Jak produktywnie korzystać z maila - #NieMaBiura

Zobacz, jak zorganizować swoją skrzynkę i komunikację mailową i jak postępować z przychodzącymi wiadomościami, aby działać skuteczniej, produktywniej i bezpieczniej

🎧 Słuchaj podcastu Nie Ma Biura - tym razem o reanimowaniu swojego biznesu

⭐️ Oto główne tematy tego odcinka podcastu o produktywności

Z tego odcinka podcastu dowiesz się kilku nieoczywistych rzeczy nt. maili, m.in.:

dlaczego używanie e-maila w zespole nie jest produktywne,
jak automatycznie wysyłać e-maile do Nozbe,
które e-maile w ogóle przesyłać do Nozbe a na które odpowiadać… a jakie ignorować
czy Nozbe może zastąpić e-maila w zespole

👀 Możesz też nas oglądać

🎙 Subskrybuj nasz podcast i sprawdź, jak pracować mniej a lepiej

🟣 Apple Podcasts

🔵 Google Podcasts

🟢 Spotify

🟡 RSS

🟠 Overcast

🔴 Pocket Cast

🙋 Prowadzący:

Michał Śliwiński (nozbe.com/pl/michael)

📝 Notatki do odcinka

🟣 Znajdź nas w sieci

Strona “Nie ma biura”: niemabiura.pl
Bądźmy w kontakcie na Facebooku /NozbePoland
Obserwuj nas na Instagramie @nozbe

💜 (D)oceń nas

Jeśli doceniasz nasze starania, mimo że czasem nie jest idealnie 🙈, dodaj opinię na Apple Podcasts lub na innej platformie, na której nas słuchasz.

Transkrypcja odcinka

witam, witam. Cześć, witam wszystkich po wakacjach. W podkaście nie ma biura, w streamie nie ma biura. Ci, co oglądają na YouTubie i na żywo. Także witam wszystkich po wakacjach. Mam nadzieję, że motywacja do pracy jest duża, że odpoczęliście, że wypoczęliście, że baterie trochę zresetowane. Mi się udało w sierpniu naprawdę odsapnąć przez ponad dwa tygodnie. Byłem z rodziną w kamperze i to już któryś raz robimy z rzędu i fajnie i nie patrzyłem na zadania ani projekty w Nozbe, generalnie po prostu nie pracowałem, ale resetowałem się po to, żeby właśnie teraz wrócić we wrześniu ze zdwojoną mocą. I tak, jeżeli chodzi o ten podcast, nie ma biura, tak jak obiecałem w poprzednim odcinku, który był o wiadomościach, messages w Nozbe, bo będziemy teraz robili podcast, nie ma biura regularnie. Nie będziemy go robili co tydzień, ale co dwa tygodnie, czyli co drugą środę jest spotkanie na kawce ze Śliwińskim Michałem. I tutaj moja kawka, jeszcze wspomnienie z mojego wyjazdu do Norwegi, gdzie padał straszny deszcz, ale i tak bardzo ładne fiordy… Więc kawka jest 9 rano, więc będziemy o 9 rano się spotykać, będziemy o 9 rano działać, Zobaczymy jak to wszystko wyjdzie i generalnie idea jest taka, że każdy podcast, każdy odcinek będzie można i posłuchać audio i obejrzeć z wideo i to będą krótkie odcinki. Będziemy najpierw mówili trochę teorii zarządzania, teorii zarządzania nowoczesną firmą, nowoczesną firmą, która właśnie robi to lepiej, skuteczniej i potem też kilka przykładów bardzo praktycznych z wykorzystania tego też w Nozbe. Może zaprosimy niektórych gości czasami, co któryś odcinek, także będziemy to trochę miksować, ale tak czy owak, co drugą środę o dziewiątej rano zapraszam na spotkanie ze mną.

W takim razie dzisiaj tematem odcinka jest email. Od razu, bo Zakładam, że wiele osób, które właśnie wróciło z wakacji, to pierwsza rzecz, którą otworzy, to będzie właśnie mail. Bo będzie musiało odgrzebać się ze swoich maili. A odgrzebanie się ze swoich maili nie jest fajne. Pewnie tych maili jest mnóstwo. No i właśnie dlatego dzisiaj od razu przechodzimy z odcinkiem, który mamy nadzieję, że Trochę pomoże nam te maile ustawić, to znaczy zrobić tak, żeby na przykład po kolejnych wakacjach już tyle tych maili nie było. Więc tutaj dorzucę tylko swoją prezentację, taką krótką, mam krótką bardzo prezentację, którą właśnie na wideo można fajnie obejrzeć. To ona też będzie do obejrzenia. Dla słuchaczy - nie martwcie się - ja będę opowiadał, więc jakby na audio będzie wszystko słychać. Proszę bardzo. Także odgrzebujemy się z maili i często dostajemy pytanie od użytkowników, jak zdecydować, na które maile od razu odpisać, które później, które dodać jako zdanie do Nozbe a którym się zająć później. No więc dzisiaj na te pytania odpowiemy. Więc wrzucam o moją krótką prezentacyjkę. Jak produktywnie korzystać z e -maila? No więc tak żeby się nie popłakać, jak ta pani tutaj na okładce. uwaga.

Zaczniemy od tego, że w ogóle część rzeczy, które opowiem są z książki “Getting Things Done” “Devida Allena”, która była oryginalną inspiracją w ogóle do stworzenia dla mnie Nozbe, więc to tutaj się nic nie zmieniło. Ta ciągle ta książka jest tą oryginalną inspiracją do Nozbe, ale oczywiście Nozbe przez 17 lat urosło do produktu, który jakby już dużo bardziej jest nie tylko pod “Getting Things Done”, nie tylko dla osób, ale też dla zespołów. I ostatnio zresztą David napisał książkę “Team” o “Getting Things Done” dla zespołów, ale jak ja miałam tę książę napisać, napisałbym trochę inaczej, ale ciągle David Allen jest dla mnie tą oryginalną inspiracją i kilka pomysłów, o których teraz powiem, są właśnie pomysły z tej książki. I z mojej książki, “Dziesięć kroków do maksymalnej produktywności”, to była książka, która powstała już sześć lat temu, czy siedem nawet, napisana wspólnie z zresztą z użytkownikami Nozbe i to było jeszcze przy naszym, jakby starym Nozbe, Natomiast obecnie aktualizujemy książkę dla nowego Nozbe i ta nowa aktualizacja będzie już niedługo dostępna.

