Nasza aplikacja znalazła się na liście rozwiązań dla firm i zespołów przechodzących na pracę zdalną i w coraz większym stopniu korzystających z nowoczesnych narzędzi.
Z wewnętrznego raportu “Future of Work” przygotowanego przez Goldman Sachs wynika, że dzisiejsze firmy mają trudności z płynną integracją wszystkich danych, procesów i aplikacji. Wszystkiego jest za dużo. Ludzie mają różne nawyki, różne zespoły pracujące w tej samej firmie korzystają z różnych narzędzi, co prowadzi do chaosu.
Praca zdalna znacząco przyspieszyła proces przechodzenia na cyfrową komunikację i przepływy pracy – i to jest fantastyczne! Żyjemy w XXI wieku i głupio byłoby nie skorzystać z nowoczesnych technologii, które mamy w zasięgu ręki. Korzystanie z nowoczesnego oprogramowania wymaga jednak wprowadzenia wielu zmian w strukturach organizacyjnych i sposobie pracy. Do tego dochodzi ponad 1,25 miliarda pracowników umysłowych, którzy również muszą zmienić swoje osobiste przyzwyczajenia!
Co zatem musi się zmienić w sposobie, w jaki pracujemy?
Jak w swoim raporcie słusznie podkreślają autorzy z Goldman Sachs, stacjonarny tryb pracy i rozproszone narzędzia są jednym z głównych czynników wpływających na to, jak pracujemy.
Zespoły muszą wybrać takie aplikacje, które będą wspomagać ich pracę i zsynchronizować je ze sobą, aby stworzyć jeden, spójny system. Oprócz narzędzi do komunikacji i zwiększania produktywności, menedżerowie muszą pracować nad usprawnieniem polityki spotkań w ich firmie, umożliwić wymianę informacji i automatyzację procesów i stopniowo zamieniać dokumentację papierową na cyfrową.
Równie ważne jest wprowadzanie tych zmian i nowych procesów w całym zespole, aby zlikwidować tzw. „wąskie gardła” i mieć pewność, że żaden zespół ani osoba nie zostaną pominięte.
Zespoły powinny przejść na komunikację asynchroniczną, aby szanować swój wzajemny czas i skupienie – żadnego „stukania w ramię” i szybkich telefonów, które odciągają od pracy i marnują cenny czas.
Raport „Future of Work” wymienia dodatkowe fazy - bardziej formalne, które pomagają budować nowoczesne środowisko pracy:
Uelastycznianie procesów poprzez eliminowanie silosów funkcjonalnych, powszechny dostęp do API i umożliwianie współpracy na każdym etapie działania.
W następnej kolejności: pozyskiwanie i analizowanie jeszcze większej ilości danych, usprawnianie projektów i procedur, dzielenie się wiedzą i wyciąganie ważnych i przydatnych wniosków.
A w końcu: wspieranie pracowników umysłowych poprzez efektywniejsze spotkania i planowanie, demokratyzację procesów, automatyzację zadań i pracy i wdrażanie technologii z kategorii Conversational AI.
Jak może w tym pomóc oprogramowanie do współpracy i odpowiednie podejście?
Zilustruję to na przykładzie naszej firmy.
Aplikacje takie, jak Nozbe i Nozbe Teams pełnią rolę centrum zarządzania komunikacją, a także służą do przechowywania materiałów potrzebnych do realizacji zadań i do zarządzania odpowiedzialnością. W Nozbe realizujemy zadania i projekty z pomocą naszych aplikacji i to w zupełności nam wystarcza. Nie potrzebujemy żadnych dodatkowych narzędzi do zarządzania zadaniami i współpracy. Nie mnożymy bytów. Wszystkie osoby w zespole korzystają z jednej i tej samej aplikacji i przestrzegają wspólnie opracowanych zasad komunikacji. To zwiększa skuteczność działania.
Oczywiście, mamy oddzielne narzędzia do dokumentacji, kodu i komunikacji bezpośredniej, ale są one ze sobą połączone w taki sposób, że Nozbe Teams pełni rolę głównego centrum sterowania.
Niemal każdy projekt, który udostępniamy w Nozbe Teams, jest dostępny dla wszystkich osób z zespołu. Po to, aby wszystko było przejrzyste i nikomu nie ograniczać bez potrzeby dostępu do potrzebnych materiałów czy informacji. Dzielimy się doświadczeniami i stale szukamy przestrzeni do automatyzacji i usprawnień.
Mamy też jasno określoną politykę spotkań, która zakłada, że są one regularne, opcjonalne i dobrze przygotowane.
Chcesz przejść na pracę w pełni zdalną? Postaw na dobrą aplikację do zarządzania projektami
Przechodząc na pracę zdalną, menedżerowie i właściciele firm często obawiają się o:
- zachowanie przejrzystości i ciągłości,
- utrzymanie prawidłowego przepływu informacji,
- komunikację itp.
Aby rozwiać te wątpliwości, niezbędna jest dobra aplikacja do zarządzania projektami. Mądrze wdrożone narzędzie będzie pomoże zespołom zwiększyć produktywność i unikać błędów komunikacyjnych. Praca w aplikacji jest zorganizowana w projekty. Projekty są podzielone na zadania, gdzie wszystkie potrzebne informacje i pliki przechowywane są w jednym miejscu i są dostępne, wyszukiwalne i osadzone w konkretnym kontekście.
Dodatkowo, zarówno w Nozbe, jak i w Nozbe Teams, jedno zadanie może zostać przypisane wyłącznie jednej osobie, co pozwala uniknąć problemu rozproszenia odpowiedzialności, który może się pojawić, gdy w zadanie zaangażowanych jest wiele różnych osób.
Praca zdalna przyspiesza proces digitalizacji i wdrażania nowych technologii. Menedżerowie i właściciele firm muszą jednak postępować ostrożnie i uważać, by nie przesadzić i nie doprowadzić do chaosu przez zbyt szybkie tempo działań, testowanie zbyt wielu narzędzi i trzymanie się złych nawyków kształtowanych przez lata pracy w tradycyjnym, analogowym środowisku biurowym, gdzie praca opiera się na spotkaniach.
