7 sposobów na wprowadzenie nowego narzędzia do współpracy w firmie i przełamanie oporu.

Współpraca lub komunikacja w Twoim zespole kuleje? Natłok pracy i zadań zaczyna być dokuczliwy i paraliżuje was? Chaos i brak organizacji negatywnie wpływa na produktywność i klimat w biurze? OK. Zauważasz to i decydujesz się na wdrożenie Nozbe, aby uporządkować projekty oraz mieć pewność, że każdy wie, co się dzieje i za jakie zadania jest odpowiedzialny. Niestety możesz napotkać na opór.

Jest szansa, że czeka Cię niełatwa misja. Musisz przekonać współpracowników do zmiany narzędzia, a co za tym idzie - nawyków i utartych schematów działania. Spróbujemy Ci w tym pomóc!

Krótka wersja dla zapracowanych

  1. Porozmawiaj z zespołem o problemach, z jakimi się zmagacie i znajdź wsparcie - 2-3 osoby, które także chcą zmiany i biorą pod uwagę Nozbe.
  2. Załóż konto, zapoznaj się z działaniem aplikacji i utwórz kilka projektów, w których będziesz działać na próbę z 2-3 przychylnymi osobami.
  3. Wykorzystaj nasze materiały edukacyjne (patrz: niżej) i umów się na konsultację.
  4. Przygotuj wasze firmowe konto i zaproś wspołpracowników.
  5. Utwórz kilka projektów, wypełnij je zadaniami i przypisz je odpowiednim osobom, dodając terminy wykonania.
  6. Ustal dzień, w którym wspólnie przejdziecie przez najważniejsze funkcje Nozbe, bądź obejrzycie szkolenie video.
  7. Ustal datę, od kiedy Nozbe stanie się Waszym głównym narzędziem do współpracy i pamiętaj, by zawsze wspierać zespół w nauce obsługi Nozbe.

Poniżej, pogłębiona instrukcja :)

Chcesz iść do przodu? Zmiany są nieuniknione

Szaleństwem jest robić wciąż to samo i oczekiwać różnych rezultatów.

(zdanie przypisywane A. Einsteinowi, w rzeczywistości fragment książki Rity Mae Brown)

Każda zmiana wymaga budowania sprzyjającej atmosfery, przygotowania wszystkich członków zespołu i odpowiedniego dostosowania działań do ich możliwości.

Zmiana narzędzia i sposobu komunikacji w firmie to proces burzący dotychczasową równowagę, więc nic dziwnego, że może zrodzić się opór.

1. Przygotuj grunt

Pomysł wprowadzenia nowego narzędzia do komunikacji i współpracy musi paść na podatny grunt. Przygotowanie zespołu do zmian jest kluczowym aspektem powodzenia.

  • W pierwszej kolejności zacznij rozmawiać z ludźmi na temat problemów, z jakimi się zmagacie. Sprawdź, czy inni też widzą trudności, które Ty dostrzegasz.
  • Możesz także zacząć wspominać o Nozbe, które jest prostą, rodzimą aplikacją do zarządzania pracą, projektami oraz usprawniania komunikacji w zespole.
  • Wiesz, że sprawdza się w wielu podobnych do waszych mikro- i małych przedsiębiorstwach (produkcyjnych, usługowych, związanych z nauką, sztuką, reklamą i IT).
  • Może zastąpić maile, komunikator, czat, rozmowy, spotkania organizacyjne oraz inne używane przez was narzędzia, abyście mieli wszystko w jednym miejscu.
  • Dzięki prostej strukturze: “projekty > zadania > komentarze” Nozbe nauczy się każda osoba, nawet gorzej radząca sobie z nowymi technologiami.

2. Pokaż, jaki macie cel

Wyjaśnij współpracownikom, na czym będzie polegała różnica pomiędzy przyszłością a przeszłością. Zaprezentuj wizję, która pociągnie resztę za Tobą.

W zależności od tego, z czym się mierzycie w zespole, zarysuj efekty wprowadzenia nowego narzędzia. Z Nozbe będzie wam po prostu łatwiej!

W końcu, aby móc skutecznie mierzyć się z konkurencją, utrzymać się na rynku i zarabiać pieniądze, musicie iść z duchem czasu. Lepiej zarządzając przepływem informacji w firmie, będziecie też lepiej odpowiadać na oczekiwania klientów, obniżać koszty oraz podążać w kierunku innowacyjności.

Dzięki Nozbe:

  • Komunikacja będzie skuteczniejsza.
  • Materiały będą uporządkowane - informacje i dokumenty będą miały swoje miejsce
  • Zadania będą przydzielone - każdy będzie wiedział, co ma zrobić
  • instrukcje i procedury - jasno spisane - pracownicy będą wiedzieli, czego się od nich oczekuje i na kiedy.

3. Odwołaj się do emocji - zmiana wyjdzie wszystkim na dobre

Dzięki namacalnemu ukazaniu pracownikom, gdzie uciekają pieniądze z firmy, co tracą jako pracownicy, a co mogą zyskać dzięki wprowadzeniu Nozbe, możesz ułatwić wdrożenie nowego narzędzia.

