Dobra baza wiedzy i procedur to podstawa sprawnie działającego zespołu. Niezależnie od tego, czy nazywasz ją company wiki, wewnętrzną dokumentacją czy centrum wiedzy – cel jest jeden: uporządkować informacje tak, aby każdy miał do nich szybki dostęp. I w Nozbe jest na to sposób.
Przedstawiamy pomysły na to, jak stworzyć bazę wiedzy w aplikacji do zarządzania projektami - Nozbe, wykorzystując funkcje, które już znasz, m.in.: projekty, sekcje, zadania, komentarze, załączniki, checklisty, tagi i linkowanie wewnętrzne.
Dwie sprawdzone struktury bazy wiedzy w Nozbe
W Nozbe możesz stworzyć bazę wiedzy na dwa sposoby:
Opcja A: Osobny projekt „Baza wiedzy”
Tworzysz specjalny projekt, np.:
- „📚 Baza wiedzy”
- „Company Wiki”
- „Procedury i standardy”
Kiedy to najlepsze rozwiązanie?
- gdy chcesz mieć jedno, centralne miejsce na całą wiedzę firmy,
- gdy onboarding nowych osób wymaga dostępu do szerokiej dokumentacji,
- gdy baza wiedzy obejmuje wiele działów.
W polu Celu projektu (widocznym na samej górze) możesz opisać:
- do czego służy baza,
- jak z niej korzystać,
- jakie są zasady aktualizacji treści.
To proste, ale bardzo porządkuje pracę.
Opcja B: Sekcja „Baza wiedzy” w konkretnych (wszystkich?) projektach
Jeśli tworzysz wiedzę powiązaną z jednym projektem (np. klientem lub produktem), możesz:
- utworzyć sekcję „Baza wiedzy”,
- umieścić ją na samej górze lub na samym dole projektu,
- przechowywać w niej zadania z materiałami, procedurami i ustaleniami.
Ten pomysł świetnie sprawdza się np. przy pracy z klientami (zobacz też nasz artykuł o wykorzystaniu Nozbe jako CRM).
Jedno zadanie = jeden artykuł wiedzy
W Nozbe najwygodniejszą jednostką wiedzy jest… zadanie.
Każde zadanie może zawierać:
- treść w komentarzach,
- checklisty,
- załączniki,
- linki do powiązanych zadań i projektów,
- wideo, PDF-y, obrazy,
- pliki załączone poprzez integracje z Dropboxem, OneDrive czy Evernote.
Jak to zorganizować w praktyce?
Przykład:
Projekt: „Procedury i standardy w firmie”
Sekcja: „Kadry i zatrudnienie”
Zadanie: „Proces onboardingu nowego pracownika”
W komentarzu:
- opis krok po kroku,
- checklistę z elementami do odhaczenia,
- linki do szablonu projektu onboardingu, który udostępniamy nowej osobie,
- dokumenty, formularze, wnioski, jaki powinien wypełnić pracownik,
- osadzone wideo z YouTube lub Vimeo (z podglądem bez wychodzenia z Nozbe).
Dzięki temu wiedza nie jest „w powietrzu” – jest konkretna, edytowalna (patrz niżej: „Zezwól innym na zmiany”) i zawsze pod ręką.
Checklisty w komentarzach = procedury operacyjne (SOP)
Checklisty w komentarzach to praktyczne narzędzie do tworzenia:
- standardów operacyjnych (SOP),
- instrukcji krok po kroku,
- procesów powtarzalnych.
Jeżeli procedura nie jest skomplikowana, lub powinna wykonywać ją jedna osoba, możesz np. stworzyć:
- checklistę „Publikacja artykułu na blogu”,
- checklistę „Przygotowanie oferty dla klienta”,
- checklistę „Zamknięcie miesiąca księgowego”.
Wiedza przestaje być opisem – staje się gotowym do użycia procesem.
Uwaga: jeśli procedura jest bardziej złożona, w dokumentacji warto podlinkować do szablonu projektu utworzonego przez specjalistę.
