Jak komunikacja przez zadania usprawni pracę w twojej firmie - Nie Ma Biura

Dowiedz się, dlaczego musisz zacząć stosować w firmie komunikację poprzez zadania, co robić, aby dobrze delegować pracę oraz jak ułatwi Ci to aplikacja do zadań: Nozbe.

🎧 Słuchaj podcastu Nie Ma Biura - tym razem o szybszym wykonywaniu zadań

⭐️ Oto główne tematy tego odcinka podcastu o produktywności, mądrej pracy i technologii

Na czym polega komunikacja poprzez zadania
5 kroków do skutecznego delegowania w komunikacji poprzez zadania
Wykorzystaj technologię: delegowanie zadań w Nozbe
Więcej praktycznych wskazówek
Co na to badania?
Zrób mi zadanie nawet jeśli siedzisz w pokoju obok!
Co możesz zrobić już dziś?

👀 Możesz też nas oglądać

🎙 Subskrybuj nasz podcast i sprawdź, jak pracować mniej a lepiej

🟣 Apple Podcasts

🔵 Google Podcasts

🟢 Spotify

🟡 RSS

🟠 Overcast

🔴 Pocket Cast

🙋 Prowadzący:

Michał Śliwiński: nozbe.pl/michael
Magda Błaszczyk: nozbe.pl/magda

📝 Notatki do odcinka

🟣 Znajdź nas w sieci

Strona “Nie ma biura”: niemabiura.pl
Bądźmy w kontakcie na Facebooku /NozbePoland
Obserwuj nas na Instagramie @nozbe

💜 (D)oceń nas

Jeśli doceniasz nasze starania, mimo że czasem nie jest idealnie 🙈, dodaj opinię na Apple Podcasts lub na innej platformie, na której nas słuchasz.

Transkrypcja odcinka

Hej, witamy, witamy w kolejnym odcinku podcastu “Nie ma biura”. 62 odcinek i dzisiaj znowu jestem z Magdą. Cześć, Magda. Cześć, znowu jesteśmy razem. Dzisiaj już nie na żywo. No dzisiaj jakby na żywo, ale w dwóch różnych miejscach, w dwóch różnych biurach domowych. Tak że dzisiaj już nie trzemy w tym całej przestrzeni. - Ale będziemy mówić podobnie ciekawie, przynajmniej mamy taką nadzieję, bo dzisiaj będziemy maglować troszeczkę nasz ulubiony temat, temat współpracy poprzez zadania i współpracy komunikacji asynchronicznej, bo chcielibyśmy mieć pewność, że na pewno rozumiecie na pukcie czego mamy takiego fioła. - Tak I jakby nasze ogólne ześwilowanie ma temat tego, że tak komunikujemy się przez zadania, tak to jest jedyny słuszny sposób. Jeżeli jeszcze tego, że się nie zaopali, to mam nadzieję, że po tym odcinku zaopiecie bardziej. Dokładnie. Także czym jest komunikacja poprzez zadania? Na pewno wiemy i chcemy Wam pokazać, że taki typ komunikacji pomoże Wam uspokoić przepływ informacji w firmie, w organizacji i na pewno sprawi, że będziecie dużo bardziej spokojni, ustrukturyzowana będzie ta cała komunikacja i to przełoży się na produktywność, na efektywność i też chyba na zadowolenie pracowników. Później będziemy mówić o badaniach i tak to pokazuje. Tak, maksydujowa, tu ja Tak, że nawet przygotowała w całą informację o tym, że nie tylko my mamy rację, ale jest były badania, które potwierdzają, że to, co mówimy, to się zgadza. Więc powiedzmy kilka takich wyznaczników, czym jest ta komunikacja poprzez zadania. Po pierwsze, w komunikacji poprzez zadania nie wysyłamy sobie chaotycznych, luźnych, powiązanych wiadomości, ale W jednym miejscu piszemy, nie rozmawiamy, tylko piszemy o jednej rzeczy, czyli każdy komunikat wiadomość jest bezpośrednio powiązana z zadaniem, z konkretnym tematem, a jeżeli używacie dobrego narzędzia, to jeszcze to jest wszystko w konkretnym projekcie. To pomaga unikać chaosu i zapewnia przejrzystość. My wierzymy w tą taką prostą strukturę. Projekty. W projektach są zadania, a w zadaniach są komentarze. i dzięki temu wszyscy wiedzą, gdzie co jest, bo są konkretne projekty, potem w tych projektach są te projekty, są rozpisane na zadania i w tych zadaniach są z kolei tam są rozpisane komentarze i tam jest cała dyskusja, i ta dyskusja jest skupiona na tym zadaniu, tak powiedziałaś, a z kolei to zdanie jest skupione na tym projekcie, więc jakby to wszystko z siebie wynika i powoduje, że to jest uporządkowane, to jest Prosta, też nie jest przykomplikowana, to nie jest tak, że projekty zdania, pod zadania, pod projekty, pod zadania, pod projekty, tylko projekty zadania w komentarze. I dzięki temu każdy może się odnaleźć, każdy wie, gdzie ma się, gdzie ma się skomentować i unikamy tematu, który często występuje w mailach albo w wiadomościach, że piszemy na temat 5 rzeczy na raz, tylko piszemy konkretny komentarz do konkretnego zdania, do konkretnego projektu. Dokładnie, ta komunikacja poprzez zadanie jest troszeczkę takim przeciwstawieniem haotycznej i z tradycyjnej komunikacji, do której jesteśmy przyzwyczajeni. Tu ktoś mi napisze coś mailem, a propos danej rzeczy. Tu potem jeszcze przedzwoni, dorzuci coś przez telefon. Następnie jeszcze dogadamy się na ten temat przez Messenger albo przez WhatsAppa, albo na jakimś firmowym czacie. I tak naprawdę wiadomości i informacje dotyczące jednej kwestii spływają różnymi kanałami. Nie zawsze są rejestrowane i zapisywane, także. I oczywiście, jak się pracuje samemu albo z jedną osobą tylko, to to jest jeszcze w miarę tam proste, bo można rzeczywiście zbierać ten baj z tych różnych kanałów w jednym miejscu. Natomiast jak tylko pracujesz z kilkoma osobami, to w tym momencie, jeżeli mamy tę sukturę, które projekty, zadania, komentarze, to potem też inne osoby, które biorą udział np. w że mogą przejrzeć innych zadania i zobaczyć na jakim etapie są te zadania, co tam się wderzyło, może dorzucić swoje dwie grosze, mogą wziąć tym udział. A w momencie, kiedy to wszystko jest właśnie w różnych miejscach, no to nie ma tej możliwości.

