Nozbe

Ich habe diesen Post geschrieben, weil ich Ihnen zeigen möchte, wie ich meinen Wochenrückblick im GTD-Stil mache. So gewinne ich 2 Stunden im Monat, in denen ich nicht arbeiten muss, sondern das tun kann, was mir Spaß macht. Lesen Sie weiter und versuchen Sie es selbst.

Normaler Wochenrückblick

Ich habe derzeit 134 Projekte in Nozbe. Für einige ist das vielleicht nicht viel, für andere dagegen sehr wohl. Eines ist aber wichtig: Solch eine lange Liste muss in Ordnung gehalten werden – nichts darf schiefgehen. Da die Projekte in meiner Liste aber immer mehr wurden, hatte ich im Laufe der Zeit ein Problem: Mein Wochenrückblick! Warum? Ich bin einfach durch alle meine Projekte gegangen (natürlich ohne meine Standard-Aufgaben, wie: Inbox Zero etc.) und habe in jedem der Projekte folgendes Überprüft:

  • das Anfangsdatum des Projekts,
  • das Datum, wann das Projekt beendet sein soll,
  • ob alle Daten korrekt sind (ich bin sehr unorganisiert – während ich ein Projekt erstelle, kann es passieren, das ich den Monat verwechsle oder Aufgaben keinen Fälligkeitstermin zuweise).

Dann habe ich erkannt: Ich bewerte bei meinem wöchentlichen Rückblick nicht mehr meine Projekte, es ist auch keine Zeit der Stille und Konzentration. Es ist ein Rennen, ein weiteres Projekt zu beenden und dabei durch jedes noch so kleine Detail zu gehen. Ich war soweit, zu meinem Doktor zu gehen und mich krank schreiben zu lassen, sobald ich nur daran dachte, wieder einen Wochenrückblick machen zu müssen. Nur wäre das ziemlich sinnlos, da ich ja selbstständig bin … ich musste also eine Lösung finden!

Mein Tipp: Schauen Sie sich Ihren Wochenrückblick an. Wie machen Sie ihn? So wie ich? Möchten auch Sie jeden Monat Zeit gewinnen, um etwas Anderes machen zu können?

Wie sieht Ihre Projektliste aus?

Um zu verstehen, wie ich meinen Wochenrückblick optimierte, möchte ich Ihnen zeigen, wie meine Projektliste aussieht. Ich bin YouTuber, Business Coach und Student (Online-Studium). Auf meiner Liste sind folgende Projekte:

    1. Gruppe – Private Projekte und Projekte, die mit der Arbeit zusammenhängen. Offene Projekte mit kleinen Aufgaben, für die ich keine separaten Projekte erstellen muss;
    1. Gruppe – aktuelle Unternehmensprojekte;
    1. Gruppe – geschäftliche und private Reisen;
    1. Gruppe – sich wiederholende Aufgaben: private und solche, die mit der Arbeit zusammenhängen (z.B. neue Kunden akquirieren, Reifen wechseln /Wiederholung: alle 6 Monate/, Französisch lernen /Wiederholung: jeden Tag/);
    1. Gruppe – Episoden auf YouTube – jede Episode ist ein anderes Projekt;
    1. Gruppe – Studium – jedes Fach ist ein separates Projekt. Da ich online studiere muss ich Zeit dafür finden, mir Vorlesungen anzuhören und Hausaufgaben zu machen;
    1. Gruppe – Ideen – offene Projekte, in denen ich Ideen für neue YouTube-Episoden, Facebook- und LinkedIn-Posts, Blogposts etc. speichere;
    1. Gruppe – Kunden (aktuelle und mögliche);
    1. Gruppe – irgendwann/vielleicht – das sind alle Projekte, die für mich derzeit nicht wichtig sind, um die ich mich aber vielleicht in der Zukunft kümmere.

Mein Tipp: Teilen Sie Ihre Projekte in Gruppen ein und achten Sie darauf, dass die Projektliste nicht chaotisch ist.

Welche Projekte sind wichtig für mich?

