Jak powiązać i zoptymalizować CRM i zarządzanie projektami? Wyobraź sobie połączenie wszystkich ważnych funkcji programów CRM z prostym i sprawnym zarządzaniem zadaniami — właśnie tym może być Nozbe. Jako “aplikacja do współpracy” może obsługiwać dwa obszary: CRM i zarządzanie projektami w jednym miejscu, w prostym interfejsie i w ramach jednego abonamentu.
CRM (Customer Relation Management) to system, strategia, oprogramowanie oraz zakres prac, których celem jest zarządzanie relacjami z obecnymi i potencjalnymi klientami.
Po takiej definicji kojarzy się z rozbudowanymi systemami, z których korzystają działy sprzedaży, wsparcia czy marketingu… Jednak wiele firm nie potrzebuje skomplikowanych narzędzi — potrzebują porządku, historii współpracy, jasnych procesów i dobrej komunikacji w zespole.
I tu pojawia się Nozbe. Choć formalnie jest to aplikacja do zarządzania projektami, aplikacja do zadań i do współpracy w zespole, w praktyce może z powodzeniem pełnić rolę CRM-u.
Korzyści z integracji CRM i aplikacji do zarządzania projektami
Połączenie CRM z oprogramowaniem do zarządzania projektami oszczędza czas, automatyzuje żmudne zadania i pozwala skupić się na realnym rozwoju biznesu. Ale, jak to wygląda w praktyce?
1. Wszystko w jednym miejscu
Przełączanie się między wieloma systemami prowadzi do rozproszenia danych o klientach, pominiętych aktualizacji i powielania pracy. Dzięki połączeniu CRM i programu do zarządzania projektami wszystko — od interakcji z klientem po szczegóły projektu — znajduje się w jednym miejscu.
📌 Przykład: zespół sklepu internetowego śledzi zapytania klientów, zamówienia i faktury w jednym systemie, co zapobiega nieporozumieniom i opóźnieniom.
2. Szybsza realizacja projektów
Czas to pieniądz, a opóźnienia generują koszty i pogarszają renomę firmy. Połączenie CRM z aplikacją do zarządzania projektami umożliwia zespołom przydzielanie zadań i ustalanie terminów, co redukuje wąskie gardła i gwarantuje punktualność.
📌 Przykład: Firma budowlana prowadzi cały projekt od etapu przygotowań do podpisania ostatnich dokumentów odbioru oraz zarządza pracami na budowie w jednym systemie. Wszystko jest transparentne i dostępne.
3. Zwiększenie satysfakcja klientów
Klienci chcą mieć aktualne informacje — ale nie 20 maili dziennie. Zintegrowany system CRM i zarządzania projektami daje im kontrolowany dostęp do postępów prac, ograniczając zbędną wymianę wiadomości przy zachowaniu transparentności.
📌 Przykład: Agencja marketingowa pozwala klientom śledzić status kampanii w czasie rzeczywistym, współdzieląc z nimi projekty, co eliminuje konieczność częstych spotkań statusowych.
4. Lepsza współpraca między zespołami
Sprzedaż, marketing, dział produktowy i obsługi klienta często działają w silosach. Gdy systemy CRM i zarządzania projektami są połączone, wszystkie zespoły pracują na tych samych danych, co zapewnia płynne przekazywanie spraw i mniej utraconych szans.
📌 Przykład: Zespół sprzedaży łatwo przekazuje podpisaną umowę zespołowi wdrożeniowemu, co redukuje problemy przy onboardingu klienta.
Jak CRM i zarządzanie projektami powinny współdziałać
CRM i zarządzanie projektami powinny działać razem tak, aby cała praca związana z klientem — od pierwszego kontaktu, przez ofertę, aż po realizację — była uporządkowana w jednym miejscu. CRM zbiera informacje o kliencie, zapisuje historię kontaktu i pomaga śledzić etapy sprzedaży, a narzędzia do zarządzania projektami pozwalają podzielić pracę na konkretne zadania, przydzielić je zespołowi i kontrolować terminy. Dzięki połączeniu obu elementów mała firma nie gubi informacji, szybciej reaguje na potrzeby klientów, unika chaosu i może łatwo sprawdzić, na jakim etapie jest każdy klient oraz co jeszcze trzeba zrobić, by domknąć sprzedaż lub zrealizować usługę.
Spójrzmy na listę obszarów podległych pojęciu CRM (Customer Relation Management) i sprawdźmy, jak Nozbe może pomóc w ich ogarnięciu.
Zarządzanie kontaktami i danymi
Dlaczego jest to ważne w CRM? Każda firma potrzebuje miejsca, w którym przechowuje dane kontaktowe klientów, zapisuje historię interakcji, gromadzi dokumenty oraz ma pełny kontekst współpracy.