Także napiszcie maila do supportu na support albo pytania@nozbe.com i wtedy dostaniecie kopię tej książki. Tą książkę będziemy za tydzień już reklamować na naszej stronie, więc będziemy można ją pobrać za darmo w wersji i bukowej. Najnowsza wersja książki “10 kroków” oparta już o nowe Nozbe, czyli te same jakby pomysły, podobne pomysły, ale już zaktualizowane o nowe Nozbe, które jest zdecydowanie lepsze od Nozbe personal.

Więc zacznijmy od reguły właśnie z książki David Allen, czyli reguła dwóch minut. Reguła mówi, jeżeli możesz wykonać jakieś zdanie w dwie minuty, po prostu to zrób. Nie zapisuj, a nie próbuj zapamiętać. No i właśnie jak to wygląda. Wygląda to w ten sposób, że generalnie Jak dostajemy jakąś krótką wiadomość e -mail, gdzie znamy odpowiedź, dużo osób ciągle popełnia ten błąd, że tą wiadomość e -mail, a to odpowiem później. Ale jeżeli znasz odpowiedź, napisz ją teraz, jakby napisz ją od razu. No tak, ale ja wtedy, bo muszę tutaj ten jakoś tam to ładnie napisać, w końcu to jest e -mail. Więc słuchajcie, mamy rok 2024. Dużo osób przyzwyczających jest do komunikacji przez czata. Nie ma problemu, żeby odpisać bardzo szybko i bardzo sprawnie. Wystarczy po prostu wziąć i odpisać “Hej, tak, przyjąłem, będzie zrobione”. Albo “Fajnie pozdrawiam”. I jakby można odpisać bardzo szybko. Spróbujcie, ja kilka lat temu, właściwie już wiele lat temu, przeszedłem się właśnie na taką formę komunikacji, że ja odpisuję na maile to było bardzo szybko i zauważyłem, że ludzie po pierwsze się wcale nie obrażają, a po drugie, co więcej, są zadowoleni, że szybko im odpisałem. I ja zauważyłem, że to była taka dla mnie główna bariera do odpisywania na maile szybko. To było to, że ja wtedy “o, teraz muszę pisać drugiego maila”, ale nie, piszę krótkiego maila. Tak, jeżeli jest długi, długa odpowiedź, to zaraz przejdziemy do tej części tematu. Ale generalnie, jeżeli jest krótki, odpowiedź piszemy błyskawicznie, odpisujemy na maila krótko, zdawkowo, ale konkretnie. osoba, która dostanie tego maila naprawdę to doceni. Mogę wam zagwarantować. Przetestowałem to przez kilka lat i naprawdę osoby były aż zadowolone, że wow, szef firmy odpowiada im na maile i to tak szybko, jak to jest możliwe. No i właśnie to jest możliwe dzięki regule dwóch minut, Jeżeli znam odpowiedź, piszę szybko i koniec. Co więcej, jeżeli odbieram maila na telefonie, to często jest po prostu tak, że ja nawet dyktuję tę odpowiedź. Po prostu klikam “dyktuj” i mówię. Potem to czytam i patrzę, czy wszystko w miarę jest ok, wysyłam. Koniec. Także bardzo polecam regule dwóch minut w temacie maila, czyli jak mail jest, jak mail jest do odpisania szybko, to od razu odpisujemy, natomiast jeżeli mail wymaga dłuższej odpowiedzi, no to wtedy dodajemy go jako zdanie do Nozbe. I wtedy rzeczywiście to znowu, decyzja w dwie minuty, w mniej niż dwie minuty, OK dodajemy zdanie do Nozbe i możemy dodać to po prostu ręcznie, czyli dodać sobie nowe zdanie w Nozbe i tam wkleić treść tego maila albo możemy zrobić to automatycznie lub półautomatycznie, używając funkcji mail do Nozbe o tym jeszcze opowiemy później. Ale generalnie też ta decyzja, dwie minuty, w dwie minuty decydujemy co zrobimy z tym mailem. I mi się wydaje, że jakby sama ta reguła, myślę, że jakby zostaniemy na tym slajdzie, to wam pomoże już przebić się przez te wszystkie maile, które dostaliście o czas, kiedy was nie było, bo rzeczywiście byliście na urlopie w wakacjach. A i teraz musi się się odgrzebać, Więc odgrzebujcie się dwie minuty na maila max. Normalnie we się sevolcie stoper na telefonie i po prostu zobaczcie, że to naprawdę działa, bo to powoduje, że błyskawicznie reagujemy na sytuację, reagujemy na to, co się się wydarzyło. Także reguła dwóch minut jest po prostu tutaj przy procesowaniu maili jest bardzo ważna. Odpoczywujemy zdawkowo, szybkowsze się zdawkowo, nie jakby w postynku słowa znaczeniu, czyli krótko zwięźle i na temat, jak to się ładnie mówi po polsku, albo po prostu decydujemy, że to będzie zadanie w Nozbe i wrzucamy je do Nozbe. I właśnie to jest taka teoria, ta teoria małych zwycięstw, o której w książce jest i o której już było też na moim webinarze, że to też będzie link do mojego webinaru, pełnego webinaru 10 kroków, który bardzo polecam. Jest nagrany i można go sobie obejrzeć. Polecam sobie odsłuchać w jakiś piąteczek, piątunio, dlatego że jakby tam te dziesięć kroków fajnie tłumaczę, a my się wydaje, że takie odświeżenie tak do dziesięciu kroków to będzie dla każdego bardzo przydatne, więc to ja mały zwycięstw polega właśnie na tym, że jak nawet wykonasz małe zdanie, to zobaczysz, że projekt ruszy i to jest i w Nozbe to się dotyczy, że jak w Nozbe zrobił jakieś zdanie, to projekt jakby rusza, rozpędza się i tak samo właśnie w mailach, jak przegonamy maile i zobaczymy, że to odpisaliśmy, to