Dowiedz sie, jak Twój zespół może zwiększyć produktywność i osiągać więcej w krótszym czasie, wykorzystując nowe technologie oraz jedynie kilka prostych zasad. Bez względu na to, czy członkowie Twojego zespołu pracują zdalnie czy w biurze i jak będą pracować w przyszłości, te wskazówki pomogą wam poprawić współpracę w firmie.
Jeśli zamiast czytać wolisz posłuchać, oto nagranie:
Piramida komunikacji w zarysie
Przez pewien czas nasz zespół stosował tradycyjne metody komunikacji, mimo że od początku nie mieliśmy przecież biura. Organizowaliśmy zebrania, spotkania statusowe, ogólnofirmowe spotkania, aby nikt nie czuł się pominięty. Często do siebie dzwoniliśmy lub pisaliśmy wiadomoście prywatne, oczekując natychmiastowej informacji zwrotnej. Szybko zdaliśmy sobie jednak sprawę, że kopiowanie tych standardowych praktyk od lat obowiązujących w zakładach pracy, nijak się ma do produktywności! Zaczęliśmy szukać wąskich gardeł oraz słabych stron naszego ówczesnego systemu komunikacji.
Wyróżniliśmy 5 różnych poziomów komunikacji. Zajmują one różne pozycje pomiędzy dwoma skrajnymi biegunami - najmniejszą i największą skutecznością końcową, a nowe technologie i dostępne aplikacje sprawiają, że komunikacja na każdym z poziomów jest optymalna. Oto 5 typów, jakie wyodrębniamy.
Poziom 1. Praca głęboka
Trzon pracy dla każdego pracownika umysłowego. W świecie idealnym spędzalibyśmy większość czasu na tym właśnie poziomie. Zero przeszkadzaczy i dekoncentracji. Po prostu skupiamy się na realizacji zadania, a gdy kończymy, przedstawiamy owoc naszych działań współpracownikom. Na tym poziomie komunikujemy się, przedstawiając zwierzchikom lub kolegom efekty naszej pracy.
Poziom 2. Informacje zwrotne
Po ukończeniu zadania potrzebne są informacje zwrotne od managera lub innej kompetentnej osoby. W tradycyjnym biurze w ruch poszłyby maile (o ile nie podejście do biurka i zagadanie do współpracownika) - kończysz pracę i przekazujesz jej efekt zleceniodawcy z prośbą o ocenę i ewentualne uwagi. W idealnym świecie na tym poziomie wcale nie oczekujesz natychmiastowej reakcji na swoją wiadomość. Po prostu potrzebujesz feedbacku i spodziewasz się, że wybrana osoba prześle Ci go tak szybko, jak tylko będzie mogła. Nie przeszkadzasz jej, ale liczysz na pomoc, a oczekując bierzesz na warszatat kolejne zadanie (ne pewno masz jakieś zadanie, które nie jest ściśle powiązane z wynikiem poprzedniego). Na tym poziomie komunikujemy się poprzez feedback.
Poziom 3. Wiadomości prywatne
Czasami informacja zwrotna potrzebna jest niemal natychmiast. Szczególnie, gdy musisz dokończyć pracę i dopiąć już wszystko na ostani guzik, bo goni Cię (źle zaplanowany) termin realizacji. OK. Tu pojawia się przestrzeń na szybką wymianę wiadomości.
W tradycyjnym środowisku pracy utarło się, aby w takiej sytuacji po prostu podejść do biurka szefa lub kolegi. My wolimy skorzystać z aplikacji do czatowania jak Slack, albo z iMessage lub wymienić kilka szybkich, synchronizujących się na bieżąco komentarzy w aplikacji do zadań i projektów - Nozbe i nie przeszkadzać współpracownikom aż tak. Wysyłając wiadomość na czacie, sygnalizujesz, że potrzebujesz doraźnej pomocy. Na tym poziomie komunikujemy się za pomocą krótkich wiadomości tekstowych, aby móc ukończyć rozpoczęte zadanie faktycznie (!) niecierpiące zwłoki.
Poziom 4. Natychmiastowy feedback
Szybka rozmowa jest lepszym rozwiązaniem, gdy chcesz wyjaśnić komuś skomplikowany aspekt lub zademonstrować funkcję. Zamiast pisać długi komentarz pełen wyjaśnień, po prostu szybko pokaż, o co chodzi i omów sprawę w czasie rzeczywistym. W zwykłym biurze oczywistym narzędziem w takiej sytuacji jest telefon lub szybkie spotkanko. My w takich przypadkach używamy połączeń głosowych.
Na tym poziomie komunikujemy się znacznie szybciej, starając się w miarę możliwości szanować przestrzeń innych osób. Dlatego najpierw na czacie zapowiadamy tę rozmowę. Unikamy przerywania sobie nawzajem, dzwoniąc ot tak sobie. Chcemy dać drugiej osobie czas na dokończenie tego, nad czym pracuje.
Ten sposób komunikacji może i wydaje się skuteczny, ale jest okupiony kosztami. Osoba, od której wymagasz natychmiastowego wsparcia może być przez Ciebie wybijana ze swojej pracy i będzie potrzebować sporo czasu, aby odzyskać poprzedni poziom skupienia oraz zaangażowania. Także uciekaj się do niego, tylko gdy naprawdę nie ma lepszego wyjścia.
Poziom 5. Spotkania
Niektóre sytuacje wymagają spotkania. Jest to jednak najrzadziej wykorzystywana dziś przez nas forma komunikacji. Zegrania to forma komunikacji, która jest, choć nie powinna być stosowana jako „domyślna”. Jeśli już jest stosowane, wymaga przygotowania i absolutnego zaangażowania wszystkich uczestniczących osób. Każdy uczestnik spotkania jest skoncentrowany wyłącznie na bieżącej dyskusji i zobowiązany do aktywnego uczestnictwa. Na tym poziomie komunikacja przebiega bardzo szybko, ale podobnie jak poziom 4. okupiona jest pewnymi kosztami. Z tego powodu uciekamy się do tego kanału sporadycznie i tylko w przypadkach, gdy spotkanie jest naprawdę konieczne.
Nie bez powodu mówimy o piramidzie
Nazywamy to „Piramidą komunikacji”, aby podkreślić, jak rzeczywiście chcemy się komunikować w zespole.
- Chcemy spędzać jak najwięcej czasu na Poziomie 1.,
- a następnie przechodzić na Poziom 2., by uzyskać feedback,
- potem doprecyzować sprawy na Poziomie 3.,
- i na szybko przedyskutować niejasności (Poziom 4.),
- aby w końcu zebrać wszystkich zainteresowanych i zaangażować ich na Poziomie 5.
W ten sposób pozwalamy każdemu członkowi zespołu realizować jak najwięcej zadań, jak najmniej przeszkadzając sobie wzajemnie i prosząc o informacje zwrotne tylko, gdy jest to konieczne.
Rzecz jasna łatwo powiedzieć, trudniej zrobić. W zoptymalizowaniu komunikacji na każdym z etapów pomagają nam świetne aplikacje i technologie, o których szerzej piszę w mojej książce Nie Ma Biura