To też nie znaczy, że na przykład osoby, które decydują się na komunikację poprzez zadania rezygnują z tych innych kanałów. Oczywiście fajnie by było, ale nawet jeżeli nie rezygnujemy, to dobrze jest wrzucać wszystkie informacje, które przychodzą z innych kanałów do tej jednej szuflatki, do tego naszego jednego zadania, żeby te informacje tam zebrać. Najlepiej na piśmie, tak? Komunikacja poprzez zadania ma sens, jeżeli jest na piśmie, bo wszystko wtedy jest zarejestrowane, nie może być w żaden sposób podważone. Można łatwiej wyszukiwać informacji, odwoływać się do tego, co zostało zapisane, czy ostatnio, czy w bardzo dalekiej przeszłości. I tutaj mam taki fajny przykład, Magda, bo ostatnio z firmy odszedł Rafał, którego pozdrawiamy i Rafał tutaj też był w podkaście, występował kilka razy i tutaj nie ma biura i no office. I Rafał był naszym szefem produktu I ostatnio ja musiałem pod nim przejąć kilka rzeczy i między nami przeglądałem cenniki i takie rzeczy w Nozbe. I doszedłem do dyskusji, którą miał Rafał z naszym poprzednim, jeszcze kolegą z pracy Radziem, który też już nie pracuje z nami od roku. Czyli dwie osoby, które już dawno nie pracują w firmie, a dawno albo nie dawno, ale nie pracują już w firmie. I ja doszedłem do tych zadań, gdzie oni między sobą dyskutowali i dzięki temu mogę łatwo złapać, o co im chodziło, co się wydarzyło, na jakim etapie stanęło. I dlaczego podjęli taką a nie inną decyzję? Dokładnie. I dlaczego podjęli taką a nie inną decyzję? I nie musiałem ani do jednego, ani do drugiego teraz zawatraciem głowy, próbować się do nic im nie skontaktować, pytać się ich itd. W komunikacji przez zdania to jest fajne, że to jest tak, jak powiedziałaś, zarejestrowane na piśmie i co więcej, ta wiedza firmowa czy zespołowa nie ucieka wraz od ejściem ludzi, no bo niestety, no właśnie, aże niestety, no ostatecznie, tak po prostu życie wygląda, że ludzie pracują, odchodzą, przychodzą nowi i dlatego trzeba na to się trochę uodpornić, że, że, że ta wiedza powinna zostać, nie? I dla mnie to było takie dosyć niesamowite, jak nagle przeglądam po prostu wątek, komentarze przy jednym zdaniu, gdzie dwóch byłych pracowników między sobą dyskutuje, nie? Ale dzięki temu… A ta wiedza jest dla ciebie przydatna, nie? Oczywiście, bo mi zależało właśnie, żeby zrozumieć, co tam się wydarzyło I dzięki temu miałam tu jak kawa na ławe, nie? Dokładnie. Słuchajcie, czyli wiemy już dlaczego warto i czym jest ta komunikacja. Teraz możemy troszeczkę dać wskazówek w związku z tym, jak skutecznie delegować te zadania, jak skutecznie komunikować się poprzez zadania. Po pierwsze i najważniejsze, tak jak przy każdej delegacji to w zasadzie jest jasne, że Trzeba bardzo jasno określić swoje oczekiwania. Jeżeli prosimy kogoś, delegujemy na kogoś jakieś zlecenie, zadanie, musimy pokazać mu czego oczekujemy, jaki jest nasz cel, kiedy powinien to skończyć, kiedy chcielibyśmy otrzymać wynik i też fajnie wspomnieć, jak ważne, jak pilne jest to zadanie. I to jest właśnie wczoraj przygotowując się do tego podkaz, podcasterów rozmawialiśmy, bo jak żeśmy rozmawiali, to przy okazji też omówiliśmy kilka innych spraw, które mamy do zrobienia w Nozbe. I właśnie przykładem fajnym jest to, że napisałem serieton, bo ja pisz efektem do i Magazine i co miesiąc, i napisałem go już teraz i chciałem twojego feedbacku. Ale właśnie dałem ci sygnał. Magda, to nie jest na wczoraj, to nie jest pilne, nie? To możesz zrobić tam spokojnie po spokojnie po nagraniu podcastu, dzień później dałem ci sygnał kiedy, że w tym momencie ty wiesz OK, Michał chcę, żebym to przejrzała, ale to nie muszę zrobić tego teraz, nie muszę rzucić to z wszystkiego, bo Michał chcę koniecznie, żeby ten fejet mógł puścić, że nie ma tego stresu, a z drugiej strony czasami niestety trzeba, czasami trzeba się napisać, “Ej, słuchaj, ja wiem, że tutaj coś tam, coś tam, ale to w tej chwili jest bo potrzebuję to, nie? I znowu jest jakby trzeba otwarcie i komunikować, lub na przykład, ja czasami mam tą sytuację, kiedy ja na czymś mi bardzo zależy, a mój programista mi mówi, Michał rozumiem, ale muszę dokończyć najpierw to i to i to, i potem się chętnie od razu za to zabiorę, ale muszę dokończyć to. I w tym momencie ja też muszę to uszanować, ale znowu ja wtedy mam jasną sytuację, wiem, co się wydarzyło, wiem nad czym ta osoba pracuje i tyle. Więc jakby ta, mi się wydaje, że ta komunikacja przez zadania powoduje taką właśnie większą, nie tyle uczciwość, co bardziej taką transparentność sytuacji, żeby łatwiej wyjaśnić i to często właśnie jest w różnych książkach o zarządzaniu, jest wspominane, że największym problemem w komunikacji z przełożonymi jest to, że przełożeni uważają, że ty masz po prostu niegańczany czas, a możesz po prostu powiedzieć przełożenemu, słuchaj Michał, mogę to zrobić, ale wtedy rzucę to, tamto, to co mam rzucić, nie? I w tym momencie, aha, okej, nie, nie, to wtedy dokończ tamto i wtedy zuprożup to, nie? Jakby wiesz, jest ta, ale a a według mnie w komikacji przez zadania to łatwiej, naturalniej wychodzi, że to, że to, że te oczekiwania są lepiej. Tak, obu stronom jest łatwiej i szef, bo wie jakie zadania ma dany pracownik, bo widzi, bo to właśnie wszystko spisujemy i wszystko jest ustrukturyzowane i też łatwiej odmówić i być asertywnym pracownikowi, bo wierzę szef wie. Tak i właśnie i dokładnie i to nie jest tak, że teraz mówię, a może on mi oszukuje, a może w stanach tym nie pracuje. Nie, ten projekt, o którym on mówi też jest w tym samym systemie, więc ja mogę sprawdzić tam ten projekt, mogę zobaczyć, czy tam jest zadanie do zrobienia i mogę zobaczyć, ile on tam ma roboty. Więc jakby znowu to jest takie bardziej też uczciwe, że ja mogę nawet zobaczyć, a rzeczywiście on ma tyle pracy, o kurcze, nie wiem, co jest z tego sprawy, ale mogę to sprawdzić w tym momencie, a nie muszę zastanawiać, czy on coś mi ściemnia, czy coś takiego, więc to jest super, znowu taka większa to nasz panetność.