wysłaliśmy, to zapisaliśmy w nozbie i idziemy dalej i tak co dwie minuty idziemy do przodu, to myślimy sobie “Ej, dwie minuty, no to jak przez, pomnożymy dwie minuty na tego przypadku, że na każdego majla spędzimy dwie minuty, no to po pół godzinie już 15 majli przerabionych, jeżeli szybciej niż dwie minuty, no to jeszcze więcej niż 15 majli, także to powoduje, że się rozpędzimy i że zobaczymy, że idziemy do przodu i w tym momencie te maile już nie ma takie straszne. Także znowu, tak ład w okmieniu się fajnie wpisuje w tą teorię małych zwycięstw, że krótkie pisań na maila to już jest takie małe zwycięstwo, o to już jest zrobione, o to już ogarnięte, o tutaj pałeczka jest po drugiej stronie, została przekazana, więc polecam. No i właśnie w dziewiątych klok w tej mojej prezentacji zaktualizowanej do nowego Nozbe 10 kloków do maksymalnej reproduktywności jest Właśnie o tym, żeby zrezygnować z maila w komunikacji w zespole, czyli wewnątrz zespołu w ogóle nie używać maila. W ogóle. Ja wiem, to jest dosyć brutalne jakby podejście, albo może to jest takie trochę jakby drastyczne podejście, ale ja je bardzo polecam, więc napiję się jeszcze kawki i wytłumaczę, co chodzi. Więc zrezygnować z maila do komunikacji w zespole, czyli wewnątrz zespołu współdzielimy Współdzielimy projekty, np. używając Nozbe i tam mamy zdania i w zdaniach mamy komentarze i tam się komunikujemy. Ale dlaczego? Dlaczego e -mail nie nadaje się do współpracy? No więc z kilku powodów. Więc jakby daje wytłumaczy czemu e -mail jest ble i dlaczego właśnie powinno się unikać szczególnie we współpracy z kimś, z kim się współpracuje codziennie, z kim się pracuje przez cały czas. Przede wszystkim jest nadużywane pole do wiadomości albo ukryte do wiadomości. I bo często ludzie tak myślą, OK, to ja wyślę to do mojego kolegi, ale zrobię kopię do szefach, kopię do szefa szefów i kopię do kogoś tam jeszcze. No i w tym momencie ten mail ląduje w iluś tam miejscach, ileś tam osób musi przez niego przejść i go właśnie użyć reguły dwóch minut, czy go olać, czy go nie olać, przepraszam za wyrażenie, albo czy go właśnie na niego szybko odpisać. I to powoduje, że dużo osób dostaje maile i te maile się pączkują. Nie? Niepotrzebnie. U nas jest tak, jakby w projektach w nozbie jest już takiego, że projekty są jakby do każdego projektu, właściwie w zespole, w większości projektów mam dostęp. I wreszczą większość osób po nas w zespole ma dostęp. Czyli zawsze może do projektu wejść i zobaczyć, co tam się dzieje. Ale nie jest wspominane w każdym zdaniu. Dzięki temu jakby te osoby to są wspominane tylko w tych zdaniach, które rzeczywiście gdzie ożywi się muszą coś zrobić, ale jak chcą zgłębić temat, wiecie jak projekt poszedł albo coś takiego, no to mogą wejść do każdego projektu. To jest to, co ja w tej chwili robię, w tej chwili właśnie jak odgrzybuję się z nie z maili, ale z projektów i zadań w Nozbe, to właśnie przeglądam projekty i po prostu tu i tam zgłębiam się, czytam komentarze, patrzę co się wydarzyło. Po prostu jakby sam ja decyduję, w który projekty się zgłębiam, a który na przykład w tej momencie nie interesuje, wiem, że jest pod kontrolą, nie mam co sprawdzać, Więc to jest to. A tutaj w mailu jednak to pole dowiadomości jest bardzo nadużywane. To dużo osób, dużo naszych klientów się skarżyło, że po prostu wszyscy wysyłają maile z Kopenewskiej Świętych. Druga sprawa, dużo osób chce być bardzo produktywnym w mailu, więc chce wiele tematów w jednym mailu ogarnąć. A słuchaj, a ten projekt, a tam ten projekt, a jeszcze to. A słuchaj, a pamiętasz jeszcze o naszym wyśródoki na prywatnym? Tyle rzeczy naraz, po prostu w jednym mailu to jest za dużo. bo to niby oszczędzę czas, bo zajmę zamachem w jednym mailu, ale w tym momencie ktoś to odpisuje na to, no to może o czymś zapomnieć, może coś mu umknąć. Więc dlatego w nocy mamy projekty, zdania i komentarze, bo każde zdanie jest od jednego tematu, więc jeżeli ja piszę komentarz do tego zdania, to nie będę wspominał innego zdania, jeżeli nie jest relevantne. Więc to jest efektywne, a nie oszczędzamy czas przez pisanie długaśnych mailis tych maili skróczes pięcioma, sześcioma z zdaniami w jednym mailu, tak naprawdę, tyle tematów w jednym mailu. Więc to jest znowu bez sensu. Przy pracy wspólnej bez sensu po co tego maila? Lepiej zdanie w Nozbe. Dalej, mail nie jest szyfrowany. Nozbe komunikacja jest sama szyfrowana. Co więcej, załączniki, które są dodawane do Nozbe są szyfrowane u nas na serwerach, więc nawet połówne umowy i tak dalej. Często prawnicy właśnie używają nozby, bo wiedzą, że po prostu wszystko jest szyfrowane, więc nic nie wycieknie. Nawet my z Nozbe nie mamy dostępu do ich dokumentów, bo dokumenty są szyfrowane na naszych serwerach, więc i klucze, klucze są, klucze odszyfrowania są w innym miejscu, więc to jest wszystko