Piramida komunikacji

Dowiedz sie, jak zespół Nozbe wykorzystuje nowe technologie i jakie zasady przyjął, by komunikować się efektywniej.

Bez względu na to, czy członkowie Twojego zespołu pracują zdalnie czy w biurze i jak będą pracować w przyszłości, te wskazówki pomogą wam poprawić współpracę w firmie.

Jeśli zamiast czytać wolisz posłuchać, oto nagranie:

Piramida komunikacji w zarysie

Przez pewien czas nasz zespół stosował tradycyjne metody komunikacji, mimo że od początku nie mieliśmy przecież biura. Organizowaliśmy zebrania statusowe, ogólnofirmowe spotkania online i często oczekiwaliśmy natychmiastowej informacji zwrotnej. Szybko zdaliśmy sobie jednak sprawę, że kopiowanie tych standardowych praktyk nijak się ma do produktywności i zaczęliśmy szukać wąskich gardeł oraz słabych stron naszego systemu komunikacji.

Wyróżniliśmy 5 różnych poziomów komunikacji. Zajmują one różne pozycje pomiędzy dwoma skrajnymi biegunami - „najmniejszą” i „największą przepustowością” a nowe technologie i dostępne aplikacje sprawiają, że komunikacja na każdym z poziomów jest optymalna. Oto 5 typów, jakie wyodrębniamy.

Poziom 1. Praca głęboka

Trzon naszej pracy. W świecie idealnym spędzalibyśmy większość czasu na tym właśnie poziomie. Zero przeszkadzaczy i dekoncentracji. Po prostu skupiamy się na realizacji zadania, a gdy kończymy, przedstawiamy owoc naszych działań współpracownikom. Na tym poziomie komunikujemy się poprzez efekty naszej pracy.

Poziom 2. Informacje zwrotne

Po ukończeniu zadania potrzebne są informacje zwrotne od zwierzchnika lub innej kompetentnej osoby. W tradycyjnym biurze w ruch poszłyby maile - kończysz pracę i przesyłasz jej efekt do współpracownika z prośbą o ocenę i ewentualne uwagi. Na tym poziomie nie oczekujesz natychmiastowej reakcji na swoją wiadomość. Po prostu potrzebujesz feedbacku i spodziewasz się, że wybrana osoba prześle Ci go tak szybko, jak tylko będzie mogła. Nie przeszkadzasz jej, ale liczysz na pomoc. Na tym poziomie komunikujemy się poprzez informacje zwrotne.

Poziom 3. Wiadomości prywatne

Czasami informacja zwrotna potrzebna jest niemal natychmiast. Szczególnie, gdy musisz dokończyć pracę i dopiąć już wszystko na ostani guzik. Tu pojawia się przestrzeń na szybka wymianę wiadomości. W tradycyjnym środowisku pracy utarło się, aby w takiej sytuacji po prostu podejść do biurka szefa lub kolegi. My wolimy skorzystać z aplikacji do czatowania jak Slack, albo z iMessage lub wymienić kilka szybkich komentarzy w aplikacji do zadań i projektów - Nozbe Teams i nie przeszkadzać współpracownikom aż tak. Wysyłając wiadomość na czacie, sygnalizujesz, że potrzebujesz doraźnej pomocy. Na tym poziomie komunikujemy się za pomocą krótkich wiadomości tekstowych, aby móc ukończyć rozpoczęte zadanie.

Poziom 4. Natychmiastowy feedback

Szybka rozmowa jest lepszym rozwiązaniem, gdy chcesz wyjaśnić komuś skomplikowany aspekt lub zademonstrować funkcję. Zamiast pisać długi komentarz pełen wyjaśnień, po prostu szybko pokaż, o co chodzi i omów sprawę w czasie rzeczywistym. W zwykłym biurze oczywistym narzędziem w takiej sytuacji jest telefon. My też używamy połączeń głosowych.

Na tym poziomie komunikujemy się znacznie szybciej, starając się w miarę możliwości szanować przestrzeń innych osób. Dlatego najpierw na czacie zapowiadamy tę rozmowę. Unikamy przerywania sobie nawzajem, dzwoniąc ot tak sobie. Chcemy dać drugiej osobie czas na dokończenie tego, nad czym pracuje.

Poziom 5. Spotkania

Niektóre sytuacje wymagają spotkania. Jest to jednak najrzadziej wykorzystywana przez nas forma komunikacji, która nie powinna być stosowana jako „domyślna”. Wymaga przygotowania i absolutnego zaangażowania wszystkich uczestniczących osób. Każdy uczestnik spotkania jest skoncentrowany wyłącznie na bieżącej dyskusji i zobowiązany do aktywnego uczestnictwa. Na tym poziomie komunikacja przebiega bardzo szybko, ale okupiona jest pewnymi kosztami. Z tego powodu uciekamy się do tego kanału sporadycznie i tylko w przypadkach, gdy spotkanie jest naprawdę konieczne.

Nie bez powodu mówimy o piramidzie

Nazywamy to „Piramidą komunikacji”, aby podkreślić, jak rzeczywiście chcemy się komunikować w zespole.

  • Chcemy spędzać jak najwięcej czasu na Poziomie 1.,
  • a następnie przechodzić na Poziom 2., by uzyskać feedback,
  • potem doprecyzować sprawy na Poziomie 3.,
  • i na szybko przedyskutować niejasności (Poziom 4.),
  • aby w końcu zebrać wszystkich zainteresowanych i zaangażować ich na Poziomie 5.

W ten sposób pozwalamy każdemu członkowi zespołu realizować jak najwięcej zadań, jak najmniej przeszkadzając sobie wzajemnie i prosząc o informacje zwrotne tylko, gdy jest to konieczne.

Rzecz jasna łatwo powiedzieć, trudniej zrobić. W zoptymalizowaniu komunikacji na każdym z etapów pomagają nam świetne aplikacje i technologie, o których szerzej piszę w mojej książce Nie Ma Biura

Michael
Założyciel i CEO Nozbe. Gospodarz audycji 'The Podcast', autor bloga oraz książek, mających na celu pomóc nowoczesnym pracownikom umysłowym działać skuteczniej i spełniać się we wszystkim, co robią.