Ihr Team braucht einen sicheren Ort, um zu arbeiten und Feedback auszutauschen. Sie sollten einen Ort haben, um sich natürlich zu organisieren und alles in Ordnung zu halten. Sie und Ihr Team möchten effektiv kommunizieren, Ihre Projekte voranbringen und sicher sein, dass Sie nichts verlieren, nicht wahr?
Auch wir wollten das alles, weshalb wir Nozbe entwickelten. Jetzt müssen Sie Nozbe nur noch eine Chance geben und in der App Ihr Team-Produktivitätssystem erstellen. Lesen Sie weiter und lernen Sie, wie Sie das schaffen.
1. Erstellen Sie Ihr Team-Konto
Zuerst müssen Sie Ihr Konto erstellen (wenn Sie das nicht bereits taten). Nozbe ist für Teams mit bis zu 3 Personen und bis zu 3 Projekten kostenlos. Wir fragen Sie nicht nach Ihren Kreditkartendetails etc., wenn Sie das kostenlose Konto einrichten. Sie gehen dabei keinerlei Risiko ein.
Klicken Sie hier, melden Sie sich für Ihr Konto an, geben Sie Ihren Namen ein, geben Sie Ihrem Team einen Namen und bestätigen Sie sofort Ihre E-Mail-Adresse in Ihrem Posteingang.
Sobald Sie fertig sind, können Sie sich in der App anmelden. Das geht auf dem Computer, Tablet, iPhone oder Android-Smartphone.
Jetzt können Sie Mitarbeitende in Ihren Bereich in Nozbe einladen. Starten Sie am besten mit den Personen, die Ihnen am nächsten stehen – so fällt Ihnen der Einstieg leichter und Sie können besser sehen, wie die Umsetzung funktioniert.
✅ Um jemanden zu Ihrem Workspace hinzuzufügen, gehen Sie in der linken Seitenleiste zur Ansicht Bereichsmitglieder und klicken Sie auf das ➕-Symbol. Wählen Sie dann, ob Nozbe einen Einladungs-Code generieren soll, den Sie beliebig teilen können, oder ob Sie die E-Mail-Adresse der Person (oder mehrerer Personen) eingeben und eine Einladung verschicken.
Detaillierte Informationen zum Einladen neuer Teammitglieder finden Sie auf unserer Hilfeseite. Wenn Sie auf Probleme stoßen oder Unterstützung benötigen, kontaktieren Sie bitte unser Kundenbetreuungsteam unter fragen@nozbe.com. Wir helfen Ihnen gerne bei allem weiter!
2. Erstellen Sie Ihre ersten Projekte, um Ihre Ziele zu definieren
Im Grunde ist alles, woran Sie arbeiten, ein Projekt. Es kann eine Kampagne, ein Kunde, ein Produkt, ein Event oder eine Geschäftsidee sein…) Alles ist möglich! Bevor Sie jedoch damit beginnen, sollte das Projekt klar definiert sein. Denken Sie über die Ziele nach, die Sie in naher Zukunft erreichen möchten, und erstellen Sie dafür Projekte in Nozbe.
✅ Ein neues Projekt in Nozbe zu erstellen ist ganz einfach. Klicken Sie dazu auf das ➕-Symbol neben dem Abschnitt Aktive Projekte im Menü auf der linken Seite, geben Sie den Namen ein und bestätigen Sie.
Sie können auch KI nutzen, um ein Projekt zu erstellen, das automatisch mit Aufgaben und passenden Kommentaren gefüllt wird.
Standardmäßig haben in der kostenlosen Version von Nozbe alle Teammitglieder Zugriff auf neue Projekte. Mit einem Premium-Konto können Sie die Sichtbarkeit von Projekten auf ausgewählte Personen oder nur auf sich selbst beschränken.
Denken Sie auch daran, dass nicht alle Projekte Teil Ihres Workflows sein oder aktiv bearbeitet werden müssen. Einige können einfach als Wissensdatenbank, als CRM oder als Ort zum Speichern von Ideen, Dokumenten oder Materialien dienen.
3. Füllen Sie Ihre Projekte mit Aufgaben – damit jeder weiß, was zu tun ist
Jedes Projekt besteht aus einer Liste von Schritten, die erforderlich sind, um es abzuschließen. Ihnen fallen wahrscheinlich schon einige ein. Erstellen Sie eine Liste von Dingen, die erledigt werden müssen, und fügen Sie sie als Aufgaben zu Ihrem Projekt hinzu. Keine Sorge, wenn Sie etwas vergessen – Sie können jederzeit weitere hinzufügen.
✅ Um eine Aufgabe zu erstellen, öffnen Sie ein Projekt, indem Sie in der Projektliste auf den Projektnamen Namen klicken. Unten rechts in der Ansicht finden Sie eine ➕-Schaltfläche. Nutzen Sie sie, um eine Aufgabe hinzuzufügen.
