Zobacz, jak zorganizować komunikację mailową oraz jak radzić sobie z wiadomościami przychodzącymi, aby praca była spokojniejsza, bardziej produktywna, a informacje - bezpieczne. Sprawdź też, jak zintegrować Nozbe ze skrzynką mailową.
- Jak efektywnie używać maila i zrezygnować z niego w komunikacji z zespołem
- Dlaczego e-mail nie nadaje się do współpracy
- Używaj maili tylko do komunikacji ze światem zewnętrznym -Jak maile stają się konkretnymi zadaniami dzięki Nozbe
- Praktyczne przykłady wykorzystania Nozbe do okiełznania maili
- Kiedy warto przekazywać maile do Nozbe?
- Zorganizuj swoją skrzynkę mailową dla lepszej efektywności
- Nie używaj maila do pilnych spraw zawodowych
Jak efektywnie używać maila i zrezygnować z niego w komunikacji z zespołem
E-maile są podstawą komunikacji biznesowej, ale jeśli chodzi o współpracę zespołową, szybko stają się wrogiem nr 1 dla ładu i produktywności. W tym poście zbadamy, dlaczego e-mail jest nieskuteczny we współpracy zespołowej i przedstawimy jak wykorzystać Nozbe, by przekształcić e-maile w konkretne zadania wpisane w Twój plan pracy i system produktywności.
1. Dlaczego e-mail nie nadaje się do współpracy
Mimo że jest powszechnie używanym narzędziem, e-mail ma poważne wady jeśli chodzi o komunikację wewnątrzfirmową czy zespołową. Oto kilka powodów, dla których maile nie są optymalnym rozwiązaniem dla zespołów:
-
Nadużywanie pól DW/UDW: e-mail często zamienia się w bałagan, gdy członkowie zespołu są nagminnie i niepotrzebnie dodawania na DW lub UDW, co powoduje chaos informacyjny. Członkowie zespołu marnują czas na czytanie nieistotnych wątków mailowych w obawie, że między wierszami jest jakaś kluczowa wiadomość dla nich.
-
Kilka niepowiązanych tematów w jednej wiadomości: ludzie często zawierają niezwiązane sprawy lub tematy w jednym długim mailu, aby „oszczędzić czas”, co powoduje zamieszanie i utrudnia śledzenie priorytetów i postępów w poszczególnych kwestiach. Prowadzi to do niedotrzymywania terminów i fragmentarycznej komunikacji.
-
Luki w bezpieczeństwie danych: w większości klientów pocztowych maile ani załączniki nie są szyfrowane. Poufne informacje mogą zostać łatwo przechwycone, narażając Twoją reputację.
-
E-maile nie zawsze dochodzą: zdarza się, że ważne e-maile gubią się w folderach ze spamem lub nie są dostarczane z powodu problemów technicznych. Czasem giną w czasoprzestrzeni… kto nie usłyszał kiedyś, że “Niestety ten mail do mnie nie dotarł” lub “Gdzieś zagubiła mi się Twoja wiadomość”. Powoduje to opóźnienia w komunikacji i utracone szanse.
Te problemy pokazują, dlaczego e-mail jest słabo przystosowany do współpracy w czasie rzeczywistym i do zarządzania firmowymi projektami. Rezygnacja z maili i przejście ze współpracą do specjalnie zaprojektowanego ku temu narzędzia, takiego jak Nozbe, może znacznie poprawić wydajność biznesu.
2. Używaj maili tylko do komunikacji ze światem zewnętrznym
Chociaż poczta e-mail jest nieefektywna w przypadku współpracy wewnętrznej, nadal odgrywa ważną rolę w komunikacji zewnętrznej z klientami, dostawcami i innymi kontrahentami. Oto, jak usprawnić korzystanie z maili:
- Pisz konkretne i krótkie odpowiedzi: Nie bój się odpowiadać w kilku słowach.
- Używaj szablonów: Przygotuj serię zwięzłych szablonów do typowych zapytań, aby zaoszczędzić czas.
- Filtruj i etykietuj wiadomości: Zorganizuj skrzynkę odbiorczą, ustawiając filtry dla różnych typów komunikacji, dzięki czemu pilne wiadomości będą łatwiejsze do zauważenia.
Ograniczenie wiadomości e-mail do komunikacji zewnętrznej pomaga zmniejszyć bałagan w skrzynce odbiorczej i skoncentrować się na kluczowych zadaniach wewnętrznych.
3. Jak maile stają się konkretnymi zadaniami dzięki Nozbe
Aby usprawnić i lepiej wykorzystać maile, Nozbe oferuje prostą integrację, która umożliwia przesyłanie ważnych wiadomości bezpośrednio do Twojego systemu zarządzania zadaniami. Eliminuje to potrzebę ręcznego filtrowania i wyłuskiwania istotnych zadań ze skrzynki odbiorczej i pozwala na skuteczniejsze zarządzanie nimi.
