Bienvenido a nuestra serie de P+F en la que abordamos las preguntas más habituales que nuestros usuarios nos envían en sus correos electrónicos. En esta publicación en el blog, observaremos con más detalle las funciones de colaboración de Nozbe.
Aunque Nozbe comenzó como gestor de tareas privadas, rápidamente nos dimos cuenta de que la metodología GTD es perfecta para la organización del trabajo en equipo. Hoy en día, miles de equipos de todo el mundo comparten millones de proyectos en Nozbe y se mantienen al día. ¡Trabajar juntos en proyectos compartidos te ayudará a hacer más en mucho menos tiempo!
Si acabas de comprar un plan de equipo y deseas empezar a colaborar con tus compañeros de trabajo o amigos, probablemente tengas algunas preguntas sobre cómo puedes organizar el trabajo de tu equipo para lograr el máximo nivel de productividad. Confeccionemos una lista de las más populares.
Transparencia en Nozbe
¿Otros miembros del equipo ven mis tareas y proyectos privados? ¿Pueden acceder a mi bandeja de entrada? ¿Y el dueño del equipo? ¿Puede ver mis datos privados?
La privacidad de tus datos es uno de los valores más importantes para nosotros. Por eso, nadie puede acceder a tu bandeja de entrada, proyectos privados ni tareas aparte de ti. Los integrantes normales del equipo no verán las tareas de sus compañeros de equipo, ni las del propietario del equipo; además, el propietario del equipo tampoco tiene acceso a los datos privados de los miembros de su equipo. Todo lo que quieras mantener privado será privado.
¿Con quién puedes trabajar?
¿Puedo compartir un proyecto con alguien que pertenezca a un equipo diferente o que no tenga una cuenta en Nozbe?
¡Desde luego! Simplemente tienes que ir a la barra de información de ese proyecto e invitarles usando sus direcciones de correo electrónico. Si ya tienen una cuenta en Nozbe, recibirán la invitación al proyecto directamente en sus aplicaciones. Si aún no tienen una cuenta en Nozbe, recibirán un correo electrónico con un enlace único mediante el cual podrán acceder a ese proyecto. Aquí encontrarás más información acerca de compartir proyectos.
Gente de fuera de tu equipo
¿Puedo delegar una tarea a alguien si no es miembro de ese proyecto? ¿Puedo compartir una sola tarea con esa persona, y no todo el proyecto?
No, solo se puede acceder a tareas y delegarlas a miembros del proyecto. Para delegar una tarea a alguien, mencionarle en un comentario u otorgarle acceso a dicha tarea, tendrá que invitarle a todo el proyecto. No es posible compartir una única tarea dentro de un proyecto.
Compartir categorías
He creado un montón de categorías, pero mis compañeros de equipo no pueden verlas. ¿Qué hago mal?
Cuando se crea una categoría, de manera predeterminada, es privada. Para que otros puedan ver tu categoría, tendrás que adjuntarla a una tarea dentro de un proyecto que compartas con ellos. Si quieres saber más acerca de las categorías, lee esta publicación en el blog P+F.
Compartir etiquetas
Quiero que los integrantes de mi equipo tengan el mismo conjunto de etiquetas que yo. ¿Puedo asignar una etiqueta a un proyecto para que los demás puedan verla?
Las etiquetas son una configuración privada en Nozbe. Esto significa que si asignas una etiqueta a un proyecto serás la única persona que lo vea, incluso si se trata de un proyecto compartido. Sin embargo, si quieres que tus compañeros de equipo tengan un conjunto unificado de etiquetas para sus proyectos, puedes introducir el nombre de la etiqueta sugerida en el campo de descripción del proyecto y pedir a los miembros del proyecto que creen y asignen dicha etiqueta en sus cuentas.
Prioridades
He marcado una tarea como prioritaria, pero mi compañero no la ve en sus prioridades. ¿Por qué es así?
Las prioridades también son de ámbito privado. Cuando marcas una tarea con una estrella, solo aparecerá en tu lista de Prioridades. Por lo tanto, incluso si la tarea no te es delegada, todavía podrías seguirla marcándola como prioridad.
Si quieres que una tarea aparezca en la lista de Prioridad de otra persona, simplemente delégasela a ellos. Se agregará automáticamente a sus Prioridades.
Un truco
*Hay cinco personas en nuestro proyecto y me gustaría que todos ellos tuvieran marcada como prioridad esta única tarea sobre una próxima reunión. ¿Cómo lo hago?
Hay un truco que puedes usar para que tu tarea se incluya en las listas de prioridades de todos los miembros del proyecto. Cambia la delegación de tu tarea a “Cualquiera” y establece la fecha de vencimiento de esa tarea. Cuando llegue la fecha de vencimiento, esa tarea aparecerá en la lista Prioridades de cada miembro del proyecto. Sin embargo, ten en cuenta que la fecha de vencimiento debe fijarse al menos un día antes de la fecha de vencimiento prevista para que este truco funcione. Por lo tanto, si la tarea del evento tiene lugar el martes, asegúrate de establecer la fecha de vencimiento el lunes.
Ejemplos
Mira cómo Michael, CEO de Nozbe, trabaja con su ayudante con Nozbe.
Consulta el esquema del trabajo en equipo en una empresa de producción y otros negocios en nuestro sitio web nozbe.com/business.
Puede que también estés interesado en leer esta publicación sobre el uso de Nozbe en una empresa de marketing por correo electrónico.
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