Jak wypracować dobre nawyki dzięki automatyzacji

Minęły styczeń i luty. Marzec zbliża się ku końcowi. Jednak nigdy nie jest za późno na podsumowanie swoich działań i wyciągnięcie wniosków. Zawsze możesz tak pokierować swoimi sprawami, aby ten rok okazał się świetny pod każdym względem. Zobacz, jakie porady mam dla Ciebie w tym temacie.

Ten artykuł ukazał się po raz pierwszy w iMagazine, dla którego regularnie pisuję artykuły dotycząće produktywności.

Wraz ze styczniem minął okres „postanowień noworocznych”, które w praktyce niestety bardziej przypominają „pobożne życzenia na nowy rok” lub „marzenia ściętej głowy”. Dlaczego? Ponieważ rzeczywistość jest taka, że o tym co sobie w styczniu postanowiliśmy, w lutym już zapominamy… i miało być tak pięknie, a wyszło jak zawsze. Wiem coś o tym. Sam wpadam w tą pułapkę, ale od jakiegoś czasu mam na nią sposób.

Sposoby na wyznaczanie i realizowanie celów?

Są trzy podejścia do stawiania sobie celów i dążenia do rozwoju:

1) Często ludzie wyznaczają sobie cele w sposób „marzycielski” - marzą o lepszym roku i wymyślają, jakby to było fajnie, gdyby to wszystko się spełniło…

2) Ci bardziej ambitni wyznaczają sobie konkretne cele, na przykład: „schudnę 5 kilogramów do końca marca” a następnie skupiają się na realizacji poszczególnych kroków, które mogą pomóc im w osiągnięciu celów.

3) W końcu są osoby, które zamiast myśleć o konkretnych celach, analizują swoje umiejętności i zastanawiają się, co zrobić, aby być w czymś jeszcze lepszymi.

Spośród wymienionych powyżej trzech punktów, dla mnie najbardziej skutecznym okazuje się ten trzeci, czyli skupienie na poprawie umiejętności. Takie podejście gwarantuje, że nawet jeśli nie osiągnę celu, to i tak dzięki nabytej nowej umiejętności stanę się lepszą wersją siebie.

Poniżej opiszę, jak aplikacje na iOS i Mac pomagają mi rozwijać nowe umiejętności i stawać się lepszym człowiekiem… a w konsekwencji osiągać cele. Zarówno te zaplanowane, jak i spontanicznie wytyczone.

W czym chcę być lepszy? (Umiejętności)

To jest dla mnie kluczowe pytanie, które ułatwia mi podejmowanie decyzji na temat tego, czym mam się zająć w najbliższej przyszłości. Poniżej przedstawię kilka sfer, w ramach których chciałem się rozwinąć… i jak dzięki kilku trickom moja strategia zadziałała!

Dlaczego chodzi o umiejętności a nie o cele? Ponieważ jeśli skupimy się na wyrabianiu dobrych nawyków i nabywaniu nowych umiejętności, stworzymy sobie grunt do działania i zdobędziemy nowe „moce”, których nikt nam nie odbierze. I dzięki którym będziemy działa skuteczniej i szybciej. W długim okresie jest to znacznie lepsze rozwiązanie niż dążenie od jednego celu do kolejnego celu.

I dlatego od jakiegoś czasu zamiast planować konkretne cele, zadaję sobie pytanie: w czym chciałbym być lepszy i skupiam się na opracowaniu planu, który pomoże mi w wyrobieniu nowych nawyków.

Zredukuj barierę wejścia

Pierwszy warunek do tworzenia regularnego, trwałego nawyku, to redukcja bariery wejścia. To jest podstawa. I zaczyna się od najprostszych rzeczy, np. ułożeniu ikon na ekranie smartphone’a. Jeśli aplikacja Facebook jest na pierwszej stronie ekranu Twojego telefonu, to na pewno na nią mimowolnie klikniesz, aby poczytać, „co się dzieje”. Jeśli przesuniesz ją do folderu „Marnowanie czasu” na kolejnym ekranie, będziesz musieć się napracować, aby Facebook uruchomić.

