Ser más productivo es algo bueno.
Cuanto más productivos seamos, más podemos lograr en el trabajo, la casa, la escuela y en todas las demás facetas de la vida. Con esta premisa ha surgido una amplia gama de herramientas de productividad. Estas herramientas prometen hacer que tanto las personas como las organizaciones sean más eficientes y muchos de ellos realmente cumplen lo que prometen (la mayoría de las veces).
Sin embargo, las herramientas de productividad no son una ventaja en todas las situaciones.
Resulta interesante el hecho de que el arsenal de herramientas de productividad que tenemos disponibles hoy en día no se haya traducido necesariamente en un aumento proporcional de la productividad en comparación con aquellos tiempos en los que no existía la mayoría de estas tecnologías. Existen numerosas situaciones en las que las herramientas de productividad y los objetivos de productividad pueden tener consecuencias negativas e imprevistas. Veamos algunos ejemplos a continuación.
1. Cómo llegar a la bandeja de entrada a cero
El correo electrónico es el canal de comunicación empresarial principal en la actualidad, con casi quinientos millones de correos electrónicos enviados a diario. Asignaciones de trabajo, consultas de clientes, conversaciones de desarrollo de productos y estrategias de negocio a largo plazo son solo algunas de las comunicaciones que se producen mediante correo electrónico. Es gracias a la importancia del correo electrónico que hay muchísimas herramientas de productividad que intentan ayudar a los usuarios a reducir a cero el número de mensajes de correo electrónico no leídos, sin respuesta o sin reacción.
A priori, se trata de un objetivo encomiable. Sin embargo, el correo electrónico es un instrumento para el negocio y no un fin en sí mismo. Podrías quedarte tan atascado en la gestión de tu bandeja de entrada de correo electrónico que no dedicarías todo el tiempo necesario para cumplir tus objetivos. En ese caso, reducir la bandeja de entrada a cero no significa necesariamente ofrecer el máximo valor para el negocio.
2. Obtención de diversas herramientas de productividad
Muchas herramientas de productividad han sido diseñadas para abordar un único problema. Hay herramientas que se centran en las llamadas en frío, la captación de clientes potenciales, la contabilidad, la gestión del correo electrónico, la gestión del tiempo, la gestión de la red, la gestión de proyectos y mucho más. Muchas empresas finalmente se encuentran con que cuentan con un gran número de herramientas de productividad, a pesar de que algunas de ellas tienen funciones que se solapan.
Según Siftery, Salesforce, Facebook y Apple utilizan un número impresionante de herramientas 559, 314 y 287, respectivamente. Esto no parece un gran problema ya que los tres ejemplos son compañías multimillonarias y muy rentables. La gran mayoría de las empresas, no tienen el lujo de disfrutar de enormes arcas, por lo que cada herramienta adicional es un coste que la empresa no podría permitirse. Por ejemplo, podrías elegir usar una única herramienta de registro para rastrear la actividad de la red, en lugar de múltiples herramientas de rastreo que atascan las aplicaciones. También hay que tener en cuenta los gastos incurridos para garantizar que las herramientas sean compatibles entre sí y con las aplicaciones del negocio. Este gasto puede ser considerable. En general, en algún momento, el ahorro obtenido con la implementación de una gran cantidad de herramientas de productividad será menor que el coste de adquisición, mantenimiento e integración de dichas herramientas.
También marca la diferencia las herramientas que eliges. Podrías conseguir un ahorro considerable al optar por herramientas simples, como la aplicación Nozbe, que puede cubrir múltiples facetas de tu trabajo diario y ayudarte a gestionar el tiempo, los proyectos, las tareas, las tareas pendientes y a comunicarte y colaborar fácilmente en un entorno de equipo.
3. Multitarea de la mejor manera
Al utilizar una herramienta de productividad, a menudo tendrás que alternar entre la herramienta y otras aplicaciones empresariales varias veces al día. En organizaciones grandes que dependen de cientos de herramientas, el empleado medio puede trabajar con una docena o más aplicaciones al día. Esta multitarea entre aplicaciones puede parecer impresionante, ya que se supone que el usuario está alcanzando sus objetivos en múltiples frentes.
