Ten artykuł jest dla Ciebie jeśli odczuwasz brak funkcji podprojektów w Nozbe lub po prostu chcesz dowiedzieć się, jak etykiety projektów mogą ułatwić Ci życie.
Potrzebuję podprojektów!
Promując Nozbe na różnych konferencjach, poznajemy wiele ciekawych osób. Na jednej z nich do naszego stoiska podeszła dziewczyna zajmująca się profesjonalnym zarządzaniem imprezami. Zdradziła, że kiedyś próbowała używać Nozbe, ale szybko zrezygnowała. Była zawiedziona brakiem możliwości tworzenia podprojektów.
Wyjaśniła nam, że w swojej pracy ma do czynienia z dziesiątkami różnych zagadnień związanych z zarządzaniem eventami, a do tego zajmuje się obsługą wielu imprez jednocześnie. Każde z tych wydarzeń wymaga co najmniej kilku powiązanych ze sobą projektów. Stwierdziła: „Naprawdę potrzebuję podprojektów!”.
Ale czy na pewno?
Wierzymy, że można zmodyfikować sposób działania tak, aby pod- i podpodprojekty nie były potrzebne. Zamiast wielopoziomowej hierarchii polecamy używanie etykiet projektów!
Za dużo spraw jak na jeden projekt
Całkowicie rozumiemy to, jak skomplikowana może być Twoja praca i że składa się ona z wielu aspektów i etapów. W Nozbe też mamy do czynienia z naprawdę złożonymi procesami. Czy próbowałeś jednak wyjść poza hierarchię pionową i połączyć ze sobą powiązane projekty w inny sposób?
Pomyśl o wszystkich głównych projektach, jakie mogą być Ci potrzebne (później dodałbyś do nich pewnie kilka podprojektów). Zostańmy przy przykładzie zarządzania eventami i rozważmy następujące aspekty:
- miejsce imprezy,
- catering,
- zespół,
- promocja,
- księgowość i finanse
- itp.
To bardzo złożone tematy! Jeden projekt zdecydowanie może nie wystarczyć, aby ogarnąć je wszystkie, zorganizować zadania i umożliwić płynny przepływ pracy. Dla każdego z tych ogólnych tematów możesz użyć etykiet projektów w Nozbe i przypisać je do poszczególnych projektów związanych z konkretnym obszarem. Zamiast tworzyć ogromne projekty z podprojektami i podpodprojektami, połącz ze sobą wszystkie powiązane projekty, przypisując je do tej samej etykiety.
Wiele projektów – jedna etykieta
Stwórz potrzebne etykiety – na przykład „Zespół”. Każde wydarzenie wymaga wielu wysiłków całego zespołu. Prawdopodobnie będziesz potrzebować doświadczonego menedżera eventów oraz innych koordynatorów, którzy będą odpowiedzialni za zarządzanie obiektem, wolontariuszami, promocją itp. Konferencje to też wystąpienia prelegentów. Musisz dobrze zastanowić się nad ich wyborem.
Każdy z tych aspektów wymaga osobnego projektu:
- Znalezienie menedżera eventów
- Zatrudnienie koordynatora wolontariuszy
- Prelegenci
- itp.
Aby móc skupić się na zadaniach związanych z osobami, filtrować projekty i z łatwością przełączać się z jednego projektu związanego z zespołem do innego, oznacz je wszystkie przy użyciu etykiety „Zespół”.
Zobacz, jak to zrobić
- Zacznij od stworzenia projektów i wypełnij je zadaniami.
- Kiedy skończysz, przejdź do listy projektów.
- Wybierz jeden z projektów i przejdź do paska informacji (ikona „i”).
- Użyj przycisku „Zmień etykiety”, aby utworzyć etykietę „Zespół” i przypisać ją do danego projektu.
- Następnie wróć do listy projektów i wejdź do trybu multi-edycji za pomocą przycisku „…”.
- Zaznacz wszystkie projekty związane z zespołem, personelem, pracownikami, kadrami itp. i użyj przycisku „zmień”.
- Teraz, kliknij „Etykiety”, wybierz etykietę „Zespół” i zatwierdź swój wybór.
Możesz też oznaczyć wszystkie projekty związane z zespołem przy użyciu tego samego koloru, aby jeszcze bardziej ułatwić przeglądanie i przełączanie się między projektami.
Jeszcze szybszy sposób
Etykiety i kolory można również przypisywać już na etapie tworzenia projektu. Zobacz, jakie to proste:
Spróbuj i Ty
Jeśli myślisz, że możesz zmienić swój sposób działania oraz zarządzania zadaniami/projektami na rzecz bardziej płaskiej hierarchii opartej na grupowaniu podobnych projektów, spróbuj wykorzystać etykiety w Nozbe.
Jesteśmy bardzo ciekawi, czy ta metoda sprawdzi się u Ciebie. Jeśli masz jakiekolwiek sugestie dotyczące zaproponowanego przez nas podejścia (grupowanie projektów przy użyciu etykiet zamiast tworzenia projektów i podprojektów), podziel się nimi z produktywną społecznością Nozbe w komentarzach pod tym postem. Dziękujemy!
Autorka: Magda z działu marketingu Nozbe