- Tworzenie i zarządzanie bazą danych klientów.
- Przechowywanie historii interakcji, transakcji i komunikacji z klientem.
Jak zrobić to w Nozbe?
W Nozbe możesz odwzorować bazę klientów jako projekty lub zadania. W komentarzach zapiszesz całą historię współpracy, maile, pliki, dokumenty i notatki. Ważne komentarze można przypinać, a numery telefonów oraz adresy e-mail pozostają aktywne.
Opcja 1. Jeden klient - jeden projekt - przydatna przy dużych klientach; jeśli twoja firma obsługuje niewielu klientów naraz.
Opcja 2. Jeden klient - jedno zadanie. Utwórz np. projekty z odpowiednimi typami klientów, projekty z klientami na dany rok lub projekty z klientami z danego regionu - a w nich zadania odpowiadające klientom.
W komentarzach zbierasz historię interakcji, transakcji i komunikacji z klientem. Komentarze ustawione są chronologicznie od najstarszego. Możesz w pierwszym komentarzu wypisać dane kontaktowe klienta.
Zapisane adresy mailowe są od razu aktywne, więc po kliknięciu otwiera aplikacja pocztowa.
Zapisane odpowiednio nr telefonów tel:12344566 (bez spacji) - także od razu są aktywne i można wykonywać połączenia.
Komentarze z najważniejszymi informacjami możesz przypiąć, czyli wyróżnić i umożliwić chowanie wszystkich nieprzypiętych komentarzy dla klarowności widoku.
Zarządzanie procesami sprzedaży
CRM musi wspierać lejek sprzedaży i monitorowanie statusów.
- Zarządzanie lejkami sprzedażowymi i etapami sprzedaży.
Jak zrobić to w Nozbe?
W Nozbe możesz stworzyć projekt z sekcjami odpowiadającymi etapom lejka oraz przeciągać zadania między nimi. Tagi pomagają filtrować klientów po statusach lub regionach.
Jeśli utworzysz projekt i podzielisz go na sekcje odpowiadające etapom lejka sprzedażowego, możesz zapisać pojedyncze zamówienia, klientów lub leady jako konkretne zadania i za pomocą opcji przeciągnij i upuść przenosić je do kolejnych sekcji, aby zobrazować zespołowi, na jakim etapie dane zamówienie, lead lub klient się znajduje.
Do oznaczania etapów lub zaawansowania pracy z klientem możesz także stosować tagi. Utwórz tagi dla różnych etapów lejka lub obsługi klienta, np. “1 mail wysłany”, “oczekuje na ofertę”, “umówiony na spotkanie” itp. i przypisz je klientom/leadom/zamówieniom występującym w Twoim systemie jako zadania.
Za pomocą narzędzia wyszukiwania w Nozbe lub filtrowania możesz wyświetlić tylko zadania (klientów) z konkretnym tagiem, albo z dwoma tagami, albo klientów z jednego regionu będących na konkretnym etapie lejka.
W Nozbe możesz tworzyć zadania dla współpracowników dotyczące konkretnego klienta i linki do tych zadań umieszczać w głównym zadaniu z historią współpracy z klientem. Nawet, jeśli dane zadanie zostanie wykonane i przejdzie do archiwum, link będzie stale widoczny i za każdym razem możesz w niego kliknąć i przejść do zadania, aby sprawdzić co było wykonywane.
CRM powinien umożliwić przypisywanie zadań, pilnowanie terminów i pełną widoczność działań zespołu.
Nozbe jako aplikacja do współpracy w zespole pozwala delegować zadania, śledzić terminy i korzystać z przejrzystej historii przekazywania zadań.
Planowanie i organizowanie pracy handlowców i obsługi klienta
- Śledzenie transakcji i ofertowania.
- Planowanie i monitorowanie działań handlowych.
Jak zrobić to w Nozbe?
Możesz całą pracę nad klientem utrzymać w 1 zadaniu, stosując metodę “ping-ponga zadaniowego” - najpierw nad czymś w związku z klientem X pracuje pracownik A, następnie przepisuje zadanie odpowiadające klientowi X pracownikowi B. Gdy osoba B wykona swoją pracę, może oddelegować zadanie z powrotem osobie A, albo przekazać jeszcze innemu pracownikami, który przejmie pieczę nad klientem.
W historii zadania zapisanej małym drukiem pomiędzy komentarzami oraz dzięki komentarzom każdy może zobaczyć, jaką drogę przebyło dane zadanie i co i kiedy się z nim działo.
Automatyzacja
Dobre CRM-y automatyzują procesy, aby niczego nie pominąć.
- Automatyzacja kampanii marketingowych i mailowych.
- Automatyzacja procesów biznesowych, takich jak realizacja zamówień.
Jak zrobić to w Nozbe?