Dokładnie, żeby usprawniać delegowanie zadań i żeby usprawniać tworzenie tych nowych zadań i nowych struktur, fajnie używać szablonów i do projektów, czyli do tych grubszych struktur i do zadań. Jest to i automentyzacja, i oszczędność czasu, i też pozwala pracownikom czy osobom, które otrzymują te zadania, odczuwać jakąś z taką spójność, bo wiadomo, że to już było, to to już robiłem. Wiem, o co chodzi. Po prostu powtarzam poprzednią procedurę. My mamy na przykład ten podcast, mamy szablon przygotowany i co więcej, my ten szablon ciągle dopieszczamy. W sensie ciągle go modyfikujemy, bo patrzymy co dwa tygodnie, jak odpalamy szablon do nagrywania podcastu i potem promocji podcastu, to patrzymy co żeśmy zrobili, nie tak albo co można było poprawić, albo i to jest też bardzo ważne w komikacji przez zdania, kto jest lepszą osobą dodanego zdania, bo pamiętaj, że Magda była taka sytuacja, kiedy zdanie było na Ciebie i to było zdanie, w którym miałeś, no, zrobiłaś to do zrobienia. - Wieloprotnie to robiłam. - Tak, ale to było dla Ciebie dużo bardziej wymagające niż dla Emilii, która siedzi w tym temacie, nie, na przykład. I Emilia sama powiedziała, “Ej, to ja to będę to przejmowała, ja będę to robić”. I to by łatwia to życie, bo i tak masz duże rzeczy z podkastem, a z drugiej strony Emija zrobić coś, co dla niej jest po prostu błyskawiczne i łatwiejsze. I dzięki temu wzajemnie sobie pomagamy i sobie poprawiamy ten szablon, poprawiamy i optymalizujemy, kto jest, jak to ładnie mówić po angielsku, “the best person for the job”. Dokładnie, czyli jakby tą trzecią zasadą przy delegowaniu zadań jest to, żeby przepisywać na tym osobom, które wykonają to zadanie najlepiej i jednocześnie, w którym sprawi to na mniej trudności i jakiś wyrzeczeń. I myślę, że też jako szef czy jako zlecający warto właśnie sobie przeanalizować i wziąć pod uwagę jakie są mocne strony naszych naszych współpracowników, czym się na co dzień zajmują, co jest dla nich, co im łatwiej przychodzi, a co trudniej. Bo czasami wiesz jest tak, że osoby dostają zdanie i po prostu pokornie je przyjmują. Zamiast też właśnie dać znać… Słuchaj, może Michał, może ta osoba, bo jakby ja mogę to zrobić, ale może ktoś inny, nie? Bo wiadomo, dostałeś zdanie, dostałeś zdanie, no to chcesz tutaj nawalić, czy coś takiego. No i też nie chcesz wrabiać kolegi. Nie wrabiać kolegi, dokładnie. Oczywiście, ale znowu mi się wydaje, że pracując na zdaniach, potem to widać po prostu, kto woli coś tam robić, albo kto woli ten i to naturalnie potem wychodzi i też mi się wydaje ten sposób przekazania znania też nie jest taki awkward, taki, wiesz, ten… - Niezręczny.
Niezręczny, dokładnie. No i w ogóle to jest jakby kwestia niezręczności. Tutaj raz z punktu widzenia szefa firmy powiem, że jeżeli słuchasz tego, jesteś szefem firmy lub menadżerem, to będę cię prosił o otwarty umysł podczas tego podkastu, bo jest trochę rzeczy, których musisz się nauczyć, które mogą przejść trochę trudniej. Na przykład, jak nawet jesteś szefem i delegujesz zdanie, to polecam i to jest taka kolejna zasada, polecam to zdanie dobrze przygotować dla pracownika. To znaczy nie tylko wydelegować zdanie, Magda napisz felieton o tym, albo napić blog posta o tym, ale w komentarzu napisać “słuchaj, Magda, czytałem o tym i o tym, przeglądałem tej, tej linki, tutaj mamy takie materiały, które osiągnąłem PDF-y, tu mam to, jakby dajesz cały kontekst o sobie, przygotowujesz trochę dla niej pracę domową, trochę robisz za nią trochę pracę domową, ale na tyle, na tyle, na tyle, na ile jest twoja wiedza, ale skoro to zdanie deregujesz i na tym ci zależy, to pewnie jakąś wiedzę masz, Więc polecam tą wiedzą się podzielić z tą osobą, którą delegujemy z znakiem. - Dokładnie, bo taka osoba, która przyjmie zadanie, prawdopodobnie ruszy do roboty i je zrobi, tylko będzie obu stron na strata, bo ta osoba będzie musiała spędzić więcej czasu, żeby wyszukać sobie tych informacji, a druga strona zletająca może być trochę niezadowolona i rozczarowana ze sposobu, czy z kontekstu w jakim ten wykonujący będzie działał, prawda, a tutaj oszczędzamy obu stroną. - Plus antycypujesz trochę pytania, zamiast czekać na pytania, no tu w sumie jak antycypujesz, piszesz “a to to, a to to to, a to to to”, bo żeby nie robić takiego właśnie ping -pongu, że teraz, wiesz, ja zlecam ci temat, ale potem ty mi zawacasz głowę, co chwila, pytaniami, no właśnie, więc trzeba trochę to też właśnie wybalansować, także polecam nawet menadżerom, szefom, jakby, żeby jak Jakieś mają jakąś wiedzę w tym temacie, skoro i tak chcą to zdanie, żeby było zrobione, w komentarzach do tego zdania podzielić się tą wiedzą, żeby pracownikowi ułatwić start i jakby większość na to, żeby to się udało. - Dokładnie. Im więcej napiszesz w tej pierwszej wiadomości, tym więcej czasu oszczędzicie i mniej pytań otrzymasz później. Oprócz opisu tekstowego tak jak powiedziałeś, fajnie jest dołączyć może jakieś dokumenty, może jakiejś poprzednie sposoby wykonania te podobnego zadania, odniesienia do jakichś analogicznych zleceń z przeszłości. Tu znowu przychodzi fajnie komunikacja poprzez zadanie, bo prawdopodobnie takie zadanie będzie gdzieś zarejestrowane, więc można się do niego łatwo odnieść. Zdecydowanie tak. No i oczywiście tutaj jak piąty temat to jest to, że trzeba ustawać konkretne terminy i może jakieś punkty kontrolne na przykład, czyli właśnie, kiedy aktualizujemy, kiedy dajemy znać, na przykład my często robimy tak, że budujemy nowe funkcje w Nozbe, to po prostu programieści po całym dniu pracy, nawet jeżeli jakieś zdanie nie zostało zaktualizowane, to po prostu aktualizują zdanie tak czy owak. Piszą “Ej stanąłem na tym, robiłem to, zostało mi tyle, walczę z tym”. Uczymy też tego, że to ja to nazywam takim “journalingiem”, czyli takim pisaniem trochę dzienniczka po to, żeby raz samemu sobie na następny dzień jakby zostawić informacje, czyli “a, stanąłem na tym, ok, no to teraz walczymy dalej, nie?” A z drugiej strony przekazuję jeszcze zespołu, ok, to się wydarzyło, to nie tak, że siedziałem teraz cicho cały dzień, nic nie robiłem i udaję, wiesz, myszkę tam schowaną, nie? Dokładnie to są jakby takie różne raporty, prawda, że to nad czym pracujesz, fajnie jest na koniec dnia czy na koniec tygodnia, w naszym przypadku podsumowania tygodnia w piąteczek, siadamy i w tych rzeczach, na którymi pracowaliśmy, piszamy na szybciutko, co tam się zadziało, również po to, żeby uniknąć tych pytań, żeby uniknąć i oszczędzić innym osobom czasu na tym, żeby się dowiedzieć, co się zadziało u ciebie czy w danym projekcie. Dokładnie, więc to są nasze podstawy, tej komikacji przez dania i te pięć roku