Sprawdź, jak prosta aplikacja do zarządzania projektami i zadaniami sprawdza się nawet przy najbardziej skomplikowanych przedsięwzięciach. Twoi pracownicy chcą prostych narzędzi, a nie przytłaczających kombajnów.
Prostota jest często kluczem do sukcesu. Proste rozwiązania, proste odpowiedzi, proste sformułowania odnoszą zwykle najlepszy skutek. Prosta aplikacja do zarządzania projektami, zadaniami i komunikacji w zespole również sprawdzi się najlepiej. Bo bez względu na to, jak zaawansowany technologicznie jest szef czy szefowa, manager czy właścicielka firmy, ostatecznie większość pracy wykonują pracownicy, a oni chcą prostoty! Skomplikowane narzędzie nie sprawi, że będą pracować skuteczniej i z większą werwą a wręcz przeciwnie.
Nozbe opiera się na prostej strukturze:
👉🏼 Projekty -> Zadnia -> Komentarze -> GOTOWE!
Projekty w Nozbe - prostej aplikacji do zwiększania produktywności
Projekty to obszary działalności biznesowej lub przedsięwzięcia, których realizacja wymaga wielu kroków.
Wg Davida Allena, guru produktywności i twórcy metodologii GTD®,️ projekty definiuje się jako cele, których ukończenie będzie wymagało więcej niż jednego kroku i które można oznaczyć jako ukończone w ciągu najbliższych 12 miesięcy. Zaleca on myśleć o swojej liście projektów jako o kolejce celów koniecznych do realizacji i szacuje, że większość ludzi ma 10-100 bieżących projektów, zarówno osobistych, jak i zawodowych.
👉🏼 Każdy projekt warto zapisać w Nozbe
Aby ukończyć projekt, trzeba spisać kroki niezbędne do jego realizacji, wiedzieć dokładnie, jak je wykonać, i kto zrobi to najlepiej. Projekty warto rozbijać też na mniejsze kroki, aby zmniejszyć barierę wejścia i zmniejszyć prawdopodobieństwo tego, że dopadnie Cię prokrastynacja.
Zadania - dzięki nim zrealizujesz swoje cele
👉🏼 Zadania do projektu w Nozbe dodasz za pomocą ikony “+” w prawym dolnym rogu, której nie da się przegapić.
Każde zadanie ma parametry, widoczne na górze jego widoku. Pozwalają one na zdefiniowanie:
- do jakiego projektu należy zadanie,
- w jakiej sekcji projektu się znajduje.
- kto jest odpowiedzialny za wykonanie zadania'
- taga, jaki zadanie może mieć przypisane,
- terminu wykonania zadania i jego powtarzalności,
- czasu potrzebnego na realizację zadania oraz czasu faktycznie przepracowanego,
- przypomnień dotyczących tego konkretnego zadania.
Komentarze do zadań - jak skutecznie komunikować się w zespole
W każdy zadaniu jest miejsce na dyskusję, czyli komentarze. Wszystko, co dotyczy danego zadania, powinno być omawiane właśnie tu, aby każdy w zespole mógł to znaleźć i w każdym momencie tu wrócić. Komentarze mieć formę tekstową, można wzbogacić je formatując je w markdownie.
👉🏼 W komentarzu można zamieścić listę punktowaną oraz listę kontrolną, której kolejne etapy można odhaczać. Można także załączyć plik: tekstowy, .pdf, graficzny oraz zdjęcia, pliki video i zwykłe linki.
W komentarzu do zadania można także użyć tzw. wzmianki. Wzmianki służą do tagowania czy wywoływania w komentarzu innych użytkowników, aby zwrócić ich uwagę na jakąś kwestię, poprosić o pomoc przy zadaniu lub potwierdzić wykonanie jakiejś czynności.
Jak realizować cele w tak prostej strukturze
Po prostu. Spisz swoje cele w formie projektów wypełnionych zadaniami. W zadaniach spisuj wszystko, co może Ci pomóc je wykonać, załączaj dokumenty i precyzyjnie spisuj oczekiwania względem zespołu.
Możesz prowadzić tzw. zadaniowy pingpong ze współpracownikami. Polega on na wspólnej pracy nad jednym zadaniem, które przypisywane jest tej osobie, która akurat musi wykonać jakiś etap pracy. Gdy kończy, deleguje ją na managera, lub osobę, która musi przejąć sprawę, aby popychać ją do przodu.