bardzo dobrze zrobione tak, żebyśmy my nawet nie mogli zobaczyć, podlonać dokumentów klientów, jak gdybyśmy nawet bardzo chcieli, a nie chcemy, oczywiście wódbamy bardzo opowadność naszych klientów. A maile nie są szyfrowane, więc wysyłasz superpołówny dokument, który można po drodze gdzieś schochować, oczytać. No, znowu we współpracy, kiedy pracujemy nad ważnymi rzeczami, no bez sensu. No i tak samo kwestia jest tego, że te filty antyspamowe ostatnio działają coraz gorzej. Niby mamy AI, niby wszystko super artificial intelligence, a okazuje się, że ważne maile lądują w spamie. Więc jakie to jest artificial intelligence, jeżeli ważne maile są gubione. Pomyśl się sobie, że Przeglądacie wasze sprawy, przeglądacie wszystko i myślcie, o, już wszystkie maile przejeżdżałem, no tak, ale teraz sprawdzisz, że spam. I nagle wśród tych brzydkich maili, jakichś tam dziwnych ofert szemranych, trzeba przeglądać, czy tam nie ma czegoś ważnego od mojego szefa, albo od kogoś tam, albo od ważnego klienta. No i kolejna rzecz, to jest taka, że maile nie docierają czasami. Po prostu czasami jest coś takiego, że ty odpisujesz na maila, okazuje się, że nie wiem, twoja domena, albo twój ten IP, albo coś tam jest gdzieś tam po drodze ucinany po nie dociera, bo coś tam nie działa. Oczywiście współpracy w zespole raczej to nie powinno mieć miejsca, bo wszyscy używamy tego samego domeny czy tego samego adresu, ale kto wie, ile się tym razem na maile się gdzieś zawieruszyły, nie docierały i tak dalej, to to jest makabra. A jak się pisze komentarz w nazwito, on od razu jest zapisywany, od razu sąchronizowany z chmurą i od razu zorganizowany z tamtą osobą i ze wszystkimi osobami, które tam, które mają to są tego projektu, więc tutaj nie ma sytuacji, żeby coś nie otarło gdzieś. I w ogóle w Nozbe mamy coś takiego, że właśnie zamiast napisz mi maila, to jest “Zrób mi zadanie”, nie? Czyli po prostu my sobie wzajemnie robimy zadania i to jest tak, że jak jest jakiś temat, jest coś do do garnięcia, no to ja się pytam, a jest na to zadanie? Jest gdzieś tam zadanie, gdzie można się powiedzieć albo żebyś dodać, no nie ma, no to trzeba zrobić zetanie. I tutaj klienci nam często zgłaszali w nosmi, że barierą trochę jest mentalność, czyli coś takiego, że ja jestem szefem i teraz mój podwładny, nie lubię tylko określenia, ale mój podwładny, mamy zrobić zetanie. I teraz ojejka, on się boi, jak ma zrobić zetanie szefowi, nie? I mi się wydaje, że to jest taka fajna bariera do przejścia. To jest Mariera, którą trzeba przejść, którą trzeba się nauczyć przejść, trochę tych szefów takich tradycyjnych przeszkolić, że to jest okej, że ktoś ci robi zadanie, to znaczy, że chce się z tobą skomunikować i to też tak trochę wypłaszcza strukturę. Jesteśmy właśnie kolegami z pracy. W języku niemieckim słowo “pracownik”, to jest tak naprawdę słowo “współpracownik”, bo ono się nazywa po niemiecku jest “myt abajta”, czyli “myt” to jest “zy”, “myt abajta”, czyli pracownik, pracownik, który pracuje, a nie, który dla mnie pracuje. I mi się to bardzo podoba, bo to powoduje, że myśmy wszyscy współpracownikami. Współpracujemy razem, aby coś działać. I mi się wydaje, że, i to mi się wydaje, nasi klienci na to zgłaszają, że po kilku miesiącach używania Nozbe ich współpraca jest też lepsza, w taki sposób taki namacalny, taki, że jakby się bardziej Wpłaszcza są bardziej kolegami z pracy nagle, a nie jakby ta hierarchia się naprawdę bardziej wypłaszcza, ta komunikacja jest lepsza. Dzięki temu, że już są przyzwyczajeni, że ja robię tobie zdanie, to robisz mi zdanie, ja komentuję w twoim zdaniu, ty komentujesz w moim, jakby to jest bardzo, bardzo fajnie zrobione. Polecam takie podejście, nie, zrób mi zdanie. Podsumowując, jak już maila przechodzimy i użyjemy reguły dwóch minut, żeby przez niego przejść, to próbujemy potem już jego unikać, czyli spróbujmy wdrożyć właśnie Nozbe na przykład w zespole, kiedy mamy projekty, projekty, do których wszyscy mają dostęp, albo większość ma dostęp i gdzie mamy zezdania i mamy komentarze przy zezdaniach. I wtedy tworzymy syna w zająie mnie zezdania, dyskutujemy w komentarzach i dzięki temu pracujemy lepiej. Co więcej, w Nozbe można zrobić jeszcze takiego, że może projekt być też spółdzielony z inną firmą. mamy troszkę jak Joint Projects, czyli właśnie współdzielone projekty, czyli możemy projekt współdzielić z inną firmą, która używa Nozbe i dzięki temu mamy taki most, taki bridge, że możemy między sobą się komunikować. To jest bardzo, bardzo fajne, to u nas dużo klientów używa tych, którzy są freelancerami, że po prostu oni współdzielą całe projekty swoimi klientami. Dzięki temu klienci wiedzą, co się dzieje, mogą komentować w zadaniach, a jakby wszystko Wszystko jest transparentne, jednocześnie komunikacja jest tylko w zadaniach i klient wie, że nie ma nic