skutecznego delegowania zadań. Teraz przejdziemy trochę do technologii. Zanim przejdziemy, mam dwa tylko ogłoszenia. Po pierwsze nagrywamy live, tak jak powiedziałem, co drugą środę. O godzinie dziewiątej rano i kilka osób jest zawsze z nami. Także polecam też komentować. Na końcu w podcastu będziemy odpowiadać na komentarze, jeżeli będą jakieś albo jakieś inne uwagi, także zapraszamy. Druga sprawa jest taka, że teraz robimy sobie przerwę, w sensie będziemy teraz nagramy za trzy tygodnie, dlatego że teraz jest ten wszystkich świętych i tak dalej, więc po prostu nie będziemy nagrywali przez wszystkimi świętymi, tylko po prostu nagramy tydzień później, także za trzy tygodnie spotykamy się znowu. No i teraz będziemy chcemy dać trochę przykładów z Nozbe i zanim to pokażemy to tylko chciałbym przekazać, że jakbym dla słuchaczy tego podcastu jest specjalny jakby deal od Nozbe, także zachęcam. Dziękujemy, że słuchacz podcastu nie ma biura. Co drugą środę rozmawiamy w nim o produktywności i sposobach na to, by działać mądrzej. Ponieważ wierzymy, że praca to nie miejsce, do którego się chodzi, ale to, Co się robi? Mamy specjalny bonus dla fanów audycji “Nie ma biura”. Zarejestruj się w Nozbe za pomocą tego linku, Nozbe .pl na podcast, a otrzymasz kryty o wartości 100 zł, który możesz potem przyznaczyć na zakup Nozbe Premium. Nozbe pomaga tysiącom przedsiębiorców i ich zespołom w prosty sposób zorganizować swoje życie zawodowe i prywatne w jednej aplikacji w prosty sposób. Nozbe jest bezpłatne do trzech aktywnych projektów i trzech osób zespole, więc wypróbuj już dziś i odbierz bonus, który potem wykorzystasz, aby odblokować nieograniczone projekty. Jeszcze raz dziękujemy, że słuchasz podcastu, nie ma biura i mamy nadzieję, że szczepień jest o nim słówko znajomym. Do zobaczenia i usłyszenia w następnym odcinku. W międzyczasie, możesz odebrać swoje bonusowe kredyty tutaj. Zapraszam. - Zapraszam.
Wow, fajne reklamy, ale grałem. - Serio powinienś dostać Oscara, naprawdę. - Nie? Dokładnie. - Dobrze. - Nika jak u najlepszych płoskich aktorów. Zostajemy oczywiście przy Nozbe, bo chcielibyśmy pokazać wam, w jaki sposób my używamy technologii do tego, żeby usprawniać komunikację poprzez zadania w naszej firmie. Oczywiście używamy Nozbe, ale myślę, że większość narzędzi do zadań równie dobrze się do tego nada, więc nie musicie się ograniczać, ale pokażem to na przykładzie naszym. My jako rodzice jakby obiektywnie nasze dziecko jest najlepsze, wiadomo, i najładniejsze i tak dalej. Więc jakby Nozbe jest najlepszym do zadań, ale rzeczywiście jakiegolwiek narzędzia używacie, będzie dużo lepsze instytut chaos komunikacyjny związany z mailami, z wiadomościami i z tym wszystkimi z kartyczkami rzutem. Więc polecamy właśnie ustrukturyzowane narzędzie typu właśnie Nozbe, gdzie ta struktura projekty, zadania, komentarze jest łatwa do ganięcia. No właśnie, tak jak wspomniałeś, mamy projekty, zadania i komentarze. Projekty to są te większe zbiory, w których mamy zadania, jakoś powiązane tematycznie, prawda? Jeden projekt dotyczy jednego tematu i w nim są kolejne kroki, które pozwalają nam to wykonać. Jest też druga jakby płaszczyzna, na której również możemy sobie ułatwiać i oznaczać i definiować zadania. I to są tagi w Nozbe. Oprócz tego, że komuś delegujemy zadanie i opisujemy mu, co jest do zrobienia, żeby tej osobie ułatwić wykonanie, albo że ta osoba sama, żeby sobie ułatwić wykonywanie zadań, taguje je pod względem tego, jakich narzędzie będzie używać, w jakim miejscu wykona to zadanie, w jakim nawet nastroju, czy w jakiej pożadnia będzie się za to zabierać. No właśnie, tak tłumaczymy, to jest problem struktura, projekty, zdania, komentarze i jak ktoś tą strukturę opanuje, to już jest dziesiąt procent zwycięstwa. Tu już jest jakby rewelacja, to dopiero nasi użytkownicy, dopiero którzy więcej miesięcy używają naszej aplikacji, dopiero odkrywają wtedy “A, jeszcze mamy tagi, możemy za pomocą tagów się komunikować”. Niektórzy na przykład, pamiętam, jeden klient mi pokazuje swoje nozby i pokazuje “Zabacz Michał, dzięki kolorom tagom ja wiem na jakim etapie są rzeczy”. Po prostu po kolorach tagów, jakby oni tak to sobie wymyślili w swojej firmie, że ustalili kolory tagów, ustalili, które takie mają gdzie używać, czyli znowu komunikują się przez zadania, nie piszcząc komentarz w tym wypadku, tylko po prostu otagowując, i otagowanie oznaczako dalszy etap, na przykład projekt, to był coś takiego. Tak samo w projektach, w Nozbe mamy sekcje i tak samo. Sekcja może komunikować, czy to się zniem w przygotowaniu, czy to się w trakcie realizacji, czy coś jest do zrobienia później, Na przykład w naszym słynnym szablonie do nagrywania tego podcastu mamy sekcję pierwszy tydzień, gdzie jest nagrywanie podcastu i mamy sekcję drugie tydzień, gdzie jest promocja tego podcastu. Więc mamy to wszystko też tak sobie usrukturyzowane i znowu dzięki temu komunikujemy sobie i reszcie zespołu, na jakim etapie jesteśmy w tym projekcie, gdzie działamy i tak samo na przykład daty. Jakby to komunikujesz, to jest deadline. Jak wiesz, Magda dereguje na ciebie przejrzenie tego mojego bardzo wspaniałego frejetonu, to w tym momencie i dają ci datę do czwartku na przykład, to w tym momencie ty wiesz, to jest na czwartek, to nie jest na ESAP, to nie jest na wczoraj, to jest na czwartek, więc znowu komunikujemy dodatkowim parametrami, ale tylko już Początek, projekty zadania komentarza, jak tylko te trzy rzeczy będzie się używało, to już jest zwycięstwo. To już jest dużo lepiej niż maile, mesenciary i wszystkie inne rzeczy. Dokładnie, tylko trzeba sobie właśnie swój przepływ informacji i przepływ pracy odpowiednio włożyć w te szuflatki projektów i zadań. I jak już dobrze trafi z tą strukturą, to ta komunikacja poprzez zadania jest naprawdę zbawieniem i ogromnym źródłem spokoju i ograniczenia chaosu. Jeszcze pochwalę się tobą jeszcze. Magda jeszcze zajmuje się tym, że w Nozbe, że prowadzi demo Nozbe, nie? Nozbe .pl na demo. Można zapytać się na demo Nozbe, pogadać sobie z Magdą i Magda wtedy pokażą jak Nozbe działa jakby dla waszego zespołu i co jest fajne Jeśli mamy prokomunikację przez zadania, mamy coś takiego, że każde umówione demo nasląduje jako zadanie w Nozbe z komentarzem ze wszystkim. Rzecz jasne, oczywiście, że tak. I teraz