Teammitglieder arbeiten immer häufiger von zu Hause aus. Unternehmen können Steuern und Arbeitskosten sparen, indem Sie Mitarbeiter in verschiedenen Staaten und Ländern einstellen. Ein Team, das von zu Hause aus arbeitet, bedeutet aber auch zahlreiche Herausforderungen. Gruppen zu koordinieren, die in verschiedenen Zeitzonen arbeiten, kann problematisch sein, auch die Kommunikation miteinander kann sich schwierig gestalten. Folgen Sie diesen 7 Tipps, um die Produktivität Ihres Remote-Teams zu verbessern und zu erfassen.
1. Fördern Sie eine gute Beziehung zwischen Ihren Mitarbeitern
Wenn Sie das meiste aus Ihrem Team herausholen möchten, müssen Sie die Bedingungen für eine erfolgreiche Kameradschaft im Team schaffen.
Sie können Ihre Mitarbeiter darin bestärken, sich bei schwierigen Aufgaben gegenseitig zu helfen oder den anderen zu unterstützen, wenn man selbst momentan weniger Arbeit hat. Teammitglieder müssen meistens nicht nahe beieinander sein, um gut zu arbeiten. Wichtig ist, dass dem anderen Respekt entgegengebracht und dass die Arbeit erledigt wird. Es sollte nicht zu viele Besprechungen geben, da diese oft unproduktiv und unnötig sind. Halten Sie die Mitarbeiter aber auf dem Laufenden, dann haben diese das Gefühl, sie sind wirklich Teil von etwas. Sie können ihnen z.B. zeigen, wie sich deren Leistung im Endprodukt oder in der Dienstleistung wiederspiegelt, zeigen Sie, wie deren Arbeit im echten Leben angewendet wird – wenn sie an einer Webseite arbeiteten, schicken Sie z.B. einen Link etc. Informieren Sie die Teammitglieder über alles, was sie normalerweise wissen, wenn sie zusammen in einem Büro arbeiten würden – wichtige Besprechungen, Daten, Veranstaltungen etc.
2. Gestalten Sie Abläufe so effizient wie möglich
Schauen Sie sich die Arbeitsabläufe an und prüfen Sie diese bzgl. ihrer Effizienz; hier kann es nötig sein, dass Sie sich für jeden einzelnen Kunden den Ablauf ansehen müssen. Prüfen Sie, was entfernt werden kann, damit Vorgänge straffer und effektiver werden. Da Sie mit vielen verschiedenen Menschen arbeiten, die auf der ganzen Welt verteilt sind, ist Technologie sehr wichtig. Mit Technologien wie Nozbe können Sie Ihre Abläufe zentralisieren, sodass jeder weiß, was passiert. Es ist effizienter und klarer, mit nur einer Anwendung zu arbeiten, als viele Apps zu nutzen in dem Versuch, seine Produktivität zu steigern. Halten Sie es einfach.
3. Weisen Sie Aufgaben kurze, aber realistische Fristen zu
Begrenzen Sie die Zeit, die Ihr Team für eine einzelne Aufgabe hat. Ihr Team wird sich genau die Zeit nehmen, die Sie ihm geben, um eine Aufgabe zu beenden. Geben Sie dem Team kurze Zeitfenster, um eine Aufgabe zu erledigen und die Chance ist groß, dass sie erledigt wird – außer, diese Zeit ist lächerlich kurz. Menschen neigen dazu, den Zeitaufwand für ihre Arbeit so auszudehnen, dass sie in der Frist erledigt wird, die Sie festgelegt hatten.
4. Denken Sie daran, dass sie nicht alle in derselben Zeitzone sind
Wenn Sie einen Abgabetermin festlegen, denken Sie daran, dass Ihre Mitarbeiter möglicherweise in verschiedenen Zeitzonen leben. Berücksichtigen Sie bei der Frist die Ortszeit ihrer Mitarbeiter, damit diese nicht versuchen, eine Aufgabe um 3:00 Uhr morgens Ortszeit zu beenden. Abgabetermine sollen für den Arbeitsplan Ihrer Mitarbeiter logisch sein. Arbeiten Sie mit sich ergänzenden Zeitplänen und lassen Sie Ihr Team in Zyklen arbeiten. Das heißt nicht, dass ein Team die ganze Nacht arbeiten soll, nur weil das mit Ihren normalen Arbeitsstunden zusammenpasst. Wählen Sie für Anrufe und virtuelle Besprechungen eine vernünftige Zeit, in der sich die Zeitzonen überlappen.
