Escribí esta publicación para mostrarte cómo he trucado mi revisión semanal al más puro estilo GTD. Me permite ahorrar dos horas al mes que ahora puedo dedicar a cosas que me gustan en lugar de a trabajar. Sigue leyendo y pruébalo por ti mismo.
Revisión semanal estándar
Actualmente tengo 134 proyectos en Nozbe. Algunos pensarán que no es mucho, otros: todo lo contrario. Una cosas es un hecho: esa lista larga debe mantenerse en orden; nada puede salir mal. Sin embargo, con el número de proyectos en mi lista creciente, empezó a surgir un problema. Y ese problema era… ¡mi revisión semanal! Para comprender bien el motivo por el que se convirtió en un problema en mi sistema de gestión de proyectos, necesito contarte cómo lo realizaba. Simplemente navegaba por todos mis proyectos (desde luego, excepto por las tareas estándar, como: bandeja de entrada a cero, etc.). En cada uno, revisaba:
- la fecha de inicio del proyecto,
- la fecha de finalización del proyecto,
- si todas las fechas son correctas (soy muy desorganizado – al crear un proyecto, tiendo a confundir el mes u olvidarme de agregar la fecha de vencimiento de una tarea).
De repente, resultó que mi revisión semanal no es en realidad una revisión semanal de todos mis proyectos, ni era un momento de quietud y concentración, sino una carrera para finalizar otro proyecto y repasar hasta el más mínimo detalle. Me encontré en una situación, donde estaba preparado para ir a ver al médico y pedir una baja por enfermedad ante la mera idea de otra revisión semanal. Poco más tarde me di cuenta de que sería inútil ya que dirijo mi propia empresa… ¡Realmente necesitaba encontrar una solución!
Mi consejo: examina cómo realizas tu revisión semanal. ¿Es similar a la mía? ¿Te gustaría ahorrar tiempo cada mes para otras actividades?
¿Qué aspecto tiene tu lista de proyectos?
Para ayudarte a entender cómo modifiqué mi revisión semana, déjame que te muestre el aspecto de mi lista de proyectos. Soy YouTuber, coach de negocios y estudiante (modalidad on-line) y en mi lista tengo los siguientes proyectos:
- 1er grupo – proyectos relacionados con el trabajo y privados. Proyectos abiertos que contienen pequeñas tareas que no requieren la creación de productos independientes;
- 2º grupo – proyectos empresariales actuales;
- 3er grupo– viajes de negocios y privados;
- 4º grupo – tareas repetitivas: las privadas y las relacionadas con el negocio (por ejemplo, desde los esfuerzos relacionados con la adquisición de nuevos clientes a proyectos privados como el cambio de neumáticos /repetición: cada 6 meses/ o aprender francés /repetición: todos los días/);
- 5º grupo – episodios en YouTube – cada episodio es un proyecto diferente;
- 6º grupo – estudios - cada asignatura es un proyecto independiente. Debido al hecho de que estudio on-line, necesito encontrar tiempo para escuchar las conferencias y completar las tareas;
- 7º grupo – ideas - proyectos abiertos, en los que guardo ideas para: nuevos episodios de YouTube, publicaciones en Facebook y LinkedIn, publicaciones en el blog, etc.;
- 8º grupo – clientes (actuales y potenciales);
- 9º grupo– algún día/puede- estos son todos los proyectos que actualmente no son importantes para mí, pero puede que los aborde en el futuro.
Mi consejo: asegúrate de que tus proyectos se dividen en grupos y que la lista no es caótica.
¿Qué proyectos son importantes para mí?
A continuación, tuve que hacerme la siguiente pregunta: ¿qué proyectos son importantes para mí? He incluido en este grupo todos mis proyectos que generan ingresos y estos son los proyectos que tienen prioridad en mi revisión semanal. Incluye todos mis proyectos excepto:
- episodios en YouTube (aunque YouTube constituye una fuente considerable de mis ingresos, me pareció innecesario revisar cada episodio semana a semana),
- proyectos del grupo «estudios»,
- proyectos del grupo «ideas»,
- proyectos del grupo «puede/algún día».
Me di cuenta de que el mundo no se caía en pedazos si no revisaba estos proyectos semanalmente.
Mi consejo: pregúntate: qué proyectos son realmente importantes para ti.
¿Qué hice?
Dividí mi revisión semanal en dos partes:
- 1ª parte – Revisión estándar,
- 2ª parte – Revisión en profundidad.
Para la Revisión estándar, repaso todos los proyectos que son importantes para mí - es decir aquellos que generan ingresos. La realizo todas las semanas. Además, la revisión incluye tareas como: bandeja de entrada a cero (correo electrónico, mensajes privados, la carpeta de descargas, bandeja de entrada), una visión general de la próxima semana y una revisión del presupuesto.
Una Revisión en profundidad es una revisión semanal minuciosa, que realizo cada dos semanas. Al hacerla, repaso todos mis proyectos, no solo los que percibo como importantes.
Mi consejo: crea dos tareas en tu cuenta Nozbe: Revisión estándar y Revisión en profundidad. A continuación, haz coincidir los proyectos de los grupos apropiados con estas tareas - puedes utilizar una lista de control en Nozbe para esto.
¿Cuánto tiempo pude ahorrar?
Para mí, el tiempo es sagrado. Sigo el principio de que ¡mejor, cuanto más tiempo puedo ahorrar para placeres! Por lo tanto, la cuestión es: ¿cuánto tiempo más conseguí ahorrar en un mes? En mi caso, tardo aproximadamente una hora con una revisión estándar. Una revisión en profundidad también me lleva una hora. Con el esquema estándar, pasé 2 horas a la semana en una revisión semanal GTD, es decir 8 horas al mes.
Actualmente, realizo mi revisión semanal con el esquema: cuatro semanas con una revisión semanal estándar (1 hora/semana) + una revisión en profundidad (1 hora cada dos semanas). En total, da 6 horas al mes.
No solo he conseguido ahorrar 2 horas al mes, sino también sufro menos estrés, frustración y no tengo que ir aterrorizado al médico a por una baja por enfermedad.
Autor: Matt Olech - YouTuber y coach de negocios. Coopera con varias marcas, no solo como coach, sino también en YouTube. ¿Su objetivo? Ayudar a los clientes a conseguir lo que quieren. Consultor. Hace siete años inauguró su propio canal de entretenimiento en YouTube llamado Matt Olech. En total, sus vídeos han sido vistos más de 15 millones de veces. Ha cooperado en YouTube con marcas como Tic Tac, Hoop Cola, Provident, Lajt Mobile. Como coach de negocios, lleva presente en el mercado desde hace dos años. Más de 2000 personas han asistido a sus talleres y sesiones de formación. Ha colaborado, entre otros, con la Escuela Superior de Banca de Poznan y con Consejos Juveniles locales.