Kluczową informacją jest to, że praktycznie każdy widok w Nozbe ma swój specjalny adres e-mail, dzięki czemu możesz wysyłać maile jako zadania bezpośrednio do wybranej listy zadań, projektu lub sekcji projektu. Spójrz, jak to działa:
Możesz również przesyłać maile do konkretnego zadania jako komentarze z załącznikami. Np. gdy klient, któremu opświęcone jest dane zadanie dośle mailem jakieś informacje bądź podpisany skan umowy.
Praktyczne przykłady wykorzystania Nozbe do okiełznania maili
Oto kilka praktycznych sposobów na zintegrowanie poczty e-mail z systemem zarządzania zadaniami i projektami Nozbe:
-
Przekształcaj maile w zadaniami do wykonania w Nozbe: Zawsze, gdy mail zawiera zadanie do wykonania, możesz przesłać go na swój specjalny adres e-mail w Nozbe. Np. jeśli klient wyśle listę zmian, które chce wprowadzić w umowie, możesz przesłać e-mail do Nozbe i utworzyć nowe zadanie w projekcie ze wszystkimi szczegółami dotyczącymi współpracy z tym klientem.
-
Skuteczne zarządzanie powiadomieniami mailowymi #1: W naszej firmie Nozbe służy do zarządzania wszystkimi sprawami firmowymi, ale otrzymujemy oczywiście mnóstwo maili dotyczące takich kwestii, jak fakturowanie, wsparcie klienta lub powiadomienia z platform zewnętrznych. Zamiast śledzić je w skrzynkach mailowych, automatycznie przesyłamy wiele z tych e-maili do odpowiednich projektów w Nozbe. Każdy mail staje się zadaniem w systemie (z przypisanym od razu członkiem zespołu!), więc nic nie umyka. Przykład: prowadzę bezpłatne konsultacje online. Ludzie mogą umówić się na spotkanie ze mną, wybierając datę i godzinę w moim kalendarzu obsługiwanym przez Calendly. Za każdym razem, gdy ktoś wpisze się na konsultację, Calendly wysyła powiadomienie mailowe na mojego Gmaila. Utworzyłam filtr w skrzynce gmailowej, aby wszystkie wiadomości od notifications@calendly.com z tematem zawierającym frazę: „New Event:” były przekazywane na konkretny adres mailowy Nozbe przypisany do projektu o nazwie „Konsultacje Nozbe” do sekcji „Nadchodzące”, a zadanie utworzone z tego maila jest automatycznie delegowane na mnie. Ponieważ jest to nowe zadanie, za które jestem odpowiedzialna, pojawi się ono w moim widoku Przychodzące. Nie ma szans, żebym je przegapiła.
-
Skuteczne zarządzanie powiadomieniami mailowymi #2: Niektórzy z naszych klientów idą jeszcze dalej. Chcąc pominąć etap ustawiania filtrów w skrzynce odbiorczej, wpisują specjalny adres e-mail do konkretnego projektu, sekcji lub zadania w Nozbe jako email do kontaktu bezpośrednio w zewnętrznych serwisach do planowania spotkań (np. Booksy, Znany Lekarz, Appointy, Calendesk itp.). W ten sposób wszelkie powiadomienia e-mail dotyczące nowego spotkania czy wizyty są wysyłane do wskazanego przez nich projektu w Nozbe i automatycznie delegowane na nich.
-
Skuteczne zarządzanie powiadomieniami mailowymi #3: Innym sposobem jest po prostu podawanie adresu mailowego do konkretnego projektu lub sekcji w Nozbe innym osobom jako adres do kontaktu. Wielu użytkowników Nozbe tworzy np. projekt „Księgowość” lub „Finanse” i (jeśli księgowy z jakichś powodów odmawia współdzielenia projektu w Nozbe) prosi swoje biuro rachunkowe o wysyłanie wiadomości e-mail bezpośrednio na ten adres z Nozbe, aby wszystkie wiadomości trafiały do konkretnego projektu w ich systemie produktywności.
-
Skuteczne zarządzanie powiadomieniami mailowymi #4: Kilkoro użytkowników opowiedziało nam także, że korzystają z serwisu Michała Sadowskiego Brand24.com. Kiedy ktoś wspomina ich markę lub śledzone słowo kluczowe w sieci, Brand24 wysyła im powiadomienie. Mailowe. Które idzie wprost do konkretnego projektu w Nozbe i jest od razu wydelegowane na social media managera, który może zareagować a potem odhaczyć zadanie jako wykonane. Wystarczy wpisać maile do projektu w Nozbe jako mail użytkownika w Brand24 lub ustawić odpwiedni filtr w skrzynce mailowej.