W Nozbe dostępne są szablony projektów, checklisty, zadania powtarzalne i przypomnienia, dzięki którym można przygotować solidny workflow np. dla pozyskania klienta.
Dzięki funkcji zadań powtarzalnych, przypomnień, szablonów oraz list kontrolnych, w których kolejne punkty to linki do konkretnych zadań odpowiadających etapom działania/współpracy z klientem usprawnisz swoją pracę i zapewnisz niezawodność i punktualność
Obsługa klienta i wsparcie
Obsługa klienta wymaga szybkiej reakcji i dostępu do pełnej historii.
- Usprawnienie obsługi klienta poprzez dostęp do historii i danych.
- Możliwość samoobsługi klientów (np. składanie zamówień online).
Jak zrobić to w Nozbe?
Nozbe umożliwia dodawanie maili do zadań, przechowywanie dokumentów i rejestrowanie wszystkich ustaleń w jednym miejscu.
Jeśli w kolejnych komentarzach w zadaniu odpowiadającym konkretnemu klientowi sumiennie zapisujesz wszystkie etapy komunikacji z nim:
- jego prośby,
- problemy,
- zmiany w warunkach współpracy,
- wgrywasz dokumenty, pliki, zdjęcia,
- a nawet maile od danej osoby
…będziesz mieć całą historię w jednym miejscu - dzięki temu możesz pokazać klientowi, że jest dla Ciebie ważny, że go znasz, że nie działasz po omacku.
Jeśli chodzi o zamówienia online, pamiętaj, że mail do konkretnego zadania lub projektu, np. ze złożonymi zamówieniami możesz wpisać do systemu zamówień jako adres do przesyłania powiadomień o zamówieniach. Tym sposobem, gdy tylko ktoś złoży zamówienie, w konkretnym projekcie pojawi sie nowe zadanie (zobacz podobne działanie Nozbe w połączeniu z Calednly a nie systemem zamówień).
Analiza i raportowanie
CRM zapewnia dane o działaniach sprzedażowych.
- Analiza danych o zachowaniach klientów i wyników sprzedaży.
- Generowanie raportów w czasie rzeczywistym, np. dotyczących efektywności sprzedaży czy wskaźników KPI.
Jak zrobić to w Nozbe?
Dzięki tagom możesz sprawdzać liczby zadań na różnych etapach. Z każdego projektu możesz generować tabelę w formacie csv oraz raporty. Dzięki parametrom potrzebny i przepracowany czas możesz zapisać, ile czasu Twoja firma poświęciła danemu klientowi.
Zarządzanie zadaniami i projektami
- Planowanie, przydzielanie i śledzenie zadań dla pracowników.
- Zarządzanie projektami i koordynacja działań zespołów.
To chyba najbardziej oczywista część - w Nozbe możesz od razu wyznaczać zadania i terminy dotyczące poszczególnych klientów. Możesz przypisywać klientów do konkretnych pracowników, sprawdzać ich postępy.
W widoku “Członkowie przestrzeni” możesz sprawdzić, ile zadań/klientów przypisanych jest do poszczególnych współpracowników.
W widoku kalendarza możesz zobaczyć obciążenie pracą ekipy wedle dni.
W Nozbe każdy widzi, co ma być zrobione, przez kogo i na kiedy.
Integracja
Korespondencja z klientem musi być dostępna dla całego zespołu.
Nozbe pozwala przekierować każdy e-mail jako zadanie lub komentarz, dzięki czemu komunikacja trafia do jednego miejsca.
- Integracja z innymi systemami, np. telefonią, pocztą elektroniczną czy systemami e-commerce.
Integracja z mailem w Nozbe umożliwia przesyłanie korespondencji z klientem do konkretnych zadań lub projektów - wtedy cały zespół widzi historię i zapytania/problemy od danego klienta.
Przykład struktury projektu dla firmy zajmującej się prowadzeniem wizytówek Google
Praktyczna sekwencja statusów oraz krótkich komentarzy, jakie mogą pojawić się w CRM w ramach aplikacji do zarządzania projektami Nozbe podczas obsługi klienta, któremu mała firma prowadzi wizytówkę Google (Google Business Profile).
Możesz to potraktować jako wzór etapów + przykład komentarzy, które realnie zapisałby zespół.
Nowy lead / pierwsze zgłoszenie
Tag (status): Nowy kontakt
„Klient zgłosił się przez formularz — problem: niespójne dane w wizytówce, brak zdjęć, brak postów. Prosi o wycenę.”
Wysłana oferta
Tag (status): Oferta wysłana
„Oferta przesłana e-mailem. Zawiera: audyt, optymalizację danych, dodanie zdjęć, cotygodniowe wpisy + monitoring opinii. Czekamy na decyzję.”