mailować, tylko ma wszystko wrzucać do projektu i w zadaniach komentować. Zresztą w najowszym Nozbe też jest taka możliwość, że można jedno zadanie wydelegować komuś, kto ma adres e -mail. Komuś zewnętrznego, który nawet nie używa Nozbe i ta osoba nie musi ściągać Nozbe, nie musi używać Nozbe. Można po prostu Jest taka opcja w delegacji, że można wydelegować na adres email i ta osoba dostanie maila, że Michał Śliwiński stworzył tobie zdanie w Nozbe. Kliknij, żeby je zobaczyć. Jak kliknie to po prostu otwiera w przeglądarce i może od razu komentować to zdanie. Dzięki temu unikamy maili, a w tym zdaniu już się komunikujemy przez komentarze, które są szyfrowane i przez szyfrowane pliki. Na przykład to jest bardzo fajne, żeby wgrywać wgrywać nam właśnie ważne, tajne, przespołówne dokumenty przez Nozbe, nawet jak ktoś nie używa Nozbe, także to bardzo usprawnia prace. Więc tak jak mówię, namawiam, Nozbe jest zdarmowe, jest bezpłatne do trzech osób i trzech projektów aktywnych w zespole i dlatego można np. jak ktoś chce się przekonać, spróbować takiej komunikacji wewnętrznej, zachęcam np. żeby żeby w firmie, nie wiem, partnerzy, współpracownicy albo na przykład szef, asystentka i jakiś drugi szef albo jakiś dyrektor, żeby zaczęli pracować w Nozbe, żeby przekonać się, jak to fajnie działa i dopiero wtedy wykupić wersję premium albo wersję biznes, żeby współpracować całą zespołem w Nozbe. Nozbe ma bardzo dużo fajnych funkcji, ale jest bardzo proste w obsłudze. My dbamy o to, żeby ten efekt, jak ktoś ściąga Nozbe, loguje się to Nozbe, był bardzo łatwy do przyjęcia dla każdego, więc żeby to nie było tylko tak, że ktoś to przeczytał książkę “Getting Things Done”, przeczytał moją książkę “Dziesięć Kroków”, dopiero on może używać Nozbe. Nie, nie, żeby każda osoba była błyskawicznie zalogować się, o, tu mam moje projekty, tu mam znania, tu mogę skomentować, oraz komentuję, że jakby my staramy się, żeby interfejs Nozbe był taki bardziej czatowy, taki bardziej właśnie jak WhatsApp, bardziej jak Facebook Messenger, a nie jak toporne narzędzie do zadań do Excel ‘a, żeby to nie wyglądało w ten sposób, więc to jest dla nas najważniejsze i dzięki temu na przykład Nozbe ma takie same funkcje i bardzo podobny layout w wersji mobilnej i w wersji na komputer, także o to bardzo dbamy, dzięki temu wdrażanie Nozbe w zespole jest jest proste i właśnie unikanie tych maili jest proste. Także podsumowując efektywna współpraca właśnie polega na tym, że mejle są do uścisku dłoni, czyli z mailami to jest ten, się przywitamy, ale potem pracujemy już w Nozbe, czyli właśnie projekty w zespole, współdzielimy i znowu przez to, że Nozbe takie stworzone, że projekty jak się tworzy do domyślnie są otwarte dla wszystkich w zespole, czyli jakby każdy ma dostęp do tego projektu, to powoduje Też nam raportują klienci, że znowu wszystko staje się bardziej transparentne. A jak wszystko staje się bardziej transparentne, to wszyscy czują się dużo bardziej właścicielami tego. Czują się, że mogą coś zrobić, że widzą, co się dzieje w zespole, widzą, co się dzieje w firmie. Znowu, jak są takie projekty tak naprawdę przez połówne, tylko dla kilku osób to jest ok, jak najbardziej. Ale widzimy trend, że nawet u nas, no i wielu, nawet w filmach bardzo tradycyjnych, które używają Nozbe, a na nas używają firmy z wielu branż i dąży się bardziej do tej przejrzystości, do tej transparencji. I to jest bardzo, bardzo fajne. Także maile w zespole super. Ale potem też polecam spróbować nakłonić współpracowników, żeby też używali Nozbe. Znowu oni mogą używać Nozbe darmowego w wersji premium, żeby współdzielić projekty. I dzięki temu można i projekt z konkretną firmą, z opłacownikiem, oni tylko muszą zainstalować aplikacje, ale nie muszą płacić i można z nimi wpłacować bez problemu w projekcie. Albo właśnie można w ogóle pojedyncze zdania wysyłać ludziom, czyli po prostu adres email, wysyłamy zdanie i mówimy im, słuchajcie, komunikujemy się w tym zdaniu. Dzięki temu ty jako ucztkownik Nozbe masz wszystko w Nozbe w twoim miejscu, a tam ta osoba ma wieje, gdzie ma znaleźć informacje i gdzie wszystko jest i nie wysyłać maili, więc znowu oszczoność czasu. Także to jest takie podsumowanie tych maili, ale oprócz tego oczywiście my chcemy jeszcze łatwić wszystkim prace na mailach, chcemy łatwić wszystkim to, żeby maile w sposób automatyczny półautomatyczny lądowały w NOSPI, więc teraz opowiem troszeczkę o tym właśnie, o tym jak fajnie się pracuje, jak rzeczy się dzieją automatycznie lub półautomatycznie. Chodzi o to, że maile przychodzą do nas i musimy właśnie regułę dwóch minut przynaczyć dwie minuty na maile, ale co by było gdyby pewne maile po prostu w ogóle omijały naszą skrzynkę? Właśnie od razu dochodziły do NOSPI i tworzyły się zdania auto magicznie. I właśnie o tym będzie teraz ta