Przypinanie kluczowych komentarzy
W zadaniach z większą liczbą komentarzy np. gdy wywiązała się dyskusja, warto przypiąć najważniejsze komentarze:
- aktualną wersję procedury,
- najnowsze ustalenia,
- podsumowanie zmian.
Dzięki temu nie trzeba przewijać całej historii – kluczowe informacje są zawsze na wierzchu, szczególnie, że za pomocą ikonki pinezki widocznej na samej górze widoku zadania można ukryć wszystkie komentarze poza przypiętymi.
„Zezwól innym na zmiany” – kluczowe przy rotacji pracowników
Każdy autor komentarza może włączyć w menu (…) opcję:
„Zezwól innym na zmiany”
To bardzo ważne w kontekście naturalnej rotacji pracowników.
Dlaczego?
- wiedza nie jest przypisana na stałe do jednej osoby,
- każdy może aktualizować instrukcję,
- baza wiedzy żyje i rozwija się wraz z zespołem,
- nie tracisz know-how, gdy ktoś odchodzi z firmy.
To jedna z najczęstszych bolączek firm – dokumentacja tworzona „prywatnie”, której nikt nie może edytować. W Nozbe możesz temu zapobiec.
Multimedialna i czytelna baza wiedzy
W Nozbe możesz:
- osadzać wideo z YouTube i Vimeo (z podglądem),
- przeglądać załączone PDF-y,
- wyświetlać obrazy i wideo bezpośrednio w zadaniu,
- podłączać pliki z Dropboxa, OneDrive czy Evernote.
Dzięki temu zawsze widzisz aktualną wersję pliku (jeśli jest aktualizowany w chmurze), baza wiedzy jest estetyczna i przystępna, a ty i Twój zespół możecie tworzyć instrukcje wideo, nie tylko tekstowe. To ogromna przewaga nad klasycznymi „suchymi” dokumentami.
Linkowanie wewnętrzne = spójna wiki
W Nozbe możesz linkować do:
- innych zadań,
- sekcji,
- projektów
- innych widoków w aplikacji.
Dzięki temu możesz budować sieć powiązań jak w klasycznej wiki:
- „Zobacz też: Procedura reklamacji”
- „Powiązany projekt: Obsługa klienta”
- „Sekcja: Standardy marketingowe”
Wiedza nie jest odizolowana – tworzy logiczny system, po którym w łatwy sposób możesz się poruszać i nawigować.
Tagi = wiedza przekrojowa
Tagi pozwalają łączyć powiązane w jakiś sposób zadania z różnych projektów, np.:
- #onboarding
- #marketing
- #sprzedaż
- #procedura
- #prawo
Dzięki temu możesz przeglądać wiedzę tematycznie – niezależnie od struktury projektów.
9. Wyszukiwarka, która naprawdę działa
Im większa baza wiedzy, tym ważniejsze jest szybkie wyszukiwanie.
W Nozbe możesz wyszukiwać:
- po nazwie zadania,
- po treści komentarzy,
- po tagach.
W praktyce oznacza to, że nawet przy dużej liczbie materiałów, znalezienie potrzebnej informacji zajmuje kilka sekund.
Jak zacząć – szybki plan działania
- Zdecyduj: osobny projekt czy sekcje w projektach.
- Ustal prostą strukturę (np. sekcje: HR, Marketing, Sprzedaż, IT).
- Jedno zadanie = jeden temat.
- Używaj checklist do procedur oraz linkuj do innych zadań.
- Włącz „Zezwól innym na zmiany” w kluczowych komentarzach.
- Stosuj tagi przekrojowe.
- Regularnie aktualizuj i przypinaj najważniejsze treści.
Czy Nozbe nadaje się jako company wiki?
Jeśli szukasz narzędzia do:
- wewnętrznej bazy wiedzy zespołu,
- dokumentowania procesów,
- tworzenia SOP,
- przechowywania wiedzy projektowej,
- łączenia wiedzy z realną pracą i zadaniami,
to Nozbe pozwala zrobić to w sposób naturalny – bez budowania osobnego, oderwanego systemu.
Dzięki temu Twoja baza wiedzy nie będzie „archiwum”, do którego nikt nie zagląda, ale częścią codziennej pracy. A to robi ogromną różnicę.