W dwóch poprzednich punktach zaczęliśmy już działać tak, aby w świadomości pracowników pojawiła się potrzeba zmiany obecnego stanu. Musisz pokazać, że obecny sposób funkcjonowania i myślenia nie jest idealny. Na pewno wszyscy odczuwają negatywne konsekwencje:

  • narastającego chaosu,
  • stresu,
  • gubienia dokumentów,
  • marnowania czasu na szukanie informacji,
  • nieporozumień.

4. Znajdź wsparcie w zespole

Zbierz grupę zwolenników zmiany, którzy widzą plusy wprowadzenia Nozbe i z którymi na bieżąco i w sprzyjającej atmosferze będziesz rozmawiać o kolejnych czynnościach, jakie musicie przedsięwziąć.

5. Nie taki diabeł straszny

Postaraj się, by wprowadzane Nozbe jawiło się jako coś prostego i możliwego do osiągnięcia. Wiesz, że w sumie, to część potrzebnych działań macie już za sobą?

Zastanów się, jak zaprezentować Nozbe, aby nie było dla pracowników zupełnie obce i przytłaczające. Poszukaj podobieństw do narzędzi, z których już korzystaliście.

Nozbe na dobrą sprawę działa bardzo podobnie do skrzynki mailowej, Slacka, a nawet WhatsAppa!

  • Jest lista projektów (czyli folderów lub kontaktów).
  • W każdym z nich są zadania (czyli konkretne wątki mailowe lub czaty).
  • A w nich z kolei - komentarze (czyli poszczególne wiadomości, które można pisać do współpracowników, załączać do nich dokumenty i pliki oraz “wysyłać” sobie wzajemnie, prosząc o odpowiedź/reakcję).

Wykonaj też pierwsze kroki, aby ułatwić innym sprawę i przetrzeć szlaki:

  • Załóż konto i zapoznaj się z działaniem aplikacji.
  • Wykorzystaj nasze materiały edukacyjne (patrz punkt niżej)
  • Umów się na konsultację on-line.
  • Przygotuj wasze firmowe konto i zaproś wspierających Cię współpracowników.
  • Dodajcie 2-3 projekty i zacznijcie w nich na próbę pracować.
  • Zaproś cały zespół do Nozbe za pomocą maili lub kodu zapraszającego.
  • Utwórz kilka kolejnych projektów istotnych dla waszej firmy, wypełnij je zadaniami i przypisz je odpowiednim osobom, dodając terminy wykonania - kiedy współpracownicy zalogują się do swoich kont, zobaczą już czekające na nich zadania!
  • Pokaż ludziom, jak korzystać z Nozbe:

6. Wspieraj przez cały czas - możesz też liczyć na nas!

Ustal dzień, w którym wspólnie przejdziecie przez najważniejsze funkcje Nozbe bądź obejrzycie razem szkolenie video.

Z początku może nie być łatwo. Z doświadczenia wiemy, że niektórzy będa używać Nozbe intensywniej, “wkręcą się”, a inni staną okoniem i nie będą nawet otwierać aplikacji.

Część osób natknie się na trudności, ktoś nie zrozumie działania którejś z funkcji, bądź zapomni przypisać koledze zadania.

Ktoś odruchowo wyśle maila, na którego inni odpowiedzą, i wrócą stare nawyki…

Na początkowych etapach bądź cały czas pod ręką - służ radą i bądź firmowym ekspertem do spraw Nozbe.

Pamiętaj także, że jesteśmy tu, aby Ci pomóc!

7. Buduj nawyki - nie bój się wymagać

Spraw, aby środowisko pracy było skonstruowane tak, żeby wspierać zmianę. W wielu zespołach najlepiej sprawdza się odgórne wprowadzenie Nozbe jako narzędzia do współpracy i komunikacji poprzedzone grupowym szkoleniem oraz indywidualnymi konsultacjami i pomocą w przygotowywaniu firmowej listy projektów oraz poszczególnych kont użytkowników.

Wyznacz datę, od kiedy przejdziecie na Nozbe i upewnij się, że wszyscy są psychicznie i merytorycznie przygotowani.

Wyznaczenie czasu i miejsca wykonania danej czynności znacznie zwiększa prawdopodobieństwo jej wykonania. Jest to tak zwana intencja implementacji, która do dziś jest najlepiej przebadaną i najskuteczniejszą metodą budowania nawyków.

Jako leader lub pomysłodawca wdrożenia Nozbe - bądź wzorem do naśladowania, postaw na Nozbe i przekonuj ludzi, że sprawdzi się jako główna aplikacja do pracy w waszym zespole. Przecieraj szlaki i służ pomocą. Z czasem będziesz mieć w tej roli coraz mnie i mniej pracy. Aż w końcu koledzy i koleżanki w razie kłopotów będą po prostu naciskać na ikonkę koła ratunkowego w lewym dolnym rogu okna aplikacji i prosić o wsparcie nasz zespół, a nie Ciebie ;)

Powodzenia!

Magda
Radośnie (i skutecznie) praktykuje pracę zdalną w Nozbe od 2013 r. Nieustannie poszerza wiedzę nt. tworzenia zdrowych warunków pracy, produktywności oraz współpracy w zespole. W Nozbe zajmuje się content marketingiem i promocją. Współprowadzi podcast 'Nie Ma Biura'. Ekstrawertyczna, neurotyczna wegetarianka i feministka z co najmniej 189 wadami.

Bezpłatna konsultacja w zakresie produktywności, komunikacji w zespole i wykorzystania Nozbe