druga część tego podkastu. Więc w Nozbe można po prostu w ustawieniach jest taka opcja “Dodaj zdanie przez maila” i tam jest wygenerowany dla ciebie twój adres e -mail. I teraz pokażę jak to więcej działa, jeżeli wejdzie się na ustawienia, dodaj zdanie e -mailem i to jest albo w ustawieniach projektu, albo w ogóle w ustawieniach globalnych w Nozbe. I Ida jest taka, że jak się wejdzie na to, to proszę bardzo, o mamy taką sytuację, że jest, generuje się adres e -mail i tak, to jest właśnie taki adres e -mail taki, który mówi o nazwie projektu i potem jakieś tam randomowe rzeczy się generują. Oczywiście jak taki e -mail wycieknie, a właśnie wyciekł, to potem można kliknąć, wygeneruj nowy adres e -mail i ten mail przestanie działać. I Ida jest taka, że w tym momencie taki adres e -mail warto dodać do swoich kontaktów, że załóżmy te maile będą lądowały w tym projekcie na przykład, albo w ogóle w Nozbe. Czyli w tym momencie podejmujemy reguła dwóch minut, podejmujemy decyzję. OK, to jest dłuższa sprawa, grubsza sprawa. Ja to muszę, muszę się tym zająć później, więc w tym momencie klikam forwarduj do Nozbe i ten np. można zrobić w Nozbe projekty firm albo projekty firma albo coś takiego i forwardować i to działa bardzo, bardzo fajnie co więcej tworzy się ten nazwa zadania to jest właśnie nazwa tego maila treść zadania czy komentarz pierwszy to jest właśnie treść całego maila więc od razu ją mamy kontekstowo i co więcej w Nozbe mamy od razu link jeżeli to jest gmail to mamy link do gmaila żeby tego maila otworzyć gmailu że możemy łatwo potem tego maila wrócić, żeby na niego odpisać. I tutaj polecam to o ile dwóch minut użyć w jaki sposób, czyli odpisujemy na przykład zdawkowo na maila w stylu OK, dam znać niedługo, albo dam znać pojutrze, albo ustawić jakiś termin i zrobić forward tego maila do Nozbe i tam już to zdanie też nadać mu jakiś jakiś termin. Więc to jest jakby najprostsza sprawa, czyli wysyłanie takie półautomatyczne do Nozbe. Dzięki temu nie trzeba kopiować, zaznaczać nowe zdanie, wklej ten, wklej komentarz, jakby nie trzeba robić tego całego kunkwu, tylko po prostu wystarczy przeforwardować tego maila prosto do Nozbe, więc to jest jakby początek tej automatyzacji, ale można pójść krok dalej, dlatego że można, o właśnie tutaj jeszcze w ustawieniach ogólnych settings, czyli w ustawieniach można właśnie dodać zdanie mailem tutaj ogólnie do Nozbe i wtedy to zdanie ląduje w tych pojedynczych zdaniach i wtedy stamtąd i w przychodzących i wtedy stamtąd może zdecydować do jakiego projektu to należy przypisać. To tak jest jeszcze bardziej manualne podejście. My często robimy po prostu tak, że robimy sobie kontakty dla konkretnego projektu na przykład i żeby tam od razu przeprowadować maile. Natomiast można zrobić to jeszcze automatycznie, czyli po prostu np. w Gmail ‘u albo w jakimkolwiek mailu można uznać, że może zrobić stworzyć filtr typu, że jeżeli zdanie na przykład jest od… tak robi właśnie Magda. Magda, którą można poznać, jak się zapisze na demo .locb @gmail .com na demo, to właśnie Magda robi tak, że ona ma używę aplikacji calendli do ustawienia, kiedy można demo postawić. I to wygląda w ten sposób, że jak ktoś umówi się na termin przez kalendli w Nozbe, to w tym momencie zadanie automatycznie ląduje w Nozbe w projekcie Get a Demo Meetings. Tu mamy taki projekt specjalnie. I tworzy się nowy event. Proszę bardzo. Tam tutaj proszę bardzo z Panem Johnem. Jest spotkanie i to od razu dodaje się jako zdanie z komentarzem. Dzięki temu Magda po spotkaniu wrócą datki i spotkania prosto tutaj do komentarza, do tego zdania. My mamy tego dostęp. Wspomina nas szczególnie z marketingu, żebyśmy przejrzeli ten datki i przeglądamy je i wypowiadamy się, komentujemy. Dzięki temu Magda ma porządek, wie, że każde zadanie z kalendli, każde spotkanie przez demo umówione, ląduje i w kalendarzu i właśnie ląduje w Nozbe, gdzie możemy już komentować, gdzie możemy na ten temat działać, więc to jest po prostu kwestia ustawienia filtra, że te zdania forwarduj też do i adres email Nozbe. I okazuje się, słuchajcie, że dużo osób, dużo naszych klientów tak korzysta, tak robi integrację Nozbe z wieloma aplikacjami, z których korzystają. Tak jak mówiłem, my w Nozbe mamy klientów i to jest takie fajne z wielu branż i to powoduje, że oni używają różnik specyfistycznych aplikacji i to są często bardzo toporne aplikacje. Na przykład właśnie dużo klientów się skarży, że ich aplikacje specyfistyczne dla ich branży są strasznie toporne, trudne do użytkowania, ale jednak napisane pod ich branżę. Więc oni, ale oni co oni robią? Oni hakują system i to jest takie genialne, że używają Nozbe właściwie do wszystkiego z wyjątkiem tego specyficznego czegoś, do czego powstała ta aplikacja. No ale wtedy chcieliby mieć jakąś integrację. I wiadomo, jak mówią do nas “Ej, czy macie integrację z tą i tą specjalną dla nas aplikacją?” No to mówimy “No, chłopak, z tą nie mamy, no bo mamy, nie wiem, właśnie tylko Was, albo dwóch, trzech klientów, którzy z tego użystają, więc jakby trochę nam się, jakby, nie kalkuluje pisę specjalnej integracji nosi, nie? My oczywiście próbujemy pisać integrację, mam integrację z wieloma platformami, mam integrację z Google Calendar, z Outlookiem, z takimi dużymi rzeczami, ale interracje specjalistyczne staramy, jeszcze nie mamy na to czasu, żeby pisać, bo wolimy skupić ten czas na ulepszaniu Nozbe. Ale co się dzieje? Okazuje się, że w ten sposób można łatwo zintegrować się z inną aplikacją, czyli właśnie taka interracja z Calendly. Magda napisała interracja z Calendly, czyli jak pojawia się e -mail od Calendly z new event, to ląduje, i to ląduje, proszę zauważyć, też w sekcji Upcoming to jest ta sekcja, że najbliższe spotkania, jakby tu ona ląduje. To jest bardzo, bardzo wygodne dla Magdy, bo wtedy ona właśnie widzi, to są nowe spotkania, które są przyde mną. Taka integracja została napisana przez Magdy w sposób tylko taki, że przeformułowała maila do Nozbe. I dużo naszych klientów tak się tak mówiło, że na przykład dostawali powiadomienia ze swojej aplikacji mailowe, bo często takie, wiadomo, że przecież to używają maila, no to są powiadomienia mailowe z jakiejś tam ich aplikacji. I na przykład jak coś tam się wykonało, to oni robią wtedy forward tego maila właśnie do Nozbe, do konkretnego projektu, że to już się wykonało. I wtedy inni mogą działać dalej, komentować i tak dalej, dalej mogą rzeczy się dziać, nie? Dzięki temu na przykład jak ktoś nie wysyła faktury, nie? Ktoś jakaś aplikacja wysyła fakturę, to można zrobić, że adres w ogóle można bezpośrednio w tej aplikacji, bo tam często pozwalają aplikacje, tak my, że podaż adres e -mail, na które faktury mają być przysyłane, to wystarczy podać adres e -mail Nozbe. I w tym momencie faktura od razu leci do Nozbe. Nie trzeba w ogóle, nie trzeba w ogóle tej faktury forwardować do Nozbe, albo nie trzeba robić reguły w gmailu albo w programie mailowym. “A, jeżeli ta faktura, to wyślij ją do Nozbe”, tylko po to bezpośrednio, to jest taki hak, bezpośrednio napisać adres NoSBi jako miejsce do faktur, nie? I na przykład mamy taką sytuację, że w tym momencie na przykład bo my pracujemy z naszym biurem rachunkowym, zaznaczne biurem rachunkowe oczywiście, które pozdrawiamy, profit, grupa profit, bardzo fajna i z nimi pracujemy w ten sposób, że współpracujemy z nim projekt NoSBi. My im powiedzieliśmy, słuchajcie, my chcemy z wami pracować, ale przez NoSBi nie będziemy do was mailować, nie będziemy wam mailem wysyłać naszych faktur, znowu faktury, tam są dane osobowe, tam są kwoty tajne przez połówne i to wysyłać maile, jakby kto wysyła maile faktury, w sensie i to jest dużo ich do białochunkowego. Więc stworzyliśmy projekt współdzielony, joint project, współdzielony projekt z nimi i tam z nimi komentujemy, i tam z nimi zapytuje, zadajmy pytania, ale tam też wysyłam jej faktury. Więc w tym momencie wystarczy do tego projektu zrobić, że faktury spływały do tego projektu, automatycznie i wtedy ta firma je dostaje i od razu może działać, może je księgować. Więc to działa bardzo, bardzo sprawnie, bardzo, bardzo dobrze. Także polecam tego typu integrację z mailem, czyli znowu idea jest taka, że teraz wrzuciliśmy z wakacji, ogarniamy się z maili, ale poświęćmy jeszcze ekstra czas, żeby to przekonfigurować, żeby to zrobić inaczej, żeby maile już tak nie przychodziły, żeby tych maili za rok to jest taki challenge, takie wyzwanie tutaj dla słuchaczy nie ma biura. Spróbujcie mieć challenge, sprawdźcie ile maili dostaliście teraz, jakby byliście na 2 tygodniowym odlopie i spróbujcie teraz zrobić tak, że OK, chciałbym, chciałabym mieć tych maili przynajmniej 20 % mniej albo 30 % mniej albo szalejemy 50 % za rok, nie? Pomimo iż mój biznes będzie ruszł, więc żeby to zrobić trzeba to po prostu lepiej skonfigurować. Trzeba, bo właśnie podejść do sprawy systemowo. Stwierdzić, ok, od tej pory tej te rzeczy umawiamy w projektach i zdaniach i w komentarzach w Nozbe. Te te rzeczy umawiamy gdzie indziej. To i to automatycznie leci do Nozbe. To i to półautomatycznie idzie do Nozbe. Wdrażam regułę dwóch minut, dwie minuty, czyli w ciągu dwóch minut ogarniam wszystko. I działam, i działam po prostu mailowo dużo mniej i jestem spokojniejszy, spokojniejsza, jestem wylozowany, wiem, że mam kontrolę nad tymi mailami, wiem gdzie rzeczy są i znowu to jest kolejna rzecz taka produktownościowa. Jeżeli wszystko jest w Nozbe, jeżeli wszystko jest w projektach, zdaniach i komentarzach, to wtedy ten mail już nie jest taki tutaj już nie powoduje takiego stresu, a w Nozbe mam wszystko pod kontrolą, bo to jest ta różnica, którzy nam raportują też nasi