Oferta zaakceptowana / onboarding
Tag (status): Umowa i dostęp
„Klient odesłał podpisaną umowę. Przesłał dostęp do Google Business Profile. W komentarzu dodane login/techniczne info + linki do dokumentów.”
Audyt wizytówki
Tag (status): W trakcie audytu
„Sprawdzono zgodność danych NAP, godziny, zdjęcia, kategorie, słowa kluczowe. W załączniku PDF z pełnym audytem. Zadanie przekazane do działu optymalizacji.”
Optymalizacja wizytówki
Tag (status): Optymalizacja
„Zaktualizowano opis firmy + kategorie. Dodano 12 zdjęć przesłanych przez klienta.”
„Czy możemy użyć zdjęć z ich Instagrama? Brak odpowiedzi — wysłałem pytanie do klienta.”
Publikacja pierwszego posta
Tag (status): Publikacja treści
„Opublikowany pierwszy post: Nowa oferta + zdjęcie — zaplanowano następne posty na najbliższe 4 tygodnie.”
Monitoring opinii
Tag (status): Monitoring / obsługa opinii
„Pojawiły się 2 nowe opinie. Odpowiedzi dodane. Jedna wymaga konsultacji — klient poprosił o przygotowanie neutralnej odpowiedzi.”
Raport miesięczny
Tag (status): Raport wysłany
„Raport z wynikami przesłany: wyświetlenia + 23%, kliknięcia ‘zadzwoń’ +14%, zapytania o trasę +19%. W załączeniu PDF.”
Dodatkowe działania**
Tag (status): Zadania dodatkowe
„Klient poprosił o przygotowanie nowych zdjęć — przekazane do grafika. Termin: 7 dni.”
Bieżąca opieka (zadanie powtarzalne)**
Tag (status): Opieka miesięczna
„Zadanie cykliczne ustawione na każdy poniedziałek: sprawdzenie opinii, publikacja posta, aktualizacja zdjęć w razie potrzeby.”
Eskalacja / problem**
Tag (status): Blokada / wymaga reakcji klienta
„Google wstrzymało wizytówkę — prawdopodobnie automatyczny algorytm. Wysłano zgłoszenie + prosimy klienta o zdjęcie fasady lokalu.”
Zamknięcie miesiąca / przedłużenie współpracy
Tag (status): Współpraca przedłużona
„Klient przedłużył opiekę na kolejny miesiąc. W zadaniu dopisano ustalone nowe cele: więcej zdjęć produktowych + posty 2x w tygodniu.”
Listy wykorzystanych tagów statusów lub sekcji w projekcie
- Nowy klient
- Oferta
- Umowa i dostęp
- Audyt
- Optymalizacja
- Treści / Posty
- Monitoring opinii
- Raporty
- Zadania dodatkowe
- Opieka ciągła
- Problemy / Eskalacje
- Podsumowanie współpracy
Przykładowy projekt dla firmy usługowej lub handlowej
🙋 Pozyskanie i obsługa klienta - projekt powtarzalny
W takim projekcie możesz spisać w zadaniach całą procedurę pozyskania i obsługi nowego klienta. To będzie Twój szablon na przyszłość - w Nozbe możesz go zapisać i generować z szablonu nowy projekt za każdym razem, gdy pojawia się nowy klient lub czas na pozyskanie nowych leadów.
Sekcja: 1. Pozyskanie
Zapisać dane kontaktowe klienta Wysłać pierwszego maila Wysłać drugiego maila Skontaktować się przez Linkedin Umówić się na rozmowę telefoniczną
W innym razie:
Przesłać do Nozbe zapytanie ofertowe z maila Zadzwonić do klienta w celu doprecyzowania szczegółów
Sekcja: 2. Oferta, prezentacja
Opracować ofertę spełniająca potrzeby klienta Przesłać ofertę (+ aktualizować TU status) Umówić się na spotkanie w celu prezentacji oferty
Sekcja: 3. Umowy i płatności
Przygotować umowę Przesłać umowę do podpisu Zapisać umowę w odpowiednim folderze Przygotować proformę Potwierdzić płatność z księgową Przesłać klientowi fakturę
Sekcja: 4. Współpraca / realizacja zamówienia
Utworzyć zamówienia dla produkcji Zakup materiałów Realizacja zamówienia Przygotowanie wysyłki Nadać wysyłkę Poinformować klienta o nadaniu Historia korespondencji z klientem w razie problemów
Sekcja: 5. Ocena Satysfakcji Klienta i dalsza współpraca
Poprosić klienta o opinię na Google Dopisać klienta do odpowiedniej listy mailingowej
Podsumowanie
Nozbe to aplikacja do zadań, aplikacja do zarządzania projektami i aplikacja do współpracy w zespole, która w praktyce świetnie sprawdza się jako lekki, szybki i skuteczny CRM.
