Przegląd tygodniowy (z ang. Weekly Review) na pierwszy rzut oka kojarzy się z metodologią GTD. Podobno David Allen twierdzi, że jeśli nie robisz cotygodniowych przeglądów, to znaczy, że w ogóle nie jesteś praktykiem systemu Getting Things Done.
Jednak zanim powstało GTD i wśród osób wcale niebędących zwolennikami idei Allena równie wielką wagę przypisywało i nadal przypisuje się regularnemu analizowaniu postępów prac oraz porządkowaniu i weryfikowaniu wszystkich spraw.
Cel?
Bądźmy szczerzy. Hurtowe dodawanie zadań do twojego systemu (choć pozwala “oczyścić umysł” i skoncentrować się na ważnych zadaniach) nie oznacza jednak, że same się one zrobią, ani tym bardziej - że się zrobią w sposób najbardziej efektywny i optymalny.
Dodatkowo, bez względu na to, jak starannie prowadzisz swoje projekty i jak często zerujesz Skrzynkę spraw, zawsze może ci coś umknąć. Może okazać się, że masz kilka “martwych” projektów bez wyznaczonych kolejnych zadań do wykonania albo że w głowie siedzą pomysły, które cię “podświadomie” nurtują, ale nie było okazji, by je wynotować i włączyć do systemu.
Potrzebujesz czasu na zrewidowanie niektórych aspektów pracy, wprowadzanie usprawnień oraz kreatywne spojrzenie na swoje codzienne obowiązki.
I o to właśnie chodzi w przeglądach!
Mają to być regularne spotkania z samym sobą, podczas których oczyścisz swoje projekty ze zbędnych i przeterminowanych elementów, zastanowisz się, co możesz zrobić, aby działać sprawniej i aby efekty twojej pracy były lepsze. Jest to też czas na burzę mózgów (albo raczej mózgu: twojego), poszukiwanie inspiracji oraz nowych, skuteczniejszych rozwiązań i metod (współ)pracy.
Problem z regularnością
Wszyscy jesteśmy “zajęci” i wygospodarowanie aż 1-2 godzin tygodniowo na to, aby “posiedzieć i pomyśleć” wydaje się karygodną stratą czasu… Bo zwróć uwagę na to, że podczas podsumowania “nie pracujesz” - nie realizujesz kolejnych zadań: nie liczysz, nie dzwonisz, nie piszesz raportów itp. Potraktuj to jednak jako inwestycję. Na pewno się zwróci.
Istotnym jest, by zrozumieć, jak ważne są te cykliczne podsumowania i starać się nie opuścić żadnego z nich. Michał, nasz CEO, zaniedbał kiedyś swoje cotygodniowe podsumowania i źle na tym wyszedł. Więcej w tym poście (w jęz. angielskim).
Najlepsze, co można zrobić, to wyrobić sobie zwyczaj - rutynę - i zacząć traktować Weekly Review jako bardzo istotne, coponiedziałkowe lub cosobotnie spotkanie z kluczowym klientem :-)
Jak regularnie przeprowadzać przeglądy
Oto kilka porad, które sprawią, że łatwiej będzie ci wyrobić w sobie nawyk systematycznego przeglądania swoich spraw i projektów.
-
Zrozum, jak istotnym elementem twojego systemu produktywnościowego jest podsumowywanie i weryfikacja wszystkich spraw. Jeśli moje powyższe wywody nie są przekonujące, jest mnóstwo literatury na ten temat.
-
Wpisz przegląd do swojego kalendarza - tak jak byś zrobił/-a ze spotkaniem z kluczowym klientem albo inną ważną osobą. Jeśli korzystasz z kalendarza online, to uczyń z tego zadanie cykliczne. Dzięki temu trudniej będzie ci znaleźć wymówkę - przecież masz to w kalendarzu! :-)
-
Aby podsumowania były mniej “straszne” i przebiegały szybciej - staraj się codziennie zerować swoje skrzynki i foldery - a przynajmniej te z nich, które spokojnie da się opróżniać w miarę regularnie. Mówię przede wszystkim e-mailu i liście Priorytetów.
-
Działaj wedle planu - przygotuj sobie dostosowaną do specyfiki twojej pracy listę kolejnych kroków. Punktem wyjścia może być oryginalna lista GTD Weekly Review dostępna po zarejestrowaniu się na ich stronie. lub którakolwiek z list, którymi podzielili się wspaniali użytkownicy Nozbe:
-
Przygotuj swoje otoczenie. Bez względu na to, gdzie zdecydujesz się dokonać cotygodniowego podsumowania wszystkich spraw, zadbaj o to, aby przestrzeń wokół Ciebie dobrze wpływała nie tylko na koncentrację (wyeliminuj przeszkadzacze: wyłącz dźwięki i powiadomienia, poproś współpracowników, aby wstrzymali się z bezpośrednimi prośbami przez najbliższą godzinę itp.) ale także na kreatywność. W czasie przeglądu będziesz potrzebować inspiracji i fajnych pomysłów.
-
Pomyśl nad nagrodą. Dodatkową. Bo zapewniam, że już samo uczucie, jakie ogarnie cię po zakończeniu przeglądu, będzie ogromną przyjemnością.
Aby praca nad wyrobieniem zwyczaju regularnych przeglądów była nieco lżejsza, skorzystaj z tego szablonu Nozbe.how.
A wkrótce…
W następnym wpisie pokażemy, jak przeprowadzać cykliczne podsumowania i w jaki sposób wykorzystać do tego Nozbe.
Pytanie: Co pomaga ci regularnie robić przeglądy zadań i projektów? Podziel się swoimi doświadczeniami w komentarzu poniżej!