Achten Sie beim Erstellen einer Aufgabe darauf, ihr einen klaren und präzisen Namen zu geben, damit jeder versteht, worum es geht.
Sie können der Aufgabe weitere Details hinzufügen, um zusätzliche Informationen einzuschließen, und ein Fälligkeitsdatum festlegen.
Sie können auch eine Erinnerung festlegen, um zu einem bestimmten Zeitpunkt benachrichtigt zu werden. Wählen Sie eine der vorgeschlagenen Optionen oder geben Sie ein genaues Datum und eine Uhrzeit ein. Wenn es soweit ist, erhalten Sie eine Benachrichtigung in der mobilen App, und die Aufgabe erscheint in Ihrem „Eingehend“-Bereich.
4. Probieren Sie aufgabenbasierte Kommunikation
4. Kommunizieren Sie über Aufgaben – verbessern Sie den Workflow Ihres Teams
Um Projekte reibungslos abzuschließen, ist es wichtig, Aufgaben klar zu beschreiben und der richtigen Person zuzuweisen. Wenn Sie an einer Aufgabe arbeiten, können Sie Kommentare nutzen, um Informationen festzuhalten oder ein Teammitglied um Rat oder Feedback zu bitten.
Manchmal ist eine Aufgabe so einfach, dass ihr Name allein ausreicht, damit Ihr Teamkollege genau weiß, was zu tun ist.
Wenn mehr Details erforderlich sind, können Sie diese in den Kommentaren zur Aufgabe hinzufügen. Kommentare gehören zu den leistungsstärksten Funktionen in Nozbe. Neben Text können Sie auch Bilder, Dateien und andere Anhänge hinzufügen. Wenn eine Aufgabe komplexer ist, können Sie sie mithilfe einer Checkliste in kleinere Schritte unterteilen.
✅ Um einen Kommentar hinzuzufügen, öffnen Sie eine Aufgabe und klicken Sie auf das Feld Kommentar hinzufügen. Die Optionen unten zeigen, dass man Text, Checklisten, nummerierte Listen und Dateien hinzufügen kann.
Sobald die Details der Aufgabe klar sind, weisen Sie sie der verantwortlichen Person zu und bitten Sie sie, Sie zu benachrichtigen, wenn diese erledigt ist oder falls Probleme auftreten. Direkt dort – in der Aufgabe.
Ich würde Projekte und Aufgaben in Nozbe mit Ordnern und Aktenordnern im Büro meiner Mutter in den 80er-Jahren vergleichen. Alles ist an einem Ort gespeichert. Sie enthalten alle Materialien, zu denen Sie jederzeit zurückkehren können, sowie die vollständige Historie einer bestimmten Aufgabe. Das ist besonders hilfreich, wenn jemand Neues zum Team dazukommt.
Innerhalb von Aufgaben können Sie:
- Diskussionen in Kommentaren führen,
- Feedback geben und einholen,
- Dateien, Bilder und Links hinzufügen.
Alles bleibt dauerhaft erhalten, da Sie Aufgaben auch nach ihrer Erledigung durchsuchen und wiederherstellen können. Und das Beste ist: Mit Apps auf allen Geräten können Sie von überall auf der Welt auf Ihre Projekte zugreifen.
Der Titel dieses Abschnitts lautet „Kommuniziere über Aufgaben“ – es geht darum, direkt in Aufgaben zu arbeiten und Details in Kommentaren zu besprechen. Bei Nozbe legen wir großen Wert auf diese Art der Kommunikation und bevorzugen sie gegenüber Meetings, Anrufen, E-Mails und allem anderen. Mehr dazu können Sie in diesem Blogbeitrag lesen.
5. Ihre Projekte & Aufgaben leicht verwalten
Bei einer langen Liste von Projekten lohnt es sich, sie zu organisieren.
Um über alles, was in einem Projekt passiert, auf dem Laufenden zu bleiben, können Sie ihm folgen. Dann sehen Sie jede Aktualisierung – selbst die kleinste – in der Ansicht Activität. In Nozbe folgen Sie automatisch jedem Projekt, das Sie erstellen
Was ist mit Projekten, die von anderen Teammitgliedern erstellt wurden? Sie können ihnen manuell folgen, wenn Sie ihren Fortschritt verfolgen möchten.
✅ Öffnen Sie dazu das Projekt, indem Sie es aus der Projektliste auswähhen, und aktivieren Sie den Folgen-Schalter.
Wenn Sie sich auf ein bestimmtes Projekt konzentrieren möchten, können Sie es auch zu den Favoriten hinzufügen.