Analogicznie jest z wyjściem na siłownię albo na basen. Jeśli masz przygotowany strój, obuwie i karnet, wyjście na trening jest praktycznie nieuniknione :) Wystarczy podnieść torbę i już… Natomiast, gdyby przed każdym wyjściem trzeba było od nowa skompletować sprzęt i go spakować, pojawiłoby się niebezpieczne miejsce na zastanowienie się, czy aby na pewno iść… Taki moment zawahania często prowadzi do porażki („a może jutro pójdę”, „pogoda jakaś słaba dzisiaj”, „jutro się spakuję”).

Automatyzuj za pomocą aplikacji na iOS i Mac

W ciągu ostatnich kilku lat z mieszanym skutkiem próbowałem wypracować pewne nawyki. Dopiero w tym roku udało mi się naprawdę je wdrożyć.

Aby ułatwić sobie życie, skupiłem się na redukcji „barier wejścia” dzięki aplikacjom na iOS i Mac, oraz wykorzystaniem automatyzacji zadań za pomocą Workflow na iOS lub Automator na Mac.

Poniżej przedstawiam listę z przykładami, która, mam nadzieję, zainspiruje Cię do stworzenia własnych nawyków na nowy rok. Wszystkie te sposoby przetestowałem na sobie z bardzo dobrym rezultatem, a „workflowy” i szablony opisywane w tym artykule możesz pobrać już teraz.

Pamiętniczek rano i wieczorem z Workflow i Ulysses

Pisanie pamiętnika (ang. Journaling) jest czymś, co może się kojarzyć z pełnymi dramaturgii zwierzeniami nastolatków, jednak, jak się okazuje jest to ćwiczenie, które pomaga w polepszeniu koncentracji i efektywności pracy. Codzienne spisywanie myśli i wieczorne planowanie nadchodzącego dnia jest praktyką stosowaną przez wielu znanych i odnoszących sukcesy przedsiębiorców. Sam od dawna próbowałem regularnie pisać pamiętnik. Pożądany efekt przyniosło dopiero zaprojektowanie prostego schematu w Worflow na iOS.

Jest on prostszy niż myślisz. Po prostu codziennie odpowiadam na kilka pytań (za co jestem wdzięczny, co miłego dziś się zdarzyło, na czym mam się skupić jutro itd.). Następnie wszystkie odpowiedzi odpowiednio sformatowane automatycznie dodawane są do mojego pamiętnika w aplikacji Ulysses.

Mam osobny zestaw pytań na rano i na wieczór. Tuż przed snem włączam schemat „journal-night”, a od razu po przebudzeniu uruchamiam „journal-morning” i gotowe! Workflow działa i na iPhonie i na iPadzie, toteż kiedy mam czas i wenę i chcę napisać więcej, sięgam po tablet i odpowiadam na pytania.

Dodatkową zaletą mojego nawyku jest fakt, że rano zamiast wykorzystać iPhone’a do czytania wiadomości, robię z jego pomocą coś produktywnego i pozytywnego - zapisuję coś w swoim dzienniku. Dzięki temu w ciągu ostatnich kilku miesięcy pracowałem nadzwyczaj efektywnie. Nie było dnia, abym nie zanotował czegoś w pamiętniku.

Oczywiście, jeśli w którymś momencie w ciągu dnia chcę zapisać, mogę to zrobić, uruchamiając aplikację Ulysses i dopisując zdanie lub dwa bezpośrednio do danego dnia w dzienniku.

Codzienne wstawanie z Nozbe

Kolejny łatwy do opanowania nawyk to „poranna rutyna”, czyli kroki, które chcemy wykonać każdego ranka, aby zacząć dzień pozytywnie, świadomie i produktywnie. Brzmi to może mało spontanicznie, ale sprawia, że zaczynamy dzień „tak, jak chcemy”, a nie - „jak wyjdzie”.

Każdy lubi robić inne rzeczy o poranku, dlatego polecam wsłuchać się w siebie i zaobserwować, co lubisz robić, czego nie, co Ci przeszkadza, co Cię motywuje… i z czasem zaprojektować swój idealny poranek.

Kiedy udało mi się taką serię czynności zaprojektować, stworzyłem powtarzające się codziennie zadanie w Nozbe o nazwie „Poranna rutyna”. Jako komentarz dodałem listę kontrolną z kolejnymi krokami, które powinienem wykonać, aby dany dzień był udany.