Dann stellte ich mir die Frage: Welche Projekte sind wichtig für mich? In dieser Gruppe sind alle meine Projekte, aus denen ich mein Einkommen erziele. Das sind auch die Projekte, die in meinem Wochenrückblick Priorität haben. Das sind alle meine Projekte, außer:

  • Episoden auf YouTube (obwohl YouTube einen großen Teil meines Einkommens ausmacht, halte ich es nicht für nötig, Woche für Woche jede Episode zu prüfen),
  • Projekte der „Studium“-Gruppe,
  • Projekte der „Ideen“-Gruppe,
  • Projekte der „irgendwann/vielleicht“-Gruppe.

Ich stellte fest: Die Welt geht nicht unter, wenn ich diese Projekt nicht jede Woche prüfe.

Mein Tipp: Fragen Sie sich selbst: Welche Projekte sind wirklich wichtig für Sie.

Was habe ich gemacht?

Ich teilte meinen Wochenrückblick auf in zwei Teile:

    1. Teil – Normaler Rückblick,
    1. Teil – Vertiefter Rückblick.

Für den „normalen Rückblick“ gehe ich durch alle Projekte, die für mich wichtig sind – d.h. die Projekte, die Einkommen generieren. Das mache ich jede Woche. Dieser Rückblick enthält auch solche Aufgaben, wie: Inbox Zero (E-Mail, private Nachrichten, der Download-Ordner, Inbox), einen Überblick über die künftige Woche sowie einen Überblick über das Budget.

Ein vertiefter Rückblick ist ein sehr genauer Wochenrückblick, den ich alle zwei Wochen mache. Ich schaue mir dann alle meine Projekte an – nicht nur solche, die ich für wichtig halte.

Mein Tipp: Erstellen Sie in Ihrem Nozbe-Konto zwei Aufgaben: „Normaler Rückblick“ und „Vertiefter Rückblick“. Ordnen Sie als nächstes die Projekte aus den entsprechenden Gruppen diesen Aufgaben zu - Sie können dafür eine Checkliste verwenden.

Wie viel Zeit habe ich dabei gewonnen?

Zeit ist heilig für mich, daher ist mein Prinzip: Je mehr Zeit ich für meine Hobbys habe, umso besser! Die Frage ist also: Wie viel Zeit habe ich so in einem Monat gewonnen? Ich brauche für einen normalen Rückblick eine Stunde. Ein vertiefter Rückblick dauert ebenfalls eine Stunde. Das bedeutet, bei meinem normalen Wochenrückblick-Ablauf verbringe ich 2 Stunden pro Woche mit meinem GTD-Wochenrückblick, das sind 8 Stunden im Monat.

Derzeit sieht mein Wochenrückblick so aus: Vier Wochen normaler Wochenrückblick (1 Stunde/Woche) + ein vertiefter Rückblick (1 Stunde alle zwei Wochen). Das sind insgesamt 6 Stunden pro Monat.

So gewinne ich nicht nur 2 Stunden im Monat, sondern habe auch weniger Stress und bin weniger frustriert … und ich muss nicht voller Panik zum Doktor rennen, um mich krank schreiben zu lassen.

Autor: Matt Olech * – YouTuber und Unternehmenscoach. Er arbeitet mit verschiedenen Unternehmen zusammen – nicht nur als Coach, sondern auch auf YouTube. Sein Ziel? Kunden dabei zu helfen das zu erreichen, was sie wollen. Matt ist auch Berater. Vor sieben Jahren startete er seinen eigenen Entertainment-Kanal auf YouTube: „Matt Olech“. Insgesamt wurden seine Videos über 15 Millionen Mal angeschaut. Auf YouTube arbeitet er mit solchen Unternehmen zusammen wie Tic Tac, Hoop Cola, Provident, Lajt Mobile. Seit zwei Jahren arbeitet er auch als Unternehmenscoach. Seine Seminare und seine Trainingsstunden wurden von über 2.000 Leuten besucht. Er hat u.a. zusammen mit Higher School of Banking in Poznan und örtlichen Jugendvertretungen gearbeitet.*