Dzięki temu nikt z zespołu nie powie w ostatniej chwili, że wypadło mu coś innego. Zapobiega to też kolizjom z planami urlopowymi.
System „tick-tock”
W ostatnich latach staramy się stosować harmonogram naprzemienny („tick-tock”): jeden zjazd spędzamy w centrum ciekawego miasta, a kolejny na łonie natury, w hotelu z dala od zgiełku.
Finanse – firma płaci za wszystko
Oto cała tajemnica. Na każdy zjazd przeznaczamy osobny budżet, aby firma mogła pokryć wszystkie wydatki: zakwaterowanie, jedzenie, napoje, koszty podróży itd. Pracownicy mogą przyjechać na zjazd dosłownie bez gotówki, bo o wszystko dba firma.
Gadżety – dodatkowe upominki dla zespołu
Tradycją stało się projektowanie specjalnej koszulki z pamiątkowym motywem z każdego spotkania. Oprócz koszulek staramy się wręczać zespołowi praktyczne upominki:
- powerbanki,
- bidony,
- termosy,
- bluzy z kapturem,
- i wiele innych rzeczy…
Wiele firm zamawia gotowe gadżety reklamowe z logo. My podchodzimy do tego odwrotnie: najpierw szukamy produktu, który nam się podoba i wiemy, że jest świetnej jakości, zamawiamy go hurtowo, a dopiero później nanosimy logo firmy.
Zamawiamy też 5–10 kg pysznych krówek zapakowanych w papierki z logo Nozbe.
Tak właśnie organizujemy nasze zjazdy!
Jak widzisz, każdy zjazd to spore wyzwanie logistyczne, ale zdecydowanie warte zachodu. Zbudowanie z tego udanego wydarzenia to połączenie pewnej sztuki i metody. Mam nadzieję, że nasze wnioski przypadły Ci do gustu i przydadzą się przy planowaniu wyjazdu dla Twojego rozproszonego zespołu.
Na koniec zachęcam do obejrzenia krótkich relacji wideo z naszych poprzednich spotkań:
Jesień 2017, Wrocław
Wiosna 2017, Toruń
Wiosna 2016, Sopot
Jesień 2015, Łódź:
