Pracując w zespole, bez względu na to, jak bardzo się starasz się, wyniki nie zależą wyłącznie od Ciebie. Czasami bywa to frustrujące. Są jednak sposoby, dzięki którym można ulepszyć pracę z zespołem. Potrzebujecie środowiska sprzyjającego współpracy. Z dobrym systemem komunikacji i skutecznym narzędziem do współpracy w zespole osiągnięcie cele szybciej i sprawniej, bez względu na to, czy pracujecie w biurze, czy zdalnie.
Jak skutecznie współpracować w zespole
Zespół to zespół – grupa osób, które myślą inaczej i mają swoje przyzwyczajenia. W zespole rozproszonym, trzeba wziąć pod uwagę jeszcze jeden czynnik: różne osoby mogą pracować w różnych lokalizacjach i strefach czasowych. Aby firma mogła działać efektywnie, musicie wprowadzić jasne zasady komunikacji. Ważne: muszą uwzględniać cele zespołu w sposób, który będzie komfortowy i naturalny dla jego członków.
Nasza piramida komunikacji - najlepszy sposób na dobrą komunikację w firmie
W Nozbe, stosujemy piramidę komunikacji, która reguluje przepływ informacji w naszym zdalnie pracującym zespole.
Opiera się ona na trzech głównych zasadach:
- naszym przekonaniu o tym, że praca w skupieniu jest kluczowa,
- wzajemnym poszanowaniu naszego czasu i
- ustrukturyzowanej wymianie informacji.
Więcej na temat piramidy komunikacji przeczytasz tutaj. Tutaj opiszę jej główne elemnty w skrócie.
- Kiedy tylko możemy, staramy się komunikować asynchronicznie, aby wzajemnie sobie nie przeszkadzać. Np. kiedy potrzebuję informacji zwrotnej, ale temat może poczekać (a, bądźmy szczerzy, w większości przypadków może), czekam aż mój współpracownik znajdzie wolną chwilę.
- Wiemy, że ludzie są najefektywniejsi wtedy, gdy są skoncentrowani i nikt im nie przeszkadza.
- Dobra informacja zwrotna to taka, która jest dobrze przemyślana i zapisana.
- Spotkania (jeśli faktycznie są konieczne) są owocne tylko wtedy, gdy ich przebieg zostanie zaplanowany, a wszyscy uczestnicy będą zaangażowani i dobrze przygotowani.
1. Przestrzeń do współpracy
Kiedy już stworzycie system komunikacji, będziecie potrzebować przestrzeni do jego wdrożenia i rozwijania, tj. aplikacji do współpracy zespołowej lub narzędzia do zarządzania zadaniami i projektami. Ich cel jest ten sam: zagwarantowanie, że informacje, które ze sobą wymieniacie są ustrukturyzowane i dostępne, a każdy z zespołu wie, co musi zrobić i na kiedy.
Poniżej dowiesz się, jakie korzyści dla biznesu ma korzystanie z oprogramowania do współpracy w zespole. Ponieważ od początku swojej pracy używam Nozbe, posłużę się przykładem tej właśnie aplikacji.
2. Łatwe wyznaczanie celów i planowanie
Aby osiągać wyniki, każda osoba w zespole musi znać cele firmy – a każdy cel można przekształcić w projekt. Każdy projekt wymaga zaplanowania. Aby zrobić to dobrze, musisz: podzielić go na wykonywalne zadania, każde z nich szczegółowo objaśnić, umieścić w ramach czasowych i delegować osobom, które zrobią je najlepiej. Wykonanie tych kroków dla każdego projektu pozwoli Ci stworzyć konkretny plan działania.
Wiem, że nie zawsze jest to łatwe – niektóre projekty mogą się rozrastać lub rozwijać w różnych kierunkach, ale w aplikacji takiej, jak Nozbe, będziecie mieć wszystko zapisane w jednym miejscu, a do tego przejrzyście poukładane.
3. Wszystko w jednym miejscu
Jedną z największych zalet oprogramowania do współpracy jest to, że pozwala rejestrować wszystko, co jest związane z danym projektem w ramach tego projektu. Jest specjalne miejsce, w którym można opisać cel projektu. Są też zadania i komentarze, w których Twój zespół może:
- dyskutować nad pomysłami,
- prosić o informacje zwrotne i otrzymywać je,
- identyfikować problemy i przeszkody,
- szukać najlepszych rozwiązań,
- dołączać pliki,
- dodawać listy kontrolne do zadań składających się z kilku kroków.
Jak widzisz, aplikacja do współpracy taka, jak Nozbe umożliwia przechowywanie wszystkich dyskusji oraz dokumentów i danych w kontekście powiązanego projektu. W każdej chwili możesz odszukać potrzebne informacje, wrócić do starej dyskusji, albo poszukać pierwotnej wersji dokumentu. Nawet jeśli projekt został ukończony, możesz go odszukać, przeszukać, przywrócić itd.
4. Materiały referencyjne i dokumenty w kontekście
A skoro mowa o ustrukturyzowanych dyskusjach i kontekście projektu, pokrótce wspomnę jeszcze o materiałach niezbędnych do realizacji zadań. W poprzedniej pracy do dyskutowania nad bieżącymi projektami i współpracy używaliśmy maila i czatu. Nie muszę chyba dodawać, jak często zdarzało nam się gubić różne rzeczy. Było to bardzo frustrujące, szczególnie wtedy, gdy termin realizacji projektu nieuchronnie się zbliżał, a poziom stresu w zespole sięgał zenitu. Używanie narzędzia do współpracy z pewnością pozwoliłoby wyeliminować tego rodzaju sytuacje.
Ustal z zespołem, że będziecie dodawać dokumenty do odpowiednich zadań w projektach lub umieszczać w nich linki do plików zapisanych w chmurze (np. na Dropboksie, Boksie, Google Drive, itp.) ze stosownym opisem, a nic wam nie umknie!
5. Dostęp do swojej pracy i danych z każdego miejsca i o każdej porze
Narzędzie do zarządzania projektami takie, jak Nozbe ma jeszcze jedną funkcję, która pozwoli Twojemu zespołowi działać produktywniej: mobilność. Wszystko, co zapisujcie w aplikacji – tj. projekty, komentarze i załączniki – jest przechowywane w chmurze. To oznacza, że macie wgląd do tych rzeczy niezależnie od tego, gdzie jesteście. Możecie korzystać z aplikacji webowej lub pobrać aplikację natywną na urządzenie z iOS’em lub Androidem. Powiadomienia, które możesz ustawiać według swoich potrzeb, będą informować o tym, że ktoś potrzebuje od Ciebie informacji zwrotnej lub przypisał Ci zadanie. To pozwoli Ci oszczędzać czas, gdy jesteś w drodze lub czekasz na wizytę u lekarza, a także być dostępnym dla zespołu nawet wtedy, gdy jesteś poza biurem.
6. Skuteczna komunikacja poprzez zadania
Mając ustrukturyzowane projekty i zadania, możecie zacząć je wspólnie realizować. Kluczem do skutecznej współpracy zespołowej jest dobra komunikacja, a w aplikacji takiej, jak Nozbe nie ma lepszej metody współpracy niż komunikacja oparta na zadaniach.
Dlaczego?
Ponieważ jest ona przejrzysta, zorganizowana i szybko przybliża Was do celu.
Tworząc listę zadań, motywujesz zespół do działania i ułatwiasz mu ich realizację poprzez dzielenie dużych, „przerażających” zagadnień na mniejsze, wykonywalne kroki.
Dodając komentarze pod konkretnym zadaniem, skupiacie się na tym, co musi zostać zrobione w ramach tego zadania (w przeciwieństwie do grupowych czatów czy długich maili).
Dzięki precyzyjnym parametrom zadań wiesz, kto jest odpowiedzialny za dane zadanie, do jakiego należy projektu i kiedy przypada termin jego realizacji.
Komunikacja poprzez zadania najlepiej sprawdza się w programach, w których można dodawać zadania i pracować nad nimi aż zostaną zrealizowane. W końcu zależy Ci na tym, aby Twój zespół osiągał wyniki, a nie tylko zajmował się zarządzaniem projektami, prawda?
7. Lepsza koncentracja
Rezygnacja z maila i czatu do komunikacji wewnętrznej zwiększy produktywność Twojego zespołu. W jaki sposób? Korzystanie z narzędzia do współpracy lub zarządzania projektami i wdrożenie komunikacji przez zadania pozwoli wam przeznaczać więcej czasu na indywidualną pracę w skupieniu. A to właśnie taki rodzaj pracy, a nie rozmowy, spotkania i zarządzanie przynosi prawdziwe efekty.
W aplikacji każdy widzi swoje zadania z określonymi ramami czasowymi, dzięki czemu wie, co ma zrobić i na kiedy. Każdy może skoncentrować się na swojej pracy i po prostu ją realizować. Każdy pracuje nad swoimi zadaniami. Jeśli ktoś potrzebuje pomocy lub informacji zwrotnej, może poprosić o nią współpracownika lub menedżera. W oczekiwaniu na odpowiedź, może zabrać się za kolejne zadanie z listy, umożliwiając współpracownikowi dokończenie tego, nad czym aktualnie pracuje.
Jest to oczywiście sytuacja idealna. Pilne sprawy i zadania „na wczoraj” to codzienność we wszystkich zespołach. Jeśli jednak każdy w zespole spróbuje ustrukturyzować swoją pracę i będzie pamiętać o dodawaniu zapasu czasowego przy planowaniu swoich zadań, sytuacja będzie się stopniowo poprawiać.
W Nozbe, nazywamy to komunikacją asynchroniczną, i jest to fundamentalna zasada, którą staramy się kierować w naszej pracy.
8. Wyznaczanie priorytetów
Wyznaczenie priorytetów pomoże wam trzymać się właściwej ścieżki – szczególnie jeśli zostaną wyznaczone w oparciu o holistyczną ocenę wszystkiego, co musi zostać zrobione. Aplikacje do zarządzania zadaniami takie jak Nozbe pomagają w planowaniu priorytetów na każdy dzień tygodnia. Dzięki temu, Ty i Twój zespół będziecie zaczynać każdy dzień od listy zadań do zrealizowania, które będziecie starali się po kolei odhaczać. Ty decydujesz, co znajdzie się na Twojej liście priorytetów, a następnie starasz się pracować w blokach czasowych, aby to zrealizować. Jest to jeden z najważniejszych kroków do efektywnej współpracy zespołowej.
9. Przejrzystość i szybkość
Kolejną zaletą dobrego oprogramowania do współpracy jest lepszy wgląd w to, co robią pozostali członkowie zespołu. W projektach współdzielonych, każdy widzi zadania pozostałych osób z zespołu i może sprawdzić, nad czym aktualnie pracują. To z kolei umożliwia pełne wykorzystanie potencjału, jaki daje współpraca. Zespół otrzymuje bardziej wnikliwe informacje zwrotne, może dzielić się swoją wiedzą i wnosić wkład w realizację firmowych celów.
Z Nozbe, proces ten jest jeszcze łatwiejszy, ponieważ każdy nowo utworzony projekt jest domyślnie dostępny dla całego zespołu. Z planem Premium będziesz mógł tworzyć projekty prywatne lub udostępniać je tylko wybranym użytkownikom, ale najważniejsza jest przejrzystość i dostępność. Dostęp do projektu nie oznacza mniejszego skupienia na swej pracy. W każdej chwili możesz zajrzeć do dowolnego projektu, ale jeśli interesują Cię konkretne projekty, dodaj je do obserwowanych lub ulubionych, a otrzymasz powiadomienia o postępach w ich realizacji.
Co więcej, w widoku “Przestrzeń” w Nozbe możesz zobaczyć listę wszystkich osób należących do Twojego zespołu. Możesz też wybrać jedną osobę i obejrzeć wszystkie przypisane jej zadania ze wszystkich projektów, które ze sobą współdzielicie. Dzięki temu wszyscy w zespole są na bieżąco z tym, co się dzieje, a menedżerowie mogą w łatwy sposób nadzorować projekty.
10. Skuteczniejsze zarządzanie
Oprogramowanie do współpracy daje managerowi lub liderowi zespołu podgląd w czasie rzeczywistym na postępy pracowników. Mogą sprawdzać wkład poszczególnych osób, mieć na wszystko oko i dodawać swój feedback, kiedy uznają za stosowne.
Przejrzysta struktura projektów pomaga managerom określić, które projekty utknęły w miejscu. W przeciwieństwie do maila i czatu, gdzie łatwo zgubić wątek, dobra aplikacja do współpracy pozwala zachować nad wszystkim kontrolę. Liderzy mogą monitorować przepływ informacji, sprawdzać statusy projektów i upewniać się, że działania są prowadzone tam, gdzie być powinny.
Każdy zespół musi znać kierunek działania, szczególnie w momentach wzmożonego stresu, a managerowie potrzebują przejrzystości, by być ze wszystkim na bieżąco. To pomoże uchronić projekt przed niepowodzeniem.
Jako kierownik lub lider zespołu, czy możesz chcieć czegoś więcej?
11. Więzi w zespole
Ostatnia sprawa: dobre narzędzie do współpracy jest istotne dla budowania ducha zespołu. Może pomóc zespołowi poczuć się bardziej komfortowo z ideą współpracy nad osiągnięciem wspólnego celu. Zachęca również do dzielenia się planami, pomysłami i osiągnięciami z resztą zespołu.
W Nozbe wiemy, że nasza aplikacja jest przestrzenią do zadawania pytań i dyskusji i nie boimy się jej w tym celu wykorzystywać. Komunikacja poprze zadania zachęca do dzielenia się wątpliwościami i wiedzą. Razem z naszymi zasadami komunikacji zmniejsza ryzyko wystąpienia konfliktów i nieporozumień. Wszystko jest zapisane, dzięki czemu można w każdej chwili do czegoś powrócić. Informacje zwrotne na piśmie wydają się bardziej racjonalne, lepiej przemyślane i mniej emocjonalne niż dyskusje prowadzone w czasie rzeczywistym.
Umacniając relacje w zespole, oprogramowanie do współpracy spełnia podwójny cel, który może przynieść korzyści całej firmie.
Zacznijcie działać efektywnie
Podsumowując: aby Twój zespół mógł działać mądrzej, szybciej i produktywniej, warto wprowadzić jasne zasady komunikacji i wdrożyć technologie umożliwiające współpracę. Gwarantuję Ci, że dzięki tej metodzie, wasza efektywność wzrośnie i będzie wisienką na torcie pośród pozostałych korzyści, o których wspomniałam powyżej.
Wiem, że radykalna zmiana metody pracy może być trudna, szczególnie dla osób, które nie miały wcześniej styczności z aplikacjami do zarządzania projektami lub współpracy. Zacznijcie od małych kroków. Porozmawiajcie o tym, jakie zasady komunikacji chcielibyście wprowadzić w zespole. Następnie, wybierzcie to narzędzie, które najlepiej odpowiada waszym potrzebom. Wdrażajcie je stopniowo – nie spieszcie się. Jeśli po drodze się pogubicie, wasza produktywność zamiast wzrastać, zacznie spadać. Na początek, stwórzcie kilka projektów i spróbujcie nad nimi pracować. Podzielcie się wrażeniami i opiniami na temat działania używanego przez was narzędzia. Jeśli potrzebujecie pomocy lub wskazówek dotyczących korzystania z aplikacji, nie wahajcie się skontaktować z zespołem obsługi klienta. Obejrzyjcie też filmy instruktażowe i przejrzycie materiały, które są przeważnie udostępniane przez twórców dobrych aplikacji.
Jeśli dostrzegłeś/-aś w tym tekście aspekty, które można by wdrożyć w Twojej firmie i myślisz poważnie o zwiększeniu efektywności Twojego zespołu, wypróbuj aplikację Nozbe. Jest bezpłatna i dostępna w wersjach na iOS’a, Androida oraz w wersji webowej.