Sin embargo, por el contrario, los estudios han demostrado que la multitarea en realidad disminuye la productividad, dificulta la acción ordenada y perjudica el establecimiento de prioridades inteligentes. Una vez que alguien cambia a una aplicación diferente, le lleva varios minutos recuperar su postura, adaptarse y concentrarse en la tarea que tiene entre manos. Es peor cuando estas herramientas de productividad tienen una versión de aplicación móvil ya que las alertas constantes serán una distracción.
4. Perfeccionismo eficaz
Las herramientas de productividad pueden ayudarte a obtener la mayor calidad y el máximo rendimiento de tus factores de producción. Esto es encomiable. Sin embargo, las aplicaciones de productividad pueden arrastrarte a un círculo vicioso de búsqueda de un perfeccionismo inalcanzable.
Para poner esto en contexto, pensemos en las aplicaciones de productividad de nuestros teléfonos, que nos suministran algunos de los mayores proveedores de alojamiento en la nube del planeta. Ni los servidores de web baratos ni los gigantes de la informática en la nube como Google, Microsoft y Amazon garantizan a sus clientes un tiempo de actividad del 100 por cien. En el mejor de los casos es del 99,99999 por cien. Un reciente análisis del tiempo de actividad, publicado por el CTO de HostingCanada.org, Gary Stevens, demostró que tanto la velocidad media de carga como el tiempo de actividad medio variaban mucho entre los principales proveedores de alojamiento, con velocidades de 336 ms a 7502 ms y tiempos de actividad del 99,993 % en el extremo superior al 97,643 % en el extremo inferior, una diferencia del 2,35 %. Cuanto más barato sea el alojamiento web, más tiempo de inactividad se espera. Con más tiempo de inactividad, corres el riesgo de tener menos visitantes.
Ahora imagínate si estos negocios decidieran dejar todo lo demás que hacen para concentrar sus energías en lograr el 100 por cien de tiempo de actividad. El tiempo y los costes necesarios para alcanzar este objetivo perfecto compensarían con creces cualquier beneficio obtenido al aumentar la fiabilidad en un 0,0002 por cien).
Del mismo modo, las herramientas de productividad que enfatizan la perfección son contraproducentes. El objetivo del trabajo debe ser primero terminar las tareas y no ejecutarlas perfectamente.
5. Exhaustiva lista de tareas pendientes
Muchas aplicaciones de productividad están diseñadas para asegurar que nada se escape por las grietas. Se basa en la premisa de que algunas tareas pueden quedar incompletas no porque el trabajador no quiera o no pueda hacerlas, sino simplemente porque se olvidó de ellas. Para mitigar este riesgo de descuido involuntario, la herramienta puede generar una enorme lista de tareas que se espera que el usuario ejecute en su totalidad para que el trabajo de su día se considere completo.
Una enorme lista de tareas puede, sin embargo, tener el efecto contrario. Nadie dispone de tiempo, energía y recursos ilimitados a su disposición. Una larga lista de cosas por hacer se vería abrumadora y desencadenaría la procrastinación a medida que el usuario se esfuerza por decidir por dónde debe empezar.
Conclusión
Entonces, ¿cuál es la solución? Tanto empresas como particulares se pueden beneficiar de no emplear la tecnología en todos los problemas de productividad. A menudo, lo que podrías pensar que es un obstáculo de productividad que se resuelve mejor con una herramienta es de hecho un defecto estructural en tus sistemas de trabajo. En este caso, la estrategia más sostenible (y barata) es un nuevo enfoque de la gestión de personas que implante una mentalidad de resolución de problemas y busque soluciones directas a la falta de eficiencia. Por ejemplo, el simple hecho de reducir el número de reuniones a las que asiste la plantilla daría a las personas más tiempo para realizar el trabajo y, por lo tanto, aumentaría la productividad. Muchas de las reuniones que se celebran en la oficina son, de hecho, completamente innecesarias.. Incluso cuando son necesarias, las reuniones suelen estar plagadas de numerosas faltas de eficiencia, entre las que se incluye el hecho de que se les asigne un bloque de tiempo innecesariamente largo y de forma automática. El recorte de reuniones es una solución no tecnológica con una productividad sustancial que vale la pena.
La tecnología es un poderoso aliado. Sin embargo, es esencial que las empresas reconozcan cuándo la tecnología se pasa de la raya y empieza a ser una carga.
