Jak zarządzać pracą i zespołem w biurze projektowym - artykuł o produktywności

figura.team to biuro konstrukcyjne od projektów i przeglądów. Założyciel firmy i manager całego zespołu korzysta z Nozbe od lat i nie wyobraża sobie, aby jego zespół mógł komunikować się i planować pracę w inny sposób. Zobacz, jak Nozbe sprawdza się w biurze projektowym.

Podstawowe zasady korzystania z Nozbe w biurze projektowym

Zespół komunikuje się poprzez zadania, aby mieć wszystkie ustalenia i materiały w jednym, bezpiecznym miejscu. Większość projektów jest dostępna dla wszystkich pracowników, aby zachować transparentność i możliwość sprawdzenia, kto nad czym pracuje. Datę wykonania zadania członkowie figura.team ustawiają przede wszystkim w zadaniach, w których termin ustalono z klientami na sztywno.

Wykorzystanie i nazewnictwo projektów w Nozbe przy projektach konstrukcji budowlanych

Poza usługą przeglądów budowlanych zespół figura.team zajmuje się też projektami konstrukcji budowlanych i, przynajmniej jak dotąd, właśnie w przypadku tych usług używa Nozbe w nieco szerszym zakresie.

Niemal wszystkie nowe projekty (czyli odrębne projekty konstrukcji lub przeglądy budowlane dla danego Klienta w danym roku) otrzymują unikatowe, 4-cyfrowe numery, np. 0020. Często się więc zdarza, że jednemu klientowi zamawiającemu kilka przeglądów lub dysponującemu kilkoma nieruchomościami odpowiada więcej niż jeden projekt w Nozbe.

Jedna z pracowni architektonicznych ma np. dwa projekty:

0030_XXXX_PAWILON_SOBOLE 0084_XXXX_BUD_WIELORODZ_GLIW

Inny klient zamawiający przeglądy budowlane ma przypisane następujące projekty (zawsze z oznaczeniem roku):

0103_YYYYY_PRZEGLADY_2018 0144_YYYYY_PRZEGLADY_2019

Są jednak pojedyncze wyjątki dla stałych klientów - wtedy jeden klient to jeden projekt z kilkoma sekcjami. Tych samych 4-cyfrowych numerów i nazw, pod którymi zaszyfrowane są projekty w Nozbe, zespół figura.team używa też w innych miejscach:

  • do nazwania folderów projektów na serwerze,
  • do nazywania folderów projektów w programie MS Outlook,
  • na listach premiowych,
  • w ramach komunikacji wewnętrznej.

Wykorzystanie tagów do grupowania zadań z różnych projektów

Tagi do zadań w Nozbe stosowane w biurze projektowym

W zespole wykorzystywane są różne tagi służące przede wszystkim do wyświetlenia zadań z różnych projektów, powiązanych ze względu na narzędzie (np.: „Telefon”, „Telefon z auta”, ) lub miejsce realizacji (np.: „Na mieście”, „W domu”, „Spotkanie”).

Bardzo pomocny jest także tag „Spotkanie”, którym oznaczane są zadania do omówienia w trakcie zebrania.

Tag „Żaba” - jak pewnie domyślają się fani Briana Tracy’ego - służy do oznaczania najtrudniejszych zadań, wymagających wzmożonego skupienia i wysiłku. Większość ekspertów od produktywności uważa, że „żaby należy połykać" na samym początku dnia, aby mieć pewność, że uda się zrealizować tę główną powinność, zanim pojawią się nagłe pożary do ugaszenia oraz inne niespodziewane zadania oraz zanim dopadnie Cię zmęczenie.

Dwa ostatnie tagi są do siebie podobne, ale „Czekać” dodawane jest, gdy rozpoczęcie lub zakończenie zadania jest od kogoś zależne, a „Na później”, gdy może ono po prostu poczekać bez konsekwencji dla firmy.

Grupowanie projektów

Podczas gdy tagi służą do łączenia różnych zadań, grupy projektów umożliwiają wyświetlanie w jednym miejscu projektów powiązanych ze sobą ze względu na dział, obszar biznesu, klienta, region itd.