o co chodzi? Magda po takiej rozmowie demo, Magda pisze w komentarzu notatki z tego spotkania, czyli co się wydarzyło, jak to wyglądało i na końcu wspomina cały team marketingowy, bo w Nozbe można stworzyć grupę na przykład ludzi i wtedy wspomina całą w marketingu. Dzięki temu każdy z nas w marketingu chętnie potem czyta te właśnie notatki Magdy i jesteśmy nawet na bieżąco. Dzięki temu jakby my nie bierzemy udziału w tych demach, ale jesteśmy na bieżąco, bo wiemy jaki dema już Magda miała, z kim gadała, o czym gadała, jakie były sytuacje i możemy w ogóle pomóc, zasugerować coś, czy dodać. Co mogę robić lepiej w przeszłości? Albo co powinnaś odsłać temu klientowi, albo o czym może zapomniałeś, a mogłaś wspomnieć, albo gdzie tam jest jakiś dodatkowy link, który właśnie opracowaliśmy, albo coś innego. Albo oczywiście jakaś sugestia funkcji, którą pracujemy, ale tutaj jest ciekawy use case. Więc dzięki temu, że Magda wspomina wszystkich z marketingu po każdym takim demo, my możemy na bieżąco poczytać, zobaczyć i dostarczyć informacje co tam słychać. Chciałam w ogóle Wam jeszcze zradzić, jak ja robię te notatki po moich konsultacjach. Wygląda to tak, że po 45 minutowej, czasem dłuższej, czasem krótszej, czasem naprawdę dużo dłuższej, jeżeli nie są osoby ustawione po kolei i rozgadam się jakąś bardziej skomplikowaną sytuację, to żeby rozprostować kościół staje sobie, biorę telefon, otwieram Nozbe, wchodzę do zadania poświęconego temu klientowi, włączam tworzenie nowego komentarza i na telefonie zamiast pisać palcami, po prostu naciskam na klawiaturze mikrofonik i dyktuję. To moje bezpośrednie na gorąco wrażenia z rozmowy z tę osobą. I odpoczywam, odchodzę z zabiórka, spaceruję sobie i opowiadam, o czym rozmawiałam, wiadomo, że później, jak to zapiszę, to dyktowanie nie jest idealne, szczególnie w naszym wspaniałym języku, więc często wychodzą jakieś głupstwa, które później muszę zredagować jeszcze, ale na pewno oszczędza to czas i pozwala mi trochę jakby zmienić pozycję i… Świetny pomysł. A to nadal jest komunikacja poprzez zadanie, tak? Bo dodaję komentarz, dodaję jakiś element, kolejną wiedzę na temat danego klienta, który w tym w kustanowi nasze zadanko. I zobacz, i dla mnie to jest właśnie, to jest kolejna taka jakby znowu się chwalimy, że Nozbe jakie wspaniałe jest, ale właśnie to, że płynnie przechodzisz, nie, że używałaś Nozbe na komputerze, podnosisz telefon, wchodzisz do tego samego zdania i tam komentujesz prosto z telefonu, dyktując, siadasz do biurka, komentarz się już sychronizował, edytujesz go na komputerze, wspominasz nas i do widzenia, nie, jakby, że to tak fajnie i sprawnie działa, nie. W nozbie jeszcze takie dwie szczegóły praktyczne dotyczące już stryk te naszej aplikacji. Jeżeli tworzymy nowe zadanie, może oczywiście to zrobić ręcznie, świadomie w danym projekcie, za pomocą przycisku plusa dodajemy nowe zadanie, ale pamiętajcie, że nowe zadanie można stworzyć także z prywatnej wiadomości. Jeżeli podczas wymiany prywatnych wiadomości, nawet jakiś luźnych ze współpracownikiem, wpadniecie na jakiś fajny pomysł albo coś ustalicie. Nie trzeba tracić czasu na ponowne wyjaśnienie i przełożenie tego do konkretnego projektu. Wystarczy jednym ruchem wejść do takiej wiadomości, wybrać opcję utwórz zadanie z tej wiadomości, wybrać w jakim projekcie ma to zadanie wylądować i gotowe. No i tak samo to działa w tworzeniu zdania z komentarzy. Czasami jest sytuacja, kiedy mamy zdanie. I ostatnio mieliśmy taką sytuację, że mieliśmy zdanie bardzo długie, gdzie były dużo, dużo, dużo komentarzy. I nagle jeden komentarz był, był, był właściwie już…
Przełomowy. - Przełomowy, tak. I w tym momencie z niego stworzyliśmy konkretne zdanie kolejne, a tam dalej komunikowaliśmy się na temat tego zdania, nie? Znowu, bo oczywiście jesteśmy bardzo zdystrypionowani i wcale nie, nie zmieniamy czasami tematów, nawet podczas dyskusji na temat konkretnego zdania, bo ludzie są bardzo jakby ułożeni i nigdy nie robią dodatkowych jakby właśnie wspominek albo czegoś takiego. Więc wtedy warto ten inny komentarz, który dotyczy się innej sprawy, zrobić z tego nowe zdanie, inne zdanie i w tym momencie tam jakby je rozwijać, a nie w jednym wątku komentarzy robić podwątki, podwątki i podwątki. Znowu, bo w tym momencie robi się znowu bajce. No i jeszcze taka racja porada dotycząca używania Nozbe, ale chyba też każdego innego narzędzia do zadań. Jeżeli pracujemy nad jakimś zadaniem, nie każmy naszemu zespołowi czy osobie zlecającej spędzać zbyt dużo czasu na wyszukiwanie tego zadania, na właśnie sprawdzanie, jak ono idzie, jakie są postępy. Warto za każdym razem, kiedy coś osiągniemy, przejdziemy na jakiś kolejny etap, poinformować osobiście tę osobę, a jak w komunikacji przez zadania to zrobimy, wywołując lub wspominając lub wpisując nazwę użytkownika, który nam zlecił, w tym zadaniu. Żeby on sobie zajrza “oho, fajnie, Magda zrobiła już to i to”. Albo może wtedy zobaczyć ten zlecający, że “oho, ona idzie zupełnie z łym torem, powinna wrócić, nie idź w tą drogą. I wtedy też ma szansę w czas zauważyć, w kory zauważyć, że jednak coś tutaj jest nie tak. To jest super właśnie, żeby wspominać. Czasami w komunikacji przezznania trochę komunikujemy więcej, niż byśmy komunikowali mówiąc, ale to jest ok. I tak samo to też nie jest jakby ja lubię, jak ludzie wspominają mnie, bo wtedy wiem, że to zadanie dla nich jest ważne, żebym na nie spojrzał. Więc wtedy ja czuję się w obowiązku, żeby je spojrzeć, popatrzeć. Najwyżej czasami moja reakcja to po prostu łapka. Czasami to jest po prostu tak, że w nozbie można na komentarze reagować tym reakcjami. Emoji. Emoji i w tym momencie ja daję łapkę w górę i wystarczy. Ta osoba wtedy dostaje łapkę w górę, widzi, że jakby ja przeczytałem przyjąt do wydomości, I nawet nie muszę pisać komentarza. Z drugiej strony czasami, jeżeli zdanie jest na przykład na mnie wydelegowane, a ja nie dałem radę go zrobić, albo coś takiego, to oprócz tego, nie wiem, na przykład że zmieniam termin, albo tam zmieniam datę, to jeszcze dodatkowo ja często piszę jednak komentarz, słuchajcie, przełożyłem to sobie na ten ten, bo z kolei stanąłem na tym, a tu jeszcze muszę to dokończyć, czy tam tłumaczę, jakby sam sobie i też reszcie zespołu, dlaczego i była ta zmiana, bo znowu u nas każdy pracuje