Dieser Gastbeitrag ist von Chad Garret – unserem Botschafter sowie intensivem Nozbe-Nutzer und starkem Verfechter von GTD. Lesen Sie, welche Nozbe-Funktionen er nutzt und wie er mit „losen Aufgaben“ umgeht.
Mein Name ist Chad Garrett. Ich bin Präsident von Productivity Grid, LLC und ein Nozbe-Botschafter. Nozbe ist für mich das perfekte Produktivitätstool. Ich bin ein starker Verfechter von David Allens Methode „Getting Things Done (GTD)“ und Nozbe passt sehr gut in dieses System. Wie nutze ich also Nozbe? Beginnen wir damit, wie ich meine Aufgaben verteile.
Sammelprojekte
Alles in Nozbe kommt in ein Projekt (wie in GTD definiert, gehört dazu jede Aufgabe, für die zwei oder mehr Schritte nötig sind, um sie zu beenden). Ich habe derzeit ca. 75 Projekte. Das hört sich nach viel an, ist es aber nicht wirklich – wir alle sind so beschäftigt!
Einige Aufgaben kann man nicht sofort einem bestimmten Projekt zuordnen. Es kann eine einfache Aufgabe sein, die Sie beenden müssen – vielleicht einen Kunden anrufen oder eine E-Mail an einem Kollegen schreiben; auch diese Aufgabe muss in ein Projekt. Um solche Aufgaben verteilen zu können, erstellte ich „Sammelprojekte“. Wichtig sind für mich besonders meine Sammelprojekte „Persönlich“, „Geschäftlich“, „Kunden“. Wenn ich also eine Aufgabe zu erledigen habe, geht sie in das entsprechende Sammelprojekt.
Wichtig ist mir auch, dass diese Sammelprojekte auf meiner Projektliste an erster Stelle stehen; in diesen Projekten ist am meisten los, deswegen will ich schnell auf sie zugreifen können. Ich sortiere meine Projekte alphabetisch und ich gebe meinen Sammelprojekten einen besonderen Anhang: -Aktionen: Persönlich, -Aktionen: DCH und -Aktionen: Productivity Grid. Mit diesen Bezeichnungen stehen meine Sammelprojekte ganz oben auf meiner Projektliste.
Kategorien
Kategorien in Nozbe sind Kontexte in GTD. Kontexte sind Tools (eine Person, ein Ort oder eine Sache), die helfen, Aufgaben zu erledigen. Das Wichtigste bei Kategorien ist, dass sie die nächste Aktion, die Sie in einem Projekt/in Projekten beenden müssen, auflisten, dass Kategorien aber nicht abhängig von einem Datum/von einem bestimmten Zeitpunkt sind. Kategorien helfen dabei, organisiert zu bleiben, denn Aktionen stehen in Listen, auf die man mit dem Tool, das man nutzt, zugreifen kann. Ein Beispiel: Ich muss etwas in einem Geschäft kaufen. Ich brauche es aber nicht heute und auch nicht nächste Woche, aber das nächste Mal, wenn ich in dem Geschäft bin, sollte ich die Sache kaufen. Ich verschiebe diese Aufgabe also in meine Kategorie „Besorgungen“. Das nächste Mal, wenn ich unterwegs bin, schaue ich auf meine Besorgungsliste und kaufe das, was ich brauche. Dasselbe gilt für andere allgemeine Listen, wie Anrufe, Zuhause, E-Mail, Laptop etc. Das heißt, das nächste Mal, wenn ich irgendeines dieser Tools nutze und ich an etwas arbeiten muss, kann ich mithilfe dieser Liste sehen, was ich als nächstes tun muss.
Prüfung
Der Schlüssel eines jeden Produktivitätssystems ist die Prüfung. Wenn Sie Ihre Projekte und Kategorien nicht prüfen, sind Sie nicht sehr produktiv. Das ist eine Falle, in der viele Menschen tappen. Nach GTD sollten Sie Ihre Aufgaben wöchentlich prüfen. Prüfen Sie bei Ihren aktuellen Projekten, was die nächste Aktion ist und weisen Sie ihnen ein Fälligkeitsdatum oder ein Datum als Auslöser zu. Identifizieren Sie Aufgaben, die nicht zu einem bestimmten Datum erledigt werden müssen und verschieben Sie sie in irgendeine Kategorie. Prüfen Sie Aufgaben von denen Sie einmal dachten, sie wären wichtig und entfernen Sie diese Aufgaben.
Partnerprogramm
Wenn Nozbe nicht der Lebensretter wäre, der es ist: Es gibt auch ein Partnerprogramm! Das heißt, wenn ich Leuten Nozbe empfehle, gebe ich diesen meinen Partner-Link, sodass sie sich anmelden und ein Konto erstellen können. Warum? Sie erhalten einen Rabatt für ein Nozbe Pro-Konto und ich erhalte eine kleine Provision. Das ist ein toller Weg, andere für Nozbe zu begeistern und jeden glücklich zu machen.