Damian Figura, właściciel biura, utworzył dwa typy grup. Pierwszy ma na celu oddzielenie życia prywatnego od zawodowego:

Grupy projektów w Nozbe stosowane w biurze projektowym

Drugi podział jest już bardziej szczegółowy - grupuje projekty prywatne i zawodowe na konkretne aspekty: zarządzanie biznesem i zespołem (FT_BIZNES_DF i BIZNES_INNE), projekty operacyjne (FT_PROJEKTY) oraz domowe i osobiste (RODZINNE+DOMOWE i OSOBISTE).

Taki podział sprawdza się także do wyświetlania np. w Priorytetach lub w Kalendarzu, jakie sprawy firmowe są do załatwienia, a jakie osobiste.

W tym celu w widoku Priorytety lub Kalendarz należy przefiltrować zadania po grupie, do której należą projekty, w których się znajdują.

Grupy projektów w Nozbe stosowane w biurze projektowym

W Nozbe podobny efekt można osiągnąć, korzystając z osobnych przestrzeni dla zadań prywatnych i zawodowych.

Parametry czasu: potrzebny i przepracowany czas

Określanie potrzebnego do wykonania zadania czasu przydaje się przy planowaniu przeglądów budowlanych. Dzięki trafnemu szacowaniu czasu, pracownicy biura mogą ocenić, ile wizji lokalnych może przeprowadzić jedna osoba w ciągu jednego dnia pracy.

Damian Figura, właściciel biura, uzupełnia w swoich zadaniach parametr potrzebny czas także po to, by móc kontrolować, na ile ma już wypełniony dzień pracy.

Dodaje również terminy wykonania oraz ustawia w Nozbe przypomnienia na 15 minut przed rozpoczęciem zadania.

Cały zespół aktywował także synchronizację Nozbe z Kalendarzem Google, aby zadania z terminem wykonania móc wyświetlić w jednym miejscu z terminami spotkań, zebrań i innych wydarzeń.

Ponieważ zespół figura.team wdrożył Nozbe w firmie, by zminimalizować użycie maili do komunikacji wewnętrznej, nie korzystają zupełnie z powiadomień e-mailowych. Jego członkowie chętnie za to używają powiadomień “push” na urządzeniach mobilnych i służbowych laptopach.

Szablony projektów w Nozbe do powtarzalnych procesów

Ponieważ zaplanowanie i przeprowadzenie przeglądu u klienta jest procesem, w którym wiele kroków powtarza się bez względu na specyfikę klienta, w biurze Figura.team stosowany jest szablon, z którego tworzy się projekt przy nowych zleceniach.

Dzięki temu pracownicy oszczędzają czas i więcej energii mogą włożyć w działalność operacyjną i kontakt z klientem.

Zadaniowy ping pong? Tak!

Jak już wspomnieliśmy, w biurze projektowym komunikacja wewnętrzna odbywa się przede wszystkim z zadaniach i komentarzach w Nozbe. Członkowie zespołu tworzą zadania i przypisują je sobie wzajemnie. Jeśli pojawia się pytanie lub temat do dyskusji, osoba zadająca pytanie lub prosząca o informacje zmienia w szczegółach zadania osobę odpowiedzialną, by zadanie trafiło do widoku Przychodzące współpracownika i aby otrzymał powiadomienie. Tym sposobem może być pewny/-a, że uzyska odpowiedź, gdy tylko druga osoba będzie mogła jej udzielić. Gdy zapytany napisze już komentarz z wyjaśnieniem, z powrotem przypisuje zadanie współpracownikowi, aby ten wiedział, że odpowiedź już na niego czeka.

Magda
Radośnie (i skutecznie) praktykuje pracę zdalną w Nozbe od 2013 r. Nieustannie poszerza wiedzę nt. tworzenia zdrowych warunków pracy, produktywości oraz współpracy w zespole. W Nozbe zajmuje się content marketingiem i promocją. Współprowadzi podcast 'Nie Ma Biura'. Ekstrawertyczna, neurotyczna wegetarianka i feministka z co najmniej 189 wadami.

Bezpłatna konsultacja w zakresie produktywności, komunikacji w zespole i wykorzystania Nozbe