ze swojego biura, nie słyszymy, co się dzieje, a dzięki temu po prostu jest wszystko jasne. Jakie jeszcze praktyczne wskazówki dotyczące zadań, komunikacji poprzez zadania i delegowania zadań? Na pewno to często o tym mówimy. Jeżeli zadanie jest duże, przerażające, odstręczające, warto podzielić się sobie na mniejsze zadania. Bez względu na to czy to zadanie sami sobie utworzymy, czy otrzymamy je od kogoś, możemy zawsze to zrobić. Możemy sobie zrobić punkty albo listę kontrolną, czy listę z mniejszymi kroczkami, albo po prostu podzielić duże zadanie na mniejsze, faktycznie mniejsze zadania. To zmniejszy nam barierę wejścia, może unikniemy trochę prokrastynacji. Jeżeli już Podzielimy na takie mniejsze kroki zadanie, wcale nie musimy zaczynać od pierwszego kroku, możemy zacząć od przedostatniego, jeżeli akurat jesteśmy w danym miejscu, albo w danym nastroju, albo z daną osobą, z którą akurat można ten konkretny krok zrealizować. Zgadza się i znowu tutaj wracam do tematu, że znowu Warto za inne osoby robić prace domową, czyli np. ja w piątki lubię przegądu tygodnia, bo wiecie, mamy piąteczki w Nozbe, więc w piąteczki my robimy przegądu tygodnia, my pracujemy od bieżącymi rzeczami przez 4 dni w tygodniu, od poniedziałku do czwartku, w piątek, piąteczek, piątunia jest dla nas dla przegądu tygodnia i do rozwoju osobistego. I w piąteczek właśnie jak robię przegądu tygodnia, to często jest tak, że ja próbuję łatwiej dziać, A my tam to już nie to, to już nie robimy, tak dalej. I czasami robię tak, że po prostu zanim zakończę zdanie, albo po zakończeniu jeszcze dopiszę dodatkowy komentarz. Ząknąłem, bo to już jest podwójne, albo bo to już już ośmierzyliśmy, albo to już nie ten, albo widzę, że jakieś zdanie się rozjechało i tworzę nowe zdanie i linkuję do tego starego zdania i mówię, z tamtego zdania wychodzą takie wnioski, powinniśmy zająć się tym i tym, Jakby co tu jest link do tego starego zdania, jak ktoś chce to czytać, ale zajmij mi się na tym i koniec. I w tym momencie tamto zdanie zamykam, tutaj daję link, czyli jakby ktoś bardzo chciał, to może klikniesz na ten link i tego zdania wrócić i to czytać historię całego tego, ale ja tutaj zachowałem się jako lokalny straszczacz, stręściłem o co chodzi, jak chat GPT, stręściłem o co chodził w tym samym zdaniu, podlinkowałem do źródła i napisałem co dalej? Jakie są dalsze moje oczekiwania? I znowu to łatwiam innym osobom, potem dalszą pracę albo sobie, albo innym osobom łatwiejszy stat. Tak, też bardzo takim ważnym aspektem przy komunikacji poprzez zadania i jatutem jest to troszeczkę już o czym wspomniałeś. Jeżeli jest rotacja w firmie, jeżeli osoby odchodzą, ale praca do zrobienia nadal zostaje, takie zadania, które są spisane i które są Fajnie ustrukturyzowane w tym systemie zostają. Ludzie odchodzą, zadania zostają, wiedza ich zostaje. Jeżeli stosowali się do tych zasad, o których mówili, to naprawdę fajnie, pewnie rozpisane są w takich zadaniach etapy, jak ono było robione, problemy, na które natknęła się dana osoba. To jest rodzaj dokumentacji, która jest po prostu na wagę czy przed rotacją pracowników właśnie, czy przedelegowywaniu zadania na inne osoby. No tutaj fajny komentarz, zostaliśmy od Krzyśka. Krzyś napisał, słuchajcie. U nas w firmie każdy korzysta z kilku kanałów do komunikacji i z czasem udowadnia to tylko, jaki wprowadza to chaos. Szczególnie jak trzeba coś znaleźć. To, co powiedziała Magda. Ale przekonać wszystkich do poruszenia na przykład WhatsApp czy e -maila to może być ciężka sprawa. Oczywiście, że to jest ciężka sprawa. Zmiana nie jest prosta. My tutaj będziemy linkowali do takiego wideo, które przygotowaliśmy specjalnie dla was wideo, jak zacząć z Nozbe w 5 minut, czyli jak w 5 minut od zera do bohatera założyć konto i od razu zaprosić dwie osoby i zacząć pracować jeszcze nawet na tej wersji darmowej do trzech projektów, do trzech osób i ja zawsze namawiam przedsiębiorców, zespoły do tego, żeby założyć tą właśnie wersję darmową Nozbe do trzech projektów trzech osób, żeby te trzy osoby, które najwięcej ze sobą pracują, ustaliły, że słuchajcie, od dzisiaj pracujemy tutaj i spróbować, jej zobaczyć tą zmianę, odczuć ją samemu, na własnej skórze i dopiero wtedy wykupić wersję premium, dodać kolejne osoby, jakby dodać więcej projektów, ale zacząć od od tego od tego minimum. Tak, to jest dokładnie to, o czym mówiliśmy w poprzednim odcinku o przyzwyczajeniach i rutynych. Jeżeli jesteśmy tak bardzo przyzwyczajeni i mamy ten cykl w głowie, że chcesz chcesz się skomunikować z współpracownikiem, hop, sięgam po telefon, piszę na WhatsAppie. Trzeba przerwać ten właśnie to przyzwyczajenie i po prostu na siłę spróbować chociaż przez 2 -3 dni. Jak szybko coś napisać, stop, nie bierz telefonu, nie pisz na WhatsAppie, weź telefon albo siądź do komputera i napisz, bo przecież to też nadal jest pisanie, albo nawet możesz predyktować, tak jak ja wspominałam w poprzednim naszym tutaj wywodzie. I w ten sam sposób skomunikować się, tylko zapewnić sobie, że ta wiedza będzie w jednym ustruktoryzowanym miejscu, w konkretnym zadaniu, w konkretnym projekcie, pięknie, łatwo, wyszukiwalne i i ustrukturyzowany. Znowu będę tym, który każe szefom i managerom więcej pracować, przez chwilę. Warto zainwestować swój czas w to na przykład, że ktoś wyśle się tego WhatsAppa, a ty go normalnie zaznaczasz, kopiujesz, wklejasz do zadania i piszesz. Magda, tak napisałaś mi w WhatsAppie, że to, to odpowiadam ci, To i to. Po pierwsze, wtedy Magda szybko się nauczy, że okej, dobra, to ja jednak mi zapisałem w zdaniu, bo to jest trochę siara, że mój szef przykleił mój własny komentarz, nie? Więc to jest to. Pokazuje, że tobie na tym zależy, żeby spróbować czegoś nowego, żeby właśnie tak jak powiedziałaś Magda, żeby zmienić ten nawek, żeby zmienić to miejsce, gdzie to ma lądować. Więc ja jestem po prostu wielkim fanem learning by doing, czyli uczyć się przez robienie i też przez dawania przykład. To jest to jak dzieciaki. Ja mam tylko dzieci, nie? Jak dzieciaki się uczą od ciebie. Nie, po tym co powiesz, tylko po tym jak to robisz. I tak samo jest tutaj. Jeżeli ktoś jest liderem zespołu i ta osoba zmieni narzędzie i będzie trochę upierdliwa, że tak ma być, to inne osoby za tym pójdą i dopiero potem odkryją te inne benefity to, żeby po tym łatwo