Mój poranek wygląda następująco: budzę się, wstaję z łóżka i idę po telefon ładujący się na półce po drugiej stronie sypialni, włączam pamiętnik, odpowiadam na pytania, po czym przechodzę do Nozbe do zadania z porannym rytuałem, odznaczam na liście, że pamiętnik już uzupełniony i idę dalej według listy (umyć zęby, zważyć się itd.).

Planowanie dnia z Workflow, Bear i Nozbe

Za radą Radka, z którym prowadzę audycję “The Podcast”, planuję każdy dzień przy pomocy aplikacji Bear. Idea jest taka, że niezależnie od tego, ile mam zadań na liście priorytetów w Nozbe, Workflow codziennie tworzy dla mnie automatycznie notatkę na dany dzień w Bear, w której spisuję trzy najważniejsze zadania na następny dzień. Tylko główne tematy.

Również za pomocą Workflow automatycznie dodaję do tej notatki półgodzinne bloki, w których regularnie w ciągu dnia zapisuję, jak mi idzie, ile mam spotkań, ile czasu zajmuje mi praca w skupieniu, ile pozostałe zajęcia… a ile czasu marnuję na inne sprawy.

Statystyki pracy i ćwiczeń w Numbers

W Numbers mam osobny skoroszyt, w którym codziennie wieczorem wpisuję trochę danych: ile godzin pracowałem (wnioski z notatki z Bear), jaki trening odbyłem (bieganie, pływanie, rower czy siłownia…) i inne sprawy, których statystyki chcę śledzić na bieżąco. Dzięki temu w zasięgu ręki mam podsumowani tego, jak mi mijają dni i tygodnie. Mam dane, na podstawie których mogę stwierdzić, co należy polepszyć.

Skoroszyt w Numbers jest wygodny, ponieważ dzięki iCloud synchronizuje się na wszystkich moich urządzeniach i mogę do niego wpisywać dane na iPhonie, iPadzie i Maku.

Przegląd tygodnia z Nozbe

W firmie Nozbe w piątek każdy pracownik przeprowadza obowiązkowy przegląd tygodnia. W jego ramach wszyscy sprawdzają swoje zadania, projekty, kalendarze i inne sprawy tak, aby zamknąć obecny tydzień i przygotować się do kolejnego.

Przegląd tygodnia to wielostopniowy proces. Aby nic z niego nie umknęło, korzystamy z szablonu Nozbe.how. Każdy może go zaimportować do konta w Nozbe i dostosować do własnych potrzeb. Co tydzień, kiedy nadchodzi czas przeglądu, tworzę nowy projekt z szablonu z przeglądem i przechodzę przez niego krok po kroku.

Nawyki pomagają osiągać cele!

„Kropla drąży skałę nie siłą, lecz ciągłym spadaniem”, dlatego jest udowodnione, że wypracowywanie dobrych nawyków pomaga w realizowaniu celów. Co ciekawe, czynności “automatyczne” obsługiwane są przez inną półkulę mózgu, niż ta, która odpowiada za kreatywne myślenie. Oznacza to, że dzięki rytuałom odciążamy mózg, oszczędzając energię potrzebną do tworzenia nowych rzeczy. Raz wykształcony nawyk jest na tyle trwały, że nawet jeśli w którymś momencie go zaniechasz, łatwo jest do niego wrócić.

Widzę po sobie, że osiąganie celów jest trudne bez wsparcia “automatyzacji” płynącej z nawyków. Dlatego zachęcam Cię do popracowania nad nowymi nawykami oraz posiłkowania się aplikacjami i Workflowami na iOS i macOS. Szczególnie dobrze sprawdza się iPhone, którego zawsze mam w kieszeni. Dzięki wykształceniu kilku dobrych nawyków udało mi się zamienić sprawdzanie statusu na Facebooku na uzupełnianie dziennika, planowanie dnia i inne produktywne działania.

Jakie nawyki pomagają Ci zwiększyć produktywność? Podziel się nimi w komentarzu!

Michael
Założyciel i CEO Nozbe. Gospodarz audycji 'The Podcast', autor bloga oraz książek, mających na celu pomóc nowoczesnym pracownikom umysłowym działać skuteczniej i spełniać się we wszystkim, co robią.