生産性は成功へのカギです。経営者であろうと、会社員であろうと、フリーランスであろうと、生産性はあなたの仕事において決定的な役割を果たします。しかし、生産性を考えた時に、デジタルやサイバーセキュリティの重要性について考える人はまずいないと思います。
個人レベルでも、ビジネスや組織レベルでも、サイバーセキュリティが生産性を加速させるのにはたくさんの方法があります。生産性を向上させようとサイバーセキュリティに取り組むと、それは同時に、仕事と自分を守ることにもつながるのです - ウィンウィンの関係です！
以下、サイバーセキュリティを強化し、生産性を高めるための9つのヒントをご紹介します。
1. セキュリティ違反＆セキュリティアタックを減らす
これは考えるまでもないことでしょう。セキュリティ違反が少なければ少ないほど、それだけ修正するアクションに費やす時間が少なくなります。
最前線にセキュリティプロセスを導入するのには時間が掛かりますが、セキュリティの漏洩やセキュリティ攻撃になる前に保護されるようにしておけば、後々時間の節約になります(そして頭痛の軽減ともなります！)。また、セキュリティストラテジーを実装する時間だけでなく、攻撃によって被ったシステムや部品の破損やダメージを除去するのに費やす時間の節約にもつながります。
セキュリティプロセスの導入は、ただ単にシステムの修正やシステム防衛に対してのソリューションを提供するだけでなく、ビジネスレベルの話に及びます。ハッキング攻撃を受けたり、セキュリティ漏洩があった場合には、ビジネスは顧客を失い、社会的な制裁を受けることになります。顧客を失うことは、そこからもたらされる利益も失うことも意味します。また、新しく顧客開拓ができたとしても、そのためには膨大な時間が掛かります。最初に強固なセキュリティシステムを確保することで、こういった不利益を避けることにつながります。
2. セキュリティプロセスの自動化
オンラインのビジネスや組織には、デイリーベースで管理される 一定レベルのセキュリティ が必要です。しかし、それらのアクティビティを自動化することで、毎月多くの時間を節約できます。そして、生産性について言えば、時間の節約と言うのはすぐにリストに挙がるものです。
セキュリティの自動化の例を挙げると、職場や別の部署に入る際に、キーパッドやRFIDを導入するというものです。勤務時間外にあなたや同僚が部屋やスペースに入る必要がある時には、セキュアアクセスがあれば、施設の中へ入れます。誰か他の人に頼んで入れてもらったり鍵を閉めてもらったりする必要はありません。これは緊急時にも非常に重要です。時間の節約になるだけでなく、施設に入る人々の安全の保証にもなります。
3. セキュリティでストレスの軽減
人はストレスが少ないとより生産的になるというのは事実です。そのため、サイバーセキュリティのもう1つの利点は、あなたや同僚のストレスを軽減するということにあります。
ウイルススキャン、自動バックアップ、自動コンピューターロックなど強力なセキュリティ基準を実装することで、それらの作業に費やす時間も減り、ストレスレベルも軽減されます。これは生産性にとってもワンツーパンチです: 従業員に安心感を与え、それらの業務に毎月、毎週かかるはずの時間の節約になります。
4. セキュリティポリシーをリピートする
優れたサイバーセキュリティポリシーには 継続的な努力が必要とされます。 継続的な努力には、安全でいるためにどんなタスクが必要なのかを覚えておくことも含まれます。優れたソリューションとしては、カレンダー、またはTo-doツールを使い、リピートのリマインダーを設定することです。
例えば、パスワードを3ヶ月ごとに変更するとします。Nozbeで繰り返しタスクを設定したり、Googleカレンダーでリマンダーを設定しましょう。これにより、安全性を確保するだけでなく、これまで述べたことにもつながりますが、セキュリティプロジェクトマネージメントを設定して忘れてしまってもいいようなフレームワークに入れることにもなります。やることをずっと覚えておくための労力を節約できます。繰り返しをシステムに設定して、覚えておくための労力と時間を節約することは、生産性にとってもとてもプラスに働きます。