mogą wszystko znaleźć, wszystko W tym miejscu wiadomo, że oni tego teraz nie zobaczą, to jest normalne, ale jeżeli trochę się przy tym przysiądzie, to się uda. A jako liderczy manager masz jeszcze lepsze narzędzie, możesz po prostu kazać i powiedzieć, że od dzisiaj koniec z inną komunikacją robimy wszystko w nozbie. Taka jest zasada naszego zespołu czy naszej firmy i hołg. No to się zgadza się, ale to tak samo jak z dzieciakami, z dzieciakami też możesz kazać, co z tego. Więc ja jestem innego typu liderem, który woli nie kazać, ale też pomagać w tym kazaniu. A propos liderów i menadżerów jeszcze taka ostatnia uwaga, że podczas pracy nad zadaniem, też już o tym trochę mówiliśmy, ale możemy to jakoś tak zawrzeć w jednym punkciku, ta informacja zwrotna, tak, że bardzo ważne jest, żebyśmy się umówili jak w naszym zespole, jak przy pracy u nas nad zadaniami dajemy sobie ta informacją zwrotną. I znowu, zadania są świetnym miejscem do tego, bo w jednym miejscu, w tym obszarze, w którym pracujemy nad daną sprawą, od razu mamy feedback od szefa, czy od współpracowników. I tam też jest to jakby ta wiedza dla potomnych, wiedza dla kolejnych osób, które ewentualnie kiedyś będą pracować nad czymś podobnym. Ok, mówiliśmy dużo o komunikacji przez zdania dzisiaj w tym odcinku, mówiliśmy o tym, jak my używamy tego w Nozbe, dlaczego ta prosta struktura, projekty, zdania, komentarze jest tak skuteczna, ale nie tylko usłuchajcie nas, posłuchajcie jeszcze tutaj, porzucę jedno fajne wideo osoby, która tego używa na co dzień i używa tego na co dzień z różnymi zespołami. To, co prosto to i minimalizmem mi bardzo Odpowiadaj do odkaczania. Błażej Oraj, jestem trenerem i konsultantem zarządzania projektami pracy zespołowej i w gruncie rzeczy na co dzień pomagam zespołom znaleźć najlepszy sposób komunikacji i zarządzania zadaniami. Nozbe jest moim odkryciem ostatnich lat i zwłaszcza w ciągu ostatnich miesięcy widzę bardzo dużą potrzebę wśród przedsiębiorców ludzi pracujących wspólnie zespołowo do tego, żeby zorganizować swoją pracę w sposób przejrzysty i kontrolowalny. Proponuję w wielu przypadkach Nozbe jako coś prostego, coś, co można szybko uruchomić i w ciągu kilku dni można bardzo jasno zobaczyć, kto ile ma zadań, co jest w tym momencie przeterminowane i na czym należy się skupić. O ile przedsiębiorca, decydent, ktoś w firmie, kto podejmuje decyzje, które narzędzie użyjemy, być może jest na wysokim poziomie i ma też dużą świadomość tego, ile tych funkcji miałoby tam być, co byś tam miało dziać. O tyle pracownicy, ludzie z zespołu, zazwyczaj chcą mieć coś prostego. Oni chcą wiedzieć, co mają dzisiaj zrobić i ułożyć, być może sobie kolejność zadań. Uważam, że Nozbe tutaj bardzo mocno wybija się w porównaniu z konkurencją, ponieważ właśnie jest ta prostota. OK, super. Teraz to powiedział Błażej, tak że słuchajcie Błażej, a Magda, my powiedzieliśmy, a teraz powiedz Magda, co mówię jeszcze mączej się od nas. Nie, no po prostu przygotowując się do tego odcinka też natrafiłam na wiele badań, czy to Harbar Business Review, czy Journal of Applied Psychology, są po prostu na macalne, robione na wielu, wielu osobach pracujących i też na w tych strukturach pracowniczych, że w zespołach, w których są, w których ludzie otrzymują jasne instrukcje dotyczące zadań, mają dostęp do wszystkich zasobów, które powinny wykorzystać podczas realizacji takiego zadania, czują się dużo komfortowo, dużo bardziej komfortowo i wydajność w w tych badaniach, bo na wsęży wydajność zespole wzrasta o 25%. Więc jakby ja tu nie widzę żadnej opcji, żeby się przed tym cofnąć, no.
Mały spoiler, będziemy w przyszłym odcinku rozmawiali właśnie o time is money, czyli jakby dlaczego czas to pieniądz, bo to popatrzcie, jeżeli jesteście w stanie zaoszczędzić 25 % czasu, jakby to jest kosmos, to jest dużo czasu, które można zaoszczędzić, właśnie usłyszyjąc sobie rzeczy i pilnując rzeczy, żeby były w jednym miejscu, nie? Także nie mówię już o tym spokoju i naprawdę o obniżeniu poziomu stresu, jak ja sobie przypomnę w mojej pierwszej pracy, ile było właśnie tych kanałów i ile to powodowało, jakiś niesnasek, właśnie stresu gorączkowego poszukiwania informacji, a tutaj po prostu wiesz, że wszystko jest w jednym miejscu, czy w nozbie, czy w innym narzędziu, ale to po prostu wiesz, że tam jest używacz narzędzia z lubką, wpisujesz jakieś słowo kluczowe, które pamiętasz, że było, że ono gdzieś tam się pojawiło i znajdujesz w ciągu kilku sekund to, czego szukasz. Przedej, jak ja używam Nozbe na iPhone ‘ie i na iPadzie głównie, czyli na urządzeniach z iOS ‘em i jak znajduje jakichkolwiek błąd, czy jakichkolwiek rzeczy, które mi się nie podoba, to najpierw w Gnozbi wpisuje właśnie w wyszukiwaniu, czy ktoś już ten błąd znalazł i często znajduje, a już taki błąd został zgłoszony. Wchodzę w dyskusję, patrzę, że jest dyskusja, ale brakuje jakiejś tam dodatkowej informacji, to myślę, że ja dorzucam swoje nagranie, czy swoje jakieś screenshota, dorzucam dodatkową informację do tego, żeby pomóc Kamilowi, żeby znaleźć ten błąd i wykumać, dlaczego on powstaje. I to jest takie niesamowite, że znowu to nie jest tak, że w tym momencie wysyłam do Kamila Kolejną wiadomość, on to musi gdzieś sobie uporządkować, tylko po prostu ja już to trochę za niego robię, przez to, że znalazłem to zdanie, znalazłem ten komentarz i tylko dodałem, jakby ułatwiłem mu życie, zamiast mu utrudnić, tak naprawdę, bo ja mu dorzuciłem informacje tam, gdzie on jej potrzebuje, zamiast dawać mu zdanie do mowy, że teraz to dostaniesz, to teraz musisz to przeanalizować, musisz to gdzieś tam wrzucić, musisz to kategoryzować. Na koniec mamy dawać kilka postulatów. W pierwszym postulatem już nawiązuję do tego, o czym Michał mówił, to jest to postulat do szefów. Ukuliliśmy takie powiedzonko, że zadanie to nie policzek. Czyli nawet jeżeli jesteś szefem, otwórz się, tak jak sugerował Michał i pozwól również pracownikom robić ci zadania. Jeżeli komunikujemy się poprzez zadania, to zamiast dzwonić, wysyłać prośby, wysyłać maile i podania, czy sugestie, po prostu niech osoba zrobić i zadanie w konkretnym projekcie do tego przeznaczonym i komunikacja tylko na tym zyska. Tak i to było takie moja ciekawa obserwacja rozmawiając z szefami firm, którzy używają Nozbe, że to był dla nich taki trochę