klienci, że jak używają Nozbe, to mają wrażenie, że rzeczy są pod kontrolą. Poczes, kiedy otwierają maila, to myślą, jak ktoś kontroluje moim życiem, ktoś właśnie kontroluje moim życiem, a używając Nozbe, to ja kontroluję, to ja jestem, Jakby ja na tym czuwam, więc polecam teraz po wakacjach we wrześniu ogarnąć się z tych maili i je przekonfigurować i skopiować sobie te maile, poprawić te maile, skopiać te maile właśnie od projektów, bo można w ogóle w Nozbe, tak właśnie tutaj, umagdy było to, ten, to to upcoming, ten, ten sekcję, można wejść do ustawień sekcji, bo w Nozbe, no w nowym Nozbe można tworzyć sekcje projektach, sekcje zadań i właśnie można kliknąć sekcje i podejmować adres tej sekcji i w tym momencie lądują zadania dokładnie w tej sekcji tam gdzie chcemy, automatycznie, czy z zewnętrznego narzędzia, czy przez filtr w narzędziu mailowym. Także to jest to i pamiętajcie, reguła dwóch minut, dwie minuty decydujemy, odpisujemy szybko, odpisujemy szybko albo odpisujemy szybko i forwardujemy maila do Nozbe, że ta osoba wie, że odostaliśmy, że się tym zajmiemy, ale odpisujemy, dajemy sobie czas na przetrawienie tego maila odpisanie tej osobie. Więc to jest klucz do tego, żeby z maili się odkopać, żeby być bardziej produktywnym i żeby tych maili było mniej. Także skupmy się na tym. Reguła dwóch minut, żeby było szybciej, ale automatyzacja lub półautomatyzacja, żeby było sprawniej i żeby było mniej, mniej maili. Mam nadzieję, że ten odcinek się spodobał. Jako, że podcast nie ma biura, wraca teraz na anteny i będzie co drugą środę. Także według mojego kalendarza wspaniałego, teraz odpalamy kalendarz. Kolejny odcinek podcastu nie ma biura. Będzie 18 września w środę. Oczywiście o 9 rano na kawce ze mną. I bardzo bym prosił też tych, którzy słuchali tego podcastu, który wróci do podcastu o polecanie tego podcastu innym, bo jesteśmy jakby nowym podcastem, bo dawno nas nie było i teraz wracamy jakby z tym podcastem. Także bardzo bym był wdzięczny za polecanie. Dajcie łapki w górę na fejsie, czy na LinkedInie. Dajcie łapki w górę, dajcie komentarz, czy cokolwiek z tego, co powiedziałem pomogło, czy ten, czy, czy dało, dało radę i napiszcie do napytajaną z bicomi, że chcecie otrzymać nową wersję dziesięciu kroków i że też też do tego odcinka będzie informacja o moim webinarze, który nagraliśmy pół roku temu, a której ciągle jest Evergreen, jak ktoś mówi po angielsku, czyli one z ciągle, te porady z tego webinaru są ciągle aktualne. Także zapraszam, polecam polecać ten podcast. No i oczywiście załóżcie kąt w Nozbe. Nozbe jest w pełni darmowe dla trzech projektów aktywnych i trzech użytkowników, także można na żeby przetestować, spróbować i jeżeli używacie Nozbe Personal, czyli starego Nozbe, to to jest ten moment na migrację, dlatego że mamy w tej chwili to migrację dużo lepszą, działa bardzo sprawnie. Warto, na przykład, napisać na imię do pytania Nozbe .com, żeby się upewnić, jak to wszystko działa. Mamy też opisaną ją na herpage ‘u, działa bardzo dobrze i można łatwo zmigrować do nowego Nozbe, który po prostu w tej chwili jest dużo lepsze. Tak jak mówiliśmy w poprzednim odcinku, ma funkcję messages, czyli można w Nozbe nie tylko opisać komentarz do zadania w projekcie, ale można też pisać bezpośrednią wiadomość do kolegi z pracy albo koleżanki z pracy na przykład, żeby się umówić na spotkanie albo żeby właśnie wyjść na kawę. Więc polecam nowe Nozbe, polecam przetestować nowe Nozbe. I tak jak mówię, mamy pytają Nozbe kąt. Tam jest osoba, która jest za tym mailem i która na tego maila szybko odpisze i pomoże albo zapisać się zapisać się do porozmawiania z Magdą na Nozbe .com na demo i umówić się na demo, na spotkanie demo z Magdą, gdzie Magda nie tylko opowie o Nozbe, ale przede wszystkim posłucha was, co robicie, jakie macie zespół albo jaką macie firmę i pomoże wam to Nozbe ustawić pod wasze założenia, pod waszą sytuację. Także to jest taka bardziej porada od Magdy niż skanowne sprzedażowe demo Nozbe. My chcemy pomagać. Ja od 17 lat prowadzę Nozbe, dlatego że mam z tego frajdę, dlatego że mam wspaniałych klientów, nie tylko dlatego, że zrobiamy pieniądze, tylko dlatego też przede wszystkim, że po prostu widzimy zmianę. Widzimy, że mamy oprogramowanie, które pomaga naprawdę wszystkim właśnie mieć większą kontrolę i mniej stresu, czyli nie być bombardowanym mailami, ale mieć kontrolę, mieć swoje projekty, mieć swoje zdania i po prostu kontrolować temat, odpisywać na komentarze i działać skutecznie, produktywnie. I tego wszystkim życzę. Także cieszę się, że wracamy z podkastem. Cieszę się, że jesteście z nami i miłego, miłego działania we wrześniu i aby ten rok zakończyć przytupem, aby się udało wszystko. Życzę tego Tobie słuchaczko. Pozdrawiam serdecznie. Cześć!

Jak produktywnie korzystać z maila - Nie Ma Biura odc. 59