Pamiętaj o dodawaniu terminów, przypomnień oraz pisaniu komentarzy w przejrzysty sposób.
Kiedy zadanie jest ukończone, “odhacz” je - nie martw się, zostanie one w ten sposób zarchiwizowane, co oznacza, że możne je zawsze przywrócić lub wyszukać.
3 dodatkowe elementy: grupy projektów, sekcje projektów i listy kontrolne
Aby lepiej zarządzać pracą i szybciej poruszać się między projektami i zadaniami w Nozbe dodaliśmy 3 elementy dodatkowe.
Możesz wybrać kilka projektów, które chcesz zgrupować - może je łączyć np. to, że dotyczą tego samego:
- klienta,
- miasta,
- obsługiwanego regionu,
- obszaru biznesu itd.
Zeskroluj na pasku bocznym Nozbe na sam dół, przejdź do “Grupy projektów”, wybierz opcję “+ Stwórz nową grupę”. Teraz wpisz nazwę grupy i wybierz opcję “+ Zarządzaj projektami” - tu wybierzesz projekty, które chcesz zawrzeć w tej grupie.
Gdy grupa będzie gotowa, możesz zobaczyć ją w zakładce Grupy projektów, albo przenieść ją na pasek boczny, tak, aby zawsze mieć ją pod ręką:
Jeśli chcesz, możemy po cichu nazwać sekcje podprojektami lub kamieniami milowymi.
Czasami projekt jest zbyt złożony i chcesz sprawić, aby wizualnie wyglądał bardziej przejrzyście - użyj wówczas sekcji.
Niektórzy korzystają z sekcji do wyznaczania kolejnych etapów, na jakich są zadania w danym projekcie - wtedy uczestnicy projektu mogą w prosty sposób (przeciągnij i upuść) przesuwać zadania pomiędzy sekcjami, dając znak współpracownikom, że zadanie z etapu np. “Oczekujące” weszło na etap “Serwis”, “W trakcie”, “W realizacji”, “Przyjęte” itp., a potem - np. w fazę “Do sprawdzenia”, “Czeka na potwierdzenie”, “Spakowane”, “Wysłane” itp.
Dzięki sekcjom można w prosty sposób tworzyć procesy lub pracować na zasadach podobnych, jakie obowiązują w metodologii Kanban. Zachęcamy do tego serdecznie!
Jeśli zadanie jest zbyt złożone, możesz rozbić je na mniejsze kroki. Zastosuj wtedy listę kontrolną w komentarzu.
Świetną opcją jest to, że możesz każdy punkt w checkliście przypisać poniekąd innej osobie. W tym celu w każdym punkcie napisz, co ma być zrobione, a następnie otaguj @współpracownika, który ma się tym zająć. Tym sposobem każda z oznaczonych osób, otrzyma powiadomienie (jeśli ma odpowiednio ustawione powiadomienie) i zadanie pokaże się w jej widoku Przychodzące.
W naszym zespole często używamy to np. do tłumaczeń. Kiedy trzeba przetłumaczyć nowe elementy aplikacji w naszym systemie do tłumaczeń, Ola, która koordynuje ten proces tworzy zadanie, dodaje termin wykonania i pisze: Do przetłumaczenia są nowe stringi, a następnie w liście kontrolnej wypisuje potrzebne języki oraz oznacza tłumaczy odpowiedzialnych za dany język. Wygląda to mniej więcej tak:
✅ niemiecki @Iwona
✅ chiński @Emilia
✅ polski, francuski @Magda
✅ hiszpański @Domi
Każdy, kto przetłumaczy już swoją partię materiału, odhacza się na liście i Ola wie, kto ewentualnie zalega jej z tym zleceniem.
Twoi ludzie chcą prostego narzędzia
Prostota struktury aplikacji do zarządzania projektami i zadaniami stanowi jej główną zaletę. Zbyt skomplikowane narzędzia często nie przyczyniają się do zwiększenia produktywności, a jedynie obciążają zespół tysiącem dodatkowych funkcji i rzeczy, których trzeba się nauczyć, zamiast działać. Prosta struktura pozwala zespołowi skoncentrować się na tym, co jest do zrobienia i popychać projekty do przodu. Nozbe takie właśnie jest! Projekty -> zadania -> Dyskusja w komentarzach -> Gotowe!