-
Newslettery i ciekawe rzeczy do przeczytania/obejrzenia: Wiele osób zapisuje się na newslettery lub kursy mailowe, aby być na bieżąco z informacjami i nowościami z branży. Użytkownicy Nozbe tworzą sobie projekt np. „Ciekawe rzeczy do przeczytania / obejrzenia” i dzielą go na kilka sekcji tematycznych. Następnie, zapisując się na newslettery lub kursy, po prostu podają ten adres e-mail do określonej sekcji projektu, aby otrzymywać cotygodniowe lub miesięczne newslettery prosto do swojego systemu. Tym sposobem skrzynka odbiorcza jest mniej zapełniona i chaotyczna.
Kiedy warto przekazywać maile do Nozbe?
-
Prośby klienta, wytyczne lub listy zmian. Jeśli klient wyśle szczegółowy e-mail z instrukcjami lub opinią, przekaż go do odpowiedniego projektu w Nozbe, aby powstało zadanie. Możesz przypisać to zadanie konkretnemu członkowi zespołu, ustalić termin i dodać komentarze, aby mieć pewność, że zgłoszenie zostanie szybko obsłużone.
-
Rozliczenia z dostawcami. Kiedy dostawcy wysyłają faktury lub potwierdzenia zamówień mailem, przekaż je do projektu ‘Finanse’ lub ‘Logistyka’ w Nozbe. Dzięki temu ważne dokumenty będą uporządkowane i uzupełnione możliwymi do wykonania krokami, takimi jak przetwarzanie płatności lub śledzenie dostaw.
-
Regularne aktualizacje. Wszelka bieżąca korespondencja, taka jak cotygodniowe raporty lub aktualizacje statusu od partnerów, może zostać przekształcona w zadania w Nozbe. Dzięki temu nigdy nie przeoczysz ważnych informacji, a wszyscy zainteresowani będą na bieżąco.
Jedną z głównych zalet korzystania z Nozbe jest to, że centralizuje on Twoją pracę w jednym bezpiecznym systemie, zmniejszając potrzebę sprawdzania powiadomień w skrzynce mailowej. Nozbe pozwala kontrolować, jak często i kiedy otrzymujesz powiadomienia mailowe, dzięki czemu nie będziesz stale odrywana od pracy przez nowe wiadomości.
5. Zorganizuj swoją skrzynkę mailową dla lepszej efektywności
Nawet przy integracji z Nozbe skuteczne zarządzanie skrzynką odbiorczą pozostaje wyzwaniem. Oto, kilka wskazówek:
- Twórz filtry w skrzynce mailowej. Automatycznie filtruj i przesyłaj dalej e-maile na podstawie pola nadawcy lub tematu do odpowiedniego projektu w Nozbe.
- Wypisz się z niepotrzebnych list. Zmniejsz chaos, wypisując się z newsletterów lub regularnie przysyłanych maili promocyjnych, które zaśmiecają Twoją skrzynkę.
- Wyznacz godziny sprawdzania e-maili. Aby uniknąć rozproszenia uwagi, sprawdzaj maile tylko o określonych porach w ciągu dnia, zamiast reagować na każdą przychodzącą wiadomość.
6. Nie używaj maila do pilnych spraw zawodowych
Gdy potrzebujesz natychmiastowej informacji zwrotnej lub dyskusji nad ważnym tematem, e-mail jest zbyt wolny i nieporęczny. Zamiast tego używaj narzędzi do komunikacji w czasie rzeczywistym, takich jak zadania i komentarze oraz wiadomości prywatne w Nozbe, aby prowadzić szybkie, przejrzyste konwersacje zespołowe uporządkowane w konkretnych projektach. Nozbe i narzędzia jemu podobne pomagają zespołom zachować spójność bez opóźnień i zamieszania związanego z wadami komunikacji mailowej.
Podsumowanie
E-mail jest przydatnym środkiem do komunikacji zewnętrznej, ale daleki jest od ideału jako narzędzie współpracy zespołowej. Brak przejrzystości, problemy z bezpieczeństwem i nadużywanie pól DW/UDW utrudniają efektywne zarządzanie zadaniami. Integracja poczty e-mail z Nozbe umożliwia przesyłanie ważnych wiadomości do Nozbe jako konkretnych zadań z terminami, osobami odpowiedzialnymi i możliwością aktualizacji.
Dzięki wdrożeniu integracji poczty e-mail z Nozbe i skutecznemu zarządzaniu powiadomieniami e-mail Twój zespół może skupić się na tym, co ważne — wykonywaniu pracy, a nie na zarządzaniu długimi, chaotycznymi wątkami mailowymi.