5. インターネットアクセスの監視
従業員がソーシャルメディアやニュースサイトに時間を浪費しているようだと、生産性を大幅に損なうのは明らかです。特定のサイトへのアクセスをブロックするというようにビジネスのネットワークに制限を加えることで、従業員の時間を回復させることができ、さらに、彼らにそれらの時間を職務に向けてもらうことができます。
従業員が就業中にFacebookを見たりしていないか確認するのに時間を費やす必要がなくなるので、マネージャにとっても有益です。
さらに、これらの利益はテクノロジーの分野だけには留まりません。FastCompanyに記載された最近の研究では、インターネットの監視を導入したレストランが$3,000近く1ヶ月の売り上げが向上したそうです。レストランがしばしば薄いマージンで運営されていることを考えると、他の業種のビジネスが享受できる利益はかなり大きいのではないでしょうか。
6. VPNを使う
ビジネスの世界では、働く環境はますますリモートになり、分散していっています。VPN、またはバーチャルプライベートネットワーク は従業員を家からでも仕事ができる環境にする優れた方法です。基本的には、VPNはオフィス外の環境へあなたのビジネスネットワークを拡張します。
これにより、家にいても仕事ができたりという柔軟性を提供できたり、緊急事態が発生した時に会社にいるのと同じように仕事ができるようになります。
VPNはまた、クライアントや投資家など外部の利害関係者が安全な方法でインターネットのファイルや文書にアクセスすることを可能にします。この方法は電子メールを介してファイルを転送する時にしばしば発生する法的、及びプライバシーの問題を回避することにもつながります。
7. 自分で全てをやらない
ビジネスオーナーは自分で全てをやろうとしてしまう傾向があります。ITとサイバーセキュリティに関しては、これは生産性の大幅な低下に繋がることがあります。CEOやオーナーが適切なセキュリティポリシーを導入することができないということではありません。しかし、多くの場合、セキュリティのプロと比較すると、彼らは導入に多くの時間を費やすことがあります。
業界がどれほどめまぐるしく変化しているのかを考慮しなくても、同じことが継続的なセキュリティ管理についても言えます。セキュリティスタンダードの変更に関して絶えずアップデートするというだけでも、フルタイムの仕事となるでしょう。そのため、生産性を大幅に向上させるためには、あなたのビジネスのセキュリティプロトコルやセキュリティプラクティスを実行してくれるスペシャリストを雇うといいでしょう。
8. 自動バックアップ
自動バックアップ は、セキュリティ上でも生産性上でも、個人やビジネスが導入できる最善の方法のうちの一つです。仮に、とても重要なファイルが社員のエラーや悪意のある者、ハードウェア障害などのために失われてしまったことを想像してみてください。
重要なファイルを失ってしまったという事実だけでなく、もう一度それに代わるものを作るための時間を考えてみてください。自動バックアップのソリューションがあれば、ファイルが安全であるだけでなく、悪意のある者がネットワークに侵入しても、ファイルが破損してしまうのを回避することができます。
9. ユーザー仮想化
VPNの話と似ていますが、仮想化はデスクトップ環境にリモートで接続する機能も提供します。
しかし、仮想化はVPNに比べて大きな利点が1つあります。あなたが接続している実際のマシンは他のマシンから分離しているため、すぐに消去したり再セットアップしたりできるという点です。これは、もしあなたのセキュリティにハッキングや違反があったとしても、あなたのチームや会社は通常通り業務を継続できることを意味しています。
まとめ
強固なセキュリティプログラムが生産性の向上につながるということはすぐには明確にならないかもしれません。しかし、ひとたび侵害が発生した時に失われる時間や費用を考えると、健全なセキュリティプロトコルを導入 することは、長期的に見ればビジネスの効率を高めることにつながることはよく認識されていただけるのではないかと思います。
