Jeśli prowadzisz własną agencję lub pracujesz jako freelancer, to na pewno wiesz, że umowy outsourcingowe i im podobne rozliczane są w jednym z dwóch modeli: ryczałtowo lub na podstawie poniesionych kosztów oraz roboczogodzin (ang. time and material billing). Decyzja o tym, który wybrać nie jest łatwa, podobnie zresztą jak podjęcie decyzji o przejściu z jednego modelu na drugi. Czytaj dalej, aby dowiedzieć się wszystkiego, co warto wiedzieć w tym temacie.
Ok. roku 2005, w serwisach rekrutacyjnych coraz częściej zaczęły pojawiać się ogłoszenia, w których jednym z wymogów stawianych kandydatom była „umiejętność tworzenia stron internetowych”. Były to czasy, w których agencje tworzyły coś, co wymagało znaczącego skoku technologicznego, ponieważ dotychczasowe metody reklamy przestały być skuteczne. Niegdyś cieszące się popularnością ulotki i wizytówki odeszły w zapomnienie, a agencje musiały stawić czoła interaktywnej rzeczywistości zbudowanemu z linijek kodu i pikseli. Aby sprostać nowym wyzwaniom, zaczęły poszukiwać specjalistów wśród młodych osób chcących programować lub obsługiwać programy graficzne, co ci dotychczas traktowali jako swoje hobby.
Jaki model rozliczeń wybrać?
W pierwszej dekadzie XXI w., większość agencji/freelancerów współpracowało z klientami, płacąc im ryczałtem. W modelu tym, cena za projekt ustalana jest z góry, w oparciu o określony budżet i uzgodniony zakres prac.
Obecnie dominującym modelem współpracy jest rozliczanie prac w oparciu o czas spędzony na pracy oraz wykorzystane materiały. W ten sposób rozliczane są m.in. umowy zawierane pomiędzy agencjami, klientami, a nawet pracownikami agencji i freelancerami, gdzie zmienną są roboczogodziny. W tym wypadku, zarówno zakres, jak i budżet projektu nie są ściśle określone, a realizowane na bieżąco zadania rozliczane są w oparciu o liczbę przepracowanych godzin.
Wynika to z faktu, że:
- projekt jest złożony i trudno oszacować dokładny zakres prac;
- wymagania projektowe będą zmieniać się w trakcie realizacji;
- klient chce ingerować w kształt projektu w trakcie jego realizacji.
Z punktu widzenia agencji masz więc do wyboru dwa modele rozliczeń. Warto zdecydować się na ten, który najlepiej odpowiada specyfiki Twojego projektu.
Lepiej zdecydować się na ryczałt, gdy:
- masz jasno określony zakres i harmonogram prac;
- realizujesz projekt dla zaufanego klienta, z którym dobrze układała Ci się dotychczasowa współpraca;
- klient nie ma wystarczających kompetencji, aby na bieżąco weryfikować Twoją pracę.
Model „czas i materiał” to dobry wybór jeśli:
- trudno zdefiniować zakres, harmonogram i kształt projektu na wczesnym etapie;
- w zespole klienta znajduje się osoba będąca w stanie weryfikować Twoją pracę;
- chcesz mieć kontrolę nad kosztami projektu.
Zmiana modelu rozliczeń z ryczałtu na „czas i materiał”
Przejście z jednego trybu rozliczeń na drugi wcale nie musi być bolesne. Wprost przeciwnie. Większość firm, które się na to zdecydowały, jest zadowolona ze swojej decyzji. Oto obszary, na które warto zwrócić uwagę przy realizacji każdego projektu:
Organizacja pracy po obydwu stronach – czyli zbudowanie zespołu projektowego zarówno po stronie klienta, jak i wykonawcy. Taki „rozkład sił” zapewnia, że klient ma ciągłą i pełną kontrolę nad kształtem projektu – angażujemy go w planowanie zakresu prac. Jednocześnie, powinniśmy zaplanować cykliczne sprinty, na których będzie można dyskutować o bieżących zadaniach i dalszych pracach.
Udział zespołu w innych projektach jest wstrzymany na czas realizacji projektów bazujących na modelu „czas i materiał”. Umowy ryczałtowe przeważnie zapewniają tymczasowy bufor bezpieczeństwa, który pozwala angażować zespół do innych projektów. Z uwagi na dynamiczny charakter, metoda rozliczeń w oparciu o „czas i materiał” wiąże się z maksymalnym zaangażowaniem zespołu w dany projekt, na co Twoja agencja musi być przygotowana.
Wycena kosztów - projekty realizowane w oparciu o model „czas i materiał” musi poprzedzać właściwa analiza kosztów. Ich cena powinna być niższa, ponieważ nie uwzględniamy dodatkowego czasu na implementację projektu, jak to ma miejsce w przypadku ryczałtu. W rezultacie, w modelu tym większą rolę odgrywa czas.
Kontrolowanie budżetu projektu (czas i materiał)
Kontrolowanie etapów pracy w agencji lub firmie IT polega de facto na kontroli głównych kosztów projektów. Odliczając koszty stałe, które można zaplanować przed rozpoczęciem projektu, musimy przyjąć elastyczną zmienną, jaką jest czas pracy.
Na rynku dostępnych jest wiele narzędzi pozwalających mierzyć czas pracy. Przykładem jest TimeCamp, który integruje się z Nozbe. Z pomocą odpowiednich narzędzi, możesz śledzić czas, który spędzasz na realizacji zadań, a także monitorować etapy, na jakich znajduje się projekt oraz stopień wykorzystania budżetu.