✅ Um ein Projekt als Favorit zu markieren, öffnen Sie es und gehen Sie über das (…) Symbol neben seinem Namen in das Menü. Die Favoriten-Option ist mit einem Herz ❤️ gekennzeichnet.
Natürlich können Sie ein Projekt auch direkt in der Activität-Ansicht verfolgen oder als Favorit markieren.
Eine weitere Möglichkeit, in Nozbe Ordnung zu halten, ist die Verwendung von Projektabschnitten. Sie ermöglichen es Ihnen, Projekte in thematische Blöcke, Phasen oder Meilensteine zu unterteilen.
✅ Um einen neuen Abschnitt zu erstellen, öffnen Sie ein Projekt, gehen Sie über das Drei-Punkte-Menü oben in der Ansicht und wählen Sie Abschnitt hinzufügen.
Sobald Sie Abschnitte erstellt haben, können sie bestehende Aufgaben dorthin verschieben, entweder über die AbschnittScaltfläche in den Aufgabendetails oder per Drag & Drop.
👉 Noch etwas: Beim Erstellen einer neuen Aufgabe können Sie auf das +-Symbol neben dem Namen des ausgewählten Abschnitts klicken, um die Aufgabe direkt dort hinzuzufügen.
Sie können auch Tags verwenden, die Ihnen helfen, Aufgaben aus verschiedenen Projekten nach Personen, Orten oder benötigten Werkzeugen zu bündeln. Ein gutes Beispiel ist „Telefon“, das als Werkzeug für Aufgaben in mehreren Projekten dienen kann. Sie können auch ein Tag mit dem Namen eines Kunden erstellen, um alle zugehörigen Aufgaben zu gruppieren.
✅ Wie erstellen Sie Ihren ersten Tag? Gehen Sie dazu im linken Menü zu Tags und klicken Sie dort auf ➕.
✅ Einen Tag direkt in den Aufgabendetails zuweisen. Klicken Sie oben in der Aufgabenansicht auf den Tags-Button und wählen Sie einen bestehenden Tag aus oder erstellen Sie mit ➕ einen neuen.
Projekte gruppieren
Sie können Ihre Projekte in der linken Seitenleiste von Nozbe auch in Gruppen organisieren – ähnlich wie Ordner auf dem Computer. Wie funktioniert das?
Gehen Sie zuerst im linken Hauptmenü zu Projektgruppen. In dieser Ansicht können Sie mit dem ➕-Symbol eine neue Gruppe erstellen, ihr einen Namen geben und über die Option Projekt verwalten ausgewählte Projekte hinzufügen.
Sobald Ihre Gruppe fertig ist und ausgewählte Projekte enthält, können Sie sie im Hauptmenü neben den Favoriten anzeigen.
Öffnen Sie dazu das Gruppenmenü (über das (…) Symbol) und aktivieren Sie die Option „In Seitenleiste anzeigen“.
Jetzt können Sie Ihre Projekte in Gruppen organisieren und sie in der Seitenleiste ganz nach Ihren Wünschen anordnen.
6. Immer den Überblick behalten – die Aktivität-Ansicht
Die Activität-Ansicht ist eine der wichtigsten Ansichten in Nozbe. Besuchen Sie sie regelmäßig, um den Überblick über alle aktuellen Aktivitäten in den Projekten und Aufgaben zu behalten, denen Sie folgsen. Außerdem sehen Sie hier Informationen über neu erstellte Projekte.
Wenn Sie Manager oder Teamleiter sind, sollte diese Ansicht Ihr zentraler Ort in Nozbe werden. In der Aktivität können Sie zu Aufgaben beitragen, Feedback geben, Ihr Team unterstützen und vor allem den Fortschritt überwachen. Kurz gesagt: Sie zeigt alle Aufgaben, bei denen Änderungen vorgenommen wurden.
Um zu sehen, woran eine bestimmte Person arbeitet, gehen Sie zur Bereichsmitglieder-Ansicht im Hauptmenü und wählen Sie diese Person aus. Sie sehen dann eine Liste aller Aufgaben, die ihr zugewiesen sind – aus Projekten, auf die ihr beide Zugriff habt. Beachte, dass es mit einem Premium-Konto Projekte geben kann, zu denen Sie nicht eingeladen wurden. Wenn Sie Nozbe Free nutzen, haben Sie Zugriff auf alle Projekte, die von Ihrem Team erstellt wurden.
Behalten Sie die Verantwortung – Eingehend-Ansicht
Nutzen Sie “Eingehend” als Ihr Verwaltungs- und Kommunikationszentrum – das ist der Ort, in den alles, was Sie betrifft, hingeht. Hier sehen Sie:
- Ihre überfälligen Aufgaben und die Zuweisungen, die heute fällig sind,
- die Aufgaben, die Ihnen zugewiesen wurden,
- die Aufgaben, in denen Sie erwähnt wurden,
- die Aufgaben, für die Sie eine Erinnerung einrichteten.