5. Vertrauen ist besser als Kontrolle
Offensichtlich können Sie von Ihrem Büro aus nicht beobachten, wie Ihre Mitarbeiter kommen und gehen. Mit einem Team zu arbeiten, bei dem die Mitglieder von zu Hause aus arbeiten, ist etwas völlig anderes. Sie haben vielleicht das Gefühl, dass Sie Ihr Team und seine Arbeitsstunden kontrollieren müssen, aber versuchen Sie stattdessen, Ihren Mitarbeitern zu vertrauen. Teammitglieder werden ihre Arbeit vielleicht so ausdehnen, dass Sie genau zum festgelegten Termin fertig ist, aber wichtig ist, dass die Arbeit erledigt wird … und das rechtzeitig. Flexibilität ist eines der besten Dinge, wenn man mit einem Remote-Team arbeitet.
Wenn Sie Ihren Mitarbeitern dabei helfen möchten, produktiver zu sein, empfehlen Sie Tools, wie Time Doctor (oder ähnliche Apps), mit denen diese ihre Zeit auf den sozialen Medien erfassen können, ebenso wie ihre produktivste Zeit oder wie viel Zeit sie in bestimmten Situationen vergeuden. Das kann dabei helfen, dass sie erkennen, was sie tun müssen, um effizienter zu arbeiten.
6. Fördern Sie einen gesunden Wettbewerb
Wenn Ihr Remote-Team sieht, dass ein Leiter mit an Bord kommt, kann das zu einem freundlichen Wettbewerb führen – untereinander und zwischen den Teams. Das kann Ihnen auch die Chance geben zu sehen, wie Ihre Teams und die einzelnen Mitarbeiter arbeiten. Am Ende des Monats oder des Vierteljahres können Sie Ihre besten Mitarbeiter auszeichnen und sie können mit denen ein wenig reden, die dieses Mal nicht so gut waren.
Kritisieren Sie einen Mitarbeiter, dessen Leistung nicht so gut war, nicht offen. Versuchen Sie es eher subtil, so, dass sein Ego und Gewissen angesprochen wird, schließlich zieht niemand gerne das ganze Team mit runter. Statt z.B. zu sagen, dass er im letzten Monat keine gute Arbeit leistete und sie darum Aufhebens machen, könnten Sie sagen, dass Sie mehr von ihm erwarteten oder dass Sie vorhaben, nächsten Monat die Mitarbeiter, die sich besonders hervortun, zu belohnen.
7. Jede Kommunikation sollte effektiv sein
In einigen Fällen kann Kommunikation fruchtbar sein, in den meisten Fällen ist sie aber unnötig und es gibts nichts Wichtiges, was man sich mitzuteilen hat. Sorgen Sie dafür, dass jeder für eine Besprechung vorbereitet ist, bevor sie den Termin für ein Treffen bekannt geben – Besprechungen können sehr stressig sein, auch wenn man vorbereitet ist. Diese Treffen können sich oft negativ auswirken, wenn sie nicht auf eine produktive Art und Weise stattfinden.
Reduzieren Sie daher die Anzahl der Besprechungen auf ein Minimum und lassen Sie die Mitarbeiter arbeiten, ohne sie deswegen zusätzlich zu stressen.
Für schnelle Informationen, die Sie teilen müssen, ist eine klare und effektive Kommunikation wichtig.
Zusammenfassung
Mit einem Remote-Team zu arbeiten hat seine Vorteile, es gibt aber auch Herausforderungen. Diese können aber zum Glück mit Strategien und Technologien deutlich gemildert werden. Eine gute Zusammenarbeit unter den Mitarbeitern Ihres Teams mithilfe Technologie zu fördern, das ist der Schlüssel, um die Produktivität im Team zu steigern. Mit Technologie können Sie auch nachverfolgen, woran Ihr Team arbeitet und sogar etwas Wettbewerb untereinander fördern. Nutzen Sie diese 7 Tipps, um die Produktivität Ihres Remote-Teams zu verbessern und zu erfassen.