pierwszy taki krok taki dziwny, że nagle ktoś inny ktoś jakby ich podwładny robi im zadania. Deleguje im nie. Deleguje na nich zdania. Nie jakby to ja jestem o Legacja, ja jestem ten szef, to ja deleguję zadania, a nie mi delegują, ale właśnie okazuje się, że to jest znowu komunikacja przez zadania. Komunikujemy coś szefowi. Słuchaj, Panie szefie, ja potrzebuję informacje na ten temat, żeby móc zrobić dla Pana szefa robotę. I to jest jakby to, a z drugiej strony to wypłaszcza strukturę, powoduje, że stajemy się bardziej partnerami, tak jak ładnie mówi się po angielsku “partners in crime”. że jakby razem działamy, lepsze koleżeństwo następuje, jakby… - Takie gramy do jednej bramki. - Gramy do jednej bramki, dokładnie, gramy razem. Idziemy web -web, idziemy tutaj w ramie i działamy razem, nie? I trochę redukujemy tą właśnie, tą strukturę, która ciągnę jest, oczywiście, tak, jest tej szefem, to jakby nic się tylko nie zabierze. Ale dzięki temu pracujemy skuteczniej i też wtedy to powoduje Coś, co każdy pracownik chce, czyli tak zwany jak po angielsku “empowerment”, czyli właśnie to, że “OK, szef mi kazał coś zrobić, ale ja mam teraz sprawczość, żeby to wykonać”. I ta sprawczość oznacza też zapytanie się szefa, zapytanie się innego managera, jakby jeżeli ja to potrzebuję do zrobienia mojej pracy, mam teraz tą sprawczość, nie? Więc znowu to powoduje taki fajną współpracę. Dokładnie. Drugi postulat to jest to, żeby nie myśleć, że komunikacja poprzez zadania to jest coś dla zespołów zdalnych. Nie. I użytkowników Nozbe pokazuje, że to wcale nie musi tak być. Nawet jeżeli siedzimy w tym samym pokoju, przed tym samym biurku, róbmy sobie zadania, bo to co powiemy sobie między sobą na szybko, na głos, nie zostanie gdzie zapisane nie będziemy mogli nigdy udowodnić sobie nawzajem, cośmy ustalili i jeżeli będzie jakieś nieporozumienie do klops. Natomiast jeżeli zrobimy zadania wszyscy inne z innych pokojów, osoby, które są na urlopach i my w przyszłości będziemy o tym pamiętać. Wszystko będzie w kontekście, wszystko będzie zapisane. Odpowiednio dokumenty będą dołączone. Także nie zapomnijmy się. Nie zapomnę jak właśnie jeden z klientów mi powiedział. Właśnie jakby Właśnie jakby pamiętamy tą straszne czaskowidu, kiedy nagle wszyscy musieli pójść do domów nagle z dnia na dzień właściwie i jeden z piętów mi powiedział, że no oni byli wizjonerami w tym temacie, tak my i oni pracowali z nospi już od kilku lat i on mówi, że w biurze siedzieli wszyscy chodzili codziennie do biura, codziennie, oni naprawdę chodzili no stop do biura i on mówi, że oni poszli do domów I zauważyli, że właściwie się nic nie zmieniło, bo oni od zawsze pracowali zdalnie, mimo że siedzieli w tych samych pokojach i gabinetach. Tak, bo opócz tego, że mieli to biuro, rozmawiali itd., ale wszystko zapisywali grzecznie w zadaniach, komentowali itd. I nagle mówią “Nieka, właściwie no nie zmieniło się tylko tyle, że nie w tym samym miejscu, ale sam sposób pracy mamy dokładnie ten sam, nie trzeba się niczego nowego nauczyć”. I to jest niesamowite, i szczególnie w obecnych czasach, kiedy dużo osób wprowadza nawet jeżeli firmy nakazują ludziom wchodzić do biura, to wiele firm pozwala na pracę hybrydową, czy w ogóle, no teraz osoby odkryły, że to jest fajnie, czasami nie musieć iść do biura, ale pracować z domu, coś przy okazji potem załatwić prywatnie, potem z domu i to powoduje… Bez uszczerbku na efektywności. Dokładnie, dokładnie, bo jeżeli mamy dostęp do tych samych źródeł, do tych samych projektów, tych samych zadań, tych samych komentarzy, to czy jestem w biurze, czy nie ma w biurze, nie ma żadnego oznaczenia, a jak sama powiedziałaś, nawet w telefonie masz to wszystko i znowu tutaj ostatnio rozmawiałem z jednym z klientów, który mówi, że dzięki temu, że pracują w Nozbe, to on za pomocą telefonu nadzoruje ileś tam budów po całej Polsce, bo on po prostu wchodzi na budowę, wchodzi na projekt, gdzie jest ta budowa i patrzy co się wydarzyło, patrzy co nowego, jakie są nowe komentarze, jakie są postępy budowy i on się śmieje, że dzięki Nozbe, dzięki temu, że ma właśnie wszystko w zadaniach w projektach i komentarze. I dzięki temu, że wprowadził taką kulturę pracy i komunikacji przez zadanie. Dokładnie. Jest w stanie się teleportować z budowy do budowy. Tak, no Zbiteleportuje Ciebie, to jest nowe hasło. No, więc na koniec jeszcze ostatni taki postulat i do was takie zadanie, mamy dla was zadanie. Zobaczcie, jak u was przebiega ten proces komunikacji i czy są jakieś obszary, w którym moglibyście wprowadzić tą komunikację poprzez zadania i wprowadzić to, że będziecie nadany temat, rozmawiać tylko w jednym miejscu i będziecie wszystkie tematy i dokumenty i informacje związane z daną sprawą zapisywać w jednym miejscu. I słuchajcie, bardzo dziękujemy w ogóle za to, że jesteście z nami i na żywo. Like tutaj bardzo fajnie i są pytania i wszystko. Dla tych słuchaczy, którzy słuchają nas audio, bo on na nas na YouTube, zachęcamy Wracamy do komentarzy i też do pisania w Sugesti czy pytań do naszego podkastu po prostu na wsparcie klienta Nozbe, czyli po prostu na pytania@nozbe.com. Te osoby, które chcą wdrożyć Nozbe zespole, zapraszamy na spotkanie z Magdą na nozbipel na demo, żeby zobaczyć demo. Oprócz tego jest też ten właśnie to wideo pięciominutowe, o którym już wspominałem, które pokazuje, jak ja udowadniam wszystkim, że tak w ciągu 5 minut zegarkiem w ręku można założyć nowe konto w Nozbe, zaprosić osoby do zespołu, stworzyć pierwsze projekty, stworzyć pierwsze zdania, dodać pierwsze komentarze i zacząć działać tak, jak mówiliśmy dzisiaj. Więc to wszystko jest do ogarnięcia. I na koniec przypominam oczywiście, że Nozbe .pl na podcast jest, tam można założyć to konto i dzięki temu dostanie się jeszcze stówkę na konto premium, czyli po prostu nie dość, że mamy najpierw darmowe konto do trzech osób i trzech projektów, to potem możemy zrobić sobie upgrade do premium za 100 złotych i pracować już z niekańczoną liczbą projektów. Także zachęcam wszystkich do próby. Jak macie kilka kolejnych pytań, ja zachęcam do kontaktu i widzimy się tym razem za trzy tygodnie. Tak jest, dziękujemy za uwagę i do zobaczenia. Dzięki, trzymajcie się wszyscy, pa pa.

Jak komunikacja przez zadania usprawni pracę w twojej firmie - Nie Ma Biura odc. 62