Bienvenido a nuestra serie de P+F en la que respondemos las preguntas que nuestros usuarios plantean en sus correos electrónicos. Este mes vamos a echar un vistazo a una gran función que te permite gestionar tus tareas eficazmente: categorías en Nozbe.
Las categorías pueden ayudarte fácilmente a organizar tu trabajo y ahorrar tiempo. En algunos casos, puede que no esté muy claro cuándo y por qué utilizarlas, por lo que hemos decidido dar respuesta a algunas de las preguntas más frecuentes acerca de las categorías. Esperamos que tengas una visión mejor de lo que puedes conseguir si decides utilizarlas.
¿Cómo puedo crear mi primera categoría?
Para ver la lista de tus categorías, toca el icono de la bandera en la barra de iconos situada en la parte izquierda de la venta de Nozbe.
Antes de empezar a responder a las distintas preguntas, me gustaría mostrarte cómo puedes rellenar esta lista añadiendo nuevas categorías. Tienes dos maneras de hacerlo.
La forma más sencilla es ir a la lista de categorías (el icono de la bandera) y tocar en el icono «+». Verás una pequeña ventana emergente en la parte superior de la vista. Escribe el nombre de tu nueva categoría allí y utiliza o bien la tecla Intro o el icono más dentro de la ventana para confirmar.
La otra y tal vez la forma más avanzada es crear una categoría nueva dentro de una tarea de la vista de los detalles de una tarea. Puede parecer complicado, pero es bastante sencillo. Escoge una categoría a la que quieras asignar una categoría nueva. En sus detalles (la sección donde puedes configurar todos los parámetros como proyecto, tiempo necesario, fecha de vencimiento, etc.) toca en el botón «Categoría». Ten en cuenta que si la tarea ya tiene asignada una categoría, en su lugar encontrarás el nombre de esta categoría en este botón. ¿Ves una ventana emergente? Si es así, toca en la sección «Agregar categoría». Introduce el nombre nuevo de la categoría y utiliza el botón «+» o la tecla Intro para confirmar. Atención - ¡todavía no has terminado! La categoría aparecerá en tu lista de categorías con una pequeña casilla marcada al final del nombre. Ahora tienes que tocar en el botón «Confirmar» y… ¡voilà! Acabas de crear una nueva categoría y asignarla a una tarea.
Pasemos ahora a la lista de preguntas.
¿Categorías y proyectos?
A veces tienes unas cuantas tareas de proyectos distintos que tienen algo en común, es decir, una herramienta (por ejemplo, tu teléfono móvil), un cliente o un lugar. En tales casos, puedes utilizar categorías para agruparlos en un «contexto» común.
¿Qué es más importante, categorías o proyectos? ¿Qué debería utilizar para gestionar mis tareas?
Básicamente, un proyecto es algo que queremos lograr y las tareas nos ayudan a conseguirlo. Las categorías te ayudan a organizarte y te ofrecen una mejor visión de lo que necesitas. Por ejemplo, puedes planificar para hacer todas las llamadas necesarias los lunes o trabajar en tareas para un cliente importante el jueves. Y para esto son las categorías: simplemente introduces la categoría denominada «teléfono» o «cliente X» y entonces tendrás una bonita visión de todas las tareas que requieren que llames a alguien. De modo que no se trata de jerarquía; las categorías son simplemente una manera de ayudarte a conseguir que cumplas tus proyectos y tareas.
¿Cuántas categorías debería tener?
Depende de ti. Hay usuarios que no necesitan categorías, pero hay personas que simplemente no podrían imaginar cumplir sus objetivos sin categorías—¡yo soy de esos! Por lo que si crees que los proyectos no son suficientes y quieres obtener una vista mejor de tus tareas, puedes crear categorías.
Importante: No intentes forzarte; simplemente piensa en los contextos más habituales que pueden ser necesarios para tu trabajo (cuanto menos habituales, menos útiles pueden resultar). Si no se te ocurre nada, empieza con los más simples como «casa» o «importante».
¿Quieres compartir tus categorías?
Compartir categorías es ligeramente diferente a compartir proyectos. No puedes simplemente invitar a nuevos usuarios a compartir una categoría contigo.
Digamos que tienes un proyecto compartido. En este proyecto, tienes unas cuantas tareas con una categoría «cliente nuevo». En este caso, todos los usuarios que comparten este proyecto contigo también verán la categoría «cliente nuevo» en sus listas de categorías. Sin embargo, si acceden a esta categoría, solo serán visibles para ellos las tareas del (de los) proyecto(s) compartido(s). ¿Tienes tareas privadas (no en proyectos compartidos) con esta categoría asignada? No te preocupes; tus compañeros de trabajo no las verán. :)
¿Mis compañeros de trabajo pueden ver mis categorías?
Sí y no. Si una categoría contiene tareas de proyectos compartidos, también será visible para tus compañeros (con los que compartes esos proyectos). Sin embargo, las tareas privadas con esta categoría asignada no estarán visibles. Y, desde luego, tus categorías privadas sin tareas de los proyectos compartidos seguirán siendo privadas.
¿Qué hay acerca de los iconos de mis categorías? ¿También se comparten?
La respuesta es sí. Os ayuda a tus compañeros y a ti a distinguir entre distintos tipos de categorías. ¿Tienes un grupo de categorías que contienen tareas muy urgentes? Márcalas con un icono de una persona corriendo, por ejemplo. Para categorías con cuestiones problemáticas, utiliza un icono de una rana: tus compañeros y tú sabréis que alguien se tendrá que tragar ese sapo.
Por favor, ten en cuenta que los colores de tus categorías no son compartidos. Si quieres, puedes marcar tus categorías con diferentes colores, pero no se compartirán con los demás.
Categorías - ¿para qué sirven?
Echemos un vistazo a un caso de uso.
Utilizo mi cuenta Nozbe para comunicar con mis compañeros pero también para gestionar mis tareas en casa. Comparto mis proyectos con mi pareja y también tengo los míos privados. ¿Cómo puedo separar mi negocio de mi familia y mi vida privada?
En este caso, puedes crear dos categorías diferentes: «privado» y «trabajo» (estos nombres son tan solo sugerencias). De esta manera puedes separar tu vida privada de lo que haces en el trabajo. No tienes que recordarlo: lo único que tienes que hacer es tocar en la categoría adecuada.
Nota: Recuerda que para separar tus proyectos privados y profesionales, desearás utilizar etiquetas de proyecto.
Las prioridades son una gran característica, pero ¿cómo puedo distinguir entre tareas que son «menos» urgentes?
En este caso, las categorías pueden ser muy prácticas. Puedes crear una categoría denominada «recados» para las tareas menos importantes o «urgentes» para las que tienen que llevarse a cabo ahora.
Consejo Pro: Puedes utilizar la función de «filtro» en tus prioridades para filtrar las tareas con diferentes categorías asignadas. ¿Quieres centrarte en las tareas más urgentes? En la barra de información, toca en el icono «I» -> «filtro»” para ver solo las prioridades de la categoría «urgente».
¿Necesitas ayuda?
Visita nuestra página de ayuda para obtener más información sobre categorías. No olvides visitar nuestra página Nozbe.how donde puedes conseguir todas las plantillas creadas por otros usuarios Nozbe y por nuestro equipo Nozbe.
Si tienes más preguntas, no dudes en ponerte en contacto con el equipo de Atención al cliente de Nozbe. Estaremos encantados de poder ayudarte.