Sie sollten regelmäßig in “Eingehend” reinschauen und entscheiden, was Sie mit den Aufgaben tun möchten, die dort drin sind. Vergessen Sie aber nicht, dass “Eingehend” kein Ort ist, um Ihre Aufgaben zu speichern.
8. Seien Sie der Chef – Ihre Prioritäten
Jetzt ist es an der Zeit, sich auf Ihre Prioritäten zu konzentrieren. Nur Sie können entscheiden, welche Aufgaben als Priorität markiert werden sollen. Manche markieren nur die Aufgaben, an denen sie heute arbeiten möchten. Andere nehmen auch Aufgaben auf, die sie diese Woche erledigen wollen. Jeder hat sein eigenes System – und das ist völlig in Ordnung, solange Sie auch eins haben!
👉 Hinweis: Sie können Aufgaben auch dann als Priorität markieren, wenn sie Ihnen nicht zugewiesen sind. Fügen Sie sie zu Priorität hinzu, um sicherzustellen, dass sie erledigt werden oder um den Fortschritt zu verfolgen.
Sie können Nozbe auch „beibringen“, welche Aufgaben automatisch in der Priorität erscheinen sollen. Gehen Sie dazu in die Ansicht Priorität, öffnen Sie das Menü über das (…) Symbol, wählen Sie Automatisch prioritiesen, legen Sie Ihre Einstellungen fest und bestätigen Sie.
9. Niemals eine Aufgabe verpassen dank “Erinnerung”
Was ist mit wichtigen Aufgaben, die Sie nicht als Priorität markieren möchten? Setzen Sie eine Erinnerung! Angenommen, Sie haben eine Aufgabe, an der Sie am nächsten Mittwoch arbeiten möchten, aber gleichzeitig Ihre Priorität-Ansicht nicht überladen möchten. Was können Sie tun? Es ist ganz einfach!
✅ Öffnen Sie die Aufgabe und wählen Sie Erinnere mich im Detailbereich der Aufgabe oben aus. Stellen Sie die Erinnerung auf nächsten Mittwoch ein, damit Sie an diesem Tag benachrichtigt werden.
Sie können Erinnerungen auch als Startdatum für Aufgaben nutzen oder als Signal, mit der Vorbereitung zu beginnen – zum Beispiel zur Vorbereitung eines Kundentermins. Sie können eine Erinnerung setzen, wenn Sie gerade nicht an einer Aufgabe arbeiten können, aber Nozbe Sie in einer Stunde daran erinnern soll.
Profi-Tipp: Sie können eine „relative“ Erinnerung setzen – ... Vor Fälligkeit – für wiederkehrende Aufgaben. So erinnert Sie Nozbe rechtzeitig vor jeder Wiederholung daran.
10. Und wieder: Aufgabenbasierte Kommunikation!
Wir entwickelten Nozbe, um Teams dabei zu helfen, zu kommunizieren und ihre Projekte zu erledigen. Die Grundidee hinter unserer App ist die aufgabenbasierte Kommunikation – der beste Weg für moderne Teams, um erfolgreich zu sein.
Um von null auf erledigt in unserem Nozbe-Team zu kommen, kommunizieren wir in den Aufgaben. So haben wir alles, was wir brauchen, um eine Aufgabe zu beenden, an einem Ort.
- Die Diskussion zu einer Aufgabe findet in den Kommentaren statt.
- Wir geben Feedback und Meinungen, indem wir Kommentare zu den Aufgaben schreiben. Wir stellen Fragen und bekommen die Lösungen direkt in den Aufgaben.
- Wir verwalten die Verantwortlichkeiten innerhalb den Aufgaben, indem wir die Aufgabe bestimmten Teammitgliedern zuweisen.
- Und dann … werden diese Aufgaben erledigt.
Es ist alles strukturiert, leicht zu folgen und zu durchsuchen und sehr gut umsetzbar. Wenn Sie ein Projekt öffnen, können Sie deutlich sehen, was los ist, wer für welche Aufgabe verantwortlich ist und wie weit jede Aufgabe fortgeschritten ist.
Jetzt liegt es an Ihrem Team, seine Aufgaben zu erledigen. Folgen Sie den oben beschriebenen Schritten und versuchen Sie, ein System einzurichten, das für Sie am besten funktioniert. Wenn Sie Zweifel oder Fragen haben:
- schauen Sie auf unsere Nozbe Hilfeseite rein,
- schauen Sie sich das Videotutorial an,
- schicken Sie eine E-Mail an unseren Kundendienst unter fragen@nozbe.com.
