Zapraszamy do lektury gościnnego wpisu autorstwa Chada Garretta – naszego ambasadora, super-użytkownika i orędownika GTD. Przeczytaj i dowiedzieć się, jakich funkcji Nozbe używa i jak radzi sobie z „luźnymi” zadaniami.
Nazywam się Chad Garrett i jestem prezesem w firmie Productivity Grid, LLC, a także Ambasadorem Nozbe. Nozbe jest naprawdę skutecznym narzędziem do podnoszenia produktywności - osobistej i zespołowej. Jestem wielkim fanem metodologii Getting Things Done (GTD) Davida Allena, a Nozbe doskonale się w nią wpisuje. Jak korzystam z Nozbe? Zacznę od tego, jak zarządzam projektami.
Organizowanie projektów
Wszystko, co znajduje się w Nozbe, musi trafić do jakiegoś projektu (zgodnie z definicją GTD: wszystko, co wymaga wykonania dwóch lub więcej czynności do realizacji). Aktualnie mam ich około 75. Może to wydawać się dużo, ale w rzeczywistości tak nie jest – każdy z nas ma wiele spraw na głowie!
Zdarzają się zadania, które trudno przypisać do jakiegokolwiek projektu. Może to być pojedyncza czynność, którą musisz wykonać – na przykład telefon do klienta lub mail do znajomego. Jednak także one powinny trafić do jakiegoś projektu. Specjalnie dla tych zadań stworzyłem sobie kilka „projektów zbiorczych”: Sprawy osobiste, Sprawy zawodowe, Klienci. Kiedy mam do zrobienia coś związanego z którymś z tych obszarów, po prostu wrzucam to do odpowiedniego projektu.
Ponieważ w tych projektach dzieje się zwykle najwięcej, chcę, aby znajdowały się na szczycie mojej listy projektów. Dzięki temu mam do nich szybki dostęp. Sortuję projekty alfabetycznie, dlatego, aby mieć pewność, że projekty zbiorcze będą zawsze na górze listy, przyjąłem dla nich następującą konwencję nazewniczą: - Działania: Osobiste, - Działania: DCH i - Działania: Productivity Grid.
Kategorie
Kategorie w Nozbe odpowiadają Kontekstom w GTD. Konteksty to narzędzia (osoba, lokalizacja lub rzecz), potrzebne do realizacji zadania. Są to listy najbliższych działań, jakie musisz wykonać w projekcie lub projektach. Działania te nie mają określonego terminu czy czasu wykonania. Innymi słowy, konteksty to listy zadań, jakie możesz wykonać przy użyciu danego narzędzia. Załóżmy, że muszę kupić jakąś rzecz. Nie muszę tego robić dzisiaj, ani nawet za tydzień, ale przy najbliższej okazji, gdy będę w sklepie powinienem to załatwić. Dodaję to do kategorii „Sprawunki”. Następnym razem, gdy będę poza domem, rzucę okiem na listę „Sprawunków” i zrobię potrzebne zakupy. Tak samo postępuję z pozostałymi listami: Telefon, Dom, E-mail, Laptop, itp. Następnym razem, gdy będę używać któregoś z tych narzędzi i przy okazji będę chciał popracować nad innymi zadaniami z tej grupy, zajrzę do odpowiedniej listy, by zobaczyć, jakie są następne działania w tym kontekście.
Przegląd
Przegląd jest kluczowym elementem każdego systemu produktywności. Jeśli nie dokonujesz przeglądu swoich projektów i kategorii, nie osiągniesz pożądanej efektywności. To pułapka, w którą wpada wiele osób. Metodologia GTD zaleca wykonywanie przeglądu raz w tygodniu celem uporządkowania zadań. Przejrzyj bieżące projekty, aby zobaczyć najbliższe działania, i ustaw dla nich termin wykonania. Wybierz zadania, które nie mają żadnego określonego terminu wykonania i przypisz je do odpowiednich kategorii. Wreszcie, zrób porządek z zadaniami, które kiedyś wydawały ci się ważne, ale już nie są.
Program partnerski
Mało tego, że Nozbe ratuje życie – posiada również świetny program partnerski! Kiedy więc opowiadam komuś o Nozbe, przesyłam mu mój link partnerski, aby mógł się zarejestrować. Po co? On zyskuje zniżkę na zakup konta Pro, a ja otrzymuję z tego tytułu niewielką prowizję. To świetny sposób, aby szerzyć dobre słowo o Nozbe i sprawić, by wszyscy byli zadowoleni.
