Escrito por Delfina (Nozbe Support - CHO - Chief Happiness Officer)
Trabajando en Nozbe, con nuestro fabuloso equipo, me da la oportunidad de ir a través de casi todas las situaciones que puedas imaginar. Veo todo tipo de tareas procesables, nombres de proyectos y descripciones.
Voy a tratar de llamar tu atención en una materia importante para productividad: alcanzar una perfección en los nombres de tareas breves, claros y comprensibles.
El fondo
Vivimos una vida agitada, donde la información concreta, precisa y corta vale su peso en oro. Desafortunadamente, no es tan fácil como parece. Empezando con nuestros excesivamente largos correos electrónicos ( hay un artículo muy bueno sobre esto en Productive! Magazine n º 8 de Leo Babauta y llamado “Sus correos electrónicos son demasiado largos”), cosas que cada días estamos escribiendo hasta cosas tan simples como nombres de acciones. Yo compararía la creación de tareas a escribir un libro. Si le das un título demasiado largo ¿cual serán las consecuencias?
Cómo no escribir
Ser productivo en algunos aspectos está teniendo todo optimizado y lo más claro posible. Teniendo esto en mente, a veces nos encontramos con nombres de tareas como en este ejemplo:
‘Tom por favor ves al perchero, recoja la correa del perro, abre la puerta y saca al perro, por favor asegúrese de que tiene suficiente tiempo para correr y hacer sus cosas porque necesita por lo menos 30 minutos de carrera, además no olvides su bolsa.’
En primer lugar, esto no es una tarea, sino una lista de verificación… o a lo mejor - puede que un proyecto pequeño. Lo segundo - Tom no será feliz por recibir una tarea como esta. Podría confundirse.
La clave para el nombramiento perfecto de una tarea
Lo valioso que todos aprendemos aquí en Nozbe es proporcionar información breve y tan precisa como sea posible.
¿No crees que la tarea como “pasear al perro” delega a Tom lo dice todo? Yo creo que sí, si la pasa a el, él ya sabrá cómo van las cosas. Si no, ¿por qué delegar la tarea a él en el 1er lugar? Si hay alguna información que tienes que proporcionar a Tom, mejor será publicarlo en el comentario. Fácil de encontrar y rápido de llegar.
Basta con echar un vistazo a esta detallada y sin embargo diaria tarea: cuando Tom echa un vistazo a sus tareas y ve ‘pasear al perro’. Apuesto a que Tom se sentiría bastante bien al respecto y lo hará. Creo que él lo agradecería mucho más de esta absurdamente larga tarea que he dado por ejemplo :-) Simplemente, no coloques información adicional que se puede dar en los comentarios en el nombre de la tarea - notarás el cambio muy rápidamente!
Situaciones del nombre de la tarea de Nozbe
La primera cosa que veo cada mañana es mi lista acciones siguientes que contiene alrededor de 30 a 50 tareas, nombres cortos como “pasear al perro”; “Ver/comentar en el foro”; “Apoyo”; “Reembolsos”; “Escribir al Sr. X sobre un post”, y así sucesivamente… Si no tienes listas como esta, no conseguirás la mitad de ellas hechas, sólo leer los nombres largos tomaría un montón de mi tiempo y ¿qué pasaría con el tiempo que realmente necesita para llevar a cabo esas cosas?
La mayoría de estas tareas son rutinarias y ni siquiera necesito notas/apuntes para ellas. Algunos tienen notas añadidas como comentarios por mis colegas que me informan de que, por ejemplo, el Sr. X necesita un reembolso, que es la dirección de correo electrónico del el y resto de información necesaria. Pero ahora puedes ver que realmente no necesito verlo tan pronto como veo la tarea. Lo voy a necesitar una vez que llego al punto de hacer esta concreta tarea. Todo el ‘relleno’ no tiene que distraer mi atención hasta que esté realmente listo para hacer la acción.
El Resumen
Yo veo mejor tener las tareas con nombres cortos e intrigantes. Nombres que son la pura esencia de lo que hay por hacer. Cualquier información adicional se puede describir con la mayor cantidad de detalles truculentos como desee en los comentarios. Si descargas los detalles justo delante, harás que los miembros de tu equipo se sienten simplemente abrumado y confundido.
Pregunta: ¿Cómo lidiar con las tareas en su equipo? Siéntase libre de publicar sus métodos a continuación e inspirar a otros :-)
