プロジェクトマネジメントは、建設会社や建築会社、広告会社、グラフィックデザイン代理店などで伝統的に使われるものだとしばしば思われています - その名の通り “プロジェクト” の下に管理されるものとしてみなされがちです。しかし、今日ではサービスのプロフェッショナルな分野にも適用されています。クライアントとの連携を追跡する際にチームをアシストする、競合する優先順位を調整する、スタッフ間のコミュニケーションを改善する、クライアントサービスを改善する、また、収益にプラスとなるような効率を提供する、などといった際に使われているのです。
法務分野でのプロジェクトマネジメントとは？
弁護士や法律に携わる人は、しばしばプロジェクトマネージャーの役割を担ったり、プロジェクトチームの一員になったりする必要があります。そして、実務の分野に関係なく全ての法的な案件は “プロジェクト” とみなされ、明確な開始日と終了日を持ち、“新しい” 何かを作成することを伴います。
弁護士たちはクライアントの法的な問題に対処するために “プロセス” という言葉をしばしば使いますが、プロジェクトマネジメントを導入する時には、“プロセス” という言葉を “プロジェクト” と置き換えてもいいでしょう。しかし、プロジェクトマネジメントの導入がうまく行くにはもちろんそれだけでは終わりません。
法律事務所におけるプロジェクトマネジメントのビジネスケース
法律の専門分野では、プロジェクトマネジメントとは、問題のパラメーターを事前に定義し、最初にその時点での事実を持って問題の方針を計画し、そこから問題に対処し、そして最後にどのように問題が実際に処理されたかを評価するという一連のプロセスを指します (会社または法務部の観点、およびクライアントの観点の両方から)。
クライアントからのプレッシャーや費用を削減したい要望などにより、よりきめ細かく整理された、体系的な 顧客ケースの管理 のニーズが高まっています。
継続的な変化をうまく管理
最初のクライアントとのミーティングから、裁判所での審問や解決にいたるまで、ケースが変更する可能性はたくさんあります。優れたプロジェクトマネジメントは、各ステップにおける全ての変更を文書化し、費用の払い戻しなどのリスクを減らすことができます。プロセスの早い段階で変更によるインパクトが特定され、その結果、うまく対処できるようになるからです。
コミュニケーションの改善
次に、プロジェクトマネジメントはチームとクライアントとのコミュニケーションを改善します。優れたプロジェクトマネジメントにおいては、変更点などがあっても、その理由や、その変更がもたらすインパクトが明確に伝達され、また、それに伴って費用の変化がある場合でも、クライアントが理解しやすくなります。また、プロジェクトマネジメントは、結果や成果について、お互いがどのように期待しているか、議論を促進してくれます。
優れたプロジェクトマネジメントにおいては、弁護士がクライアントの期待や目的、法律問題に対する成功要因といったものを確実に理解することから始まります。どうしても勝ちたい、大きな混乱がなく解決したい、などといった要望を把握するのです。ノズビー Nozbe のようなツールは、社内、及び外部とのコミュニケーション両方を改善するのに役立ちます。
プランニング
クライアントの目的がはっきりしたら、次のステップは、詳細な概要を作成する、関連する業務を特定する、成果やマイルストーンを想定する、少なくともハイレベルで予算を概算する、といったことに取り組みます。
作業が実際に開始されると、次のステップでは案件のプロジェクトや作業計画を作成します。これには各ステップごとに (フェース、タスク、アクティブティ) 必要なリソースやスタッフの特定、コミュニケーション手段やリスク分析、そしてプランの変更なども含まれます。
これら全てを前もって考慮しておくと、クライアントの期待を満たすように予算を調整したり、途中で起こりうる変更にも迅速に対処したり、案件の問題点をレビューしたり評価したりすることが容易になったりと、案件を管理することがよりやりやすくなります。今回何がうまくいって、次に改善できることは何でしょうか？
これらは例外的であり、全ての案件がこのレベルの情報を含む必要はありませんが、いくつかの重要なアイテムを取り入れることで、クライアントとの関係を強化することにつながります。優れたプロジェクトマネジメントのためのソフトウェアは、これら全ての手順や情報、ドキュメントなどを常に最新の状態に保ち、安全でいつでも利用できるようにしてくれます。
プロジェクトマネジメントの利点
多くの研究によって、プロジェクトマネジメントはクライアントにとって多くの利点があるということが分かっています。サプライズの減少、時間と予算により集中できること、法律事務所とクライアント間のコミュニケーションの改善、チームワークの改善、効率の向上、支出の減少、などという利点です。
法律事務所にとっても改善につながります。 - とりわけ、既に説明したように、料金をより正確に予測できるようになることもその内の一つです。また、プロジェクトマネジメントは、チームメンバーが常に “社内” にいるのではなく、自宅から仕事をしたり、パートタイムを導入したりしているような、フレキシブルな労働時間を採用している事務所や会社にとっても非常に有益です。
多くの新しいものへの対応と同じように、それを採用し導入するには、トレーニングや忍耐、時間への投資が必要です。しかし、それを享受している会社にとっては、成果や報酬は大きなものとなるのです。
